في السوق التنافسي اليوم ، يعد وجود فريق خدمة عملاء جيد التنظيم وذو مهارات عالية أمرًا بالغ الأهمية لنجاحك كعمل تجاري. في الواقع ، الخطأ الأول الذي ترتكبه العديد من الشركات هو وجود فريق خدمة هاتف معطل أو ضعيف التنظيم. على هذا النحو ، يجب ألا تركز الشركات على الحصول على التكنولوجيا المناسبة فحسب ، بل يجب أن تركز أيضًا على تطوير فريق خدمة عملاء فعال. قد يكون وجود فريق خدمة عملاء مؤهل تأهيلا عاليا بجانبك هو الفرق بين بناء عملاء متكررين وتحويل هؤلاء العملاء إلى عملاء غير سعداء ومنزعجين.

مع وجود العديد من أنواع الهواتف المختلفة المتوفرة في السوق ، ستجد أنه من الصعب تحديد نوع نظام الهاتف الأفضل لشركتك. ومع ذلك ، إذا كنت ستلقي نظرة فاحصة على مصدر صورة عملك الصغير وتفكر بعناية في العوامل المختلفة التي تدخل في تكوين فريق خدمة عملاء جيد وفعال ، فربما تجد أن هذا هو الوقت المثالي لك للتبديل إلى نظام PBX افتراضي بدلاً من صيانة أجهزتك الحالية. سيمكنك التبديل إلى نظام هاتف افتراضي من التركيز بشكل أكبر على وظائف عملك الأساسية بدلاً من تحويلك إلى مركز الاتصال المحلي الذي كنت تستخدمه. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية التي تقدمها فرق خدمة الهاتف الافتراضي:

كما هو الحال مع أي خدمة هاتفية للأعمال ، سيأتي مندوب خدمة العملاء الجيد دائمًا على أتم الاستعداد. لضمان حصول جميع جوانب عملك على الاهتمام الذي تستحقه ، سيتمكن ممثل خدمة العملاء من التعامل بذكاء مع مجموعة واسعة من العملاء. نظرًا لأن معظم الشركات الصغيرة تستخدم VoIP ، فمن الأسهل من أي وقت مضى أن يتمكن ممثل الهاتف من التعامل مع المكالمات من عميل VoIP أو حتى من كمبيوتر آخر متصل بالإنترنت. توفر أفضل حلول هواتف الأعمال الأجهزة والبرامج اللازمة التي ستمكن وكلاء خدمة العملاء لديك من التعامل بسلاسة مع المكالمات التي يتم إجراؤها باستخدام تقنية VoIP.

يعد SIP trunking أحد أفضل خيارات خدمة هاتف العمل التي يمكنك استخدامها. يشبه توصيل SIP التكنولوجيا المستخدمة في خدمة الطلب الهاتفي ولكنه أكثر قوة. تتمثل ميزة هذه التقنية في أنه يمكنك إنشاء اتصال بخطوط هاتف متعددة. عيب خطوط SIP هو أنه أغلى بشكل عام من الأشكال الأخرى لخدمة الهاتف للأعمال الصغيرة. ومع ذلك ، إذا كنت تريد فقط أن تكون قادرًا على توصيل خط هاتف واحد بـ VoIP ، فقد تكون قنوات SIP هي خيارك الوحيد.

تقدم حلول هواتف الأعمال التي تستخدم تقنية VOIP أيضًا مجموعة متنوعة من الميزات التي يمكن أن تجعل مؤسستك بأكملها أكثر كفاءة. تُعرف هذه الميزات عمومًا باسم استئناف الجلسة والرد التلقائي وإعادة توجيه المكالمات وإعادة الطلب التلقائي والموسيقى قيد الانتظار والبريد الصوتي. تعمل كل هذه الميزات معًا للتأكد من أن عملائك لا يواجهون مشكلات انقطاع الاتصال أثناء استخدام خطوط الأعمال الخاصة بك. يمكن للمضيف الآلي الرد تلقائيًا على مكالماتك أثناء ساعات العمل حتى لا يفوت موظفوك أي مكالمات مهمة. يمكنك أيضًا استخدام هذه الميزة لتسجيل رسائل الهاتف بحيث يمكنك استردادها بسهولة لاحقًا.

مع مصدر الصورة ، يمكن لشركتك أن تأخذ صورتها إلى مستوى جديد. تسمح مصادر الصور لعملك بعرض علامتك التجارية عبر جميع قنوات الاتصال. يمكنك إنشاء ملف الصورة الخاص بك ثم تحميل هذا الملف إلى الخدمة المستضافة الخاصة بك. سيقوم فريق الخدمة هذا بعد ذلك بتحويل مصدر الصورة هذا إلى التنسيقات الصحيحة التي تحتاجها لنظام هاتف عملك. يمكن الوصول إلى مصدر صورتك من خلال أي مستعرض ويب.

