7 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสำรองข้อมูลที่ทุกคนควรปฏิบัติตาม

ข้อมูลได้กลายเป็นส่วนสำคัญที่สุดของธุรกิจ นอกจากนี้ยังมีบทบาทสำคัญในชีวิตส่วนตัวอีกด้วย

หากคุณต้องการรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยจากการสูญหายของข้อมูล การทุจริต และการโจรกรรม คุณต้องมีกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่ครอบคลุมสำหรับองค์กรของคุณ

บทความนี้จะกล่าวถึงความสำคัญของการสำรองข้อมูลและสิ่งที่ผู้ใช้ทางธุรกิจสามารถทำได้เพื่อพัฒนานโยบายการสำรองข้อมูลที่เข้าใจผิดได้ โชคดีที่คุณสามารถใช้แนวทางเหล่านี้กับข้อมูลส่วนบุคคลได้เช่นกัน

การสำรองข้อมูลคืออะไร?

การสำรองข้อมูลเป็นคำทั่วไปที่ใช้ในโดเมนของเทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึงการทำสำเนาข้อมูลที่มีอยู่และจัดเก็บไว้ที่อื่น วัตถุประสงค์หลักของการสำรองข้อมูลคือเพื่อใช้ในกรณีที่ข้อมูลเดิมไม่สามารถเข้าถึงได้ สูญหาย ถูกลบ เสียหาย หรือถูกขโมย

คุณสามารถทำสำเนาข้อมูลของคุณได้ทุกที่เพื่อวัตถุประสงค์ในการสำรองข้อมูล คุณอาจต้องการเก็บไว้ในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลภายนอก เช่น HDD, SSD และ USB ภายนอก มิฉะนั้น การสำรองข้อมูลบนแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ทำงานได้

วัตถุประสงค์ของการสำรองข้อมูลไม่ใช่เพื่อหยุดการสูญหายของข้อมูล แต่เพื่อเรียกคืนสำเนาสำรองหากเกิดขึ้น ดังนั้นจึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการแก้ไขฐานข้อมูล คอมพิวเตอร์ หรือเว็บไซต์ในวงกว้าง

การสำรองข้อมูลมีความสำคัญอย่างไร?

คุณสามารถสูญเสียข้อมูลอันมีค่าของคุณเนื่องจากสาเหตุหลายประการ และหากไม่มีข้อมูลสำรอง การกู้คืนข้อมูลจะมีราคาแพง ใช้เวลานาน และบางครั้งอาจเป็นไปไม่ได้ ต่อไปนี้เป็นสาเหตุบางประการที่ทุกบริษัทควรสำรองข้อมูล

การป้องกันข้อมูลสูญหาย

สาเหตุหลักประการหนึ่งที่ทำให้ข้อมูลสูญหายคือการลบโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา และสำเนาสำรองสามารถบันทึกข้อมูลของคุณในกรณีดังกล่าว พนักงานคนใดอาจลบข้อมูลสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจโดยไม่ทราบถึงความสำคัญหรือข้อกำหนดในอนาคต

นอกจากนี้ พนักงานที่เป็นศัตรูบางคนอาจจงใจลบข้อมูลองค์กร คุณสามารถป้องกันการสูญเสียข้อมูลดังกล่าวอย่างถาวรด้วยการสำรองข้อมูล

การป้องกันภัยพิบัติทางกายภาพ

ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่นิยมกัน คุณอาจสูญเสียข้อมูลที่มีความสำคัญต่อธุรกิจเนื่องจากภัยพิบัติทางกายภาพต่างๆ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม แผ่นดินไหว หรือพายุทอร์นาโด ภัยพิบัติดังกล่าวสามารถล้างข้อมูลของคุณได้อย่างสมบูรณ์และทำให้การกู้คืนข้อมูลแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย

อีกตัวอย่างหนึ่งที่รุนแรงน้อยกว่าแต่พบบ่อยกว่าคือระบบล่มของคอมพิวเตอร์ของคุณหรือมีคนขโมยฮาร์ดไดรฟ์หรือแล็ปท็อปของคุณโดยไม่มีการสำรองข้อมูล คุณต้องสำรองข้อมูลเพื่อจัดการกับสถานการณ์เหล่านี้ด้วย

คำตอบสำหรับการแฮ็กการโจมตี

แม้จะมีการป้องกันการแฮ็กขั้นสูงสุด ธุรกิจของคุณก็สามารถตกเป็นเหยื่อของการแฮ็กและการโจมตีของแรนซัมแวร์ได้ การระบาดที่แพร่หลายเหล่านี้สามารถก่อให้เกิดความเสียหายทางการเงินอย่างใหญ่หลวงต่อธุรกิจของคุณ หากคุณไม่ได้สำรองข้อมูลไว้ที่อื่น

