Cum să utilizați o diagramă Gantt de marketing

Nu este nimic simplu despre marketing în peisajul digital de astăzi. Echipele de marketing trebuie să gestioneze mai multe campanii, deoarece acestea sunt desfășurate simultan pe mai multe canale, iar așteptările clienților sunt mai mari ca niciodată. Deși este obișnuit să se măsoare succesul campaniei după fapt, există o modalitate mai bună. Specialiștii în marketing au nevoie de modalități de a gestiona campaniile și de a-și maximiza eficacitatea în timp ce acestea sunt în desfășurare. Un instrument clasic și dovedit pentru a menține proiectele pe calea normală și a obține rezultate este diagrama Gantt .

Este esențial să ai instrumentele potrivite de management de proiect. Când proiectele eșuează, lipsa de planificare este un factor de aproape 40% din timp. Problemele de management al timpului pot avea un impact considerabil: conform unui studiu realizat de firma de contabilitate Big Four KPMG, 60% dintre proiectele care eșuează au un termen limită de mai puțin de un an. Diagramele Gantt abordează aceste probleme oferind o modalitate ușoară, orientată vizual de a programa, organiza și urmări numeroasele sarcini interconectate care alcătuiesc un proiect la scară largă.

Ce este o diagramă Gantt?

O diagramă Gantt este o metodă de afișare a diferitelor sarcini, evenimente și alte activități care alcătuiesc un proiect mai mare . Diagramele Gantt listează aceste activități împreună cu datele de început și de sfârșit, durata și interdependența dintre sarcini.

Aceste informații sunt folosite pentru a crea diagrame cu bare care fac posibilă vizualizarea:

• Ce activități trebuie făcute pentru a finaliza proiectul
• Cât timp ar trebui să dureze fiecare activitate
• Ce activități trebuie finalizate înainte ca activitățile dependente să poată începe

Managerii de proiect pot folosi diagramele Gantt pentru a se asigura că proiectele lor se desfășoară conform programului – și că nicio sarcină necesară nu este trecută cu vederea.

Henry Gantt ( Wikipedia )

Cele mai timpurii forme ale diagramei Gantt datează din anii 1890. Au primit o implementare mai largă și un nume care a rămas, atunci când inginerul mecanic american și consultantul de management Henry Gantt și-a proiectat versiunea semnătură a diagramei în anii 1910. Diagramele Gantt au fost folosite pentru a planifica operațiuni militare în timpul Primului Război Mondial și proiecte de infrastructură la scară largă, cum ar fi construcția barajului Hoover.

Astăzi, tehnologia digitală face posibilă crearea diagramelor Gantt sofisticate care pot gestiona nenumărate sarcini și subsarcini, prezentând informații într-un format concis pe care oricine îl poate înțelege rapid.

Ce ar trebui să includă o diagramă Gantt?

Unul dintre principalele puncte forte ale unei diagrame Gantt este modul în care transmite vizual informații despre activitățile programate :

• Când au început
• Când se așteaptă să fie terminate
• Ce sarcini în desfășurare trebuie finalizate înainte de a începe munca la sarcinile ulterioare

Deși există o cantitate suficientă de flexibilitate în configurarea unei diagrame Gantt și a informațiilor pe care le puteți include, anumite elemente sunt necesare dacă doriți să obțineți beneficiile maxime din utilizarea lor.

Incluziunile esențiale într-o diagramă Gantt sunt o listă de sarcini specifice proiectului și o cronologie (o dată de început și o dată de sfârșit planificată) pentru finalizarea fiecăreia dintre aceste sarcini.

Aceste date sunt folosite pentru a crea graficele cu bare semnături ale diagramei Gantt, permițând vizualizarea imediată a sarcinilor la îndemână și a locului lor în cadrul programului general al proiectului.

Diagrama Gantt echipa helios IszKoC Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0

De asemenea, este important să rețineți dependențele dintre sarcini . De exemplu, într-o diagramă Gantt pentru o campanie de marketing de conținut, sarcina „Trimiteți postarea invitaților la publicațiile din industrie” ar depinde de finalizarea sarcinii „Scrieți o copie a postării invitaților” .

O diagramă Gantt poate fi îmbogățită cu alte informații critice, inclusiv:

• Termenele limită efective pentru fiecare sarcină
• Numele persoanelor care conduc fiecare sarcină
• Prioritatea relativă a sarcinii
• O listă a resurselor necesare pentru a finaliza o sarcină

Cele mai vechi diagrame Gantt au fost compuse cu creion și hârtie. Astăzi, diagramele Gantt pot fi create cu o mare varietate de platforme și aplicații software și le puteți personaliza oricând pentru a satisface nevoile unice ale unui proiect.

