Cómo usar un diagrama de Gantt de marketing

No hay nada simple sobre el marketing en el panorama digital actual. Los equipos de marketing tienen que gestionar varias campañas, ya que se llevan a cabo simultáneamente en numerosos canales, y las expectativas de los clientes son más altas que nunca. Si bien es común medir el éxito de la campaña después del hecho, hay una mejor manera. Los expertos en marketing necesitan formas de administrar campañas y maximizar su eficacia mientras están en progreso. Una herramienta clásica y comprobada para mantener los proyectos en marcha y entregar resultados es el diagrama de Gantt .

Tener las herramientas adecuadas de gestión de proyectos es fundamental. Cuando los proyectos fallan, la falta de planificación es un factor casi el 40 % de las veces. Los problemas de gestión del tiempo pueden tener un impacto considerable: según un estudio de la firma de contabilidad KPMG Big Four, el 60 % de los proyectos que fracasan tienen un plazo de entrega inferior a un año. Los diagramas de Gantt abordan estos problemas al proporcionar una manera fácil y visual de programar, organizar y realizar un seguimiento de las muchas tareas interrelacionadas que conforman un proyecto a gran escala.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt es un método para mostrar las diversas tareas, eventos y otras actividades que conforman un proyecto más grande . Los diagramas de Gantt enumeran estas actividades junto con sus fechas de inicio y finalización, la duración y las interdependencias entre las tareas.

Esta información se utiliza para crear gráficos de barras que permiten ver:

• ¿Qué actividades deben realizarse para completar el proyecto?
• Cuánto tiempo debe tomar cada actividad
• Qué actividades deben completarse antes de que puedan comenzar las actividades dependientes

Los gerentes de proyecto pueden usar diagramas de Gantt para asegurarse de que sus proyectos se desarrollen de acuerdo con el cronograma y que no se pase por alto ninguna tarea necesaria.

Henry Gantt ( Wikipedia )

Las primeras formas del diagrama de Gantt se remontan a la década de 1890. Recibieron una implementación más amplia y un nombre que se quedó cuando el ingeniero mecánico y consultor de gestión estadounidense Henry Gantt diseñó su versión característica del gráfico en la década de 1910. Los diagramas de Gantt se utilizaron para planificar operaciones militares durante la Primera Guerra Mundial y proyectos de infraestructura a gran escala como la construcción de la presa Hoover.

Hoy en día, la tecnología digital hace posible crear diagramas de Gantt sofisticados que pueden manejar innumerables tareas y subtareas, presentando información en un formato conciso que cualquiera puede entender rápidamente.

¿Qué debe incluir un diagrama de Gantt?

Una de las principales fortalezas de un diagrama de Gantt es cómo transmite visualmente información sobre las actividades programadas :

• cuando empezaron
• Cuándo se espera que estén terminados
• Qué tareas en curso deben completarse antes de que pueda comenzar el trabajo en tareas posteriores

Si bien hay bastante flexibilidad en la configuración de un diagrama de Gantt y la información que puede incluir, se requieren ciertos elementos si desea obtener los máximos beneficios de su uso.

Las inclusiones esenciales en un diagrama de Gantt son una lista de tareas específicas del proyecto y un cronograma (una fecha de inicio y una fecha de finalización planificada) para completar cada una de esas tareas.

Estos datos se utilizan para crear los gráficos de barras característicos del diagrama de Gantt, lo que permite una visualización inmediata de las tareas en cuestión y su lugar dentro del cronograma general del proyecto.

diagrama de Gantt equipo helios IszKoC Creative Commons Reconocimiento-CompartirIgual 3.0

También es importante tener en cuenta las dependencias entre tareas . Por ejemplo, en un diagrama de Gantt para una campaña de marketing de contenido, la tarea "Enviar una publicación de invitado a las publicaciones de la industria" dependería de que la tarea "Escribir una copia de la publicación de invitado" se complete primero.

Un diagrama de Gantt se puede enriquecer con otras piezas de información crítica, que incluyen:

• Los plazos reales para cada tarea.
• Los nombres de las personas que lideran cada tarea.
• La prioridad relativa de la tarea.
• Una lista de los recursos necesarios para completar una tarea.

Los primeros diagramas de Gantt se componían con lápiz y papel. Hoy en día, los diagramas de Gantt se pueden crear con una amplia variedad de plataformas y aplicaciones de software, y siempre se pueden personalizar para satisfacer las necesidades únicas de un proyecto.