บริษัทยังต้องจำไว้ว่าวิธีการแบบเก่า เช่น ไวรัส มัลแวร์ และสปายแวร์ ยังคงเป็นสาเหตุหลักของการสูญเสียข้อมูลและการขโมยข้อมูล แม้ว่าคุณจะไม่ตกเป็นเหยื่อของแรนซัมแวร์ การโจมตีของไวรัสเป็นประจำก็อาจทำให้คุณสูญเสียได้เช่นกัน คุณสามารถมั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูลได้ด้วยการสำรองข้อมูลเท่านั้น

มีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบและจดหมายเหตุ

บริษัทธุรกิจจำเป็นต้องผ่านการตรวจสอบ และการไม่มีเอกสารและข้อมูลที่จำเป็นตอนสิ้นปีการเงินก็จะดูไม่ดี โดยไม่คำนึงถึงประเทศธุรกิจของคุณ คุณต้องสำรองบันทึกทางการเงินของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหากับค่าคอมมิชชั่นการกำกับดูแลระดับชาติ

การสำรองข้อมูลยังให้บริการเพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บถาวร หากธุรกิจของคุณอยู่ในภาคการเงิน การเก็บสำเนาไว้จะสะดวกถ้าลูกค้าของคุณสูญเสียข้อมูลจากการสิ้นสุดเนื่องจากการโจมตีของไวรัสหรือระบบล่ม

ดำเนินต่ออย่างรวดเร็ว

ในกรณีที่ข้อมูลสูญหาย ความสามารถในการกู้คืนอย่างรวดเร็วและดำเนินการทำงานต่อเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จขององค์กร หากลูกค้าของคุณต้องรอหลายชั่วโมงในขณะที่คุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ตั้งแต่ต้น พวกเขาอาจหันหลังให้ธุรกิจของคุณและเลือกคู่แข่งของคุณ หากคุณมีการสำรองข้อมูลและนโยบายการกู้คืนข้อมูลที่ราบรื่น จะใช้เวลาน้อยลงในการกลับมาดำเนินการ

นอกจากนี้ คุณควรสำรองข้อมูลในตำแหน่งอื่น ซึ่งอาจอยู่ในรัฐหรือประเทศอื่น บริษัทของคุณสามารถเริ่มทำงานได้ทันที

แผนฟื้นฟูจากภัยพิบัติเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณอาศัยอยู่ในพื้นที่เสี่ยงภัยธรรมชาติ แผนการกู้คืนความเสียหายด้านไอทีมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

เมื่อคุณมีกลยุทธ์ในการสำรองข้อมูลสำหรับธุรกิจของคุณแล้ว คุณสามารถนอนหลับฝันดีโดยไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลลูกค้าและข้อมูลองค์กร ไม่ว่าระบบจะขัดข้อง ภัยธรรมชาติ หรือการโจมตีทางอินเทอร์เน็ต ไม่มีอะไรสามารถหยุดคุณได้เมื่อคุณมีข้อมูลสำรอง

ในขณะที่คุณคุ้นเคยกับความสำคัญของการสำรองข้อมูล ก็ถึงเวลาเรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสำรองข้อมูล ในช่วงเวลาแห่งภัยคุกคามทางไซเบอร์ การสำรองข้อมูลแบบสุ่มไม่เพียงพอ คุณต้องมีนโยบายการสำรองข้อมูลที่มั่นคงและสม่ำเสมอ ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การสำรองข้อมูลเป็นประจำและบ่อยครั้ง

เมื่อพูดถึงการสำรองข้อมูล หลักการทั่วไปคือดำเนินการเป็นประจำ โดยไม่ต้องมีช่วงเวลายาวระหว่างอินสแตนซ์ แนวปฏิบัติมาตรฐานคือการสำรองข้อมูลทุกวัน หรือหากทำไม่ได้ อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง

ธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่มีความสำคัญต่อภารกิจควรสำรองข้อมูลดังกล่าวในแบบเรียลไทม์ คุณสามารถใช้เครื่องมือที่จะสำรองข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติตามความถี่ปกติ มิฉะนั้น คุณสามารถสำรองข้อมูลได้ด้วยตนเองหากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลาง

