Şirketinizin Uygulaması Gereken 4 Uyumluluk Yönü

Sektör ne olursa olsun, tüm işletmeler düzenlemelere uymak zorundadır. Bu yasalar ve uygulamalar ister genel ister sektöre özel olsun, uyumluluk programları şirketlerin aynı çizgide kalmasına yardımcı olur.

Uyum programları, sürücülerin ve bisikletçilerin yollarda karşılaştıkları ipuçlarına benzer. Korkuluklar ve şeritler, insanları belirli sınırlar içinde hareket ettirir ve bir yön duygusu sağlar. İşaretler ve trafik ışıkları, olumsuz koşullar hakkında uyarmaya ve kazaları önlemeye yardımcı olur.

İlgili Yazı: Uyumluluğu İyileştirmenin 11 Yolu İşinizi Büyütmeye Yardımcı Olabilir

Uyum programları, çalışanlar için figüratif korkuluklar, şeritler, işaretler ve trafik ışıkları oluşturur. Bununla birlikte, bu programlar, işletmelere mevzuat uyumluluğuna bağlı her şeyi gözden geçirme ve izleme yolu da verir. Bu, belirli iş rollerine, departman işlevlerine veya kuruluş kültürlerine uygulanan prosedürleri içerebilir.

Uyum programının bazı yönleri kanunla belirlenirken, diğerleri sadece sağlam iş uygulamalarıdır. İşte uygulamayı düşünmek için dört tane.

1. Denetimler ve İzleme Uygulamaları

Denetimler, bir işletmenin prosedürlerinin endüstri düzenlemeleri ve standartları ile ne kadar uyumlu olduğunu belirlemeye yardımcı olabilir. Örneğin, sağlık kuruluşları HIPAA düzenlemelerine uymak zorundadır. Sağlık sektörü dışındaki işletmeler, ayrı tüketici mahremiyeti düzenlemelerine ve finansal belgeleri düzenleyen yasalara uymak zorunda kalabilir. Dış ve iç denetimler, liderlere şirketin iyi yaptığı alanları ve hangi iyileştirmeleri yapmaları gerektiğini gösterir.

İşletmenizin birden çok müşteri için veri depolayan bir bulut hizmetleri sağlayıcısı olduğunu varsayalım. Veri uygulamalarınızın ve dahili kontrollerinizin müşteri bilgilerini korumaya yetecek kadar güvenli olup olmadığını bilmek istiyorsunuz.

SOC 2 denetim kılavuzundaki sektör yönergeleri, işletmenizin uyumlu olup olmadığını belirlemenize yardımcı olabilir. Denetim kılavuzları ayrıca bir denetimden ne bekleneceğini ve sektör tavsiyelerine göre nasıl hareket edileceğini de tanımlar.

Elbette gerçek bir denetim, bir işletmenin prosedürlerinin nerede olduğunu belirlemenin daha kapsamlı bir yoludur. Denetimler arasında izleme, uygulamaların ve prosedürlerin çok fazla yoldan çıkıp çıkmadığını belirler. İzleme genellikle çalışan gözlemleri gibi kalite kontrol önlemlerini içerir.

Eğitim sektöründe, sınıf gözlemleri öğretmenlerin müfredat gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını belirler. Bu gözlemler, organizasyonun uyumlu kalmasını sağlamak için bireysel çalışanların nerede ek koçluğa ihtiyaç duyabileceğini belirleme fırsatlarıdır. Personel üyeleri, eksiklikleri gidermek ve mevcut güçlü yönleri geliştirmek için yöneticilerle birlikte çalışır.

Ayrıca Okuyun: Karlı Niş İş Fikirleri Bulmak İçin 10 Adım

2. Çalışan Eğitimi

Çalışanlar anlamadıkları veya bilmedikleri şeyleri uygulayamazlar. Personelinizi, işletmenin uyumlu kalmasına nasıl yardımcı olacakları konusunda eğitmek çok önemlidir. Ancak onlara bir uyum programı ve prosedürlerinin neden gerekli olduğu hakkında arka plan bilgisi vermek de öyle. Endüstri veterinerleri yeni işe alınanlardan daha fazla bilgiye sahip olsa da, değişen düzenlemeler, muhakeme veya amaçta değişiklikler anlamına gelebilir.

Bir uyum programının ardındaki amacı anlamayan veya bilmeyen çalışanlar, onu uygulamak için daha az motive olabilir. McKinsey & Company'nin araştırması, çalışanların %70'inin amaç duygularını iş aracılığıyla tanımladığını gösteriyor.

