4 Compliance-Aspekte, die Ihr Unternehmen umsetzen sollte

Unabhängig von der Branche müssen alle Unternehmen Vorschriften einhalten. Unabhängig davon, ob diese Gesetze und Praktiken allgemeiner oder branchenspezifischer Art sind, Compliance-Programme helfen Unternehmen dabei, auf dem Laufenden zu bleiben.

Compliance-Programme ähneln Hinweisen, denen Fahrer und Radfahrer auf der Straße begegnen. Leitplanken und Fahrspuren halten Menschen innerhalb bestimmter Grenzen in Bewegung und geben Orientierung. Schilder und Ampeln helfen, vor widrigen Bedingungen zu warnen und Unfälle zu vermeiden.

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Compliance-Programme schaffen bildliche Leitplanken, Fahrspuren, Schilder und Ampeln für Mitarbeiter. Diese Programme bieten Unternehmen jedoch auch die Möglichkeit, alles zu überprüfen und zu verfolgen, was mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zusammenhängt. Dies kann Verfahren umfassen, die für bestimmte Jobrollen, Abteilungsfunktionen oder Unternehmenskulturen gelten.

Während einige Aspekte eines Compliance-Programms gesetzlich festgelegt sind, sind andere einfach solide Geschäftspraktiken. Hier sind vier, die bei der Implementierung in Betracht gezogen werden sollten.

1. Audits und Überwachungspraktiken

Audits können dabei helfen festzustellen, wie gut die Verfahren eines Unternehmens mit Branchenvorschriften und -standards übereinstimmen. Beispielsweise müssen Gesundheitsorganisationen die HIPAA-Vorschriften einhalten. Unternehmen außerhalb der Gesundheitsbranche müssen möglicherweise separate Datenschutzbestimmungen für Verbraucher und Gesetze zu Finanzdokumenten einhalten. Externe und interne Audits zeigen den Führungskräften, wo das Unternehmen gut läuft und welche Verbesserungen sie vornehmen müssen.

Angenommen, Ihr Unternehmen ist ein Anbieter von Cloud-Diensten, der Daten für mehrere Kunden speichert. Sie möchten wissen, ob Ihre Datenpraktiken und internen Kontrollen sicher genug sind, um Kundeninformationen zu schützen.

Branchenrichtlinien in einem SOC 2-Auditleitfaden können Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob Ihr Unternehmen konform ist. Auditleitfäden geben auch an, was von einem Audit zu erwarten ist und wie gemäß den Branchenempfehlungen vorzugehen ist.

Natürlich ist eine tatsächliche Prüfung eine gründlichere Methode, um festzustellen, wo die Verfahren eines Unternehmens stehen. Zwischen den Audits stellt die Überwachung fest, ob Praktiken und Verfahren zu weit vom Kurs abgekommen sind. Die Überwachung umfasst in der Regel Qualitätskontrollmaßnahmen, wie z. B. Mitarbeiterbeobachtungen.

Im Bildungssektor bestimmen Unterrichtsbeobachtungen, ob Lehrkräfte die Anforderungen des Lehrplans erfüllen. Diese Beobachtungen bieten Möglichkeiten, um festzustellen, wo einzelne Mitarbeiter möglicherweise zusätzliches Coaching benötigen, um sicherzustellen, dass die Organisation konform bleibt. Mitarbeiter arbeiten mit Administratoren zusammen, um Mängel zu beheben und vorhandene Stärken zu verbessern.

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2. Mitarbeiterschulung

Mitarbeiter können nicht umsetzen, was sie nicht verstehen oder wissen. Es ist von entscheidender Bedeutung, Ihre Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie dem Unternehmen helfen können, die Vorschriften einzuhalten. Genauso wichtig ist es, ihnen Hintergrundinformationen darüber zu geben, warum ein Compliance-Programm und seine Verfahren notwendig sind. Während Industrietierärzte möglicherweise mehr Wissen haben als Neueinstellungen, können sich entwickelnde Vorschriften Änderungen in der Argumentation oder im Zweck bedeuten.

Mitarbeiter, die den Zweck eines Compliance-Programms nicht verstehen oder kennen, sind möglicherweise weniger motiviert, es durchzuführen. Untersuchungen von McKinsey & Company zeigen, dass 70 % der Mitarbeiter ihren Sinn für ihre Arbeit definieren.

