4 Aspetti di conformità che la tua azienda dovrebbe implementare

Indipendentemente dal settore, tutte le aziende devono rispettare le normative. Indipendentemente dal fatto che tali leggi e pratiche siano generali o specifiche del settore, i programmi di conformità aiutano a mantenere le aziende in linea.

I programmi di conformità sono simili ai segnali che guidatori e ciclisti incontrano sulle strade. I guardrail e le corsie mantengono le persone in movimento entro limiti specifici e forniscono un senso di orientamento. Segnali e semafori aiutano a segnalare condizioni avverse e prevenire incidenti.

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I programmi di conformità creano guardrail, corsie, segnali e semafori figurativi per i dipendenti. Tuttavia, questi programmi offrono anche alle aziende un modo per rivedere e tenere traccia di tutto ciò che è legato alla conformità normativa. Ciò può includere procedure che si applicano a ruoli lavorativi, funzioni di reparto o culture organizzative specifici.

Mentre alcuni aspetti di un programma di conformità sono determinati dalla legge, altri sono semplicemente buone pratiche commerciali. Eccone quattro da considerare di implementare.

1. Pratiche di audit e monitoraggio

Gli audit possono aiutare a determinare in che misura le procedure di un'azienda si allineano alle normative e agli standard del settore. Ad esempio, le organizzazioni sanitarie devono rispettare le normative HIPAA. Le aziende al di fuori del settore sanitario potrebbero dover rispettare normative separate sulla privacy dei consumatori e leggi che regolano i documenti finanziari. Gli audit esterni e interni mostrano ai leader le aree in cui l'azienda sta andando bene e quali miglioramenti devono apportare.

Supponiamo che la tua azienda sia un fornitore di servizi cloud che archivia i dati per più clienti. Vuoi sapere se le tue pratiche sui dati e i controlli interni sono sufficientemente sicuri da proteggere le informazioni sui clienti.

Le linee guida del settore in una guida all'audit SOC 2 possono aiutarti a determinare se la tua azienda è conforme. Le guide all'audit identificano anche cosa aspettarsi da un audit e come procedere secondo le raccomandazioni del settore.

Naturalmente, un vero e proprio audit è un modo più approfondito per determinare dove si trovano le procedure di un'azienda. Tra un audit e l'altro, il monitoraggio determina se le pratiche e le procedure stanno andando troppo fuori strada. Il monitoraggio di solito include misure di controllo della qualità, come le osservazioni dei dipendenti.

Nel settore dell'istruzione, le osservazioni in classe determinano se gli insegnanti soddisfano i requisiti del curriculum. Queste osservazioni sono opportunità per identificare dove i singoli dipendenti potrebbero aver bisogno di ulteriore coaching per garantire che l'organizzazione rimanga conforme. I membri del personale collaborano con gli amministratori per correggere le carenze e migliorare i punti di forza esistenti.

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2. Formazione dei dipendenti

I dipendenti non possono implementare ciò che non capiscono o non conoscono. È essenziale formare il personale su come aiutare l'azienda a rimanere conforme. Ma anche fornire loro informazioni di base sul motivo per cui un programma di conformità e le sue procedure sono necessari. Mentre i veterani del settore potrebbero avere più conoscenze rispetto ai nuovi assunti, l'evoluzione delle normative può significare cambiamenti nel ragionamento o nello scopo.

I dipendenti che non comprendono o non conoscono lo scopo di un programma di conformità potrebbero essere meno motivati ​​a portarlo a termine. La ricerca di McKinsey & Company mostra che il 70% dei dipendenti definisce il proprio senso di scopo attraverso il lavoro.

I programmi di conformità e le normative del settore spesso vanno di pari passo con la missione o lo scopo generale di un'organizzazione. La formazione formale e informale offre ai dipendenti la possibilità di contribuire a plasmare quella missione. Corsi, riunioni, conversazioni e sessioni di formazione sul posto di lavoro colmano le lacune tra gli sforzi dell'individuo e dell'organizzazione. I dipendenti imparano come i loro ruoli e le loro azioni si adattano al successo dell'azienda, inclusa la conformità.

I membri del personale hanno la possibilità di porre domande, esprimere dubbi e dare suggerimenti per miglioramenti. I loro scopi o ruoli individuali all'interno dell'azienda diventano più chiari e possono fornire motivazione per l'esecuzione delle responsabilità.

3. Una persona o un team designato

Ogni nave ha bisogno di un capitano per salpare, e lo stesso vale per il successo di un programma di conformità. La tua azienda dovrebbe avere una persona o un team di riferimento che sovrintenda alla progettazione e all'attuazione del programma.

Il numero dei membri del team dipenderà probabilmente dalle dimensioni e dall'estensione dell'attività. Una piccola organizzazione con un'unica sede potrebbe aver bisogno di una sola persona. Le aziende più grandi avranno probabilmente bisogno di un gruppo per gestire la conformità in più strutture.

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Il ruolo di un responsabile o di un team di conformità è garantire che un programma stia andando secondo i piani. La persona o il team di riferimento aiuta a identificare le aree deboli in cui è più probabile che si verifichi la non conformità. I team di conformità possono anche individuare dove si stanno già verificando problemi e collaborare con i dipendenti per correggerli.

Supponiamo che un responsabile della conformità scopra che backup dei dati fuori sede separati non stanno avvenendo. Alcuni dipendenti sono consapevoli che questi backup dovrebbero essere eseguiti. Tuttavia, fanno sapere alla persona di riferimento che mancano strumenti e controlli interni per eseguire correttamente i backup dei dati. La persona o il team del punto di conformità può collaborare con i leader per fornire ai membri del personale gli strumenti necessari. Il team di conformità potrebbe anche progettare controlli migliori, comprese le procedure di verifica.

4. Procedure e standard documentati

Anche la memoria più fotografica ha bisogno di qualcosa a cui fare riferimento. La documentazione scritta accessibile a tutti i dipendenti è fondamentale quanto la comunicazione faccia a faccia. Le procedure di conformità documentate forniscono ai dipendenti i segnali e le indicazioni di cui hanno bisogno mentre si spostano.

Gli standard documentati forniscono istruzioni quando una persona dal vivo non è disponibile. I dipendenti non dovranno interrompere ciò che stanno facendo e potenzialmente infastidire un cliente. Possono ottenere risposte a semplici domande e seguire gli stessi standard dei loro coetanei.

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I documenti scritti danno a tutti le stesse regole e garantiscono un'applicazione uniforme di tali standard. Tuttavia, la documentazione dovrebbe essere facile da seguire. È inoltre fondamentale rivedere periodicamente le risorse scritte per confermare che siano aggiornate e pertinenti. Quando ciò che è scritto non corrisponde a ciò che viene comunicato nelle riunioni, si crea confusione che può portare alla non conformità. I documenti dovrebbero essere applicati anche ai ruoli lavorativi in ​​modo che i dipendenti possano trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno.

Rimanere in conformità

I programmi di conformità hanno lo scopo di aiutare le aziende a seguire le normative e le pratiche del settore. Ma per mantenere le aziende che operano all'interno delle linee, i programmi di conformità devono contenere alcuni componenti per essere efficaci. Alcuni di questi includono audit, sessioni di formazione, team di supervisione e standard documentati. Rendere questi aspetti parte del programma di conformità della tua azienda aumenterà le sue possibilità di successo.