Come utilizzare un diagramma di Gantt di marketing

Non c'è niente di semplice nel marketing nel panorama digitale di oggi. I team di marketing devono gestire più campagne poiché vengono eseguite contemporaneamente su numerosi canali e le aspettative dei clienti sono più alte che mai. Sebbene sia comune misurare il successo della campagna a posteriori, c'è un modo migliore. Gli esperti di marketing hanno bisogno di modi per gestire le campagne e massimizzare la loro efficacia mentre sono in corso. Uno strumento classico e collaudato per tenere traccia dei progetti e fornire risultati è il diagramma di Gantt .

Avere i giusti strumenti di gestione dei progetti è fondamentale. Quando i progetti falliscono, la mancanza di pianificazione è un fattore che quasi il 40% delle volte. I problemi di gestione del tempo possono avere un impatto considerevole: secondo uno studio della società di contabilità Big Four KPMG, il 60% dei progetti che falliscono hanno una scadenza inferiore a un anno. I diagrammi di Gantt affrontano questi problemi fornendo un modo semplice e visivamente orientato per pianificare, organizzare e tenere traccia delle numerose attività correlate che costituiscono un progetto su larga scala.

Che cos'è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è un metodo per visualizzare le varie attività, eventi e altre attività che costituiscono un progetto più ampio . I diagrammi di Gantt elencano queste attività insieme alle date di inizio e fine, alla durata e alle interdipendenze tra le attività.

Queste informazioni vengono utilizzate per creare grafici a barre che consentono di visualizzare:

• Quali attività devono essere svolte per completare il progetto
• Quanto tempo dovrebbe durare ogni attività
• Quali attività devono essere completate prima che possano iniziare le attività dipendenti

I project manager possono utilizzare i diagrammi di Gantt per assicurarsi che i loro progetti procedano secondo la pianificazione e che nessuna attività necessaria venga trascurata.

Henry Gantt ( Wikipedia )

Le prime forme del diagramma di Gantt risalgono al 1890. Hanno ricevuto un'implementazione più ampia e un nome che è rimasto bloccato, quando l'ingegnere meccanico e consulente di gestione americano Henry Gantt ha progettato la sua versione distintiva del grafico negli anni '10. I diagrammi di Gantt sono stati utilizzati per pianificare le operazioni militari durante la prima guerra mondiale e progetti infrastrutturali su larga scala come la costruzione della diga di Hoover.

Oggi, la tecnologia digitale consente di creare sofisticati diagrammi di Gantt in grado di gestire innumerevoli attività e sotto-attività, presentando le informazioni in un formato conciso che chiunque può comprendere rapidamente.

Cosa dovrebbe includere un diagramma di Gantt?

Uno dei principali punti di forza di un diagramma di Gantt è il modo in cui trasmette visivamente le informazioni sulle attività programmate :

• Quando hanno iniziato
• Quando dovrebbero essere finiti
• Quali attività in corso devono essere completate prima che il lavoro possa iniziare sulle attività successive

Sebbene vi sia una buona dose di flessibilità nella creazione di un diagramma di Gantt e delle informazioni che puoi includere, alcuni elementi sono necessari se desideri ottenere i massimi vantaggi dal loro utilizzo.

Le inclusioni essenziali in un diagramma di Gantt sono un elenco di attività specifiche del progetto e una sequenza temporale (una data di inizio e una data di fine pianificata) per il completamento di ciascuna di queste attività.

Questi dati vengono utilizzati per creare i grafici a barre della firma del diagramma di Gantt, consentendo la visualizzazione immediata delle attività in corso e la loro posizione all'interno della pianificazione generale del progetto.

Il team del diagramma di Gantt helios IszKoC Creative Commons Attribuzione-Condividi allo stesso modo 3.0

È anche importante notare le dipendenze tra le attività . Ad esempio, in un diagramma di Gantt per una campagna di content marketing, l'attività "Invia il post degli ospiti alle pubblicazioni del settore" dipenderà dal completamento dell'attività "Scrivi la copia del post degli ospiti" .

Un diagramma di Gantt può essere arricchito con altre informazioni critiche, tra cui:

• Le scadenze effettive per ogni attività
• I nomi delle persone che guidano ogni compito
• La priorità relativa dell'attività
• Un elenco delle risorse necessarie per completare un'attività

I primi diagrammi di Gantt sono stati composti con carta e matita. Oggi, i diagrammi di Gantt possono essere creati con un'ampia varietà di piattaforme e applicazioni software e puoi sempre personalizzarli per soddisfare le esigenze specifiche di un progetto.

Come si crea un diagramma di Gantt?

La parte più difficile della creazione di un diagramma di Gantt è capire come suddividere il progetto in attività separate che rappresentino accuratamente il lavoro richiesto per fornire i risultati oggettivi. L'obiettivo dovrebbe essere che il diagramma di Gantt acquisisca il 100% dell'ambito del progetto.

Questo processo in sei fasi fornisce un quadro per garantire che le attività e la pianificazione nel diagramma di Gantt siano complete e accurate:

1. Rivedi gli obiettivi del tuo progetto

I diagrammi di Gantt sono costruiti attorno a progetti specifici. Ogni attività sul grafico dovrebbe riguardare direttamente il raggiungimento degli obiettivi di quel progetto. Per un esempio di marketing, il progetto potrebbe essere il lancio di una nuova campagna di advocacy dei dipendenti, ma l'obiettivo potrebbe essere quello di acquisire un certo numero di nuovi contatti di alta qualità.

2. Definisci le tue attività

Il diagramma di Gantt dovrebbe includere ogni attività contenuta nell'ambito del progetto. È opportuno sollecitare il contributo dell'intero team di progetto per identificare tutte le attività rilevanti e le attività associate.

3. Sequenza le tue attività

Una volta ottenuto un elenco completo di attività, suddivise in attività distinte che non sono né troppo generali né troppo granulari, disporle in una sequenza logica. Identifica le attività che dovranno essere avviate o completate prima che possano iniziare altre attività.

(Fonte: https://www.wikihow.com/Create-a-Gantt-Chart)

4. Assegna risorse e responsabili delle attività

Specificare le risorse necessarie per completare ogni attività e decidere quali membri del team saranno responsabili di quali attività.

5. Assegna durate

Stimare il tempo necessario per completare ogni attività, insieme a eventuali vincoli o dipendenze che potrebbero essere applicabili.

6. Crea il tuo programma

Una volta che sai quali attività devono essere tracciate e hai raccolto tutte le informazioni necessarie, puoi creare la pianificazione per il tuo progetto e iniziare a inserire i dati nel diagramma di Gantt.

Non è difficile trovare un software di gestione dei progetti in grado di creare diagrammi di Gantt per te, ma puoi anche creare un diagramma di Gantt funzionale in programmi come Microsoft Excel o Fogli Google.

Perché il tuo team di marketing dovrebbe utilizzare un diagramma di Gantt

Anche una campagna di marketing strettamente focalizzata ha molte parti in movimento. Man mano che le campagne crescono in termini di portata e scala, i diagrammi di Gantt possono essere preziosi per individuare i problemi del flusso di lavoro e mantenere tutto in esecuzione nei tempi previsti.

Quando il tuo team può fare riferimento a un diagramma di Gantt per vedere come procede ogni attività e quali attività reggono altre attività, può comunicare in modo più efficace, pianificare in modo più efficiente e impegnarsi in una pianificazione più intelligente.

Considera l'esempio menzionato al n. 1 nella sezione precedente: una campagna di difesa dei dipendenti. Lanciare con successo una tale campagna significa eseguire molti compiti interdipendenti. Ci sono ricerche di mercato, creazione di contenuti e sostenitori da selezionare, fornire e formare. Sebbene alcune di queste cose possano essere eseguite contemporaneamente, c'è ancora una notevole quantità di lavoro preparatorio da fare prima che la campagna possa essere pubblicata.

Un diagramma di Gantt può semplificare la visualizzazione e la comprensione di come tutte queste attività sono collegate. Ti aiuta a visualizzare l'allocazione del tuo tempo e delle tue risorse nel modo più efficiente possibile.

I diagrammi di Gantt ti tengono in orario

Rimanere al passo con una complessa campagna di marketing digitale e rispettarla nei tempi può mettere alla prova anche le capacità del marketing manager più esperto. Avere i giusti strumenti di gestione può fare la differenza. I diagrammi di Gantt aiutano i project manager a raggiungere i loro obiettivi (e mantenere la loro sanità mentale) da oltre un secolo.

Se sei pronto per ottimizzare la tua prossima campagna di marketing con alcuni grafici di Gantt, non dimenticare di scaricare il modello gratuito che abbiamo creato. Se i tuoi piani includono il social media marketing, ricorda che Oktopost ha strumenti di alta qualità, efficaci e personalizzabili per gestire la tua campagna e misurarne l'impatto.