Como usar um gráfico de Gantt de marketing

Não há nada simples sobre marketing no cenário digital de hoje. As equipes de marketing precisam gerenciar várias campanhas à medida que são realizadas simultaneamente em vários canais, e as expectativas dos clientes são maiores do que nunca. Embora seja comum medir o sucesso da campanha após o fato, há uma maneira melhor. Profissionais de marketing experientes precisam de maneiras de gerenciar campanhas e maximizar sua eficácia enquanto elas estão em andamento. Uma ferramenta clássica e comprovada para manter os projetos no caminho certo e entregar resultados é o gráfico de Gantt .

Ter as ferramentas certas de gerenciamento de projetos é fundamental. Quando os projetos falham, a falta de planejamento é um fator em quase 40% das vezes. As questões de gestão do tempo podem ter um impacto considerável: de acordo com um estudo da empresa de contabilidade Big Four KPMG, 60% dos projetos que falham têm prazo inferior a um ano. Os gráficos de Gantt abordam esses problemas fornecendo uma maneira fácil e visualmente orientada para agendar, organizar e acompanhar as muitas tarefas inter-relacionadas que compõem um projeto de grande escala.

O que é um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é um método para exibir as várias tarefas, eventos e outras atividades que compõem um projeto maior . Os gráficos de Gantt listam essas atividades juntamente com suas datas de início e término, duração e as interdependências entre as tarefas.

Esta informação é usada para criar gráficos de barras que permitem ver:

• Quais atividades precisam ser feitas para concluir o projeto
• Quanto tempo cada atividade deve levar
• Quais atividades precisam ser concluídas antes que as atividades dependentes possam começar

Os gerentes de projeto podem usar gráficos de Gantt para garantir que seus projetos estejam seguindo o cronograma – e que nenhuma tarefa necessária seja negligenciada.

Henry Gantt ( Wikipédia )

As primeiras formas do gráfico de Gantt datam da década de 1890. Eles receberam uma implementação mais ampla e um nome que pegou, quando o engenheiro mecânico e consultor de gerenciamento americano Henry Gantt projetou sua versão de assinatura do gráfico na década de 1910. Os gráficos de Gantt foram usados ​​para planejar operações militares durante a Primeira Guerra Mundial e projetos de infraestrutura em grande escala, como a construção da Represa Hoover.

Hoje, a tecnologia digital possibilita a criação de gráficos de Gantt sofisticados que podem lidar com inúmeras tarefas e subtarefas, apresentando informações em um formato conciso que qualquer pessoa pode entender rapidamente.

O que um gráfico de Gantt deve incluir?

Um dos principais pontos fortes de um gráfico de Gantt é como ele transmite visualmente informações sobre as atividades programadas :

• Quando eles começaram
• Quando eles são esperados para serem concluídos
• Quais tarefas em andamento precisam ser concluídas antes que o trabalho possa começar nas tarefas subsequentes

Embora haja bastante flexibilidade na configuração de um gráfico de Gantt e quais informações você pode incluir, certos elementos são necessários se você deseja obter o máximo de benefícios ao usá-los.

As inclusões essenciais em um gráfico de Gantt são uma lista de tarefas específicas do projeto e uma linha do tempo (uma data de início e uma data de término planejada) para concluir cada uma dessas tarefas.

Esses dados são usados ​​para criar os gráficos de barras de assinatura do gráfico de Gantt, permitindo a visualização imediata das tarefas em mãos e seu lugar dentro do cronograma geral do projeto.

Equipe do gráfico de Gantt helios IszKoC Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0

Também é importante observar as dependências entre as tarefas . Por exemplo, em um gráfico de Gantt para uma campanha de marketing de conteúdo, a tarefa “Enviar postagem de convidado para publicações do setor” dependeria da tarefa “Escrever cópia de postagem de convidado” ser concluída primeiro.

Um gráfico de Gantt pode ser enriquecido com outras informações críticas, incluindo:

• Os prazos reais para cada tarefa
• Os nomes dos indivíduos que lideram cada tarefa
• A prioridade relativa da tarefa
• Uma lista dos recursos necessários para concluir uma tarefa

Os primeiros gráficos de Gantt foram compostos com lápis e papel. Hoje, os gráficos de Gantt podem ser criados com uma ampla variedade de plataformas e aplicativos de software, e você sempre pode personalizá-los para atender às necessidades exclusivas de um projeto.

