أهم 20 سؤالاً حول العمل عن بُعد - تمت الإجابة عنها جميعًا

أحدث جائحة فيروس كورونا (كوفيد -19) تأثيرًا هائلاً وخطيرًا في جميع أنحاء العالم. لم يضعف فقط صحة الشخص بل أضعف أيضًا ثروة العمل.

اختارت العديد من المنظمات موظفيها "العمل من المنزل (WFH)" وهي في الواقع طريقة جديدة للعمل لمعظم الموظفين والمؤسسات.

ولكن في مكتب Dextrasys الخاص بنا ، فإن العمل عن بعد ليس بالأمر الجديد وهو متجذر بالفعل في ثقافتنا. كان لدى الموظفين دائمًا التسهيلات لاختيار موقع عملهم من خلال سياسة "العمل من المنزل". لقد بدأنا في Dextrasys أيضًا نموذج WFH هذا منذ 10 سنوات وقمنا بتشغيله بنجاح وأنا واحد منهم.

على الرغم من أن العمل عن بعد أمر طبيعي في الوقت الحاضر ، إلا أن العديد من الأشخاص جدد في بيئة العمل عن بُعد هذه ، والتي تعزلهم جسديًا عن زملائهم في العمل وبيئة المكتب.

من خلال تجربتي ، أدرجت هنا بعض الأسئلة الشائعة لإرشادك حول كيفية العمل بشكل منتج في المنزل والتركيز دون المساس بالحياة الشخصية في هذا الموقف الحرج.

1- ما هي الأدوات الأساسية التي تحتاجها للعمل عن بعد؟

إذا كنت تخطط للعمل عن بُعد ، فأنت بحاجة إلى أن تكون جاهزًا بالأدوات الأساسية للعمل بفعالية. أولها جهاز كمبيوتر محمول أو كمبيوتر مكتبي يمكن الاعتماد عليه. يمكنك أيضًا الحصول على سماعات رأس لتجنب الضوضاء الصادرة من الخارج وللحفاظ على تركيزك في عملك. من الجيد دائمًا أن يكون لديك مكتب مريح وكرسي للجلوس والعمل بشكل مريح. قد تحتاج أيضًا إلى ماوس مريح (إذا كنت خبيرًا في لوحة اللمس ، فهذا جيد وجيد).

2. هل اتصالك بالإنترنت جيد؟

من أهم الأشياء التي يجب ضمانها هو اتصالك بالإنترنت. كخطوة أولى ، اختر الاتصال الذي يناسب إعداد شبكة Wi-Fi في منزلك وقم بإجراء اختبار سرعة للتحقق مما إذا كان على ما يرام. تأكد دائمًا من أن اتصالك آمن عند التعامل مع البيانات الحساسة والمهمة بشكل يومي.

3. كيف تصنع بيئة مكتبية في المنزل؟

مساحة العمل المخصصة هي أهم عنصر للعمل من المنزل. قم بإنشاء منطقة احترافية وقم بإعداد أشياء مثل مكتب به كمبيوتر محمول ، وملفات كما لو كنت في مساحة عمل مكتبك. من خلال إنشاء منطقة مهنية منفصلة ، سوف تتحول على الفور إلى "وضع العمل" كلما جلست.

4- كيف تخطط ليومك ليكون مثمرًا؟

تتمثل الخطوة الأولى لـ "العمل عن بُعد" الفعال في التأكد من مواكبة روتينك الصباحي المعتاد. تأكد من استيقاظك في نفس الوقت الذي تتبعه عادةً وارتداء الملابس المناسبة كما لو كنت ستعمل في المكتب. قبل أن تبدأ يومك ، قم بإنشاء قائمة مهام بالمهام التي تحتاج إلى إكمالها لهذا اليوم. يمكنك أيضًا تعيين إطار زمني محدد لمهامك اليومية للتأكد من أنك تتبع مواعيد صارمة. تأكد من أخذ فترات راحة منتظمة بين ساعات العمل.

