4 Aspek Kepatuhan yang Harus Diterapkan oleh Perusahaan Anda

Terlepas dari industrinya, semua bisnis harus mematuhi peraturan. Baik undang-undang dan praktik tersebut bersifat umum atau khusus industri, program kepatuhan membantu menjaga perusahaan tetap sejalan.

Program kepatuhan serupa dengan isyarat yang ditemui pengemudi dan pengendara sepeda di jalan. Pagar dan jalur membuat orang bergerak dalam batas tertentu dan memberikan arah. Rambu dan lampu lalu lintas membantu memperingatkan tentang kondisi buruk dan mencegah kecelakaan.

Posting Terkait: 11 Cara Meningkatkan Kepatuhan Dapat Membantu Menumbuhkan Bisnis Anda

Program kepatuhan membuat pagar pembatas, lajur, rambu, dan lampu lalu lintas figuratif untuk karyawan. Namun, program ini juga memberi bisnis cara untuk meninjau dan melacak segala sesuatu yang terkait dengan kepatuhan terhadap peraturan. Ini dapat mencakup prosedur yang berlaku untuk peran pekerjaan tertentu, fungsi departemen, atau budaya organisasi.

Sementara beberapa aspek dari program kepatuhan ditentukan oleh hukum, yang lain hanyalah praktik bisnis yang sehat. Berikut adalah empat yang perlu dipertimbangkan untuk diterapkan.

1. Praktik Audit dan Pemantauan

Audit dapat membantu menentukan seberapa baik prosedur bisnis sejalan dengan peraturan dan standar industri. Misalnya, organisasi kesehatan harus mematuhi peraturan HIPAA. Bisnis di luar industri perawatan kesehatan mungkin harus mematuhi peraturan privasi konsumen terpisah dan undang-undang yang mengatur dokumen keuangan. Audit eksternal dan internal menunjukkan area pemimpin di mana perusahaan berjalan dengan baik dan perbaikan apa yang perlu mereka lakukan.

Katakanlah bisnis Anda adalah penyedia layanan cloud yang menyimpan data untuk beberapa klien. Anda ingin tahu apakah praktik data dan kontrol internal Anda cukup aman untuk melindungi informasi pelanggan.

Pedoman industri dalam panduan audit SOC 2 dapat membantu Anda menentukan apakah bisnis Anda sesuai. Panduan audit juga mengidentifikasi apa yang diharapkan dari audit dan bagaimana melanjutkannya sesuai dengan rekomendasi industri.

Tentu saja, audit yang sebenarnya adalah cara yang lebih menyeluruh untuk menentukan di mana posisi prosedur bisnis. Di antara audit, pemantauan menentukan apakah praktik dan prosedur menjadi terlalu jauh dari jalur. Pemantauan biasanya mencakup tindakan pengendalian kualitas, seperti pengamatan karyawan.

Di sektor pendidikan, observasi kelas menentukan apakah guru memenuhi persyaratan kurikulum. Pengamatan ini adalah peluang untuk mengidentifikasi di mana karyawan individu mungkin memerlukan pembinaan tambahan untuk memastikan organisasi tetap patuh. Anggota staf bekerja dengan administrator untuk memperbaiki kekurangan dan meningkatkan kekuatan yang ada.

Baca Juga: 10 Langkah Menemukan Ide Bisnis Niche yang Menguntungkan

2. Pelatihan Karyawan

Karyawan tidak dapat menerapkan apa yang tidak mereka pahami atau ketahui. Pelatihan staf Anda tentang cara membantu bisnis tetap patuh sangat penting. Namun demikian, memberi mereka informasi latar belakang tentang mengapa program kepatuhan dan prosedurnya diperlukan. Sementara dokter hewan industri mungkin memiliki lebih banyak pengetahuan daripada karyawan baru, peraturan yang berkembang dapat berarti perubahan dalam alasan atau tujuan.

Karyawan yang tidak memahami atau mengetahui tujuan di balik program kepatuhan mungkin kurang termotivasi untuk melaksanakannya. Penelitian McKinsey & Company menunjukkan bahwa 70% karyawan mendefinisikan tujuan mereka melalui pekerjaan.

