4 аспекта соответствия, которые должна реализовать ваша компания

Независимо от отрасли, все предприятия должны соблюдать правила. Независимо от того, являются ли эти законы и практики общими или специфическими для отрасли, программы соответствия помогают держать компании в узде.

Программы соответствия аналогичны сигналам, с которыми сталкиваются водители и велосипедисты на дорогах. Ограждения и дорожки заставляют людей двигаться в определенных границах и дают ощущение направления. Знаки и светофоры помогают предупредить о неблагоприятных условиях и предотвратить несчастные случаи.

Связанный пост: 11 способов улучшения соответствия требованиям могут помочь развитию вашего бизнеса

Программы соответствия создают образные ограждения, полосы, знаки и светофоры для сотрудников. Однако эти программы также дают предприятиям возможность просматривать и отслеживать все, что связано с соблюдением нормативных требований. Сюда могут входить процедуры, применимые к конкретным должностным обязанностям, функциям отдела или организационной культуре.

В то время как некоторые аспекты программы соответствия определяются законом, другие являются просто разумной деловой практикой. Вот четыре, которые следует рассмотреть для реализации.

1. Практика аудита и мониторинга

Аудиты могут помочь определить, насколько хорошо бизнес-процедуры соответствуют отраслевым нормам и стандартам. Например, организации здравоохранения должны соблюдать правила HIPAA. Предприятиям, не относящимся к сфере здравоохранения, возможно, придется соблюдать отдельные правила конфиденциальности потребителей и законы, регулирующие финансовые документы. Внешний и внутренний аудиты показывают руководителям области, в которых дела компании идут хорошо, и какие улучшения им необходимо внести.

Предположим, ваша компания — поставщик облачных услуг, который хранит данные для нескольких клиентов. Вы хотите знать, достаточно ли надежны ваши методы работы с данными и внутренний контроль для защиты информации о клиентах.

Отраслевые рекомендации в руководстве по аудиту SOC 2 могут помочь вам определить, соответствует ли ваш бизнес требованиям. Руководства по аудиту также определяют, чего ожидать от аудита и как действовать в соответствии с отраслевыми рекомендациями.

Конечно, фактический аудит — это более тщательный способ определить, в каком состоянии находятся бизнес-процедуры. В промежутках между аудитами мониторинг определяет, не отклоняются ли практики и процедуры от намеченного пути. Мониторинг обычно включает меры контроля качества, такие как наблюдения сотрудников.

В секторе образования наблюдения в классе определяют, выполняют ли учителя требования учебной программы. Эти наблюдения дают возможность определить, где отдельным сотрудникам может потребоваться дополнительное обучение, чтобы организация оставалась в соответствии с требованиями. Сотрудники работают с администраторами над исправлением недостатков и укреплением существующих сильных сторон.

Читайте также: 10 шагов, чтобы найти прибыльные нишевые бизнес-идеи

2. Обучение сотрудников

Сотрудники не могут реализовать то, чего они не понимают или не знают. Обучение персонала тому, как помочь бизнесу оставаться в соответствии с требованиями, имеет важное значение. Но то же самое относится и к предоставлению им справочной информации о том, почему необходимы программа соответствия и ее процедуры. Хотя у ветеранов отрасли может быть больше знаний, чем у новых сотрудников, меняющиеся правила могут означать изменения в рассуждениях или целях.

Сотрудники, которые не понимают или не знают цели программы комплаенс, могут быть менее заинтересованы в ее выполнении. Исследование McKinsey & Company показывает, что 70% сотрудников определяют свою цель через работу.

Программы соответствия и отраслевые нормы часто идут рука об руку с общей миссией или целью организации. Формальное и неформальное обучение дает сотрудникам возможность помочь сформировать эту миссию. Курсы, встречи, беседы и тренинги на рабочем месте устраняют разрыв между индивидуальными усилиями и усилиями организации. Сотрудники узнают, как их роли и действия вписываются в успех компании, включая соответствие требованиям.

Сотрудники имеют возможность задавать вопросы, высказывать опасения и вносить предложения по улучшению. Их индивидуальные цели или роли в бизнесе становятся более ясными и могут служить мотивацией для выполнения обязанностей.

3. Назначенное ответственное лицо или команда

Каждому кораблю нужен капитан, чтобы ходить в плавание, и то же самое верно для успеха программы соответствия. В вашей компании должен быть ответственный человек или команда, которые следят за разработкой и реализацией программы.

Количество членов команды, вероятно, будет зависеть от размера и масштабов бизнеса. Небольшой организации с одним местоположением может понадобиться только один человек. Более крупным фирмам, вероятно, потребуется группа для обеспечения соблюдения требований на нескольких объектах.

Читайте также: Лучшие способы эффективно управлять своими долгами

Роль руководителя или группы по соблюдению требований заключается в том, чтобы обеспечить выполнение программы в соответствии с планом. Координатор или команда помогают определить слабые места, где наиболее вероятно возникновение несоблюдения требований. Команды соответствия могут также определить, где проблемы уже возникают, и работать с сотрудниками над их исправлением.

Скажем, сотрудник отдела нормативно-правового соответствия обнаруживает, что отдельные резервные копии данных за пределами площадки не выполняются. Некоторые сотрудники знают, что эти резервные копии должны выполняться. Тем не менее, они сообщают ответственному лицу, что не хватает инструментов и внутреннего контроля для успешного выполнения резервного копирования данных. Специалист по соблюдению требований или команда могут работать с руководителями, чтобы предоставить сотрудникам необходимые инструменты. Группа комплаенса также могла бы разработать более совершенные средства контроля, включая процедуры проверки.

4. Документированные процедуры и стандарты

Даже самой фотографической памяти нужно на что-то ссылаться. Письменная документация, доступная для всех сотрудников, так же необходима, как и личное общение. Документированные процедуры соответствия дают сотрудникам те знаки и ориентиры, в которых они нуждаются в своем движении.

Документированные стандарты содержат инструкции, когда живой человек недоступен. Сотрудникам не придется прекращать свою работу и потенциально причинять неудобства клиенту. Они могут получить ответы на простые вопросы и следовать тем же стандартам, что и их сверстники.

Читайте также: Почему удаленная работа станет новой нормой

Письменные документы устанавливают для всех одни и те же правила и обеспечивают единообразное применение этих стандартов. Тем не менее, документация должна быть легкой для понимания. Также очень важно периодически просматривать письменные ресурсы, чтобы убедиться, что они обновлены и актуальны. Когда то, что написано, не соответствует тому, что сообщается на собраниях, это создает путаницу, которая может привести к несоблюдению требований. Документы также должны применяться к должностным обязанностям, чтобы сотрудники могли быстро найти то, что им нужно.

Оставаться в соответствии

Программы соответствия призваны помочь предприятиям следовать отраслевым нормам и практикам. Но чтобы компании работали в рамках установленных правил, программы соответствия должны содержать определенные компоненты, чтобы быть эффективными. Некоторые из них включают аудиты, учебные занятия, надзорные группы и документированные стандарты. Включение этих аспектов в программу соответствия вашей компании повысит ее шансы на успех.