Las 6 funciones imprescindibles del software POS para cafeterías

El punto de venta de la cafetería atiende la mayor parte de las operaciones diarias. Ahora repasemos sus características imprescindibles para administrar su negocio de manera eficiente y efectiva.

La gestión del inventario

Las cafeterías tienen una miríada de existencias para vigilar, desde todo tipo de bebidas hasta artículos de papel y productos de panadería. Una pieza decente de software de gestión de inventario permite que lo que su café necesita esté disponible precisamente a tiempo. El sistema POS de su cafetería también debe tener la capacidad de seguimiento de ingredientes crudos, lo que garantiza que nunca se quede sin ingredientes esenciales como los granos de café.

Además, el software de inventario debería poder actualizar el stock automáticamente en tiempo real. Esto ayuda a garantizar que siempre sepa lo que sucede en su negocio de café.

Gestión de menús

Un hecho concreto es que los pedidos de café de algunos clientes te dejan sin palabras. Tus baristas deberían pedir ese café con leche descafeinado caliente con leche al 2%, un trago de espresso, además de rizos de chocolate espolvoreados rápidamente con modificadores que son muy fáciles de agregar y personalizar.

Por lo tanto, las cafeterías con ofertas frecuentes o menús de temporada necesitan un software POS de cafetería que facilite la actualización del menú. La solución le permitirá a su tienda modificar o ajustar el menú en tiempo real y marcar rápidamente los artículos como agotados para notificar a sus clientes en el sistema de punto de venta.

Gestión de procesamiento de pagos

¿Su cafetería se empantana por las colas durante las horas punta? ¿El tiempo de espera es tan largo que corre el riesgo de perder clientes? Luego, considere implementar un punto de venta de cafetería que optimice la velocidad del proceso de pago. Le ayudará a completar las transacciones más rápido y le permitirá atender a más invitados en las horas pico. Por ejemplo, un sistema de procesamiento de pagos con pantallas orientadas al cliente les permite a sus invitados dar propina, firmar y solicitar un recibo digital o físico en cuestión de segundos.

Informes de ventas

Los informes de ventas precisos y en tiempo real son otra característica imprescindible de un POS de cafetería. Le ahorra tiempo y esfuerzo en la recopilación de datos y ayuda a visualizarlos para un mejor análisis. Por mes, semana o día, tendrá a mano las cifras necesarias para la elaboración de informes, la planificación, la mejora continua del negocio y el pago de impuestos. Al comprender su estado financiero en un momento dado y vigilar de cerca qué tan rentable es su negocio, está bien encaminado hacia el éxito.

Gestión de clientes

Según Statista, a partir de 2020, Starbucks constituía la mayor parte de la participación en el mercado de cafeterías de EE. UU., ya que esta cadena de renombre mundial tenía más de 15 300 tiendas en su país de origen. Esto ha dejado una pequeña porción del pastel para las pequeñas empresas. Mientras que las grandes cadenas suelen sacar provecho de los dólares de marketing, los establecimientos pequeños generalmente han dependido de los clientes habituales y del marketing de boca en boca (WOM, por sus siglas en inglés). El lado positivo de estos enfoques es que agregan un toque personal. Los clientes tienden a estar contentos cuando pueden comprar un producto fantástico de personas hospitalarias. Puede ofrecer a ese cliente final sin problemas con el sistema POS de cafetería adecuado. Debería permitirle proporcionar los mejores servicios, incluidos los siguientes.

1. Programas de fidelización de clientes

Los programas de fidelización de clientes cuentan con la capacidad de hacer que los que visitan su cafetería regresen. Este tipo de programa es un beneficio apreciado por cualquier cliente. Especialmente las tarjetas de fidelización pueden ayudarlo a controlar la frecuencia de compra de un huésped específico. De esta manera, puede ofrecer oportunamente las recompensas y los descuentos adecuados para impulsar las visitas y las ventas.

Programas de recompensa

Dado que a los clientes les encanta sentirse valorados, los programas de recompensas brindan a los huéspedes algo valioso a cambio de una cantidad especial gastada o comprada. Esto motiva la retención de clientes y repite las compras.

Almacenar créditos

Además, puede proporcionar créditos de la tienda para aumentar la participación de los clientes y atraer nuevos clientes a su cafetería. Sus clientes pueden comprar créditos especiales como sus billeteras virtuales, guardarlos en sus cuentas y usarlos para pagar compras en el futuro.

