En el competitivo mercado actual, contar con un equipo de servicio al cliente bien organizado y altamente capacitado es crucial para su éxito como empresa. De hecho, el error número uno que cometen muchas empresas es tener un equipo de servicio telefónico disfuncional o mal organizado. Como tal, las empresas no solo deben enfocarse en obtener la tecnología adecuada, sino que también deben enfocarse en desarrollar un equipo de servicio al cliente eficiente. Tener un equipo de servicio al cliente altamente calificado de su lado puede ser la diferencia entre generar clientes habituales y convertir a esos clientes en clientes descontentos y molestos.

Con tantos tipos diferentes de teléfonos disponibles en el mercado, encontrará que es difícil determinar qué tipo de sistema telefónico funciona mejor para su empresa. Sin embargo, si examinara más de cerca la fuente de la imagen de su pequeña empresa y considerara cuidadosamente los diversos factores que intervienen en la conformación de un equipo de servicio al cliente bueno y eficiente, probablemente encontrará que es el momento perfecto para cambiar a un sistema PBX virtual en lugar de mantener su hardware actual. El cambio a un sistema telefónico virtual le permitirá concentrarse más en sus funciones comerciales principales en lugar de ser desviado por el centro de llamadas local que ha estado utilizando. Estos son algunos de los principales beneficios que ofrecen los equipos de servicio telefónico virtual:

Al igual que con cualquier servicio telefónico comercial, un buen representante de servicio al cliente siempre vendrá preparado. Para asegurarse de que todos los aspectos de su negocio reciban la atención que merecen, un representante de servicio al cliente podrá manejar de manera inteligente una amplia gama de clientes. Dado que la mayoría de las pequeñas empresas utilizan VoIP, es más fácil que nunca para el representante telefónico poder manejar llamadas desde un cliente VoIP o incluso desde otra computadora que esté conectada a Internet. Las mejores soluciones telefónicas comerciales brindan las soluciones de hardware y software necesarias que permitirán a sus agentes de servicio al cliente manejar sin problemas las llamadas realizadas con tecnología VoIP.

Una de las mejores opciones de servicio telefónico empresarial que puede utilizar es el enlace troncal SIP. El enlace troncal SIP es similar a la tecnología utilizada en el servicio de acceso telefónico, pero es más robusto. La ventaja de esta tecnología es que puede establecer una conexión a varias líneas telefónicas. El inconveniente del enlace troncal SIP es que generalmente es más caro que otras formas de servicio telefónico para pequeñas empresas. Sin embargo, si solo necesita poder conectar una línea telefónica a VoIP, entonces los troncales SIP pueden ser su única opción.

Las soluciones de telefonía empresarial que utilizan tecnología VOIP también ofrecen una variedad de funciones que pueden hacer que toda su organización sea más eficiente. Estas funciones se conocen generalmente como reanudación de sesión, operadora automática, desvío de llamadas, remarcación automática, música en espera y correo de voz. Todas estas funciones funcionan juntas para garantizar que sus clientes no experimenten problemas de desconexión mientras utilizan sus líneas comerciales. La operadora automática puede contestar automáticamente sus llamadas durante el horario de oficina para que sus empleados no pierdan ninguna llamada importante. También puede utilizar esta función para grabar mensajes telefónicos de modo que pueda recuperarlos fácilmente más tarde.

Con una fuente de imagen, su empresa puede llevar su imagen a un nuevo nivel. Las fuentes de imagen permiten que su empresa exhiba su marca en todos los canales de comunicación. Puede crear su propio archivo de imagen y luego cargar este archivo en su servicio alojado. Este equipo de servicio luego convertirá esta fuente de imagen en los formatos correctos que necesita para su sistema telefónico comercial. Se puede acceder a su fuente de imagen a través de cualquier navegador web.

Cambiar a VoIP es la mejor decisión para su pequeña empresa. Realice una llamada rápida desde prácticamente cualquier dispositivo electrónico y aparecerá como el número de teléfono de su empresa en el identificador de llamadas. Incluso los mensajes de correo de voz y los mensajes instantáneos para el personal y los clientes están disponibles a través de la misma interfaz. También puede ajustar fácilmente el correo de voz y el servicio telefónico de VoIP según las necesidades individualizadas de su empresa.

Su fuente de imagen juega un papel crucial en el servicio al cliente. Las llamadas entrantes se enrutan a una fuente de imagen (generalmente tomada de la propia base de datos interna de la empresa) antes de que se transfieran al correo de voz u otros métodos de comunicación salientes. La fuente de imagen mantiene un registro de cada llamada entrante y se pone en contacto con los equipos de servicio al cliente cuando es necesario para ayudarlos a atender las llamadas de los clientes de manera rápida y eficaz. Para las empresas que utilizan aplicaciones de centro de llamadas automatizadas, esta función puede reducir los requisitos de personal, lo que hace que el suministro de imágenes sea una opción más asequible para las empresas más grandes.

Un problema común para muchas empresas es encontrar un número apropiado para su fuente de imagen. A menudo, el sistema telefónico interno de la empresa no tiene un número único que se pueda utilizar para la fuente de la imagen. Algunas empresas también tienen un número de teléfono estándar que utilizan todos los departamentos y no solo el equipo de servicio al cliente. Para abordar estos problemas, muchas empresas están cambiando a la tecnología VOIP para poder aprovechar su fuente de imagen independientemente de si están conectadas a un sistema telefónico tradicional o un servicio VoIP digital.

Una forma de evaluar el rendimiento de su servicio telefónico es comprobar la cantidad de llamadas entrantes y salientes. Un buen servicio telefónico comercial debe poder satisfacer sus expectativas, permitiéndole concentrar su tiempo y atención en las cosas importantes que hacen que su empresa sea exitosa. Si observa que hay caídas en la cantidad de llamadas o que la cantidad de llamadas que recibe ha aumentado durante un período de tiempo, es posible que desee examinar las razones detrás de esta disminución. Las mejores soluciones telefónicas comerciales monitorearán y registrarán cualquier pico en la actividad, lo que le permitirá tomar medidas correctivas.

Otra preocupación para las pequeñas empresas es la incapacidad de comunicarse con los miembros de su personal por teléfono. Si bien la mayoría de los clientes comprenden que se necesita una línea telefónica para la atención al cliente, muchos proveedores de servicios telefónicos de pequeñas empresas solo ofrecen teléfonos fijos y hacen poco para extender los servicios a clientes fuera del estado. Debido a esto, si tiene un vendedor que no puede comunicarse con alguien debido a un servicio telefónico deficiente, puede afectar seriamente el éxito de una llamada de ventas. Los mejores proveedores de servicios telefónicos para pequeñas empresas se dan cuenta de que cada cliente es diferente y están dispuestos a satisfacer una amplia gama de necesidades.

El servicio al cliente debe ser una prioridad para su pequeña empresa. Desea asegurarse de que su proveedor de servicios telefónicos brinde un servicio atento y útil y pueda manejar cualquier problema que pueda surgir a medida que surjan. Busque un proveedor que tenga una excelente reputación en la industria de la telefonía y que haya logrado desarrollar una sólida reputación con sus clientes. Los mejores proveedores han estado sirviendo al público durante años y han evolucionado hasta convertirse en un verdadero arte cuando se trata de brindar una atención óptima al cliente. Cuando se trata del servicio telefónico empresarial cebod telecom, está en buenas manos.