Cum faci o diagramă Gantt?

Cea mai grea parte a punerii cap la cap a unei diagrame Gantt este să descoperi cum să împărțim proiectul în sarcini separate care reprezintă cu exactitate munca necesară pentru a oferi rezultate obiective. Scopul ar trebui să fie ca diagrama Gantt să capteze 100% din sfera proiectului.

Acest proces în șase pași oferă un cadru pentru a vă asigura că sarcinile și programul din diagrama Gantt sunt complete și precise:

1. Examinați obiectivele proiectului dvs

Diagramele Gantt sunt construite în jurul unor proiecte specifice. Fiecare sarcină de pe diagramă ar trebui să fie direct legată de îndeplinirea obiectivelor acelui proiect. Pentru un exemplu de marketing, proiectul ar putea fi lansarea unei noi campanii de susținere a angajaților, dar scopul ar putea fi obținerea unui anumit număr de clienți potențiali noi de înaltă calitate.

2. Definiți-vă activitățile

Diagrama Gantt ar trebui să includă fiecare activitate cuprinsă în domeniul de aplicare al proiectului. Este înțelept să solicitați contribuția întregii echipe de proiect pentru a identifica toate activitățile relevante și sarcinile asociate acestora.

3. Secvenționează-ți activitățile

Odată ce aveți o listă cuprinzătoare de activități, defalcate în sarcini discrete, care nu sunt nici prea generale, nici prea granulare, aranjați-le într-o secvență logică. Identificați sarcinile care vor trebui începute sau finalizate înainte ca alte sarcini să poată începe.

(Sursa: https://www.wikihow.com/Create-a-Gantt-Chart)

4. Alocați resurse și lideri de sarcini

Detaliați resursele necesare pentru a finaliza fiecare sarcină și decideți ce membri ai echipei vor fi responsabili de care sarcini.

5. Atribuiți durate

Estimați timpul necesar pentru a finaliza fiecare sarcină, împreună cu orice constrângeri sau dependențe care ar putea fi aplicabile.

6. Creați-vă programul

Odată ce știți ce sarcini trebuie urmărite și ați adunat toate informațiile necesare, puteți crea programul pentru proiectul dvs. și puteți începe să introduceți date în diagrama Gantt.

Nu este greu să găsești un software de management de proiect care poate crea diagrame Gantt pentru tine, dar poți crea și o diagramă Gantt funcțională în programe precum Microsoft Excel sau Google Sheets.

De ce echipa dvs. de marketing ar trebui să folosească diagrama Gantt

Chiar și o campanie de marketing bine concentrată are o mulțime de părți în mișcare. Pe măsură ce campaniile cresc în amploare și amploare, diagramele Gantt pot fi de neprețuit în identificarea problemelor legate de fluxul de lucru și pentru a menține totul să ruleze conform programului.

Când echipa dvs. se poate referi la o diagramă Gantt pentru a vedea cum progresează fiecare sarcină și care sarcini rețin alte sarcini, ea poate comunica mai eficient, poate programa mai eficient și se pot implica într-o planificare mai inteligentă.

Luați în considerare exemplul menționat la #1 în secțiunea anterioară – o campanie de susținere a angajaților. A lansa cu succes o astfel de campanie înseamnă a executa multe sarcini interdependente. Există cercetări de piață, creare de conținut și susținători care trebuie selectați, furnizați și instruiți. Deși unele dintre aceste lucruri pot fi făcute concomitent, mai este încă o cantitate semnificativă de muncă pregătitoare de făcut înainte ca campania să poată fi lansată.

O diagramă Gantt poate facilita vizualizarea și înțelegerea modului în care toate aceste activități sunt conectate. Vă ajută să vizualizați alocarea timpului și a resurselor în cel mai eficient mod posibil.

Diagramele Gantt vă țin la program

Menținerea unei campanii complexe de marketing digital și menținerea ei la timp poate testa chiar și abilitățile celui mai experimentat manager de marketing. A avea instrumentele de management potrivite poate face toată diferența. Diagramele Gantt i-au ajutat pe managerii de proiect să-și atingă obiectivele (și să-și mențină sănătatea mentală) de peste un secol.

Dacă sunteți gata să optimizați următoarea campanie de marketing cu diagrame Gantt, nu uitați să descărcați șablonul gratuit pe care l-am creat. Dacă planurile dvs. includ marketing pe rețelele sociale, amintiți-vă că Oktopost are instrumente de înaltă calitate, eficiente și personalizabile pentru a vă gestiona campania și pentru a măsura impactul acesteia.