ใช้หลายวิธี

ในฐานะองค์กรธุรกิจ ไม่ควรพึ่งพาวิธีสำรองข้อมูลเพียงวิธีเดียว ให้ปฏิบัติตามกฎ 3-2-1 ที่เป็นที่นิยมแทน หมายถึงการทำสำเนาข้อมูล 3 ชุดและจัดเก็บสำเนาสำรองไว้บนอุปกรณ์/แพลตฟอร์ม 2 เครื่อง ซึ่งหนึ่งในนั้นควรเป็นที่จัดเก็บข้อมูลภายนอก

หากมีข้อจำกัดด้านงบประมาณ บริษัทต่างๆ ควรพิจารณาสำรองข้อมูลบนไดรฟ์ภายนอกและแพลตฟอร์มระบบคลาวด์

จัดลำดับความสำคัญการจัดเก็บนอกสถานที่

แม้ว่าคุณจะไม่ปฏิบัติตามวิธี 3-2-1 และข้อมูลสำรองในไซต์เดียว ให้ไปที่พื้นที่จัดเก็บภายนอก อาจเป็นเซิร์ฟเวอร์จริงที่อยู่ห่างจากสำนักงานของคุณหรือแพลตฟอร์มระบบคลาวด์ใดๆ

สิ่งนี้จะมอบข้อได้เปรียบที่ดีแก่คุณหากเซิร์ฟเวอร์กลางของคุณถูกบุกรุกไม่ว่าในทางใด ตัวอย่างเช่น ภัยธรรมชาติอาจสร้างความเสียหายให้กับเซิร์ฟเวอร์ในเว็บไซต์ของคุณ แต่การสำรองข้อมูลภายนอกจะปลอดภัย

พิจารณาปลายทาง

ถ้าโฟกัสของคุณอยู่ที่ฐานข้อมูลของคุณเพียงอย่างเดียวสำหรับการสำรองข้อมูล มันจะเป็นความผิดพลาด คุณต้องพิจารณาอุปกรณ์ปลายทาง เช่น เดสก์ท็อป แล็ปท็อป แท็บเล็ต และโทรศัพท์ที่พนักงานและเพื่อนร่วมงานของคุณใช้เพื่อปฏิบัติหน้าที่

หากคุณไม่สำรองข้อมูลของอุปกรณ์เหล่านี้ คุณอาจสูญเสียข้อมูลถาวรในกรณีที่อุปกรณ์สูญหายหรือถูกขโมย ดังนั้น คุณควรรวมการสำรองข้อมูลอุปกรณ์แต่ละเครื่องไว้ในนโยบายการสำรองข้อมูลของคุณ

เข้ารหัสข้อมูลสำรอง

นอกเหนือจากแพลตฟอร์มสำรองข้อมูล คุณต้องระมัดระวังเกี่ยวกับการเข้ารหัสข้อมูล การรักษาข้อมูลสำรองในรูปแบบที่เข้ารหัสจะช่วยรับรองความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่ง สำเนาสำรองที่เข้ารหัสจะได้รับการปกป้องจากการโจรกรรมข้อมูลและการทุจริต

นอกจากนี้จะไม่มีปัญหาเมื่อธุรกิจจำเป็นต้องกู้คืน ผู้ดูแลระบบไอทีหรือผู้ให้บริการสำรองข้อมูลของคุณสามารถยืนยันได้ว่าข้อมูลสำรองของคุณได้รับการเข้ารหัสหรือไม่

ทำการทดสอบปกติ

การสำรองข้อมูลของคุณไม่ได้หมายถึงการสิ้นสุดความรับผิดชอบของคุณ เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับโอกาส ให้ทำการทดสอบการสำรองข้อมูลและการกู้คืน จะช่วยให้คุณตระหนักถึงข้อบกพร่องในนโยบายและวิธีการของคุณ

เมื่อค้นพบข้อผิดพลาด คุณสามารถทำการแก้ไขที่จำเป็นซึ่งจะเป็นประโยชน์กับคุณในระยะยาว โดยปกติ องค์กรต่างๆ จะทำการทดสอบเหล่านี้เป็นประจำทุกปีหรือทุกๆ สองปี อย่างไรก็ตาม บริษัทที่จัดการกับข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาควรทำการทดสอบบ่อยขึ้น

ตัดสินใจเกี่ยวกับช่วงการเก็บรักษา

เนื่องจากมีพื้นที่เก็บข้อมูลจำนวนคงที่อยู่เสมอ องค์กรจึงไม่สามารถบันทึกข้อมูลสำรองทั้งหมดได้ตลอดไป โดยปกติ ผู้ให้บริการโซลูชันการสำรองข้อมูลจะเสนอตารางการเก็บรักษาที่แตกต่างกันสำหรับข้อมูลสำรองประเภทต่างๆ

