Na dzisiejszym konkurencyjnym rynku posiadanie dobrze zorganizowanego i wysoko wykwalifikowanego zespołu obsługi klienta ma kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu jako firmy. W rzeczywistości największym błędem popełnianym przez wiele firm jest posiadanie dysfunkcyjnego lub słabo zorganizowanego zespołu obsługi telefonicznej. W związku z tym firmy powinny nie tylko koncentrować się na uzyskaniu odpowiedniej technologii, ale także na zbudowaniu efektywnego zespołu obsługi klienta. Posiadanie wysoko wykwalifikowanego zespołu obsługi klienta po twojej stronie może być różnicą między budowaniem stałych klientów a przekształceniem tych klientów w niezadowolonych i zirytowanych klientów.

Przy tak wielu różnych typach telefonów dostępnych na rynku okaże się, że trudno jest określić, który typ systemu telefonicznego najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie. Jeśli jednak przyjrzysz się bliżej źródłu obrazu swojej małej firmy i dokładnie rozważysz różne czynniki, które składają się na dobry i sprawny zespół obsługi klienta, prawdopodobnie przekonasz się, że jest to idealny czas na zmianę. do wirtualnego systemu PBX zamiast utrzymywania obecnego sprzętu. Przejście na wirtualny system telefoniczny pozwoli Ci bardziej skoncentrować się na podstawowych funkcjach biznesowych, zamiast odwracać uwagę od lokalnego call center, z którego korzystałeś. Oto niektóre z głównych korzyści, jakie oferują zespoły usług telefonii wirtualnej:

Jak w przypadku każdej biznesowej usługi telefonicznej, dobry przedstawiciel obsługi klienta zawsze będzie przygotowany. Aby upewnić się, że wszystkie aspekty Twojej firmy przyciągną uwagę, na jaką zasługują, przedstawiciel obsługi klienta będzie w stanie inteligentnie obsługiwać szeroką gamę klientów. Ponieważ większość małych firm korzysta z VoIP, przedstawiciel telefoniczny może łatwiej niż kiedykolwiek obsługiwać połączenia z klienta VoIP lub nawet z innego komputera podłączonego do Internetu. Najlepsze rozwiązania w zakresie telefonii biznesowej zapewniają niezbędny sprzęt i rozwiązania programowe, które umożliwią agentom obsługi klienta bezproblemową obsługę połączeń wykonywanych przy użyciu technologii VoIP.

Jedną z najlepszych opcji usług telefonii biznesowej, z których można skorzystać, jest trunking SIP. Trunking SIP jest podobny do technologii stosowanej w usługach dial-up, ale jest bardziej niezawodny. Zaletą tej technologii jest możliwość nawiązania połączenia z wieloma liniami telefonicznymi. Wadą trunkingu SIP jest to, że jest on generalnie droższy niż inne formy usług telefonicznych dla małych firm. Jeśli jednak potrzebujesz mieć możliwość podłączenia tylko jednej linii telefonicznej do VoIP, wówczas jedyną opcją mogą być łącza SIP trunk.

Rozwiązania telefonii biznesowej wykorzystujące technologię VOIP oferują również szereg funkcji, które mogą zwiększyć wydajność całej organizacji. Funkcje te są ogólnie znane jako wznawianie sesji, automatyczna sekretarka, przekazywanie połączeń, automatyczne ponowne wybieranie numeru, zawieszona muzyka i poczta głosowa. Wszystkie te funkcje współpracują ze sobą, aby zapewnić, że Twoi klienci nie będą mieli problemów z rozłączeniem podczas korzystania z linii biznesowych. Automatyczna sekretarka może automatycznie odbierać połączenia w godzinach pracy, aby Twoi pracownicy nie przegapili żadnych ważnych połączeń. Możesz również użyć tej funkcji do nagrywania wiadomości telefonicznych, aby móc je później łatwo odzyskać.

Dzięki źródłu obrazu Twoja firma może przenieść swój wizerunek na nowy poziom. Źródła obrazu pozwalają Twojej firmie wyeksponować Twoją markę we wszystkich kanałach komunikacji. Możesz utworzyć własny plik obrazu, a następnie przesłać go do usługi hostowanej. Ten zespół serwisowy skonwertuje następnie to źródło obrazu na formaty wymagane w firmowym systemie telefonicznym. Dostęp do źródła obrazu można uzyskać za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej.

