4 aspects de la conformité que votre entreprise devrait mettre en œuvre

Quelle que soit l'industrie, toutes les entreprises doivent se conformer à la réglementation. Que ces lois et pratiques soient générales ou spécifiques à l'industrie, les programmes de conformité aident les entreprises à rester en ligne.

Les programmes de conformité sont similaires aux signaux que les conducteurs et les cyclistes rencontrent sur les routes. Les garde-corps et les voies permettent aux personnes de se déplacer dans des limites spécifiques et leur donnent un sens de l'orientation. Les panneaux et les feux stop aident à avertir des conditions défavorables et à prévenir les accidents.

Article connexe : 11 façons d'améliorer la conformité peuvent vous aider à développer votre entreprise

Les programmes de conformité créent des garde-corps, des voies, des panneaux et des feux rouges figuratifs pour les employés. Cependant, ces programmes offrent également aux entreprises un moyen d'examiner et de suivre tout ce qui est lié à la conformité réglementaire. Cela peut inclure des procédures qui s'appliquent à des rôles spécifiques, à des fonctions de service ou à des cultures organisationnelles.

Alors que certains aspects d'un programme de conformité sont déterminés par la loi, d'autres sont simplement de saines pratiques commerciales. En voici quatre à envisager de mettre en œuvre.

1. Audits et pratiques de surveillance

Les audits peuvent aider à déterminer dans quelle mesure les procédures d'une entreprise sont conformes aux réglementations et aux normes de l'industrie. Par exemple, les organisations de soins de santé doivent se conformer aux réglementations HIPAA. Les entreprises extérieures au secteur de la santé peuvent être tenues de se conformer à des réglementations et à des lois distinctes sur la confidentialité des consommateurs régissant les documents financiers. Les audits externes et internes montrent aux dirigeants les domaines dans lesquels l'entreprise se porte bien et les améliorations qu'ils doivent apporter.

Supposons que votre entreprise soit un fournisseur de services cloud qui stocke les données de plusieurs clients. Vous voulez savoir si vos pratiques en matière de données et vos contrôles internes sont suffisamment sécurisés pour protéger les informations des clients.

Les directives de l'industrie dans un guide d'audit SOC 2 peuvent vous aider à déterminer si votre entreprise est conforme. Les guides d'audit indiquent également à quoi s'attendre d'un audit et comment procéder conformément aux recommandations de l'industrie.

Bien sûr, un audit réel est un moyen plus approfondi de déterminer où en sont les procédures d'une entreprise. Entre les audits, la surveillance détermine si les pratiques et les procédures s'éloignent trop de la bonne voie. La surveillance comprend généralement des mesures de contrôle de la qualité, telles que les observations des employés.

Dans le secteur de l'éducation, les observations en classe déterminent si les enseignants satisfont aux exigences du programme. Ces observations sont des occasions d'identifier où les employés individuels pourraient avoir besoin d'un coaching supplémentaire pour s'assurer que l'organisation reste conforme. Les membres du personnel travaillent avec les administrateurs pour corriger les lacunes et améliorer les forces existantes.

Lisez aussi: 10 étapes pour trouver des idées commerciales de niche rentables

2. Formation des employés

Les employés ne peuvent pas mettre en œuvre ce qu'ils ne comprennent pas ou ne savent pas. Il est essentiel de former votre personnel sur la manière d'aider l'entreprise à rester conforme. Mais il en va de même pour leur donner des informations générales sur les raisons pour lesquelles un programme de conformité et ses procédures sont nécessaires. Bien que les vétérans de l'industrie aient peut-être plus de connaissances que les nouvelles recrues, l'évolution des réglementations peut entraîner des changements de raisonnement ou d'objectif.

Les employés qui ne comprennent pas ou ne connaissent pas le but d'un programme de conformité peuvent être moins motivés pour le mettre en œuvre. Les recherches de McKinsey & Company montrent que 70 % des employés définissent leur sens du but par le travail.