Program kepatuhan dan peraturan industri sering kali berjalan seiring dengan misi atau tujuan organisasi secara keseluruhan. Pelatihan formal dan informal memberi karyawan kesempatan untuk membantu membentuk misi itu. Kursus, rapat, percakapan, dan sesi pelatihan di tempat kerja menjembatani kesenjangan antara upaya individu dan organisasi. Karyawan belajar bagaimana peran dan tindakan mereka sesuai dengan kesuksesan perusahaan, termasuk kepatuhan.

Anggota staf memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan, menyuarakan keprihatinan, dan memberikan saran untuk perbaikan. Tujuan atau peran individu mereka dalam bisnis menjadi lebih jelas dan dapat memberikan motivasi untuk melaksanakan tanggung jawab.

3. Orang atau Tim yang Ditunjuk

Setiap kapal membutuhkan seorang kapten untuk berlayar, dan hal yang sama berlaku untuk program kepatuhan agar berhasil. Perusahaan Anda harus memiliki orang atau tim yang mengawasi desain dan implementasi program.

Jumlah anggota tim kemungkinan akan bergantung pada ukuran dan luas bisnis. Sebuah organisasi kecil dengan satu lokasi mungkin hanya membutuhkan satu orang. Perusahaan yang lebih besar mungkin akan membutuhkan kelompok untuk menangani kepatuhan di berbagai fasilitas.

Baca Juga: Cara Terbaik Mengelola Utang Anda Secara Efektif

Peran pemimpin atau tim kepatuhan adalah memastikan program berjalan sesuai rencana. Orang atau tim inti membantu mengidentifikasi area lemah di mana ketidakpatuhan lebih mungkin terjadi. Tim kepatuhan juga dapat menunjukkan dengan tepat di mana masalah sudah terjadi dan bekerja dengan karyawan untuk memperbaikinya.

Katakanlah petugas kepatuhan menemukan pencadangan data di luar kantor yang terpisah tidak terjadi. Beberapa karyawan menyadari pencadangan ini harus terjadi. Namun, mereka memberi tahu orang yang dituju bahwa ada kekurangan alat dan kontrol internal untuk berhasil melakukan pencadangan data. Orang atau tim titik kepatuhan dapat bekerja dengan para pemimpin untuk menyediakan alat yang diperlukan bagi anggota staf. Tim kepatuhan juga dapat merancang kontrol yang lebih baik, termasuk prosedur verifikasi.

4. Prosedur dan Standar Terdokumentasi

Bahkan memori paling fotografis pun membutuhkan sesuatu untuk dirujuk kembali. Dokumentasi tertulis yang dapat diakses oleh semua karyawan sama pentingnya dengan komunikasi tatap muka. Prosedur kepatuhan yang terdokumentasi memberi karyawan tanda dan pedoman yang mereka butuhkan saat mereka bergerak.

Standar terdokumentasi memberikan instruksi ketika orang yang hidup tidak tersedia. Karyawan tidak perlu menghentikan apa yang mereka lakukan dan berpotensi membuat klien tidak nyaman. Mereka bisa mendapatkan jawaban atas pertanyaan sederhana dan mengikuti standar yang sama seperti rekan-rekan mereka.

Baca Juga: Mengapa Kerja Jarak Jauh Akan Menjadi New Normal

Dokumen tertulis memberi semua orang aturan yang sama dan memastikan penerapan standar tersebut secara seragam. Namun, dokumentasi harus mudah diikuti. Penting juga untuk meninjau sumber daya tertulis secara berkala untuk mengonfirmasi bahwa sumber daya tersebut diperbarui dan relevan. Ketika apa yang tertulis tidak sesuai dengan apa yang dikomunikasikan dalam rapat, hal itu menciptakan kebingungan yang dapat menyebabkan ketidakpatuhan. Dokumen juga harus berlaku untuk peran pekerjaan sehingga karyawan dapat dengan cepat menemukan apa yang mereka butuhkan.

Tetap dalam Kepatuhan

Program kepatuhan dimaksudkan untuk membantu bisnis mengikuti peraturan dan praktik industri. Tetapi untuk menjaga agar perusahaan tetap beroperasi sesuai dengan jalurnya, program kepatuhan perlu mengandung komponen-komponen tertentu agar efektif. Beberapa di antaranya termasuk audit, sesi pelatihan, tim pengawasan, dan standar yang terdokumentasi. Menjadikan aspek-aspek ini sebagai bagian dari program kepatuhan perusahaan Anda akan meningkatkan peluang keberhasilannya.