คุณต้องทำการวิจัยอย่างละเอียดเกี่ยวกับมาตรฐานและข้อกำหนดของการเก็บรักษาข้อมูลในอุตสาหกรรมของคุณ อย่างไรก็ตาม แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสำรองข้อมูล ได้แก่ การสำรองข้อมูลรายเดือนและรายครึ่งปีให้นานที่สุด

เรียนรู้เกี่ยวกับเครื่องมือสำรองข้อมูลยอดนิยม

การสำรองข้อมูลธุรกิจด้วยตนเองอาจใช้เวลานานและวุ่นวาย นอกจากนี้ การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ปกติไม่ใช่ตัวเลือกที่ปลอดภัยที่สุดสำหรับการสำรองข้อมูลที่สำคัญและละเอียดอ่อน ดังนั้น เครื่องมือสำรองข้อมูลโดยเฉพาะจึงกำลังได้รับความนิยมในหมู่องค์กรธุรกิจ

#1. อะโครนิส

ไม่ว่าจะเป็นการสำรองไฟล์ที่มีค่าของคุณหรือเครื่องมือราคาแพง โฮมออฟฟิศ Acronis Cyber ​​Protect เป็นทางออกที่ถูกต้อง มันสร้างภาพสะท้อนของไฟล์และโฟลเดอร์ที่เลือก หรือระบบทั้งหมดของคุณ ซึ่งคุณสามารถกู้คืนได้ในพริบตาเมื่อจำเป็น

คุณสมบัติต่อต้านแรนซัมแวร์ของยูทิลิตี้นี้สามารถตรวจจับและย้อนกลับการเข้ารหัสที่ไม่ได้รับอนุญาตของ HDD ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลธุรกิจของคุณจึงปลอดภัยจากการโจมตีของแรนซัมแวร์ที่เพิ่มขึ้น

Acronis ยังมาพร้อมกับคุณสมบัติต่างๆ เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของการสำรองข้อมูลอย่างรวดเร็ว การสำรองข้อมูลส่วนเพิ่มและส่วนต่าง การซิงโครไนซ์ไฟล์ การโคลนดิสก์ที่ใช้งานอยู่ การสำรองข้อมูลที่ดำเนินการต่อได้ การควบคุมเวอร์ชัน การ์ดหน่วยความจำและการสำรองข้อมูลมือถือ ตัวกรองเว็บ และการป้องกันแบบเรียลไทม์ ทั้งหมดนี้ทำให้เป็นทางเลือกในการสำรองข้อมูลธุรกิจที่เชื่อถือได้และมีประสิทธิภาพ

#2. EaseUS

EaseUS Todo Backup ปกป้องข้อมูลของคุณด้วยเทคโนโลยีการสร้างภาพดิสก์ ให้บริการโซลูชั่นสำหรับองค์กรทุกขนาดและทุกสภาพแวดล้อม เมื่อคุณกำหนดเวลาการสำรองข้อมูลตามเวลาที่คุณต้องการ ซอฟต์แวร์จะทำงานโดยอัตโนมัติและทำสำเนาสำรอง

ผู้ใช้ยังสามารถเลือกจากการสำรองข้อมูลแบบเต็ม ตามกำหนดเวลา ส่วนเพิ่ม และส่วนต่างเพื่อให้ครอบคลุมทุกบิตของข้อมูล รายงานการสำรองข้อมูลแบบเรียลไทม์จะให้ข้อมูลอัปเดตล่าสุดแก่คุณในทุกขั้นตอนการสำรองข้อมูล และแจ้งเตือนคุณหากมีสิ่งใดที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น

#3. สำรองยูเรเนียม

Uranium Backup เป็นซอฟต์แวร์สำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและหลากหลาย เวอร์ชันฟรีให้ความสามารถในการสำรองไฟล์และโฟลเดอร์แบบเต็ม ส่วนที่เพิ่มขึ้น หรือต่างกัน ในบรรดาคุณสมบัติฟรีที่มีให้ มีการบีบอัดไฟล์ Zip64 ซึ่งช่วยให้คุณเข้ารหัสข้อมูลที่เก็บไว้ได้ นอกจากนี้ ตัวกำหนดตารางเวลาการสำรองข้อมูลยังทำให้ผู้ใช้สามารถวางแผนการดำเนินการของชุดข้อมูลสำรองทุกชุดได้

ซอฟต์แวร์นี้มีส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ที่เป็นมิตร และเพื่อเริ่มใช้งานเวอร์ชันฟรี เพียงแค่เข้าไปที่หน้าเฉพาะ แล้วคลิกดาวน์โหลดโดยไม่ต้องลงทะเบียนหรือต้องใช้บัตรเครดิต