Tarjetas de regalo

Como una de las mejores características de los puntos de venta para cafeterías, las tarjetas de regalo son una sólida herramienta de marketing para aumentar sus flujos de ingresos. Alrededor de la mitad de todos los consumidores gastan más del valor nominal de sus tarjetas de regalo. Para ser más específicos, la mayoría de los compradores que ingresan con una tarjeta de regalo de $50 gastarán un 20 % más en sus compras en la tienda.

Los clientes pueden comprar tarjetas de regalo para compras posteriores que le brindan algo de efectivo por adelantado. O pueden dar las tarjetas a sus amigos, lo que ayuda a difundir el boca a boca de su cafetería.

2. Quioscos de auto-pedido y pedidos en línea

Estas soluciones rompelíneas están ganando popularidad rápidamente debido a su conveniencia. Hoy en día, muchas personas tienen una agenda apretada todos los días, por lo que es preferible hacer un pedido en línea o directamente en el quiosco que esperar en una cola.

3. Personalización de pedidos con un TPV de cafetería

Puede ser difícil ofrecer a los invitados la bebida perfecta. Los baristas pueden mezclar las bebidas favoritas de sus clientes habituales con precisión con un punto de venta de cafetería que registra sus gustos.

4. Pago sin problemas con pagos sin contacto

Este método de pago satisface las necesidades de estos días gracias a que es simple, rápido y seguro. Al adaptarse a las opciones de pago populares y flexibles, como tarjetas de crédito, pagos móviles, puntos de recompensa y tarjetas de débito, su tienda obtendrá más clientes.

Gestión de empleados

Imagínese esto, un barista en su tienda se ausenta del trabajo durante la temporada navideña, lo cual no es una situación complicada. Pero lo hace si te olvidas de eso. Un punto de venta de café con la función de administración de personal le permitirá realizar un seguimiento de las actividades de cada personal, como la nómina y los turnos. Con todo registrado en el software, hay menos posibilidades de falta de comunicación y de ida y vuelta entre los empleados.

Un punto de venta de cafetería con cronometraje integrado del personal elimina la necesidad de aplicaciones y sistemas independientes (por ejemplo, relojes registradores). Así que considere esto cuando decida las características prioritarias del POS de la cafetería.

Cuando se trata de negocios competitivos como los cafés, ser eficiente es imprescindible para sobrevivir y prosperar en el mercado. Un POS de cafetería adecuado con ventajas decisivas ayudará a la empresa a mejorar la productividad al aumentar su eficiencia.

Además, vale la pena mencionar que para que el sistema POS de la cafetería funcione perfectamente, necesita un hardware POS adecuado. Una combinación de software de punto de venta para cafeterías y hardware de punto de venta complementario permite que su negocio funcione de manera óptima. El sistema POS funcionará para registrar cada transacción de venta, monitorear las existencias, registrar, analizar y reportar datos de clientes y ayudar a los gerentes en los horarios de los empleados, por nombrar algunos.

Ya sea que administre o sea propietario de una empresa nueva o establecida, las funcionalidades de su software POS de café pueden hacer o deshacer su negocio. Al seleccionar un proveedor de soluciones de punto de venta de cafetería, debe reflexionar sobre los siguientes factores.

1. Tus objetivos

Diferentes cafeterías necesitan diferentes soluciones POS para cumplir sus objetivos. Como gerente o propietario de la tienda, usted es responsable de definir estos objetivos.

Por ejemplo, suponga que tiene un presupuesto pequeño. En este caso, el software POS básico de café puede ser su mejor opción. Confíe en un sistema de punto de venta básico con la función de generación de informes y la seguridad de las transacciones. Los necesitará en el funcionamiento diario de su cafetería.

Mientras tanto, si está buscando un sistema con funciones sofisticadas como dividir y combinar cheques, asegúrese de hacer su tarea. Algunas soluciones anuncian funciones avanzadas pero, en realidad, ofrecen versiones menos eficientes de las mismas. Por lo tanto, su mejor ajuste debe ser una solución que se mueva a la velocidad del crecimiento de su negocio, en pocas palabras, con escalabilidad.

2. Facilidad de uso

En verdad, los baristas y meseros generalmente desean atender a tantos invitados como puedan durante sus turnos de trabajo para aumentar su potencial de ganancias de propinas. En cuanto a los clientes, esperar sus pedidos sería lo último que querrían hacer. Cuando se trata de gerentes de negocios, es su responsabilidad maximizar las ganancias.

Una interfaz informativa e intuitiva puede ayudar a su cafetería a acelerar y optimizar el servicio, aumentando así el resultado final. Por ejemplo, los ajustes estacionales de recursos humanos y la variedad de empleados en diferentes turnos de trabajo implican que mucha gente necesita usar el software. En este sentido, un sistema con una interfaz amigable puede permitir a sus empleados servir el café lo más rápido posible.