5- كيف تدير وقتك؟

تلعب إدارة الوقت دورًا حيويًا أثناء العمل عن بُعد ، لأن هذا مكان قد نواجه فيه الكثير من الانحرافات. أولاً ، قم بإنشاء تقويم يومي للتأكد من أنك تخصص وقتًا لعملك وعائلتك. أثناء العمل ، قم بإيقاف تشغيل جميع العناصر الإلكترونية مثل التلفزيون وأنظمة الألعاب والراديو وما إلى ذلك ، في منزلك. حاول وضع هاتفك في الوضع الصامت أو قم بإيقاف تشغيل الإشعارات لبعض التطبيقات ، لتظل مركزًا في عملك. أحد العوامل المهمة التي تساعد في إدارة الوقت هو تحديد أولويات قائمة الأعمال الخاصة بك. خذ فترات راحة منتظمة لإبقائك مسترخيًا.

6- كيف ترتبط بفريقك كعامل عن بعد؟

كونك عاملًا عن بُعد ، فإنك تفوت فرص الترابط مع فريقك. نظرًا لأنك تفوتك الدردشات بشكل غير رسمي في بيئة المكتب ، يمكنك الدردشة عبر مجموعاتك عبر الإنترنت. حاول التواصل مع زملائك بشكل فردي أو في مجموعة غالبًا عبر مكالمات الفيديو أو الهاتف. حاول التواصل يوميًا ، واقضِ بعض الوقت للمناقشة بخصوص العمل أو أي شيء تريد مشاركته. قد يزيد هذا من ارتباطك بالفريق.

7. كيف تتغلب على مشاكل الاتصال مع فريقك؟

يعد التواصل أحد أهم التحديات في العمل عن بُعد ، إما مع رئيس أو مدير أو أعضاء آخرين في الفريق. أثناء العمل من المنزل ، لا تتاح لك الفرصة للتحدث مع زميلك أثناء استراحة لتناول القهوة أو عندما تحتاج إلى مناقشة مهمة أو مشروع في اجتماع. الحل الوحيد لهذه المشكلة هو التواصل مع فريقك قدر الإمكان. يمكن أن يكون وضع الاتصال المفضل إما مكالمة صوتية أو مكالمة فيديو وتأكد من إرسال بريد إلكتروني من خلال سرد جميع النقاط التي تمت مناقشتها أثناء المكالمة. سيضمن هذا أن الجميع في نفس المسار.

8. ما هي أفضل الأدوات المتاحة للتواصل مع الفريق؟

أثناء العمل عن بُعد ، تحتاج إلى توفير التحديثات باستمرار والاتصال باجتماع والتواصل أيضًا مع أعضاء الفريق للحصول على أي توضيحات. لتسهيل ذلك ، هناك بعض أدوات الاتصال المتاحة الملائمة للفرق البعيدة. يمكنك استخدام Slack / WhatsApp لإسقاط رسالة بسرعة إلى زميلك أو حتى إضافة قنوات وتخصيصها لمواضيع محددة لمناقشتها. يمكنك أيضًا تجربة Zoom للصوت ومؤتمرات الفيديو والدردشة في الوقت الفعلي ومشاركة شاشتك. يسمح للفرق بالتجمع بطريقة أكثر تنظيماً وفعالية. يمكنك أيضًا استخدام "Skype for Business" لمكالمات / اجتماعات الفيديو.

9. كيف تتعامل مع مكالمات الفيديو الجماعية؟

هناك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند التعامل مع مكالمة فيديو. أولاً ، ابحث عن مكان خاص لتلقي المكالمة. قم بإعداد جهازك أو الكاميرا بحيث تتمتع برؤية واضحة. تأكد من أن وجهك مضاء جيدًا. نظف المساحة من حولك أو قم بإعداد خلفية افتراضية. تأكد من أنك ترتدي ملابس جيدة وأنك تتمتع بمظهر جيد بشكل معقول. من الجيد دائمًا اختبار برنامجك واتصالك بالإنترنت قبل مكالمتك. قم بتسجيل الدخول إلى المكالمة مبكرًا قليلاً وتحقق مما إذا كان بإمكان الجميع سماعك ورؤيتك. كتم صوت جانبك ، إذا كنت لا تتحدث. كن منتبها دائما للمكالمة.

