회사가 구현해야 하는 규정 준수의 4가지 측면

업종에 관계없이 모든 기업은 규정을 준수해야 합니다. 이러한 법률과 관행이 일반이든 산업별이든 상관없이 규정 준수 프로그램은 회사가 계속해서 일을 할 수 있도록 도와줍니다.

규정 준수 프로그램은 운전자와 자전거 운전자가 도로에서 마주치는 신호와 유사합니다. 가드레일과 차선은 사람들이 특정 경계 내에서 움직이도록 하고 방향 감각을 제공합니다. 표지판과 신호등은 불리한 조건에 대해 경고하고 사고를 예방하는 데 도움이 됩니다.

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규정 준수 프로그램은 직원을 위한 상징적인 가드레일, 차선, 표지판 및 신호등을 만듭니다. 그러나 이러한 프로그램을 통해 기업은 규정 준수와 관련된 모든 것을 검토하고 추적할 수 있습니다. 여기에는 특정 직무 역할, 부서 기능 또는 조직 문화에 적용되는 절차가 포함될 수 있습니다.

준법 프로그램의 일부 측면은 법률에 의해 결정되지만 다른 측면은 단순히 건전한 비즈니스 관행입니다. 다음은 구현을 고려할 4가지입니다.

1. 감사 및 모니터링 관행

감사는 비즈니스 절차가 업계 규정 및 표준에 얼마나 잘 부합하는지 판단하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 의료 기관은 HIPAA 규정을 준수해야 합니다. 의료 산업 이외의 기업은 별도의 소비자 개인 정보 보호 규정 및 재무 문서에 적용되는 법률을 준수해야 할 수 있습니다. 외부 및 내부 감사는 리더에게 회사가 잘 하고 있는 영역과 개선해야 할 부분을 보여줍니다.

귀하의 비즈니스가 여러 클라이언트에 대한 데이터를 저장하는 클라우드 서비스 제공업체라고 가정해 보겠습니다. 데이터 관행과 내부 통제가 고객 정보를 보호하기에 충분히 안전한지 알고 싶습니다.

SOC 2 감사 가이드의 산업 가이드라인은 비즈니스가 규정을 준수하는지 판단하는 데 도움이 될 수 있습니다. 감사 가이드는 또한 감사에서 기대할 수 있는 것과 업계 권장 사항에 따라 진행하는 방법을 식별합니다.

물론 실제 감사는 비즈니스 절차가 어디에 있는지 확인하는 보다 철저한 방법입니다. 감사 사이에 모니터링은 관행과 절차가 궤도에서 너무 벗어났는지 여부를 결정합니다. 모니터링에는 일반적으로 직원 관찰과 같은 품질 관리 조치가 포함됩니다.

교육 부문에서 교실 관찰은 교사가 커리큘럼 요구 사항을 충족하는지 여부를 결정합니다. 이러한 관찰은 개별 직원이 조직이 규정을 준수하도록 하기 위해 추가 코칭이 필요한 부분을 식별할 수 있는 기회입니다. 직원은 관리자와 협력하여 결함을 수정하고 기존 강점을 강화합니다.

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2. 직원 교육

직원은 이해하지 못하거나 알지 못하는 것을 구현할 수 없습니다. 비즈니스가 규정을 준수하도록 돕는 방법에 대해 직원을 교육하는 것은 필수적입니다. 그러나 준법 프로그램과 절차가 필요한 이유에 대한 배경 정보를 제공하는 것도 마찬가지입니다. 업계 수의사가 신입사원보다 더 많은 지식을 갖고 있을 수 있지만, 규제의 진화는 추론이나 목적의 변화를 의미할 수 있습니다.

규정 준수 프로그램의 목적을 이해하지 못하거나 알지 못하는 직원은 이를 수행하려는 동기가 덜할 수 있습니다. McKinsey & Company의 연구에 따르면 직원의 70%가 업무를 통해 목적 의식을 정의합니다.

