6 najważniejszych funkcji oprogramowania POS dla kawiarni

Punkt sprzedaży w kawiarni bierze udział w większości codziennych operacji. Przyjrzyjmy się teraz jego niezbędnym funkcjom, aby skutecznie i skutecznie zarządzać firmą.

Zarządzanie zapasami

Kawiarnie mają mnóstwo zapasów, na które warto zwrócić uwagę, od wszelkiego rodzaju napojów po artykuły papiernicze i wyroby piekarnicze. Przyzwoite oprogramowanie do zarządzania zapasami pozwala, aby to, czego potrzebuje Twoja kawiarnia, było dostępne dokładnie na czas. Twój system POS w kawiarni powinien mieć również możliwość śledzenia surowców, co gwarantuje, że nigdy nie zabraknie Ci niezbędnych składników, takich jak ziarna kawy.

Poza tym oprogramowanie inwentaryzacyjne powinno mieć możliwość automatycznej aktualizacji zapasów w czasie rzeczywistym. Dzięki temu zawsze będziesz wiedział, co dzieje się w Twojej kawiarni.

Zarządzanie menu

Faktem jest, że zamówienia niektórych klientów na kawę pozbawiają Cię mowy. Twoi bariści powinni zamówić tę gorącą bezkofeinową latte z 2% mlekiem, espresso, a także czekoladowe loki posypane szybko modyfikatorami, których dodawanie i dostosowywanie jest proste.

Dlatego kawiarnie z częstymi daniami specjalnymi lub sezonowymi menu potrzebują oprogramowania cafe POS, które ułatwia aktualizację menu. Rozwiązanie umożliwi Twojemu sklepowi modyfikację lub dostrojenie menu w czasie rzeczywistym i natychmiastowe oznaczenie pozycji jako braków, aby powiadomić klientów w systemie punktu sprzedaży.

Zarządzanie przetwarzaniem płatności

Czy w godzinach szczytu Twoja kawiarnia grzęźnie w kolejkach? Czy czas oczekiwania jest tak długi, że ryzykujesz utratę klientów? Następnie rozważ wdrożenie kawiarni w punkcie sprzedaży, która zoptymalizuje szybkość procesu kasowego. Pomoże to w szybszym finalizowaniu transakcji i pozwoli obsłużyć większą liczbę gości w godzinach szczytu. Na przykład system przetwarzania płatności z wyświetlaczami skierowanymi do klienta umożliwia gościom dawanie napiwków, podpisywanie i proszenie o cyfrowe lub fizyczne pokwitowanie w ciągu kilku sekund.

Raportowanie sprzedaży

Dokładne raportowanie sprzedaży w czasie rzeczywistym to kolejna niezbędna funkcja POS w kawiarni. Oszczędza czas i wysiłek przy zbieraniu danych i pomaga je wizualizować w celu lepszej analizy. W ciągu miesiąca, tygodnia lub dnia otrzymasz dane potrzebne do raportowania, planowania, ciągłego doskonalenia działalności i płacenia podatków. Dzięki zrozumieniu swojego statusu finansowego w dowolnym momencie i uważnym obserwowaniu, jak dochodowy jest Twój biznes, jesteś na dobrej drodze do sukcesu.

Zarządzanie klientami

Według Statista od 2020 r. Starbucks ma większość udziału w amerykańskim rynku kawiarni, ponieważ ta znana na całym świecie sieć miała ponad 15 300 sklepów w swoim kraju. To pozostawiło mały kawałek tortu małym firmom. Podczas gdy duże sieci zwykle zarabiają na pieniądzach marketingowych, małe firmy są generalnie zależne od stałych klientów i marketingu szeptanego (WOM). Srebrną podszewką tych podejść jest to, że dodają osobistego charakteru. Klienci cieszą się, gdy mogą kupić fantastyczny produkt od gościnnych ludzi. Możesz bezproblemowo zaoferować ostatecznemu klientowi odpowiedni system POS w kawiarni. Powinno to umożliwić świadczenie najlepszych usług, w tym następujących.