10. هل تأخذ فترات راحة منتظمة؟

بصفتك عاملًا عن بُعد ، قد لا يكون لديك زملاء عمل بالقرب منك ، لذا تأكد من أخذ فترات راحة منتظمة مثل المشي إلى مطبخك لشرب الماء كل ساعة أو المشي بالخارج لتشعر بالنسيم ، وقد يتجنب هذا الإرهاق ويسمح عليك أن تبعد نفسك عن العمل. كما أن أخذ فترات راحة دورية سيساعدك على الانتعاش والاسترخاء والإنتاجية طوال اليوم.

11. هل لديك جدول زمني محدد وكيف ومتى يستطيع زملاؤك الوصول إليك؟

عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بُعد ، يجب أن يكون لديك جدول زمني محدد ، ومتى وفي أي وقت ستبدأ عملك ومتى يمكنك إجراء مناقشة أو اجتماع. تأكد دائمًا من أن زملائك على دراية أيضًا بساعات عملك. قد يكون هذا مفيدًا في تخطيط المشاريع والتواصل معك إذا كانت هناك حاجة.

12. هل تقوم بتحديث تقدم عملك بانتظام؟

العمل عن بعد لا يعني أنك وحدك ، اجعلها ممارسة للمشاركة أو التواصل مع فريقك ، الصعوبات التي تواجهها أو تواجهها في مشاريعك. هذا قد يتجنب الوقت والجهد الثمين. قم دائمًا بتوصيل تجربتك في المشاريع التي تعاملت معها ، حتى يكون الجميع على دراية بما تعمل عليه. سيعمل الناس بالتأكيد على إيجاد حلول للتغلب على هذه المشكلات.

13. كيف نبني أو نحافظ على الثقة مع الفريق؟

من الواضح أنك تواجه مشكلات تتعلق بالثقة ، حيث قد لا يلتقي أعضاء الفريق ببعضهم البعض وجهًا لوجه. للتغلب على هذا ، تعرف على كل شخص في الفريق ربما من خلال اجتماعات الفريق. كن مستجيبًا حتى يعرفوا أنك متاح عند الحاجة. كن واضحًا وشفافًا دائمًا وقم بتوصيل نقاطك بوضوح إلى الفريق.

14. ما هي الأشياء الثلاثة المهمة لتكون ناجحًا كعامل عن بُعد؟

على الرغم من وجود الكثير من المزايا أثناء العمل عن بُعد ، إلا أنها لا تجعل الفرد عضوًا فعالًا في الفريق. للتغلب على هذا ولكي تكون ناجحًا ، افهم أولاً المهمة الموكلة إليك وما هي التوقعات بالنسبة لك. عندما تعمل من المنزل ، لا تحدث المحادثات غير الرسمية ، لذا تأكد دائمًا من التحدث مع فريقك بانتظام لبناء علاقة عمل جيدة. حسّن تواصلك مع الفريق لزيادة الإنتاجية.

15. هل تلتزم بحماية البيانات؟

تعد حماية البيانات مهمة للغاية للجميع ولذا عليك اتباع الإجراءات التي يضعها عملك لحماية البيانات. للحفاظ على سرية البيانات ، يجب عليك دائمًا قفل جهازك إذا كنت ستتركه دون رقابة. تأكد من تحديث برنامج مكافحة الفيروسات الخاص بك وأنه من الجيد دائمًا تعيين كلمة مرور لجهازك.

