4 aspekty zgodności, które Twoja firma powinna wdrożyć

Bez względu na branżę wszystkie firmy muszą przestrzegać przepisów. Niezależnie od tego, czy te przepisy i praktyki są ogólne, czy branżowe, programy zgodności pomagają utrzymać firmy w zgodzie.

Programy zgodności są podobne do wskazówek, jakie kierowcy i rowerzyści napotykają na drogach. Bariery i pasy ruchu pozwalają ludziom poruszać się w określonych granicach i zapewniają poczucie kierunku. Znaki i światła stopu ostrzegają o niekorzystnych warunkach i zapobiegają wypadkom.

Powiązany post: 11 sposobów na poprawę zgodności z przepisami może pomóc w rozwoju Twojej firmy

Programy zgodności tworzą graficzne bariery ochronne, pasy, znaki i światła stop dla pracowników. Jednak programy te dają również firmom możliwość przeglądania i śledzenia wszystkiego, co jest związane ze zgodnością z przepisami. Może to obejmować procedury mające zastosowanie do określonych ról zawodowych, funkcji działu lub kultury organizacyjnej.

Podczas gdy niektóre aspekty programu zgodności są określone przez prawo, inne są po prostu dobrymi praktykami biznesowymi. Oto cztery do rozważenia.

1. Audyty i praktyki monitorowania

Audyty mogą pomóc w ustaleniu, w jakim stopniu procedury biznesowe są zgodne z przepisami i standardami branżowymi. Na przykład organizacje opieki zdrowotnej muszą przestrzegać przepisów HIPAA. Firmy spoza branży opieki zdrowotnej mogą być zmuszone do przestrzegania odrębnych przepisów dotyczących prywatności konsumentów oraz przepisów dotyczących dokumentów finansowych. Audyty zewnętrzne i wewnętrzne pokazują liderom obszary, w których firma dobrze sobie radzi i jakie ulepszenia muszą wprowadzić.

Załóżmy, że Twoja firma jest dostawcą usług w chmurze, który przechowuje dane dla wielu klientów. Chcesz wiedzieć, czy Twoje praktyki dotyczące danych i kontrole wewnętrzne są wystarczająco bezpieczne, aby chronić informacje o klientach.

Wytyczne branżowe zawarte w przewodniku audytu SOC 2 mogą pomóc w ustaleniu, czy Twoja firma spełnia wymagania. Przewodniki audytu określają również, czego można oczekiwać od audytu i jak postępować zgodnie z zaleceniami branżowymi.

Oczywiście, rzeczywisty audyt jest dokładniejszym sposobem ustalenia, na jakim etapie są procedury biznesowe. Pomiędzy audytami monitorowanie określa, czy praktyki i procedury nie są zbyt daleko idące. Monitoring zwykle obejmuje środki kontroli jakości, takie jak obserwacje pracowników.

W sektorze edukacji obserwacje w klasie określają, czy nauczyciele spełniają wymagania programowe. Obserwacje te są okazją do określenia, gdzie poszczególni pracownicy mogą potrzebować dodatkowego coachingu, aby zapewnić zgodność organizacji. Członkowie personelu współpracują z administratorami w celu skorygowania braków i wzmocnienia istniejących mocnych stron.

Przeczytaj także: 10 kroków, aby znaleźć dochodowe pomysły biznesowe niszowe

2. Szkolenie pracowników

Pracownicy nie mogą wdrożyć tego, czego nie rozumieją lub nie wiedzą. Niezbędne jest przeszkolenie personelu, jak pomóc firmie zachować zgodność. Ale tak samo jest z przekazaniem im podstawowych informacji o tym, dlaczego program zgodności i jego procedury są niezbędne. Chociaż weterynarze branżowi mogą mieć więcej wiedzy niż nowi pracownicy, ewoluujące przepisy mogą oznaczać zmiany w rozumowaniu lub celu.

Pracownicy, którzy nie rozumieją lub nie znają celu programu zgodności, mogą być mniej zmotywowani do jego realizacji. Z badań McKinsey & Company wynika, że ​​70% pracowników definiuje swoje poczucie celu poprzez pracę.