#4. Genie9

Genie นำเสนอโซลูชันการสำรองข้อมูลที่คุ้มค่าสำหรับผู้ใช้ตามบ้านและองค์กร การใช้มุมมองไทม์ไลน์ทำให้ผู้ใช้สามารถกู้คืนข้อมูลจากจุดใดก็ได้ นอกจากนี้ยังแสดงสถานะการสำรองข้อมูลผ่านระดับการป้องกัน

ในฐานะผู้ใช้ คุณสามารถใช้โหมดเทอร์โบเพื่อสำรองข้อมูลด้วยความเร็วสูง หรือใช้โหมดอัจฉริยะเพื่อปรับความเร็วตามทรัพยากรระบบที่มีอยู่ เมื่อเปิดใช้งานโหมดเกม/ภาพยนตร์ ผู้ใช้สามารถซ่อนป๊อปอัปที่น่ารำคาญได้โดยอัตโนมัติ และรับประกันประสบการณ์การเล่นเกมหรือการรับชมที่ปราศจากการหยุดชะงัก

#5. Backblaze

Backblaze นำเสนอการสำรองข้อมูลที่ราบรื่นและปลอดภัยในระบบคลาวด์ รองรับการสำรองข้อมูลอัตโนมัติของไฟล์ทั้งหมด รวมถึงเอกสาร รูปภาพ ไฟล์เสียง และวิดีโอ ในเวลาเดียวกัน ไม่มีข้อจำกัดในแง่ของขนาดไฟล์หรือจำนวนไฟล์บนแพลตฟอร์มนี้

มันเข้ารหัสไฟล์ของคุณระหว่างส่งและในที่เก็บข้อมูลเพื่อความปลอดภัยสูงสุด อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้สามารถเลือกใช้การป้องกันเพิ่มเติมได้โดยใช้คีย์เข้ารหัสส่วนตัวสำหรับการกู้คืนข้อมูลสำรอง

ยิ่งไปกว่านั้น Backblaze ยังมาพร้อมกับเทคโนโลยีคันเร่งและเกลียวอัจฉริยะที่ทำให้การสำรองข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็ว ข้อมูลสำรองจะถูกเก็บไว้ในศูนย์ข้อมูลเฉพาะที่มีการรักษาความปลอดภัยไบโอเมตริกซ์ พนักงานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน และการสำรองข้อมูลพลังงาน

#6. R-Drive

R-Drive Image คือโซลูชันการกู้คืนจากความเสียหายที่ช่วยปกป้องธุรกิจของคุณจากการสูญหายของข้อมูลอย่างรุนแรงหลังจากระบบล้มเหลว ฮาร์ดแวร์ขัดข้อง และการโจมตีของไวรัส มันสร้างไฟล์ภาพดิสก์เพื่อวัตถุประสงค์ในการสำรองข้อมูล และให้คุณกู้คืนข้อมูลสำรองอย่างรวดเร็วและสมบูรณ์ไปยังระบบของคุณ

คุณสามารถใช้เพื่อสำรองข้อมูลเฉพาะรายการที่เลือกแทนออบเจ็กต์ดิสก์ทั้งหมด การใช้คุณสมบัติตัวกรองไฟล์ขั้นสูง ผู้ใช้สามารถค้นหาและทำเครื่องหมายไฟล์ได้อย่างง่ายดาย อินเทอร์เฟซผู้ใช้ของยูทิลิตีนี้มีให้บริการในภาษาหลักทั้งหมด รวมทั้งภาษาอังกฤษ ฝรั่งเศส เยอรมัน ญี่ปุ่น และสเปน

ความคิดสุดท้าย

โลกดิจิทัลกำลังผ่านการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง แฮกเกอร์กำลังปรับตัวเข้ากับเทคนิคใหม่ๆ เพื่อเก็บข้อมูลของคุณ ด้วยเหตุผลเหล่านี้ บริษัทต่างๆ ต้องดำเนินการสำรองข้อมูลที่ดีที่สุดเพื่อลดภัยคุกคามข้อมูลสูญหายและเพิ่มโอกาสในการกู้คืนข้อมูล

ตอนนี้ คุณได้เรียนรู้ความจำเป็นในการสำรองข้อมูลและเทคนิคการสำรองข้อมูลแบบต่างๆ แล้ว คุณสามารถเลือกวิธีสำรองข้อมูลตามความต้องการทางธุรกิจของคุณได้

หากธุรกิจของคุณอยู่ในระดับกลางและระดับองค์กร คุณสามารถดูโซลูชันการสำรองข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทของคุณได้