4 ด้านของการปฏิบัติตามข้อกำหนด บริษัทของคุณควรดำเนินการ

ธุรกิจทั้งหมดต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรม ไม่ว่ากฎหมายและแนวปฏิบัติเหล่านั้นจะเป็นแบบทั่วไปหรือเฉพาะอุตสาหกรรม โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะช่วยให้บริษัทอยู่ในแนวปฏิบัติ

โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะคล้ายกับสัญญาณที่ผู้ขับขี่และนักปั่นจักรยานพบเห็นบนท้องถนน รั้วกั้นและช่องทางเดินรถช่วยให้ผู้คนเคลื่อนไหวภายในขอบเขตที่กำหนดและให้ความรู้สึกถึงทิศทาง ป้ายและไฟหยุดช่วยเตือนเกี่ยวกับสภาวะที่ไม่เอื้ออำนวยและป้องกันอุบัติเหตุ

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง: 11 วิธีในการปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดสามารถช่วยขยายธุรกิจของคุณได้

โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะสร้างรั้ว เลน ป้าย และไฟหยุดที่เป็นรูปเป็นร่างสำหรับพนักงาน อย่างไรก็ตาม โปรแกรมเหล่านี้ยังช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถทบทวนและติดตามทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ซึ่งอาจรวมถึงขั้นตอนที่นำไปใช้กับบทบาทงานเฉพาะ หน้าที่แผนก หรือวัฒนธรรมองค์กร

ในขณะที่บางแง่มุมของโปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดถูกกำหนดโดยกฎหมาย แต่บางแง่มุมก็เป็นเพียงแนวทางการดำเนินธุรกิจที่ดี ต่อไปนี้เป็นสี่ข้อที่ควรพิจารณาดำเนินการ

1. การตรวจสอบและติดตามการปฏิบัติ

การตรวจสอบสามารถช่วยกำหนดว่าขั้นตอนของธุรกิจสอดคล้องกับกฎระเบียบและมาตรฐานของอุตสาหกรรมได้ดีเพียงใด ตัวอย่างเช่น องค์กรด้านการดูแลสุขภาพต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบ HIPAA ธุรกิจนอกอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพอาจต้องปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับด้านความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคและกฎหมายที่ควบคุมเอกสารทางการเงินแยกต่างหาก การตรวจสอบภายนอกและภายในจะแสดงส่วนผู้นำที่บริษัททำได้ดีและต้องปรับปรุงอะไรบ้าง

สมมติว่าธุรกิจของคุณเป็นผู้ให้บริการระบบคลาวด์ที่จัดเก็บข้อมูลสำหรับลูกค้าหลายราย คุณต้องการทราบว่าแนวทางปฏิบัติด้านข้อมูลและการควบคุมภายในของคุณปลอดภัยเพียงพอที่จะปกป้องข้อมูลของลูกค้าหรือไม่

แนวทางอุตสาหกรรมในคู่มือการตรวจสอบ SOC 2 สามารถช่วยให้คุณระบุได้ว่าธุรกิจของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือไม่ คู่มือการตรวจสอบยังระบุถึงสิ่งที่คาดหวังจากการตรวจสอบและวิธีดำเนินการตามคำแนะนำของอุตสาหกรรม

แน่นอน การตรวจสอบจริงเป็นวิธีที่ละเอียดยิ่งขึ้นในการพิจารณาว่าขั้นตอนของธุรกิจอยู่ที่ใด ระหว่างการตรวจสอบ การเฝ้าติดตามจะกำหนดว่าวิธีปฏิบัติและขั้นตอนการทำงานอยู่ไกลเกินไปหรือไม่ การตรวจสอบมักจะรวมถึงมาตรการควบคุมคุณภาพ เช่น การสังเกตของพนักงาน

ในภาคการศึกษา การสังเกตห้องเรียนจะกำหนดว่าครูปฏิบัติตามข้อกำหนดของหลักสูตรหรือไม่ การสังเกตเหล่านี้เป็นโอกาสในการระบุตำแหน่งที่พนักงานแต่ละคนอาจต้องการการฝึกสอนเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรยังคงปฏิบัติตาม พนักงานทำงานร่วมกับผู้ดูแลระบบเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องและปรับปรุงจุดแข็งที่มีอยู่

อ่านเพิ่มเติม: 10 ขั้นตอนในการค้นหาแนวคิดธุรกิจเฉพาะที่ทำกำไรได้

2. การฝึกอบรมพนักงาน

พนักงานไม่สามารถใช้สิ่งที่พวกเขาไม่เข้าใจหรือรู้ได้ การฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นสิ่งสำคัญ แต่การให้ข้อมูลพื้นฐานแก่พวกเขาเกี่ยวกับสาเหตุที่โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบและขั้นตอนต่างๆ มีความจำเป็น แม้ว่าสัตวแพทย์ในอุตสาหกรรมอาจมีความรู้มากกว่าพนักงานใหม่ แต่กฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงไปอาจหมายถึงการเปลี่ยนแปลงในการให้เหตุผลหรือวัตถุประสงค์

พนักงานที่ไม่เข้าใจหรือไม่ทราบจุดประสงค์เบื้องหลังโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบอาจมีแรงจูงใจน้อยกว่าที่จะดำเนินการดังกล่าว การวิจัยของ McKinsey & Company แสดงให้เห็นว่า 70% ของพนักงานกำหนดความรู้สึกของวัตถุประสงค์ผ่านการทำงาน

โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อบังคับอุตสาหกรรมมักจะควบคู่ไปกับภารกิจหรือวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร การฝึกอบรมที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการเปิดโอกาสให้พนักงานได้ช่วยกำหนดภารกิจดังกล่าว หลักสูตร การประชุม การสนทนา และการฝึกอบรมภาคปฏิบัติช่วยลดช่องว่างระหว่างความพยายามของแต่ละบุคคลและขององค์กร พนักงานเรียนรู้ว่าบทบาทและการกระทำของพวกเขาสอดคล้องกับความสำเร็จของบริษัทอย่างไร รวมถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด

พนักงานมีโอกาสที่จะถามคำถาม แจ้งข้อกังวล และเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง วัตถุประสงค์หรือบทบาทส่วนบุคคลของพวกเขาในธุรกิจมีความชัดเจนขึ้นและสามารถให้แรงจูงใจในการดำเนินการตามความรับผิดชอบ

3. บุคคลหรือทีมที่ได้รับมอบหมาย

เรือทุกลำต้องการกัปตันจึงจะแล่นได้ และโครงการการปฏิบัติตามกฎระเบียบก็เช่นกันที่จะประสบความสำเร็จ บริษัทของคุณควรมีเจ้าหน้าที่หรือทีมงานคอยดูแลการออกแบบและใช้งานโปรแกรม

จำนวนสมาชิกในทีมจะขึ้นอยู่กับขนาดและขอบเขตของธุรกิจ องค์กรขนาดเล็กที่มีที่ตั้งแห่งเดียวอาจต้องการคนเพียงคนเดียว บริษัทขนาดใหญ่อาจต้องการกลุ่มเพื่อจัดการกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดในโรงงานหลายแห่ง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการหนี้ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

บทบาทของหัวหน้าหรือทีมการปฏิบัติตามข้อกำหนดคือเพื่อให้แน่ใจว่าโปรแกรมเป็นไปตามแผน บุคคลหรือทีมที่เป็นประเด็นช่วยระบุจุดอ่อนที่มีแนวโน้มว่าจะเกิดการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ทีมปฏิบัติตามกฎระเบียบยังสามารถระบุได้ว่าปัญหาใดเกิดขึ้นแล้วและทำงานร่วมกับพนักงานเพื่อแก้ไข

สมมติว่าเจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบพบว่าไม่มีการสำรองข้อมูลภายนอกแยกต่างหาก พนักงานบางคนทราบดีว่าควรสำรองข้อมูลเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม พวกเขาแจ้งให้บุคคลดังกล่าวทราบว่าไม่มีเครื่องมือและการควบคุมภายในที่ไม่เพียงพอสำหรับการสำรองข้อมูลได้สำเร็จ บุคคลหรือทีมที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดสามารถทำงานร่วมกับผู้นำเพื่อให้พนักงานได้รับเครื่องมือที่จำเป็น ทีมการปฏิบัติตามกฎระเบียบยังสามารถออกแบบการควบคุมที่ดีขึ้น รวมถึงขั้นตอนการตรวจสอบ

4. เอกสารขั้นตอนและมาตรฐาน

แม้แต่ความทรงจำในการถ่ายภาพส่วนใหญ่ก็ต้องการบางสิ่งเพื่อย้อนดู เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้นั้นมีความจำเป็นเช่นเดียวกับการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนดช่วยให้พนักงานมีป้ายและป้ายบอกทางที่พวกเขาต้องการขณะดำเนินการ

เอกสารมาตรฐานให้คำแนะนำเมื่อไม่มีบุคคลที่มีชีวิตอยู่ พนักงานจะไม่ต้องหยุดสิ่งที่พวกเขากำลังทำและอาจทำให้ลูกค้าไม่สะดวก พวกเขาสามารถหาคำตอบสำหรับคำถามง่ายๆ และปฏิบัติตามมาตรฐานเดียวกันกับเพื่อนๆ

อ่านเพิ่มเติม: เหตุใดการทำงานระยะไกลจึงเป็น New Normal

เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้กฎเกณฑ์เดียวกันแก่ทุกคนและรับรองการใช้มาตรฐานเหล่านั้นอย่างสม่ำเสมอ อย่างไรก็ตาม เอกสารควรง่ายต่อการปฏิบัติตาม การตรวจสอบทรัพยากรที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นระยะๆ เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันเพื่อยืนยันว่ามีการอัปเดตและมีความเกี่ยวข้อง เมื่อสิ่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรไม่ตรงกับสิ่งที่สื่อสารในการประชุม จะทำให้เกิดความสับสนที่อาจนำไปสู่การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด เอกสารควรนำไปใช้กับบทบาทงานเพื่อให้พนักงานสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

อยู่ในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบมีขึ้นเพื่อช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎระเบียบและแนวทางปฏิบัติของอุตสาหกรรม แต่เพื่อให้บริษัทดำเนินการภายในสายงานได้ โปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดจำเป็นต้องมีส่วนประกอบบางอย่างจึงจะมีประสิทธิภาพ สิ่งเหล่านี้รวมถึงการตรวจสอบ เซสชันการฝึกอบรม ทีมกำกับดูแล และเอกสารมาตรฐาน การทำให้ประเด็นเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบของบริษัทจะเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