3. Pruebas gratuitas

Si aún no está seguro de si elegir o no el sistema después de la investigación y las discusiones, haga uso de su versión de prueba. Algunas soluciones ofrecen una prueba gratuita. O si no lo hacen, puede solicitar una demostración personalizada. Utilícelo para probar el software antes de tomar su decisión de compra.

4. Servicios postventa

Mucho servicio al cliente será innecesario para un punto de venta de café decente. Pero nunca está de más saber sobre la atención al cliente de un proveedor de POS cuando algo no está bien. Por ejemplo, al consultar su servicio de atención al cliente, se le sugiere que pregunte cuánto tiempo tardan en comunicarse con usted. ¿Quién desea quedarse en una situación difícil, piense en un mal funcionamiento, durante una noche preocupada? Confíe en soluciones que brindan soporte 24/7.

5. Opciones de hardware

El software y el hardware de su cafetería POS deben ser compatibles entre sí. Algunos proveedores de sistemas de punto de venta para cafeterías le dan la libertad de seleccionar el hardware de POS, lo que le permite crear un entorno de punto de venta personalizado. Mientras tanto, algunas soluciones están diseñadas para ejecutarse con sistemas operativos específicos, lo que requiere que elija el hardware correspondiente. Debe comprobar la compatibilidad del hardware y las especificaciones necesarias antes de decidirse por el hardware de punto de venta.

6. Personalizaciones

Si desea crear un sistema POS personalizado para su cafetería, hablemos con nuestro experto en soluciones.

Usar el sistema POS de cafetería adecuado equivale a una mayor facilidad y una mejor gestión. Personalizar el POS según sus necesidades ayudaría en el crecimiento de su negocio. Por ejemplo, para mantener la calidad de su servicio, puede hacer que el sistema registre llamadas, realice un seguimiento de las existencias y automatice el proceso de pedido. Además, si planea llevar su cafetería al siguiente nivel, es posible que desee adaptar su POS de cafetería para desarrollar una base de datos de clientes. Puede analizar los datos y calcular el tiempo promedio de espera del huésped, la factura promedio por mesa y demás. Esto ayudará con su hospitalidad y mejora del servicio.

1. ¿Cuánto cuesta abrir una cafetería?

El costo promedio de inicio de una cafetería está entre $ 25,000 y la friolera de $ 375,000. Está sujeto a algunos criterios:

• Plan de negocios,
• Ubicación,
• Empleo,
• Software, equipos y suministros,
• Licencia, impuestos y seguro,
• Marketing.

Para obtener detalles sobre cómo estos factores afectan el costo de abrir su cafetería, consulte esta información.

2. ¿Cómo me ayudará el software POS de cafetería a ahorrar dinero?

• Sin gastos exorbitantes: el sistema POS de la cafetería le permite observar de cerca las existencias en tiempo real. Debido a que es muy fácil monitorear todos los ingredientes crudos, no sufrirá por falta o escasez de artículos esenciales.
• Menores costos de mano de obra: el punto de venta de la cafetería reduce muchas tareas manuales, como la toma de pedidos y el registro de pagos. Ahora, un solo empleado puede encargarse de múltiples funciones usando el software POS.
• Rapidez en cuanto al servicio: tener su sistema POS de café aumentará la eficiencia de sus empleados quienes, en respuesta, podrán atender a más clientes. De lo contrario, los pedidos en línea se prepararían y entregarían rápidamente.
• No hay lugar para robos: el punto de venta de la cafetería proporciona informes en tiempo real sobre el inventario y las ventas, entre otros. Sabrá qué personal se ocupa de las transacciones y cuándo lo hacen. En términos generales, el sistema facilita el seguimiento de cada actividad en su tienda.
• Cumplimiento fiscal: El POS de la cafetería cumple con el sistema fiscal, lo que garantiza la precisión de todos los cálculos.

3. ¿Cómo rastrea las ventas el POS?

Con las funciones de seguimiento de ventas de POS de cafetería, sabrá qué elementos del menú son los más vendidos y tienen el margen de beneficio más alto, además de a qué horas del día son más populares. Esto puede ayudarlo a planificar promociones oportunas y adecuadas y controlar las existencias.

4. ¿Qué es el crédito de tienda en POS?

El software cafe POS le permite administrar el crédito de la tienda. En otras palabras, puede manejar créditos y devoluciones y colocar el dinero en su cuenta de cliente para gastarlo en una nueva compra ahora o en el futuro.