1. Programy lojalnościowe dla klientów

Programy lojalnościowe dla klientów mogą sprawić, że osoby odwiedzające Twoją kawiarnię będą wracać. Tego typu program to zaleta doceniana przez każdego klienta. W szczególności karty lojalnościowe mogą pomóc w obserwowaniu częstotliwości zakupów konkretnego gościa. W ten sposób możesz na czas oferować odpowiednie nagrody i rabaty, aby zwiększyć liczbę odwiedzin i sprzedaż.

Programy nagród

Biorąc pod uwagę, że klienci uwielbiają czuć wartość, programy nagradzania zapewniają gościom coś wartościowego w zamian za specjalną wydaną lub zakupioną kwotę. To motywuje utrzymanie klienta i ponawia zakupy.

Sklep kredyty

Poza tym możesz zapewnić kredyty sklepowe, aby zwiększyć zaangażowanie klientów i przyciągnąć nowych klientów do swojej kawiarni. Twoi klienci mogą kupować specjalne kredyty jako swoje wirtualne portfele, trzymać je na swoich kontach i używać ich do płacenia za zakupy w przyszłości.

Karty podarunkowe

Jako jedna z najlepszych funkcji POS w kawiarni, karty podarunkowe są solidnym narzędziem marketingowym, które zwiększa Twoje strumienie przychodów. Około połowa wszystkich konsumentów wydaje więcej niż wartość nominalna ich kart podarunkowych. Mówiąc dokładniej, większość kupujących, którzy wchodzą z kartą podarunkową o wartości 50 USD, wyda 20% więcej na zakupy w sklepie.

Klienci mogą kupować karty podarunkowe na późniejsze zakupy, które przynoszą z góry trochę gotówki. Mogą też przekazać karty swoim przyjaciołom, co pomoże rozpowszechniać informacje o Twojej kawiarni.

2. Zamawianie online i kioski do samodzielnego zamawiania

Te rozwiązania niszczące linie szybko zyskują popularność ze względu na ich wygodę. W dzisiejszych czasach wiele osób ma napięty harmonogram dnia, więc złożenie zamówienia online lub bezpośrednio w kiosku jest lepsze niż czekanie w kolejce.

3. Dostosowywanie zamówień w kawiarni POS

Zapewnienie gościom idealnego napoju może być trudne. Bariści mogą dokładnie mieszać ulubione napoje swoich stałych klientów z punktem sprzedaży w kawiarni, który rejestruje ich upodobania.

4. Płynna realizacja transakcji z płatnościami zbliżeniowymi

Ta metoda realizacji transakcji spełnia dzisiejsze potrzeby, ponieważ jest prosta, szybka i bezpieczna. Uwzględniając popularne i elastyczne opcje płatności, takie jak karty kredytowe, płatności mobilne, punkty lojalnościowe i karty debetowe, Twój sklep zyska więcej klientów.

Zarządzanie pracownikami

Wyobraź sobie, że barista w Twoim sklepie bierze urlop w pracy w okresie świątecznym, co nie jest trudną sytuacją. Ale tak się stanie, jeśli o tym zapomnisz. Punkt sprzedaży kawiarni z funkcją zarządzania personelem pozwoli Ci śledzić działania każdego personelu, takie jak płace i zmiany. Dzięki temu, że wszystko jest zapisane w oprogramowaniu, prawdopodobieństwo nieporozumień i wymiany informacji między pracownikami jest mniejsze.

Punkt sprzedaży w kawiarni z wbudowanym pomiarem czasu personelu eliminuje potrzebę stosowania oddzielnych aplikacji i systemów (np. zegarów czasu). Zastanów się więc nad tym, gdy zdecydujesz się na priorytetowe funkcje POS w kawiarni.

Jeśli chodzi o konkurencyjne firmy, takie jak kawiarnie, bycie wydajnym jest koniecznością, aby przetrwać i prosperować na rynku. Właściwy POS w kawiarni z decydującymi zaletami pomoże firmie w poprawie produktywności poprzez zwiększenie jej efektywności.

