Le 20 domande più frequenti sul lavoro a distanza – Tutte le risposte

La pandemia di coronavirus (COVID-19) ha creato un impatto enorme e grave in tutto il mondo. Non solo ha indebolito la salute della persona, ma ha anche indebolito la ricchezza aziendale.

Molte organizzazioni hanno scelto per i propri dipendenti "Lavorare da casa (WFH)", che in realtà è un nuovo modo di lavorare per la maggior parte dei dipendenti e delle organizzazioni.

Ma nel nostro ufficio Dextrasys, il lavoro a distanza non è una novità ed è già radicato nella nostra cultura. I dipendenti hanno sempre avuto la possibilità di scegliere il luogo di lavoro con la politica del "lavoro da casa". Anche noi di Dextrasys abbiamo avviato questo modello WFH 10 anni fa e lo abbiamo eseguito con successo e io sono uno di loro.

Sebbene il lavoro a distanza sia normale al giorno d'oggi, molte persone sono nuove a questo ambiente di lavoro a distanza, che le isola fisicamente dai loro colleghi e dall'ambiente dell'ufficio.

Con la mia esperienza, ho elencato qui alcune FAQ per guidarti su come lavorare in modo produttivo a casa ed essere concentrato senza compromettere la vita personale in questa situazione critica.

1.Quali sono gli strumenti essenziali di cui hai bisogno per un lavoro a distanza?

Se hai intenzione di lavorare da remoto, devi essere pronto con gli strumenti essenziali per lavorare in modo efficace. Il primo tra questi è un computer portatile o desktop affidabile. Puoi anche avere le cuffie per evitare il rumore dall'esterno e rimanere concentrato sul tuo lavoro. È sempre bene avere una scrivania e una sedia ergonomiche per sedersi e lavorare comodamente. Potresti anche volere un mouse comodo (se sei un esperto di touch pad, va bene).

2. La tua connessione a Internet è buona?

Una delle cose più importanti da garantire è la connessione a Internet. Come primo passo, scegli la connessione più adatta alla tua configurazione Wi-Fi domestica ed esegui un test di velocità per verificare se va bene. Assicurati sempre che la tua connessione sia sicura quando hai a che fare con dati sensibili e importanti su base giornaliera.

3.Come creare un ambiente d'ufficio a casa?

Uno spazio di lavoro dedicato è l'elemento più importante del lavoro da casa. Crea una zona professionale e configura cose come scrivania con laptop, file come se fossi nello spazio di lavoro dell'ufficio. Creando una zona professionale separata, passerai immediatamente alla "modalità di lavoro" ogni volta che ti siedi.

4.Come pianificare la tua giornata per essere produttivo?

Il primo passo per un efficace "lavoro a distanza" è assicurarsi di mantenere la solita routine mattutina. Assicurati di svegliarti alla stessa ora che normalmente segui e vestirti con abiti adeguati come se dovessi lavorare in ufficio. Prima di iniziare la giornata, crea un elenco di attività che devi completare per la giornata. Puoi anche impostare un intervallo di tempo esatto per le tue attività quotidiane per assicurarti di seguire tempistiche rigorose. Assicurati di fare pause regolari tra l'orario di lavoro.

5.Come gestisci il tuo tempo?

La gestione del tempo gioca un ruolo fondamentale mentre si lavora da remoto, perché questo è un luogo in cui potremmo dover affrontare molte distrazioni. Innanzitutto, crea un calendario giornaliero per assicurarti di dedicare tempo sia al lavoro che alla famiglia. Durante il lavoro, spegni tutti gli oggetti elettronici come TV, sistemi di gioco, radio ecc., nella tua casa. Prova a mettere il telefono in modalità silenziosa o a disattivare le notifiche per alcune app, per rimanere concentrato sul tuo lavoro. Un fattore importante che è utile per gestire il tempo è dare la priorità all'elenco dei lavori. Fai delle pause regolari per rilassarti.

6.Come creare un legame con il tuo team come lavoratore a distanza?

Essendo un lavoratore a distanza, perdi le opportunità di creare un legame con il tuo team. Dal momento che ti mancano le chat in modo informale nell'ambiente dell'ufficio, puoi chattare tramite i tuoi gruppi online. Prova a comunicare con i tuoi coetanei individualmente o in gruppo spesso tramite video o telefonate. Cerca di comunicare quotidianamente, dedicando un po' di tempo a discutere del lavoro o di qualsiasi cosa tu voglia condividere. Questo potrebbe aumentare il tuo legame con la squadra.

7. In che modo superi i problemi di comunicazione con il tuo team?

Una delle sfide più significative in un lavoro a distanza è la comunicazione, con un capo, un manager o altri membri del team. Mentre lavori da casa, non hai la possibilità di parlare con il tuo collega durante una pausa caffè o quando hai bisogno di discutere un compito o un progetto in una riunione. L'unica soluzione a questo problema è comunicare il più possibile con il tuo team. La modalità di comunicazione preferita può essere una chiamata audio o video e assicurati di inviare un'e-mail elencando tutti i punti discussi durante la chiamata. Ciò assicurerà che tutti siano sulla stessa traccia.

8. Quali sono i migliori strumenti disponibili per comunicare con il team?

Mentre lavori in remoto, devi fornire costantemente aggiornamenti, connetterti a una riunione e anche connetterti con i membri del team per eventuali chiarimenti. Per rendere tutto più semplice, sono disponibili alcuni strumenti di comunicazione utili per i team remoti. Puoi utilizzare Slack / WhatsApp per inviare rapidamente un messaggio al tuo collega o persino aggiungere e personalizzare i canali per argomenti specifici da discutere. Puoi anche provare Zoom per voce, videoconferenze, chat in tempo reale e condivisione dello schermo. Consente ai team di riunirsi in modo più organizzato ed efficiente. Puoi anche utilizzare "Skype for Business" per videochiamate/riunioni.

9. Come gestisci le videoconferenze?

Ci sono alcune cose che devi considerare quando gestisci una videochiamata. Per prima cosa, trova un posto privato dove rispondere alla chiamata. Configura il dispositivo o la fotocamera in modo che abbia una visuale chiara. Assicurati che il tuo viso sia ben illuminato. Pulisci lo spazio intorno a te o crea uno sfondo virtuale. Assicurati di essere ben vestito e di avere un bell'aspetto. È sempre bene testare il software e la connessione Internet molto prima della chiamata. Accedi alla chiamata con un po' di anticipo e controlla se tutti possono sentirti e vederti. Muti la tua parte, se non stai parlando. Sii sempre attento alla chiamata.

10. Fai pause regolari?

Come lavoratore a distanza, potresti non avere colleghi nelle vicinanze, quindi assicurati di fare pause regolari come, ad esempio, una passeggiata in cucina per bere acqua ogni 1 ora o una passeggiata all'aperto per sentire la brezza Ciò potrebbe evitare sforzi eccessivi e consentire ti allontani dal lavoro. Anche fare pause periodiche ti aiuterà a rinfrescarti, rilassarti ed essere produttivo per l'intera giornata.

11. Hai un orario fisso su come, come e quando i tuoi colleghi possono raggiungerti?

Quando si tratta di lavoro a distanza, avere un programma fisso come, quando o a che ora inizierai il tuo lavoro e quando puoi avere una discussione o una riunione. Assicurati sempre che anche i tuoi colleghi siano a conoscenza del tuo orario di lavoro. Questo può essere utile per pianificare progetti e per metterti in contatto con te in caso di necessità.

12. Ti aggiorni regolarmente sui tuoi progressi di lavoro?

Il lavoro a distanza non significa che sei solo, rendilo una pratica per condividere o comunicare al tuo team, le difficoltà che affronti o che affronti nei tuoi progetti. Ciò può evitare tempo e fatica preziosi. Comunica sempre la tua esperienza nei progetti che hai gestito, in modo che tutti siano consapevoli di ciò su cui stai lavorando. Le persone lavoreranno sicuramente sulle soluzioni per superare questi problemi.

13. Come creare o mantenere la fiducia con il team?

È ovvio affrontare problemi di fiducia, poiché i membri del team potrebbero non essersi incontrati faccia a faccia. Per ovviare a questo, conosci ogni persona della squadra magari attraverso incontri di squadra. Sii reattivo in modo che possano sapere che sei disponibile quando necessario. Sii sempre chiaro e trasparente e comunica chiaramente i tuoi punti al team.

