4 aspectos de conformidade que sua empresa deve implementar

Independentemente do setor, todas as empresas precisam cumprir os regulamentos. Quer essas leis e práticas sejam gerais ou específicas do setor, os programas de conformidade ajudam a manter as empresas alinhadas.

Os programas de conformidade são semelhantes aos sinais que motoristas e ciclistas encontram nas estradas. Grades de proteção e faixas mantêm as pessoas se movendo dentro de limites específicos e fornecem um senso de direção. Sinais e semáforos ajudam a alertar sobre condições adversas e prevenir acidentes.

Post relacionado: 11 maneiras de melhorar a conformidade pode ajudar a expandir seus negócios

Os programas de conformidade criam guarda-corpos, faixas, sinais e semáforos figurativos para os funcionários. No entanto, esses programas também oferecem às empresas uma maneira de revisar e rastrear tudo relacionado à conformidade regulatória. Isso pode incluir procedimentos que se aplicam a funções de trabalho específicas, funções de departamento ou culturas organizacionais.

Embora alguns aspectos de um programa de conformidade sejam determinados por lei, outros são simplesmente práticas comerciais sólidas. Aqui estão quatro para considerar a implementação.

1. Auditorias e Práticas de Monitoramento

As auditorias podem ajudar a determinar quão bem os procedimentos de uma empresa se alinham com os regulamentos e padrões do setor. Por exemplo, as organizações de saúde precisam cumprir os regulamentos da HIPAA. As empresas fora do setor de saúde podem ter que cumprir regulamentações e leis de privacidade do consumidor separadas que regem documentos financeiros. As auditorias externas e internas mostram aos líderes as áreas em que a empresa está indo bem e quais melhorias eles precisam fazer.

Digamos que sua empresa seja um provedor de serviços em nuvem que armazena dados para vários clientes. Você deseja saber se suas práticas de dados e controles internos são seguros o suficiente para proteger as informações do cliente.

As diretrizes do setor em um guia de auditoria SOC 2 podem ajudá-lo a determinar se sua empresa está em conformidade. Os guias de auditoria também identificam o que esperar de uma auditoria e como proceder de acordo com as recomendações do setor.

É claro que uma auditoria real é uma maneira mais completa de determinar onde estão os procedimentos de uma empresa. Entre as auditorias, o monitoramento determina se as práticas e os procedimentos estão ficando muito distantes. O monitoramento geralmente inclui medidas de controle de qualidade, como observações de funcionários.

No setor educacional, as observações em sala de aula determinam se os professores estão cumprindo os requisitos curriculares. Essas observações são oportunidades para identificar onde os funcionários individuais podem precisar de treinamento adicional para garantir que a organização permaneça em conformidade. Os membros da equipe trabalham com os administradores para corrigir deficiências e aprimorar os pontos fortes existentes.

Leia também: 10 etapas para encontrar ideias de negócios de nicho lucrativas

2. Treinamento de funcionários

Os funcionários não podem implementar o que não entendem ou não sabem. É essencial treinar sua equipe sobre como ajudar a empresa a manter a conformidade. Mas o mesmo acontece com fornecer informações básicas sobre por que um programa de conformidade e seus procedimentos são necessários. Embora os veterinários do setor possam ter mais conhecimento do que os novos contratados, a evolução dos regulamentos pode significar mudanças no raciocínio ou no propósito.

Os funcionários que não entendem ou não conhecem o propósito por trás de um programa de compliance podem estar menos motivados para realizá-lo. A pesquisa da McKinsey & Company mostra que 70% dos funcionários definem seu senso de propósito por meio do trabalho.

Os programas de conformidade e as regulamentações do setor geralmente andam de mãos dadas com a missão ou propósito geral de uma organização. O treinamento formal e informal dá aos funcionários a chance de ajudar a moldar essa missão. Cursos, reuniões, conversas e sessões de treinamento no trabalho preenchem as lacunas entre os esforços do indivíduo e da organização. Os funcionários aprendem como suas funções e ações se encaixam no sucesso da empresa, incluindo a conformidade.

Os membros da equipe têm a chance de fazer perguntas, expressar preocupações e fazer sugestões para melhorias. Seus propósitos ou funções individuais dentro do negócio tornam-se mais claros e podem fornecer motivação para a execução de responsabilidades.

3. Uma Pessoa ou Equipe Designada

Todo navio precisa de um capitão para navegar, e o mesmo vale para o sucesso de um programa de compliance. Sua empresa deve ter uma pessoa ou equipe responsável por supervisionar o projeto e a implementação do programa.

O número de membros da equipe provavelmente dependerá do tamanho e extensão do negócio. Uma pequena organização com um único local pode precisar apenas de uma pessoa. As empresas maiores provavelmente precisarão de um grupo para lidar com a conformidade em várias instalações.

Leia também: Melhores maneiras de gerenciar efetivamente suas dívidas

O papel de um líder ou equipe de conformidade é garantir que um programa esteja indo de acordo com o planejado. A pessoa ou equipe apontada ajuda a identificar áreas fracas onde a não conformidade é mais provável de ocorrer. As equipes de compliance também podem identificar onde os problemas já estão acontecendo e trabalhar com os funcionários para corrigi-los.

Digamos que um responsável pela conformidade descubra que backups de dados externos separados não estão acontecendo. Alguns funcionários estão cientes de que esses backups devem estar ocorrendo. No entanto, eles informam a pessoa responsável pela falta de ferramentas e controles internos para realizar backups de dados com sucesso. A pessoa ou equipe do ponto de conformidade pode trabalhar com os líderes para fornecer aos membros da equipe as ferramentas necessárias. A equipe de conformidade também poderia projetar melhores controles, incluindo procedimentos de verificação.

4. Procedimentos e Padrões Documentados

Mesmo a memória mais fotográfica precisa de algo para se referir. A documentação escrita acessível a todos os funcionários é tão importante quanto a comunicação face a face. Os procedimentos de conformidade documentados fornecem aos funcionários os sinais e orientações de que precisam à medida que avançam.

Padrões documentados fornecem instruções quando uma pessoa viva não está disponível. Os funcionários não terão que parar o que estão fazendo e potencialmente incomodar um cliente. Eles podem obter respostas para perguntas simples e seguir os mesmos padrões de seus pares.

Leia também: Por que o trabalho remoto será o novo normal

Os documentos escritos dão a todos as mesmas regras e garantem a aplicação uniforme dessas normas. No entanto, a documentação deve ser fácil de seguir. Também é fundamental revisar os recursos escritos periodicamente para confirmar se estão atualizados e relevantes. Quando o que está escrito não corresponde ao que é comunicado nas reuniões, cria-se confusão que pode levar ao descumprimento. Os documentos também devem se aplicar às funções de trabalho para que os funcionários possam encontrar rapidamente o que precisam.

Permanecendo em Conformidade

Os programas de conformidade destinam-se a ajudar as empresas a seguir as normas e práticas do setor. Mas para manter as empresas operando dentro das linhas, os programas de conformidade precisam conter certos componentes para serem eficazes. Algumas delas incluem auditorias, sessões de treinamento, equipes de supervisão e padrões documentados. Tornar esses aspectos parte do programa de conformidade da sua empresa aumentará suas chances de sucesso.