규정 준수 프로그램 및 산업 규정은 종종 조직의 전체 사명 또는 목적과 관련이 있습니다. 공식 및 비공식 교육은 직원들에게 이러한 사명을 형성하는 데 도움이 될 기회를 제공합니다. 과정, 회의, 대화 및 현장 교육 세션은 개인과 조직의 노력 사이의 격차를 해소합니다. 직원들은 자신의 역할과 행동이 규정 준수를 포함하여 회사의 성공에 어떻게 부합하는지 배웁니다.

직원들은 질문을 하고, 우려 사항을 표명하고, 개선을 위한 제안을 할 기회가 있습니다. 비즈니스 내에서 개인의 목적이나 역할이 더 명확해지고 책임을 실행하는 동기를 제공할 수 있습니다.

3. 지정 포인트 담당자 또는 팀

모든 배는 항해를 하기 위해 선장이 필요하며, 컴플라이언스 프로그램이 성공하기 위해서도 마찬가지입니다. 회사에는 프로그램의 설계 및 구현을 감독하는 담당자 또는 팀이 있어야 합니다.

팀 구성원의 수는 비즈니스의 규모와 범위에 따라 달라질 수 있습니다. 위치가 하나인 소규모 조직에는 한 사람만 필요할 수 있습니다. 대기업은 여러 시설에서 규정 준수를 처리하기 위해 그룹이 필요할 것입니다.

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규정 준수 책임자 또는 팀의 역할은 프로그램이 계획대로 진행되고 있는지 확인하는 것입니다. 담당자 또는 팀은 비준수가 발생할 가능성이 더 높은 취약 영역을 식별하는 데 도움을 줍니다. 규정 준수 팀은 문제가 이미 발생하고 있는 부분을 정확히 찾아내고 직원과 협력하여 문제를 해결할 수도 있습니다.

규정 준수 담당자가 별도의 오프사이트 데이터 백업이 발생하지 않는다는 것을 발견했다고 가정해 보겠습니다. 일부 직원은 이러한 백업이 발생해야 한다는 것을 알고 있습니다. 그러나 그들은 데이터 백업을 성공적으로 수행하기 위한 도구와 내부 통제가 부족하다는 점을 담당자에게 알립니다. 규정 준수 담당자 또는 팀은 리더와 협력하여 직원에게 필요한 도구를 얻을 수 있습니다. 규정 준수 팀은 검증 절차를 포함하여 더 나은 제어를 설계할 수도 있습니다.

4. 문서화된 절차 및 표준

가장 사진 같은 기억조차도 다시 참조할 무언가가 필요합니다. 모든 직원이 접근할 수 있는 서면 문서는 대면 커뮤니케이션 못지않게 필수적입니다. 문서화된 규정 준수 절차는 직원들에게 필요한 표지판과 이정표를 제공합니다.

문서화된 표준은 살아있는 사람이 없을 때 지침을 제공합니다. 직원들은 하고 있는 일을 중단할 필요가 없으며 잠재적으로 고객에게 불편을 끼칠 수 있습니다. 그들은 간단한 질문에 대한 답을 얻을 수 있고 동료들과 동일한 기준을 따를 수 있습니다.

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서면 문서는 모든 사람에게 동일한 규칙을 제공하고 해당 표준의 균일한 적용을 보장합니다. 그러나 문서는 따르기 쉬워야 합니다. 또한 서면 리소스를 주기적으로 검토하여 업데이트되고 관련성이 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 서면 내용이 회의에서 전달된 내용과 일치하지 않으면 혼란을 야기하여 규정을 준수하지 않을 수 있습니다. 문서는 직원이 필요한 것을 빠르게 찾을 수 있도록 직무 역할에도 적용되어야 합니다.

규정 준수

규정 준수 프로그램은 기업이 산업 규정 및 관행을 따르도록 돕기 위한 것입니다. 그러나 회사가 라인 내에서 계속 운영되도록 하려면 규정 준수 프로그램에 특정 구성 요소가 포함되어야 효과적입니다. 여기에는 감사, 교육 세션, 감독 팀 및 문서화된 표준이 포함됩니다. 이러한 측면을 회사 규정 준수 프로그램의 일부로 만들면 성공 가능성이 높아집니다.