Cara Menggunakan Bagan Gantt Pemasaran

Tidak ada yang sederhana tentang pemasaran di lanskap digital saat ini. Tim pemasaran harus mengelola beberapa kampanye karena dilakukan secara bersamaan di banyak saluran, dan harapan pelanggan lebih tinggi dari sebelumnya. Meskipun mengukur keberhasilan kampanye setelah kejadian merupakan hal yang umum, ada cara yang lebih baik. Pemasar yang cerdas membutuhkan cara untuk mengelola kampanye dan memaksimalkan kemanjurannya saat sedang berlangsung. Salah satu alat klasik yang terbukti untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya dan memberikan hasil adalah bagan Gantt .

Memiliki alat manajemen proyek yang tepat sangat penting. Ketika proyek gagal, kurangnya perencanaan merupakan faktor hampir 40% dari waktu. Masalah manajemen waktu dapat memiliki dampak yang cukup besar: menurut sebuah studi oleh firma akuntansi Big Four KPMG, 60% proyek yang gagal memiliki tenggat waktu kurang dari satu tahun. Bagan Gantt mengatasi masalah ini dengan menyediakan cara yang mudah dan berorientasi visual untuk menjadwalkan, mengatur, dan melacak banyak tugas yang saling terkait yang membentuk proyek skala besar.

Apa itu Gantt Chart?

Bagan Gantt adalah metode untuk menampilkan berbagai tugas, acara, dan aktivitas lain yang membentuk proyek yang lebih besar . Bagan Gantt mencantumkan aktivitas ini bersama dengan tanggal mulai dan berakhir, durasi, dan saling ketergantungan antar tugas.

Informasi ini digunakan untuk membuat diagram batang yang memungkinkan untuk melihat:

• Kegiatan apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek?
• Berapa lama setiap aktivitas harus berlangsung
• Aktivitas mana yang perlu diselesaikan sebelum aktivitas dependen dapat dimulai

Manajer proyek dapat menggunakan bagan Gantt untuk memastikan proyek mereka berjalan sesuai jadwal – dan tidak ada tugas penting yang terlewatkan.

Henry Gantt ( Wikipedia )

Bentuk paling awal dari bagan Gantt berasal dari tahun 1890-an. Mereka menerima implementasi yang lebih luas, dan nama yang melekat, ketika insinyur mesin dan konsultan manajemen Amerika Henry Gantt merancang versi tanda tangannya dari bagan pada tahun 1910-an. Bagan Gantt digunakan untuk merencanakan operasi militer selama Perang Dunia I dan proyek infrastruktur skala besar seperti pembangunan Bendungan Hoover.

Saat ini, teknologi digital memungkinkan pembuatan bagan Gantt canggih yang dapat menangani tugas dan subtugas yang tak terhitung jumlahnya, menyajikan informasi dalam format ringkas yang dapat dipahami siapa saja dengan cepat.

Apa yang harus disertakan dalam bagan Gantt?

Salah satu kekuatan utama bagan Gantt adalah bagaimana ia menyampaikan informasi tentang aktivitas terjadwal secara visual :

• Ketika mereka mulai
• Ketika mereka diharapkan selesai
• Tugas yang sedang berlangsung mana yang harus diselesaikan sebelum pekerjaan dapat dimulai pada tugas berikutnya

Meskipun ada cukup banyak fleksibilitas dalam menyiapkan bagan Gantt dan informasi apa yang dapat Anda sertakan, elemen tertentu diperlukan jika Anda ingin mendapatkan manfaat maksimal dari menggunakannya.

Inklusi penting dalam bagan Gantt adalah daftar tugas khusus untuk proyek dan garis waktu (tanggal mulai dan tanggal akhir yang direncanakan) untuk menyelesaikan setiap tugas tersebut.

Data ini digunakan untuk membuat grafik batang tanda tangan Gantt chart, yang memungkinkan visualisasi langsung dari tugas yang ada dan tempatnya dalam jadwal proyek secara keseluruhan.

Gantt chart tim helios IszKoC Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0

Penting juga untuk mencatat ketergantungan antar tugas . Misalnya, dalam bagan Gantt untuk kampanye pemasaran konten, tugas "Kirim posting tamu ke publikasi industri" akan bergantung pada tugas "Tulis salinan posting tamu" yang diselesaikan terlebih dahulu.

Bagan Gantt dapat diperkaya dengan informasi penting lainnya, termasuk:

• Tenggat waktu sebenarnya untuk setiap tugas
• Nama-nama individu yang memimpin setiap tugas
• Prioritas relatif tugas
• Daftar sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas

Bagan Gantt paling awal disusun dengan pensil dan kertas. Saat ini, bagan Gantt dapat dibuat dengan berbagai platform dan aplikasi perangkat lunak, dan Anda selalu dapat menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan unik proyek.

Bagaimana cara membuat Gantt chart?