Como fazer um gráfico de Gantt?

A parte mais difícil de montar um gráfico de Gantt é descobrir como dividir o projeto em tarefas separadas que representam com precisão o trabalho necessário para entregar os resultados objetivos. O objetivo deve ser que o gráfico de Gantt capture 100% do escopo do projeto.

Este processo de seis etapas fornece uma estrutura para garantir que as tarefas e o cronograma em seu gráfico de Gantt sejam completos e precisos:

1. Revise suas metas de projeto

Os gráficos de Gantt são construídos em torno de projetos específicos. Cada tarefa no gráfico deve estar diretamente relacionada ao cumprimento das metas desse projeto. Para um exemplo de marketing, o projeto pode ser o lançamento de uma nova campanha de defesa de funcionários, mas o objetivo pode ser adquirir um certo número de novos leads de alta qualidade.

2. Defina suas atividades

O gráfico de Gantt deve incluir todas as atividades contidas no escopo do projeto. É aconselhável solicitar a contribuição de toda a equipe do projeto para identificar todas as atividades relevantes e suas tarefas associadas.

3. Sequencie suas atividades

Depois de obter uma lista abrangente de atividades, divididas em tarefas discretas que não são muito gerais nem muito granulares, organize-as em uma sequência lógica. Identifique as tarefas que precisarão ser iniciadas ou concluídas antes que outras tarefas possam começar.

(Fonte: https://www.wikihow.com/Create-a-Gantt-Chart)

4. Atribua recursos e líderes de tarefas

Liste os recursos necessários para concluir cada tarefa e decida quais membros da equipe serão responsáveis ​​por quais tarefas.

5. Atribuir Durações

Estime o tempo que levará para concluir cada tarefa, juntamente com quaisquer restrições ou dependências que possam ser aplicáveis.

6. Crie sua programação

Depois de saber quais tarefas precisam ser rastreadas e reunir todas as informações necessárias, você pode criar o cronograma do seu projeto e começar a inserir dados no gráfico de Gantt.

Não é difícil encontrar um software de gerenciamento de projetos que possa criar gráficos de Gantt para você, mas você também pode criar um gráfico de Gantt funcional em programas como o Microsoft Excel ou o Google Sheets.

Por que sua equipe de marketing deve usar um gráfico de Gantt

Mesmo uma campanha de marketing bem focada tem muitas partes móveis. À medida que as campanhas crescem em escopo e escala, os gráficos de Gantt podem ser inestimáveis ​​para identificar problemas de fluxo de trabalho e manter tudo funcionando dentro do cronograma.

Quando sua equipe pode consultar um gráfico de Gantt para ver como cada tarefa progride e quais tarefas atrasam outras tarefas, eles podem se comunicar com mais eficiência, agendar com mais eficiência e se envolver em um planejamento mais inteligente.

Considere o exemplo mencionado no item 1 na seção anterior – uma campanha de defesa dos funcionários. Lançar com sucesso tal campanha significa executar muitas tarefas interdependentes. Há pesquisa de mercado, criação de conteúdo e defensores a serem selecionados, provisionados e treinados. Embora algumas dessas coisas possam ser feitas simultaneamente, ainda há uma quantidade significativa de trabalho preparatório a ser feito antes que a campanha seja lançada.

Um gráfico de Gantt pode facilitar a visualização e a compreensão de como todas essas atividades estão conectadas. Ele ajuda você a visualizar a alocação de seu tempo e recursos da maneira mais eficiente possível.

Os gráficos de Gantt mantêm você dentro do cronograma

Ficar por dentro de uma campanha de marketing digital complexa e mantê-la dentro do cronograma pode testar até mesmo as habilidades do gerente de marketing mais experiente. Ter as ferramentas de gestão certas pode fazer toda a diferença. Os gráficos de Gantt têm ajudado os gerentes de projeto a atingir suas metas (e manter sua sanidade) por mais de um século.

Se você estiver pronto para otimizar sua próxima campanha de marketing com alguns gráficos de Gantt, não se esqueça de baixar o modelo gratuito que criamos. Se seus planos incluem marketing de mídia social, lembre-se de que a Oktopost possui ferramentas de alta qualidade, eficazes e personalizáveis ​​para gerenciar sua campanha e medir seu impacto.