التحول إلى VoIP هو أفضل قرار لشركتك الصغيرة. قم بإجراء مكالمة سريعة من أي جهاز إلكتروني تقريبًا ، وسيتم عرضها كرقم هاتف عملك في معرف المتصل. حتى رسائل البريد الصوتي والرسائل الفورية للموظفين والعملاء متوفرة من خلال نفس الواجهة. يمكنك أيضًا ضبط البريد الصوتي وخدمة الهاتف VoIP بسهولة بناءً على الاحتياجات الفردية لشركتك.

يلعب مصدر صورتك دورًا مهمًا في خدمة العملاء. يتم توجيه المكالمات الواردة إلى مصدر الصورة (عادةً ما يتم أخذها من قاعدة البيانات الداخلية الخاصة بالشركة) قبل إرسالها إلى البريد الصوتي أو طرق الاتصال الصادرة الأخرى. يحتفظ مصدر الصورة بسجل لكل مكالمة واردة ويتصل بفرق خدمة العملاء عند الضرورة لمساعدتهم في الاهتمام بمكالمات العملاء بشكل سريع وفعال. بالنسبة للشركات التي تستخدم تطبيقات مركز الاتصال الآلي ، يمكن أن تقلل هذه الوظيفة من متطلبات التوظيف ، مما يجعل الحصول على الصور خيارًا ميسور التكلفة للشركات الأكبر.

من المشاكل الشائعة للعديد من الشركات العثور على رقم مناسب لمصدر صورتها. في كثير من الأحيان ، لا يحتوي نظام الهاتف الداخلي للشركة على رقم فريد يمكن استخدامه لمصدر الصورة. تمتلك بعض الشركات أيضًا رقم هاتف قياسيًا تستخدمه جميع الإدارات وليس فريق خدمة العملاء فقط. لمعالجة هذه المشاكل ، تقوم العديد من الشركات بالتبديل إلى تقنية VOIP حتى يتمكنوا من الاستفادة من مصدر صورهم بغض النظر عما إذا كانوا متصلين بنظام هاتف تقليدي أو خدمة VoIP رقمية.

تتمثل إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها تقييم مدى جودة أداء خدمة الهاتف في التحقق من عدد المكالمات الواردة والمكالمات الصادرة. يجب أن تكون الخدمة الهاتفية الجيدة للأعمال قادرة على تلبية توقعاتك ، مما يتيح لك تركيز وقتك واهتمامك على الأشياء المهمة التي تجعل شركتك ناجحة. إذا لاحظت أن هناك انخفاضًا في عدد المكالمات أو أن عدد المكالمات التي تتلقاها قد زاد خلال فترة زمنية ، فقد ترغب في فحص الأسباب الكامنة وراء هذا الانخفاض. ستراقب أفضل حلول هواتف العمل وتسجيل أي طفرات في النشاط ، مما سيتيح لك اتخاذ إجراءات تصحيحية.

مصدر قلق آخر للشركات الصغيرة هو عدم القدرة على الوصول إلى موظفيها عبر الهاتف. بينما يدرك معظم العملاء أن هناك حاجة إلى خط هاتف لدعم العملاء ، فإن العديد من مزودي خدمة الهاتف للشركات الصغيرة يقدمون فقط الخطوط الأرضية ولا يفعلون الكثير لتوسيع الخدمات للعملاء من خارج الدولة. لهذا السبب ، إذا كان لديك مندوب مبيعات لا يمكنه الوصول إلى شخص ما بسبب سوء خدمة الهاتف ، فقد يؤثر ذلك بشكل خطير على نجاح مكالمة المبيعات. يدرك أفضل مزودي خدمة الهاتف للشركات الصغيرة أن كل عميل مختلف ومستعد لتلبية مجموعة واسعة من الاحتياجات.

يجب أن تكون خدمة العملاء أولوية قصوى لشركتك الصغيرة. تريد التأكد من أن مزود خدمة الهاتف الخاص بك يقدم خدمة يقظة ومفيدة ويمكنه التعامل مع أي مشاكل قد تنشأ عند ظهورها. ابحث عن مزود يتمتع بسمعة ممتازة في صناعة الهاتف والذي تمكن من تطوير سمعة طيبة لدى عملائه. لقد كان أفضل مقدمي الخدمة يخدمون الجمهور لسنوات وتطوروا ليصبحوا فنًا حقيقيًا عندما يتعلق الأمر بتوفير رعاية العملاء المثلى. عندما يتعلق الأمر بخدمة هاتف الأعمال Cebod Telecom ، فأنت في أيد أمينة.