Bagian tersulit dari menyusun bagan Gantt adalah mencari tahu bagaimana memecah proyek menjadi tugas-tugas terpisah yang secara akurat mewakili pekerjaan yang diperlukan untuk memberikan hasil yang objektif. Tujuannya agar bagan Gantt dapat menangkap 100% dari cakupan proyek.

Proses enam langkah ini menyediakan kerangka kerja untuk memastikan tugas dan jadwal di bagan Gantt Anda lengkap dan akurat:

1. Tinjau Tujuan Proyek Anda

Bagan Gantt dibangun di sekitar proyek tertentu. Setiap tugas pada bagan harus berhubungan langsung dengan pencapaian tujuan proyek itu. Sebagai contoh pemasaran, proyek tersebut dapat meluncurkan kampanye advokasi karyawan baru, tetapi tujuannya mungkin untuk memperoleh sejumlah prospek baru berkualitas tinggi.

2. Tentukan Aktivitas Anda

Bagan Gantt harus mencakup setiap aktivitas yang terkandung dalam ruang lingkup proyek. Adalah bijaksana untuk meminta masukan dari seluruh tim proyek untuk mengidentifikasi semua aktivitas yang relevan dan tugas-tugas yang terkait.

3. Urutan Aktivitas Anda

Setelah Anda memiliki daftar aktivitas yang lengkap, dipecah menjadi tugas-tugas terpisah yang tidak terlalu umum atau terlalu terperinci, susunlah dalam urutan yang logis. Identifikasi tugas yang perlu dimulai atau diselesaikan sebelum tugas lain dapat dimulai.

(Sumber: https://www.wikihow.com/Create-a-Gantt-Chart)

4. Tetapkan Sumber Daya dan Pemimpin Tugas

Perinci sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan putuskan anggota tim mana yang akan bertanggung jawab atas tugas mana.

5. Tetapkan Durasi

Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas, bersama dengan kendala atau dependensi yang mungkin berlaku.

6. Buat Jadwal Anda

Setelah Anda mengetahui tugas mana yang perlu dilacak dan telah mengumpulkan semua informasi yang diperlukan, Anda dapat membuat jadwal untuk proyek Anda dan mulai memasukkan data ke dalam bagan Gantt.

Tidak sulit untuk menemukan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat membuat bagan Gantt untuk Anda, tetapi Anda juga dapat membuat bagan Gantt fungsional dalam program seperti Microsoft Excel atau Google Sheets.

Mengapa Tim Pemasaran Anda Harus Menggunakan Gantt Chart

Bahkan kampanye pemasaran yang terfokus secara ketat memiliki banyak bagian yang bergerak. Saat kampanye tumbuh dalam cakupan dan skala, bagan Gantt dapat sangat berharga dalam menemukan masalah alur kerja dan menjaga semuanya berjalan sesuai jadwal.

Saat tim Anda bisa merujuk ke bagan Gantt untuk melihat bagaimana setiap tugas berkembang dan tugas mana yang menahan tugas lain, mereka dapat berkomunikasi dengan lebih efektif, menjadwalkan lebih efisien, dan terlibat dalam perencanaan yang lebih cerdas.

Pertimbangkan contoh yang disebutkan di #1 di bagian sebelumnya – kampanye advokasi karyawan. Untuk berhasil meluncurkan kampanye semacam itu berarti melaksanakan banyak tugas yang saling bergantung. Ada riset pasar, pembuatan konten, dan pendukung untuk dipilih, disediakan, dan dilatih. Meskipun beberapa hal ini dapat dilakukan secara bersamaan, masih ada banyak pekerjaan persiapan yang harus dilakukan sebelum kampanye dapat ditayangkan.

Bagan Gantt dapat memudahkan untuk melihat dan memahami bagaimana semua aktivitas ini terhubung. Ini membantu Anda memvisualisasikan alokasi waktu dan sumber daya Anda dengan cara seefisien mungkin.

Gantt Charts Membuat Anda Tetap Sesuai Jadwal

Tetap di atas kampanye pemasaran digital yang kompleks dan menjaganya sesuai jadwal dapat menguji kemampuan manajer pemasaran yang paling berpengalaman sekalipun. Memiliki alat manajemen yang tepat dapat membuat semua perbedaan. Bagan Gantt telah membantu manajer proyek mencapai tujuan mereka (dan mempertahankan kewarasan mereka) selama lebih dari satu abad.

Jika Anda siap untuk mengoptimalkan kampanye pemasaran Anda berikutnya dengan beberapa bagan Gantt, jangan lupa untuk mengunduh template gratis yang telah kami buat. Jika rencana Anda mencakup pemasaran media sosial, ingatlah bahwa Oktopost memiliki alat berkualitas tinggi, efektif, dan dapat disesuaikan untuk mengelola kampanye Anda dan mengukur dampaknya.