Ponadto warto wspomnieć, że aby system POS w kawiarniach działał idealnie, potrzebuje odpowiedniego sprzętu POS. Połączenie oprogramowania do obsługi punktów sprzedaży w kawiarni i uzupełniającego się sprzętu do obsługi punktów sprzedaży umożliwia optymalne funkcjonowanie Twojej firmy. System POS będzie działał, aby rejestrować każdą transakcję sprzedaży, monitorować stany magazynowe, rejestrować, analizować i raportować dane klientów oraz wspomagać menedżerów w harmonogramach pracowników, aby wymienić tylko kilka.

Niezależnie od tego, czy zarządzasz, czy jesteś właścicielem start-upu lub firmy o ustalonej pozycji, funkcje Twojego oprogramowania cafe POS mogą albo zaowocować, albo zepsuć Twój biznes. Wybierając dostawcę rozwiązań typu cafe point of sale, należy zastanowić się nad następującymi czynnikami.

1. Twoje cele

Różne kawiarnie potrzebują różnych rozwiązań POS, aby osiągnąć swoje cele. Jako manager lub właściciel sklepu jesteś odpowiedzialny za zdefiniowanie tych celów.

Załóżmy na przykład, że masz niewielki budżet. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem może być podstawowe oprogramowanie cafe POS. Polegaj na podstawowym systemie punktu sprzedaży z funkcją raportowania oraz bezpieczeństwem i ochroną transakcji. Będziesz ich potrzebować w codziennej pracy swojej kawiarni.

Tymczasem, jeśli szukasz systemu z zaawansowanymi funkcjami, takimi jak dzielenie i łączenie kontroli, dopilnuj, abyś odrobił swoją pracę domową. Niektóre rozwiązania reklamują zaawansowane funkcje, ale w rzeczywistości zapewniają mniej wydajne wersje tego samego. Dlatego Twoje dobre dopasowanie powinno być rozwiązaniem, które będzie działać w tempie rozwoju Twojej firmy — po prostu ze skalowalnością.

2. Łatwość użytkowania

Prawdę mówiąc, bariści i kelnerzy zazwyczaj chcą obsłużyć jak najwięcej gości podczas zmian w pracy, aby zwiększyć swój potencjał zarabiania napiwków. Jeśli chodzi o klientów, oczekiwanie na ich zamówienia byłoby ostatnią rzeczą, jaką chcą zrobić. Jeśli chodzi o menedżerów biznesowych, Twoim obowiązkiem jest maksymalizacja zysków.

Informacyjny i intuicyjny interfejs może pomóc Twojej kawiarni w przyspieszeniu i zoptymalizowaniu usługi, zwiększając w ten sposób wynik finansowy. Na przykład sezonowe korekty HR i zróżnicowani pracownicy na różnych zmianach oznaczają, że wiele osób musi korzystać z oprogramowania. W tym sensie system z przyjaznym interfejsem może umożliwić Twoim pracownikom serwowanie kawy tak szybko, jak to możliwe.

3. Bezpłatne wersje próbne

Jeśli po badaniach i dyskusjach nadal nie masz pewności, czy wybrać system, skorzystaj z jego wersji próbnej. Niektóre rozwiązania zapewniają bezpłatną wersję próbną. A jeśli nie, możesz poprosić o spersonalizowane demo. Wykorzystaj to do przetestowania oprogramowania przed podjęciem decyzji o zakupie.

4. Usługi posprzedażowe

Mnóstwo obsługi klienta nie będzie konieczne dla przyzwoitego kawiarnianego punktu sprzedaży. Ale nigdy nie zaszkodzi wiedzieć o obsłudze klienta dostawcy POS, gdy coś jest nie tak. Na przykład, sprawdzając ich obsługę klienta, sugerujemy, aby zapytać, ile czasu zajmuje im powrót do Ciebie. Kto chciałby być pozostawiony w trudnej sytuacji — pomyśl o awarii — podczas napiętej nocy? Polegaj na rozwiązaniach, które zapewniają wsparcie 24/7.