Przejście na VoIP to najlepsza decyzja dla Twojej małej firmy. Wykonaj szybkie połączenie z praktycznie dowolnego urządzenia elektronicznego, a zostanie ono wyświetlone jako numer telefonu Twojej firmy w identyfikatorze dzwoniącego. Nawet wiadomości głosowe i komunikatory do pracowników i klientów są dostępne za pośrednictwem tego samego interfejsu. Możesz również łatwo dostosować pocztę głosową i usługę telefoniczną VoIP do indywidualnych potrzeb Twojej firmy.

Twoje źródło obrazu odgrywa kluczową rolę w obsłudze klienta. Połączenia przychodzące są kierowane do źródła obrazu (zwykle pobieranego z wewnętrznej bazy danych firmy), zanim zostaną przekierowane do poczty głosowej lub innych metod komunikacji wychodzącej. Źródło obrazu prowadzi rejestr każdego połączenia przychodzącego i kontaktuje się z zespołami obsługi klienta, gdy jest to konieczne, aby pomóc im w szybkiej i skutecznej obsłudze połączeń od klientów. W przypadku firm, które korzystają z automatycznych aplikacji call center, funkcja ta może zmniejszyć wymagania kadrowe, dzięki czemu pozyskiwanie obrazów jest bardziej przystępną opcją dla większych firm.

Częstym problemem wielu firm jest znalezienie odpowiedniego numeru dla ich źródła obrazu. Często wewnętrzny system telefoniczny firmy nie ma unikalnego numeru, którego można użyć jako źródła obrazu. Niektóre firmy mają również standardowy numer telefonu, z którego korzystają wszystkie działy, a nie tylko zespół obsługi klienta. Aby rozwiązać te problemy, wiele firm przechodzi na technologię VOIP, aby móc wykorzystać swoje źródło obrazu niezależnie od tego, czy są podłączone do tradycyjnego systemu telefonicznego, czy do cyfrowej usługi VoIP.

Jednym ze sposobów oceny skuteczności usługi telefonicznej jest sprawdzenie liczby połączeń przychodzących i wychodzących. Dobra służbowa usługa telefoniczna powinna być w stanie sprostać Twoim oczekiwaniom, pozwalając Ci skoncentrować swój czas i uwagę na ważnych rzeczach, które sprawiają, że Twoja firma odnosi sukcesy. Jeśli zauważysz spadki liczby połączeń lub że liczba odbieranych połączeń wzrosła z upływem czasu, możesz zbadać przyczyny tego spadku. Najlepsze rozwiązania dla telefonów biznesowych będą monitorować i rejestrować wszelkie skoki aktywności, co pozwoli na podjęcie działań naprawczych.

Innym problemem dla małych firm jest niemożność skontaktowania się z pracownikami przez telefon. Podczas gdy większość klientów rozumie, że do obsługi klienta potrzebna jest linia telefoniczna, wielu dostawców usług telefonicznych dla małych firm oferuje tylko telefony stacjonarne i niewiele robi, aby rozszerzyć usługi na klientów spoza stanu. Z tego powodu, jeśli masz sprzedawcę, który nie może się z kimś skontaktować z powodu słabej obsługi telefonicznej, może to poważnie wpłynąć na powodzenie rozmowy handlowej. Najlepsi dostawcy usług telefonicznych dla małych firm zdają sobie sprawę, że każdy klient jest inny i są gotowi zaspokoić szeroki zakres potrzeb.

Obsługa klienta powinna być najwyższym priorytetem dla Twojej małej firmy. Chcesz mieć pewność, że Twój dostawca usług telefonicznych zapewnia uważną, pomocną obsługę i może poradzić sobie z wszelkimi problemami, które mogą się pojawić. Poszukaj dostawcy, który ma doskonałą reputację w branży telefonicznej i któremu udało się wypracować solidną reputację wśród swoich klientów. Najlepsi dostawcy służą społeczeństwu od lat i ewoluowali, aby stać się prawdziwą sztuką, jeśli chodzi o zapewnienie optymalnej obsługi klienta. Jeśli chodzi o usługi telefoniczne firmy Cebod Telecom, jesteś w doskonałych rękach.