Uyum programları ve endüstri düzenlemeleri genellikle bir kuruluşun genel misyonu veya amacı ile el ele gider. Resmi ve gayri resmi eğitim, çalışanlara bu misyonu şekillendirmeye yardımcı olma şansı verir. Kurslar, toplantılar, sohbetler ve iş başında eğitim oturumları, bireyin ve kuruluşun çabaları arasındaki boşlukları kapatır. Çalışanlar, uyum da dahil olmak üzere, rollerinin ve eylemlerinin şirketin başarısına nasıl uyduğunu öğrenir.

Personel üyeleri soru sorma, endişelerini dile getirme ve iyileştirmeler için önerilerde bulunma şansına sahiptir. Bireysel amaçları veya iş içindeki rolleri daha net hale gelir ve sorumlulukların yerine getirilmesi için motivasyon sağlayabilir.

3. Belirlenmiş Nokta Kişi veya Ekip

Her geminin yelken açmak için bir kaptana ihtiyacı vardır ve aynı şey bir uyum programının başarılı olması için de geçerlidir. Şirketiniz, programın tasarımını ve uygulamasını denetleyen bir kişi veya ekibe sahip olmalıdır.

Ekip üyelerinin sayısı büyük olasılıkla işletmenin büyüklüğüne ve kapsamına bağlı olacaktır. Tek bir lokasyona sahip küçük bir organizasyon sadece bir kişiye ihtiyaç duyabilir. Daha büyük firmalar, muhtemelen birden fazla tesiste uyumluluğu ele almak için bir gruba ihtiyaç duyacaktır.

Ayrıca Okuyun: Borçlarınızı Etkili Bir Şekilde Yönetmenin En İyi Yolları

Bir uyum liderinin veya ekibinin rolü, bir programın plana göre ilerlemesini sağlamaktır. Nokta kişi veya ekip, uyumsuzluğun meydana gelme olasılığının daha yüksek olduğu zayıf alanları belirlemeye yardımcı olur. Uyumluluk ekipleri ayrıca sorunların nerede olduğunu saptayabilir ve bunları düzeltmek için çalışanlarla birlikte çalışabilir.

Bir uyum görevlisinin, ayrı bir tesis dışı veri yedeklemesinin gerçekleşmediğini keşfettiğini varsayalım. Bazı çalışanlar bu yedeklemelerin gerçekleşmesi gerektiğinin farkındadır. Ancak, veri yedeklemelerini başarılı bir şekilde gerçekleştirmek için araç ve iç kontrol eksikliği olduğunu ilgili kişiye bildirirler. Uyumluluk noktası kişisi veya ekibi, personel üyelerine gerekli araçları sağlamak için liderlerle birlikte çalışabilir. Uyumluluk ekibi, doğrulama prosedürleri de dahil olmak üzere daha iyi kontroller tasarlayabilir.

4. Belgelenmiş Prosedürler ve Standartlar

En fotoğrafik hafızanın bile geri dönecek bir şeye ihtiyacı vardır. Tüm çalışanların erişebileceği yazılı belgeler, yüz yüze iletişim kadar zorunludur. Belgelenmiş uyumluluk prosedürleri, çalışanlara, ilerledikçe ihtiyaç duydukları işaretleri ve kılavuzları sağlar.

Belgelenmiş standartlar, canlı bir kişi olmadığında talimatlar sağlar. Çalışanlar yaptıklarını durdurmak zorunda kalmayacak ve potansiyel olarak bir müşteriyi rahatsız etmeyecek. Basit sorulara cevap alabilir ve yaşıtlarıyla aynı standartları takip edebilirler.

Ayrıca Okuyun: Neden Uzaktan Çalışma Yeni Normal Olacak?

Yazılı belgeler herkese aynı kuralları verir ve bu standartların tek tip uygulanmasını sağlar. Ancak, belgelerin takip edilmesi kolay olmalıdır. Güncel ve alakalı olduklarını doğrulamak için yazılı kaynakları düzenli aralıklarla gözden geçirmek de önemlidir. Yazılı olanlar toplantılarda iletilenlerle uyuşmadığında, uyumsuzluğa yol açabilecek bir karışıklık yaratır. Belgeler, çalışanların ihtiyaç duyduklarını hızla bulabilmeleri için iş rolleri için de geçerli olmalıdır.

Uyumda Kalmak

Uyumluluk programları, işletmelerin endüstri düzenlemelerini ve uygulamalarını takip etmelerine yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Ancak şirketlerin kendi sınırları içinde çalışmasını sağlamak için, uyum programlarının etkili olabilmesi için belirli bileşenleri içermesi gerekir. Bunlardan bazıları denetimler, eğitim oturumları, gözetim ekipleri ve belgelenmiş standartları içerir. Bu hususları şirketinizin uyum programının bir parçası haline getirmek, başarı şansını artıracaktır.