Compliance-Programme und Branchenvorschriften gehen oft Hand in Hand mit der allgemeinen Mission oder dem Zweck einer Organisation. Formelle und informelle Schulungen geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, diese Mission mitzugestalten. Kurse, Treffen, Gespräche und Schulungen am Arbeitsplatz überbrücken Lücken zwischen den Bemühungen des Einzelnen und der Organisation. Mitarbeiter erfahren, wie ihre Rollen und Handlungen zum Unternehmenserfolg beitragen, einschließlich Compliance.

Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und Verbesserungsvorschläge zu machen. Ihre individuellen Zwecke oder Rollen innerhalb des Unternehmens werden klarer und können Motivation für die Wahrnehmung von Verantwortlichkeiten liefern.

3. Eine designierte Point-Person oder ein Team

Jedes Schiff braucht einen Kapitän, um zu segeln, und dasselbe gilt für ein erfolgreiches Compliance-Programm. Ihr Unternehmen sollte eine zentrale Person oder ein Team haben, das die Gestaltung und Implementierung des Programms überwacht.

Die Anzahl der Teammitglieder hängt wahrscheinlich von der Größe und dem Umfang des Unternehmens ab. Eine kleine Organisation mit einem einzigen Standort benötigt möglicherweise nur eine Person. Größere Unternehmen benötigen wahrscheinlich eine Gruppe, die sich um die Einhaltung von Vorschriften in mehreren Einrichtungen kümmert.

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Die Rolle eines Compliance-Leads oder -Teams besteht darin, sicherzustellen, dass ein Programm nach Plan verläuft. Die Kontaktperson oder das Team hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren, in denen eine Nichteinhaltung wahrscheinlicher ist. Compliance-Teams können auch feststellen, wo bereits Probleme auftreten, und mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten, um sie zu beheben.

Angenommen, ein Compliance-Beauftragter stellt fest, dass keine separaten Offsite-Datensicherungen durchgeführt werden. Einige Mitarbeiter sind sich bewusst, dass diese Backups stattfinden sollten. Sie lassen die Kontaktperson jedoch wissen, dass es an Tools und internen Kontrollen mangelt, um Datensicherungen erfolgreich durchzuführen. Die Person oder das Team des Compliance Points kann mit Führungskräften zusammenarbeiten, um den Mitarbeitern die erforderlichen Tools zur Verfügung zu stellen. Das Compliance-Team könnte auch bessere Kontrollen entwerfen, einschließlich Verifizierungsverfahren.

4. Dokumentierte Verfahren und Standards

Selbst das fotografischste Gedächtnis braucht etwas, auf das es sich beziehen kann. Eine schriftliche Dokumentation, die allen Mitarbeitern zugänglich ist, ist ebenso unerlässlich wie die persönliche Kommunikation. Dokumentierte Compliance-Verfahren geben den Mitarbeitern die Zeichen und Wegweiser, die sie auf ihrem Weg benötigen.

Dokumentierte Standards bieten Anweisungen, wenn eine lebende Person nicht verfügbar ist. Mitarbeiter müssen ihre Arbeit nicht unterbrechen und einem Kunden möglicherweise Unannehmlichkeiten bereiten. Sie können Antworten auf einfache Fragen erhalten und den gleichen Standards folgen wie ihre Altersgenossen.

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Schriftliche Dokumente geben allen die gleichen Regeln und gewährleisten eine einheitliche Anwendung dieser Standards. Die Dokumentation sollte jedoch leicht nachvollziehbar sein. Es ist auch wichtig, schriftliche Ressourcen regelmäßig zu überprüfen, um zu bestätigen, dass sie aktualisiert und relevant sind. Wenn das, was schriftlich steht, nicht mit dem übereinstimmt, was in Besprechungen kommuniziert wird, entsteht Verwirrung, die zu Nichteinhaltung führen kann. Dokumente sollten auch für Jobrollen gelten, damit Mitarbeiter schnell finden können, was sie brauchen.

In Übereinstimmung bleiben

Compliance-Programme sollen Unternehmen dabei helfen, Branchenvorschriften und -praktiken einzuhalten. Damit Unternehmen jedoch innerhalb der Grenzen operieren können, müssen Compliance-Programme bestimmte Komponenten enthalten, um effektiv zu sein. Einige davon umfassen Audits, Schulungen, Aufsichtsteams und dokumentierte Standards. Wenn Sie diese Aspekte in das Compliance-Programm Ihres Unternehmens integrieren, erhöhen Sie dessen Erfolgschancen.