5. Opcje sprzętowe

Oprogramowanie i sprzęt POS w kawiarni powinny być ze sobą kompatybilne. Kilku dostawców systemów dla punktów sprzedaży w kawiarniach daje Ci swobodę wyboru sprzętu POS, co umożliwia zbudowanie dostosowanego środowiska punktu sprzedaży. Tymczasem niektóre rozwiązania są zaprojektowane do pracy z określonymi systemami operacyjnymi, co wymaga odpowiedniego doboru sprzętu. Przed podjęciem decyzji o wyborze sprzętu w punkcie sprzedaży należy sprawdzić kompatybilność sprzętu oraz niezbędne specyfikacje.

6. Dostosowania

Jeśli chcesz zbudować niestandardowy system POS dla swojej kawiarni, porozmawiaj z naszym ekspertem ds. rozwiązań.

Korzystanie z odpowiedniego systemu POS w kawiarni oznacza większą łatwość i lepsze zarządzanie. Dostosowanie POS do Twoich potrzeb pomogłoby w rozwoju Twojej firmy. Na przykład, aby utrzymać jakość swoich usług, system może rejestrować rozmowy telefoniczne, śledzić stany magazynowe i automatyzować proces zamawiania. Ponadto, jeśli planujesz przenieść swoją kawiarnię na wyższy poziom, możesz dostosować swój kawiarniany POS, aby stworzyć bazę danych klientów. Możesz przeanalizować dane i obliczyć średni czas oczekiwania gościa, średni rachunek za stolik i tak dalej. Pomoże to w poprawie gościnności i usług.

1. Ile kosztuje założenie kawiarni?

Przeciętny koszt uruchomienia kawiarni wynosi od 25 000 do 375 000 dolarów. Podlega pewnym kryteriom:

• Plan biznesowy,
• Lokalizacja,
• Zatrudnienie,
• Oprogramowanie, sprzęt i materiały eksploatacyjne,
• Licencja, podatki i ubezpieczenie,
• Marketing.

Aby uzyskać szczegółowe informacje o tym, jak te czynniki wpływają na koszt otwarcia kawiarni, sprawdź tę informację.

2. W jaki sposób oprogramowanie cafe POS pomoże mi zaoszczędzić pieniądze?

• Bez wygórowanych wydatków: system POS w kawiarni pozwala na uważne obserwowanie zapasów w czasie rzeczywistym. Ponieważ monitorowanie wszystkich surowych składników jest bardzo proste, nie będziesz cierpieć z powodu zbyt długiej lub krótkiej dostawy niezbędnych produktów.
• Niższe koszty pracy: Punkt sprzedaży w kawiarni zmniejsza liczbę zadań wykonywanych ręcznie, takich jak przyjmowanie zamówień, rejestracja płatności. Teraz tylko jeden pracownik może zająć się wieloma funkcjami, korzystając z oprogramowania POS.
• Szybkość obsługi: Posiadanie systemu POS w kawiarni zwiększy wydajność pracowników, którzy w odpowiedzi będą mogli obsługiwać więcej klientów. W przeciwnym razie zamówienia online byłyby szybko przygotowywane i dostarczane.
• Nie ma miejsca na kradzież: punkt sprzedaży w kawiarni zapewnia raporty w czasie rzeczywistym dotyczące między innymi zapasów i sprzedaży. Będziesz świadomy, którzy pracownicy zajmują się transakcjami i kiedy to robią. Ogólnie rzecz biorąc, system ułatwia monitorowanie każdej aktywności w Twoim sklepie.
• Zgodność podatkowa: POS kawiarni jest zgodny z systemem podatkowym, zapewniając dokładność wszystkich obliczeń.

3. Jak POS śledzi sprzedaż?

Dzięki funkcjom śledzenia sprzedaży w kawiarniach POS dowiesz się, które pozycje menu są najlepiej sprzedające się i mają najwyższą marżę zysku, oprócz tego, o jakich porach dnia są najbardziej popularne. Może to pomóc w planowaniu terminowych, właściwych promocji i kontroli zapasów.

4. Co to jest kredyt sklepowy w POS?

Oprogramowanie cafe POS umożliwia zarządzanie kredytem w sklepie. Innymi słowy, możesz obsługiwać kredyty i zwroty oraz umieszczać pieniądze na koncie klienta, aby wydać je na nowy zakup teraz lub w przyszłości.