14. Quali sono le tre cose importanti per avere successo come lavoratore a distanza?

Sebbene ci siano molti vantaggi quando si lavora in remoto, non rende un individuo un membro efficace del team. Per superare questo e avere successo, prima capisci il compito che ti è stato assegnato e quali sono le aspettative per te. Quando lavori da casa, le conversazioni informali non avvengono, quindi assicurati sempre di parlare regolarmente con il tuo team per costruire un buon rapporto di lavoro. Migliora la tua comunicazione con il team per aumentare la produttività.

15. Aderisci alla protezione dei dati?

La protezione dei dati è estremamente importante per tutti e quindi devi seguire le procedure che la tua azienda mette in atto per la protezione dei dati. Per mantenere riservati i dati, dovresti sempre bloccare il tuo dispositivo se hai intenzione di lasciarlo incustodito. Assicurati che il tuo software antivirus sia aggiornato ed è sempre bene impostare la password sul tuo dispositivo.

16. Sei autodisciplinato?

Mentre lavori in remoto, hai più libertà sul tuo ambiente e sui tuoi orari, quindi l'autodisciplina diventa vitale per assicurarti di portare a termine il tuo lavoro. Devi creare determinate condizioni per aiutarti a rimanere disciplinato e concentrato. Dovresti dedicarti al tuo lavoro in modo da poter rispettare le scadenze del tuo progetto senza che qualcuno tenga traccia del tuo piano. Inoltre, è necessario ridurre le distrazioni e mantenere una comunicazione positiva con il proprio ufficio.

17. Come ridurre al minimo le distrazioni?

È importante limitare le distrazioni per rimanere produttivi mentre si lavora da casa. Evita di lavorare in un ambiente sano (come una TV), smetti di usare i social network e di navigare in Internet inutilmente e usa il telefono personale durante l'orario di lavoro, se necessario. Gestire queste distrazioni ti consentirà di essere produttivo.

18. Quali sono alcuni problemi comuni con il lavoro a distanza?

Ci sono una serie di sfide uniche che dovrai affrontare durante un lavoro a distanza. Uno di questi è la solitudine, per evitare ciò puoi unirti o formare gruppi all'interno della tua organizzazione per una connessione sociale regolare al lavoro e utilizzare strumenti di videoconferenza e telefonate per comunicare con il tuo team e partecipare alle riunioni virtuali che si tengono nella tua azienda. La prossima sfida importante è l'overstretching (non impostare alcun orario di lavoro), questo può essere evitato impostando un corretto orario di inizio e fine.

19. Hai impostato l'ora di fine della tua giornata?

Mentre lavori a distanza, spesso potresti sentire che il tuo lavoro non si ferma e può anche essere frustrante. Per evitare questo tipo di situazione, imposta un'ora di fine della giornata chiara. Puoi fissare appuntamenti alla fine della giornata come andare a fare una passeggiata, leggere un libro, ecc. Quando la giornata finisce, disconnetti il ​​tuo tempo libero o e-mail o Skype. Chiudi il tuo laptop o computer e rinfrescati in modo da essere pronto per il giorno successivo.

20. Come mantieni la tua salute?

Quando lavori da casa, trascorri la maggior parte del tempo seduto davanti al tuo computer. Se non ti muovi, i muscoli e le ossa si indeboliscono e il tuo sistema immunitario si indebolisce, causando malattie. Inoltre, prenditi cura delle tue abitudini e routine del sonno. Quando la tua salute peggiora, anche la tua efficienza lavorativa diminuisce.

Per rimanere freschi e in salute, mantieni una dieta equilibrata, fai esercizio fisico regolarmente, dormi almeno 8 ore al giorno e fai pause regolari durante il lavoro.

Lavorare da remoto è una grande esperienza che la maggior parte di noi sta vivendo attualmente. Le sfide e le soluzioni sopra elencate possono aiutare tutti a lavorare in modo efficace in questa attuale situazione COVID-19 e ad adattarsi a questa nuova normalità.

Per poter lavorare a casa con successo, sono necessari tutti i seguenti elementi: motivazione, perseveranza, lavoro, buone abitudini, nessuna scusa, equilibrio, responsabilità e azione. – Byron Pulsifer