Les programmes de conformité et les réglementations du secteur vont souvent de pair avec la mission ou le but général d'une organisation. La formation formelle et informelle donne aux employés une chance de contribuer à façonner cette mission. Les cours, les réunions, les conversations et les sessions de formation en cours d'emploi comblent les écarts entre les efforts de l'individu et ceux de l'organisation. Les employés apprennent comment leurs rôles et actions s'inscrivent dans le succès de l'entreprise, y compris la conformité.

Les membres du personnel ont la possibilité de poser des questions, d'exprimer leurs préoccupations et de faire des suggestions d'amélioration. Leurs objectifs ou rôles individuels au sein de l'entreprise deviennent plus clairs et peuvent fournir une motivation pour l'exécution des responsabilités.

3. Une personne-ressource ou une équipe désignée

Chaque navire a besoin d'un capitaine pour naviguer, et il en va de même pour qu'un programme de conformité réussisse. Votre entreprise devrait avoir une personne-ressource ou une équipe qui supervise la conception et la mise en œuvre du programme.

Le nombre de membres de l'équipe dépendra probablement de la taille et de l'étendue de l'entreprise. Une petite organisation avec un seul emplacement peut n'avoir besoin que d'une seule personne. Les grandes entreprises auront probablement besoin d'un groupe pour gérer la conformité dans plusieurs installations.

Lisez aussi : Meilleures façons de gérer efficacement vos dettes

Le rôle d'un responsable ou d'une équipe de conformité est de s'assurer qu'un programme se déroule comme prévu. La personne ou l'équipe de référence aide à identifier les points faibles où la non-conformité est plus susceptible de se produire. Les équipes de conformité peuvent également identifier où les problèmes se produisent déjà et travailler avec les employés pour les corriger.

Supposons qu'un responsable de la conformité découvre qu'il n'y a pas de sauvegardes de données hors site distinctes. Certains employés sont conscients que ces sauvegardes doivent avoir lieu. Cependant, ils ont fait savoir à la personne ressource qu'il manquait d'outils et de contrôles internes pour effectuer avec succès des sauvegardes de données. La personne ou l'équipe du point de conformité peut travailler avec les dirigeants pour fournir aux membres du personnel les outils nécessaires. L'équipe de conformité pourrait également concevoir de meilleurs contrôles, y compris des procédures de vérification.

4. Procédures et normes documentées

Même la mémoire la plus photographique a besoin de quelque chose à laquelle se référer. Une documentation écrite accessible à tous les employés est tout aussi impérative que la communication en face à face. Des procédures de conformité documentées donnent aux employés les signes et les repères dont ils ont besoin au fur et à mesure de leur progression.

Des normes documentées fournissent des instructions lorsqu'une personne vivante n'est pas disponible. Les employés n'auront pas à arrêter ce qu'ils font et pourraient gêner un client. Ils peuvent obtenir des réponses à des questions simples et suivre les mêmes normes que leurs pairs.

Lisez aussi: Pourquoi le travail à distance sera la nouvelle norme

Les documents écrits donnent à tous les mêmes règles et assurent une application uniforme de ces normes. Cependant, la documentation doit être facile à suivre. Il est également essentiel de revoir périodiquement les ressources écrites pour confirmer qu'elles sont à jour et pertinentes. Lorsque ce qui est écrit ne correspond pas à ce qui est communiqué lors des réunions, cela crée une confusion qui peut conduire à la non-conformité. Les documents doivent également s'appliquer aux fonctions afin que les employés puissent trouver rapidement ce dont ils ont besoin.

Rester en conformité

Les programmes de conformité sont destinés à aider les entreprises à respecter les réglementations et les pratiques de l'industrie. Mais pour que les entreprises continuent à fonctionner dans les limites, les programmes de conformité doivent contenir certains éléments pour être efficaces. Certains d'entre eux comprennent des audits, des sessions de formation, des équipes de surveillance et des normes documentées. Intégrer ces aspects au programme de conformité de votre entreprise augmentera ses chances de succès.