Programy zgodności i przepisy branżowe często idą w parze z ogólną misją lub celem organizacji. Formalne i nieformalne szkolenia dają pracownikom szansę na pomoc w kształtowaniu tej misji. Kursy, spotkania, rozmowy i sesje szkoleniowe w miejscu pracy wypełniają luki między wysiłkami jednostki i organizacji. Pracownicy dowiadują się, jak ich role i działania wpisują się w sukces firmy, w tym zgodność.

Pracownicy mają możliwość zadawania pytań, zgłaszania wątpliwości i zgłaszania sugestii dotyczących ulepszeń. Ich indywidualne cele lub role w firmie stają się jaśniejsze i mogą stanowić motywację do wykonywania obowiązków.

3. Wyznaczona osoba lub zespół wyznaczony

Każdy statek potrzebuje kapitana, aby żeglować i to samo dotyczy programu zgodności, aby odnieść sukces. Twoja firma powinna mieć wyznaczoną osobę lub zespół, który nadzoruje projektowanie i wdrażanie programu.

Liczba członków zespołu będzie prawdopodobnie zależeć od wielkości i zakresu działalności. Mała organizacja z jedną lokalizacją może potrzebować tylko jednej osoby. Większe firmy prawdopodobnie będą potrzebować grupy do obsługi zgodności w wielu obiektach.

Przeczytaj także: Najlepsze sposoby skutecznego zarządzania długami

Rolą lidera lub zespołu ds. zgodności jest upewnienie się, że program przebiega zgodnie z planem. Osoba lub zespół punktowy pomaga zidentyfikować słabe obszary, w których istnieje większe prawdopodobieństwo wystąpienia niezgodności. Zespoły ds. zgodności mogą również wskazać, gdzie już występują problemy i współpracować z pracownikami w celu ich rozwiązania.

Załóżmy, że specjalista ds. zgodności odkrył, że nie są tworzone oddzielne kopie zapasowe danych poza siedzibą firmy. Niektórzy pracownicy są świadomi, że te kopie zapasowe powinny być wykonywane. Jednak uświadamiają one konkretnej osobie, że brakuje narzędzi i wewnętrznych mechanizmów kontrolnych do pomyślnego wykonywania kopii zapasowych danych. Osoba lub zespół w punkcie zgodności może współpracować z liderami, aby zapewnić członkom personelu niezbędne narzędzia. Zespół ds. zgodności mógłby również zaprojektować lepsze kontrole, w tym procedury weryfikacji.

4. Udokumentowane procedury i standardy

Nawet najbardziej fotograficzna pamięć potrzebuje czegoś, do czego można się odwołać. Pisemna dokumentacja dostępna dla wszystkich pracowników jest tak samo niezbędna jak komunikacja twarzą w twarz. Udokumentowane procedury zgodności zapewniają pracownikom znaki i drogowskazy, których potrzebują, gdy się przemieszczają.

Udokumentowane standardy zawierają instrukcje, gdy żywa osoba nie jest dostępna. Pracownicy nie będą musieli przerywać tego, co robią i potencjalnie narażać klienta na niedogodności. Mogą uzyskać odpowiedzi na proste pytania i przestrzegać tych samych standardów, co ich rówieśnicy.

Przeczytaj także: Dlaczego praca zdalna będzie nową normą?

Pisemne dokumenty dają wszystkim takie same zasady i zapewniają jednolite stosowanie tych standardów. Jednak dokumentacja powinna być łatwa do naśladowania. Bardzo ważne jest również okresowe przeglądanie pisemnych zasobów, aby upewnić się, że są zaktualizowane i odpowiednie. Kiedy to, co jest napisane, nie pasuje do tego, co jest przekazywane na spotkaniach, tworzy to zamieszanie, które może prowadzić do niezgodności. Dokumenty powinny również dotyczyć stanowisk, aby pracownicy mogli szybko znaleźć to, czego potrzebują.

Zachowanie zgodności

Programy zgodności mają na celu pomóc firmom w przestrzeganiu przepisów i praktyk branżowych. Aby jednak firmy działały w ramach linii, programy zgodności muszą zawierać pewne elementy, aby były skuteczne. Niektóre z nich obejmują audyty, sesje szkoleniowe, zespoły nadzorcze i udokumentowane standardy. Włączenie tych aspektów do programu zgodności Twojej firmy zwiększy jej szanse na sukces.