16. هل أنت منضبط ذاتيًا؟

أثناء العمل عن بُعد ، تتمتع بقدر أكبر من الحرية في بيئتك وجدولك الزمني ، وبالتالي يصبح الانضباط الذاتي أمرًا حيويًا في ضمان إنجاز عملك. تحتاج إلى إعداد شروط معينة لمساعدة نفسك على البقاء منضبطًا وتركيزًا. يجب أن تكون مكرسًا لعملك حتى تتمكن من الوفاء بالمواعيد النهائية لمشروعك دون أن يتتبع شخص ما خطتك. تحتاج أيضًا إلى تقليل عوامل التشتيت والحفاظ على التواصل الإيجابي مع مكتبك.

17. كيف تقلل من المشتتات؟

من المهم الحد من مصادر التشتيت للبقاء منتجة أثناء العمل من المنزل. تجنب العمل في بيئة سليمة (مثل التلفاز) ، وتوقف عن استخدام الشبكات الاجتماعية وتصفح الإنترنت دون داع ، واستخدم الهاتف الشخصي أثناء ساعات العمل إذا لزم الأمر. ستتيح لك إدارة عوامل الإلهاء هذه أن تكون منتجًا.

18. ما هي بعض المشاكل الشائعة مع العمل عن بعد؟

هناك عدد من التحديات الفريدة التي ستواجهها أثناء العمل عن بُعد. أحدها هو الشعور بالوحدة ، لتجنب ذلك يمكنك الانضمام أو تشكيل مجموعات داخل مؤسستك للتواصل الاجتماعي المنتظم في العمل واستخدام أدوات مؤتمرات الفيديو والمكالمات الهاتفية للتواصل مع فريقك والمشاركة في الاجتماعات الافتراضية التي تعقد في شركتك. يتمثل التحدي المهم التالي في الإجهاد المفرط (عدم تحديد أي ساعات عمل) ، ويمكن تجنب ذلك من خلال تحديد ساعات العمل المناسبة للبدء والانتهاء.

19. هل حددت وقت الانتهاء من يومك؟

أثناء العمل عن بُعد ، غالبًا ما تشعر أن عملك لا يتوقف وقد يكون محبطًا أيضًا. لتجنب هذا النوع من المواقف ، حدد وقت انتهاء واضح ليومك. يمكنك تحديد مواعيد في نهاية يومك مثل الذهاب في نزهة على الأقدام أو قراءة كتاب وما إلى ذلك. عندما ينتهي يومك ، قم بتسجيل الخروج من فترة السماح أو البريد الإلكتروني أو Skype. أغلق الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر الخاص بك وقم بتحديث نفسك حتى تكون جاهزًا لليوم التالي.

20- كيف تحافظين على صحتك؟

عندما تعمل من المنزل ، فإنك تقضي معظم الوقت جالسًا أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا لم تتحرك ، تضعف عضلاتك وعظامك ويضعف جهاز المناعة لديك مما يؤدي إلى الإصابة بالأمراض. اعتنِ أيضًا بعاداتك وروتينك في النوم. عندما تسوء صحتك ، تقل كفاءة عملك أيضًا.

للبقاء منتعشًا وصحيًا ، حافظ على نظام غذائي متوازن ، ومارس الرياضة بانتظام ، ونم 8 ساعات على الأقل يوميًا ، وخذ فترات راحة منتظمة أثناء عملك.

يعد العمل عن بُعد تجربة رائعة يختبرها معظمنا حاليًا. يمكن للتحديات والحلول المذكورة أعلاه أن تساعد الجميع على العمل بفعالية في حالة COVID - 19 الحالية والتكيف مع هذا الوضع الطبيعي الجديد.

لتكون قادرًا على العمل في المنزل بنجاح ، يتطلب الأمر كل ما يلي: التحفيز ، والمثابرة ، والعمل ، والعادات الجيدة ، وعدم وجود أعذار ، والتوازن ، والمساءلة ، والعمل. - بايرون بولسيفر