¿Cómo se hace un diagrama de Gantt?

La parte más difícil de armar un diagrama de Gantt es descubrir cómo dividir el proyecto en tareas separadas que representen con precisión el trabajo requerido para entregar los resultados objetivos. El objetivo debe ser que el diagrama de Gantt capture el 100 % del alcance del proyecto.

Este proceso de seis pasos proporciona un marco para garantizar que las tareas y el cronograma en su diagrama de Gantt estén completos y sean precisos:

1. Revise los objetivos de su proyecto

Los diagramas de Gantt se construyen en torno a proyectos específicos. Cada tarea en el gráfico debe relacionarse directamente con el cumplimiento de los objetivos de ese proyecto. Para un ejemplo de marketing, el proyecto podría ser lanzar una nueva campaña de defensa de los empleados, pero el objetivo podría ser adquirir una cierta cantidad de nuevos clientes potenciales de alta calidad.

2. Defina sus actividades

El diagrama de Gantt debe incluir todas las actividades contenidas dentro del alcance del proyecto. Es aconsejable solicitar la opinión de todo el equipo del proyecto para identificar todas las actividades relevantes y sus tareas asociadas.

3. Secuencia tus actividades

Una vez que tenga una lista completa de actividades, dividida en tareas discretas que no sean ni demasiado generales ni demasiado granulares, organícelas en una secuencia lógica. Identifique las tareas que deberán iniciarse o completarse antes de que puedan comenzar otras tareas.

(Fuente: https://www.wikihow.com/Create-a-Gantt-Chart)

4. Asignar recursos y líderes de tareas

Detalle los recursos necesarios para completar cada tarea y decida qué miembros del equipo estarán a cargo de qué tareas.

5. Asignar duraciones

Calcule el tiempo que llevará completar cada tarea, junto con las restricciones o dependencias que puedan ser aplicables.

6. Crea tu horario

Una vez que sepa qué tareas se deben rastrear y haya recopilado toda la información necesaria, puede crear el cronograma para su proyecto y comenzar a ingresar datos en el diagrama de Gantt.

No es difícil encontrar un software de gestión de proyectos que pueda crear diagramas de Gantt para usted, pero también puede crear un diagrama de Gantt funcional en programas como Microsoft Excel o Google Sheets.

Por qué su equipo de marketing debería usar un diagrama de Gantt

Incluso una campaña de marketing bien enfocada tiene muchas partes móviles. A medida que las campañas crecen en alcance y escala, los diagramas de Gantt pueden ser invaluables para detectar problemas de flujo de trabajo y mantener todo funcionando según lo programado.

Cuando su equipo puede consultar un diagrama de Gantt para ver cómo progresa cada tarea y qué tareas retrasan otras tareas, pueden comunicarse de manera más efectiva, programar de manera más eficiente y participar en una planificación más inteligente.

Considere el ejemplo mencionado en el n.° 1 de la sección anterior: una campaña de defensa de los empleados. Lanzar con éxito una campaña de este tipo significa ejecutar muchas tareas interdependientes. Hay investigación de mercado, creación de contenido y defensores para ser seleccionados, aprovisionados y capacitados. Si bien algunas de estas cosas se pueden hacer al mismo tiempo, todavía hay una cantidad significativa de trabajo preparatorio por hacer antes de que la campaña pueda lanzarse.

Un gráfico de Gantt puede facilitar la visualización y comprensión de cómo se conectan todas estas actividades. Le ayuda a visualizar la asignación de su tiempo y recursos de la manera más eficiente posible.

Los diagramas de Gantt lo mantienen al día

Mantenerse al tanto de una campaña de marketing digital compleja y mantenerla a tiempo puede poner a prueba incluso las habilidades del gerente de marketing más experimentado. Tener las herramientas de gestión adecuadas puede marcar la diferencia. Los diagramas de Gantt han estado ayudando a los gerentes de proyectos a cumplir sus objetivos (y mantener la cordura) durante más de un siglo.

Si está listo para optimizar su próxima campaña de marketing con diagramas de Gantt, no olvide descargar la plantilla gratuita que hemos creado. Si tus planes incluyen marketing en redes sociales, recuerda que Oktopost cuenta con herramientas de alta calidad, efectivas y personalizables para administrar tu campaña y medir su impacto.