あなたの会社が実施すべきコンプライアンスの4つの側面
公開: 2022-07-20業界に関係なく、すべての企業は規制に準拠する必要があります。 これらの法律や慣行が一般的なものであろうと業界固有のものであろうと、コンプライアンスプログラムは企業の健全性を維持するのに役立ちます。
コンプライアンスプログラムは、ドライバーやサイクリストが道路で遭遇する手がかりに似ています。 ガードレールと車線は、人々を特定の境界内で動かし続け、方向感覚を提供します。 標識と信号機は、悪条件を警告し、事故を防ぐのに役立ちます。
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コンプライアンスプログラムは、従業員のために比喩的なガードレール、車線、標識、信号機を作成します。 ただし、これらのプログラムは、企業が規制順守に関連するすべてのものを確認および追跡する方法も提供します。 これには、特定の職務、部門の機能、または組織文化に適用される手順が含まれる場合があります。
コンプライアンスプログラムのいくつかの側面は法律によって決定されますが、他の側面は単に健全なビジネス慣行です。 実装を検討する4つがあります。
1.監査と監視の実践
監査は、企業の手順が業界の規制や基準にどの程度適合しているかを判断するのに役立ちます。 たとえば、医療機関はHIPAA規制に準拠する必要があります。 ヘルスケア業界以外の企業は、個別の消費者プライバシー規制および財務書類を管理する法律に準拠する必要がある場合があります。 外部監査と内部監査は、会社がうまくやっているリーダーの領域と、彼らが行う必要のある改善を示します。
あなたのビジネスが複数のクライアントのデータを保存するクラウドサービスプロバイダーであるとしましょう。 データ慣行と内部統制が顧客情報を保護するのに十分安全であるかどうかを知りたいと考えています。
SOC 2監査ガイドの業界ガイドラインは、ビジネスが準拠しているかどうかを判断するのに役立ちます。 監査ガイドはまた、監査から何を期待するか、業界の推奨事項に従ってどのように進めるかを特定します。
もちろん、実際の監査は、ビジネスの手順がどこにあるかを判断するためのより徹底的な方法です。 監査の合間に、モニタリングは、慣行と手順が軌道から外れすぎているかどうかを判断します。 監視には通常、従業員の観察などの品質管理措置が含まれます。
教育部門では、教室での観察により、教師がカリキュラムの要件を満たしているかどうかが判断されます。 これらの観察結果は、組織がコンプライアンスを維持するために、個々の従業員が追加のコーチングを必要とする可能性がある場所を特定する機会です。 スタッフは管理者と協力して、欠陥を修正し、既存の長所を強化します。
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2.従業員トレーニング
従業員は、自分が理解していないことや知らないことを実行することはできません。 ビジネスのコンプライアンスを維持する方法についてスタッフをトレーニングすることが不可欠です。 しかし、コンプライアンスプログラムとその手順が必要な理由についての背景情報も提供しています。 業界の獣医は新入社員よりも多くの知識を持っているかもしれませんが、規制の進化は推論や目的の変化を意味する可能性があります。
コンプライアンスプログラムの背後にある目的を理解または知らない従業員は、それを実行する意欲が低下する可能性があります。 McKinsey＆Companyの調査によると、従業員の70％が仕事を通じて目的意識を定義しています。
コンプライアンスプログラムと業界規制は、多くの場合、組織の全体的な使命または目的と密接に関連しています。 公式および非公式のトレーニングは、従業員にその使命を形作るのを助ける機会を与えます。 コース、会議、会話、およびオンザジョブトレーニングセッションは、個人と組織の取り組みの間のギャップを埋めます。 従業員は、コンプライアンスを含め、自分の役割と行動が会社の成功にどのように適合するかを学びます。
スタッフは質問をしたり、懸念を表明したり、改善のための提案をしたりする機会があります。 ビジネスにおける彼らの個々の目的または役割はより明確になり、責任を実行するための動機を提供することができます。
3.指定されたポイントパーソンまたはチーム
すべての船は航海するために船長を必要とします、そして同じことがコンプライアンスプログラムが成功するためにも当てはまります。 あなたの会社には、プログラムの設計と実装を監督するポイントパーソンまたはチームが必要です。
チームメンバーの数は、ビジネスの規模と範囲によって異なる可能性があります。 単一の場所を持つ小さな組織では、1人しか必要としない場合があります。 大企業では、複数の施設でコンプライアンスを処理するためのグループがおそらく必要になります。
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コンプライアンスリーダーまたはチームの役割は、プログラムが計画どおりに進行していることを確認することです。 ポイントパーソンまたはチームは、コンプライアンス違反が発生する可能性が高い弱点を特定するのに役立ちます。 コンプライアンスチームは、問題がすでに発生している場所を特定し、従業員と協力して問題を修正することもできます。
コンプライアンス担当者が、個別のオフサイトデータバックアップが行われていないことを発見したとします。 一部の従業員は、これらのバックアップが行われるべきであることを認識しています。 ただし、データのバックアップを正常に実行するためのツールと内部統制が不足していることをポイント担当者に知らせます。 コンプライアンスポイントの担当者またはチームは、リーダーと協力して、スタッフに必要なツールを提供できます。 コンプライアンスチームは、検証手順など、より適切な制御を設計することもできます。
4.文書化された手順と基準
最も写真的な記憶でさえ、参照する何かが必要です。 すべての従業員がアクセスできる文書は、対面でのコミュニケーションと同じように不可欠です。 文書化されたコンプライアンス手順は、従業員が移動するときに必要な標識とガイドポストを従業員に提供します。
文書化された基準は、生きている人が利用できない場合の指示を提供します。 従業員は自分がしていることをやめる必要はなく、クライアントに不便をかける可能性があります。 彼らは簡単な質問に対する答えを得ることができ、仲間と同じ基準に従うことができます。
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書面による文書は、すべての人に同じ規則を与え、それらの標準の均一な適用を保証します。 ただし、ドキュメントはわかりやすいものにする必要があります。 また、書面によるリソースを定期的に確認して、更新され、関連性があることを確認することも重要です。 書面での内容が会議での伝達内容と一致しない場合、混乱が生じ、コンプライアンス違反につながる可能性があります。 従業員が必要なものをすばやく見つけられるように、ドキュメントは職務にも適用する必要があります。
コンプライアンスの維持
コンプライアンスプログラムは、企業が業界の規制や慣行に従うのを支援することを目的としています。 しかし、企業をライン内で運営し続けるために、コンプライアンスプログラムは効果的であるために特定のコンポーネントを含む必要があります。 これらの一部には、監査、トレーニングセッション、監視チーム、および文書化された標準が含まれます。 これらの側面を会社のコンプライアンスプログラムの一部にすることで、成功の可能性が高まります。