Di pasar yang kompetitif saat ini, memiliki tim Layanan Pelanggan yang terorganisir dengan baik dan sangat terampil sangat penting untuk kesuksesan Anda sebagai bisnis. Faktanya, kesalahan nomor satu yang dilakukan banyak bisnis adalah memiliki tim layanan telepon yang tidak berfungsi atau tidak terorganisir dengan baik. Dengan demikian, perusahaan seharusnya tidak hanya fokus untuk mendapatkan teknologi yang tepat tetapi juga harus fokus pada pengembangan tim Layanan Pelanggan yang efisien. Memiliki tim Layanan Pelanggan yang sangat berkualitas di pihak Anda dapat menjadi perbedaan antara membangun pelanggan tetap dan mengubah pelanggan tersebut menjadi pelanggan yang tidak senang dan kesal.

Dengan begitu banyak jenis telepon yang tersedia di pasar, Anda akan merasa sulit untuk menentukan jenis sistem telepon mana yang paling cocok untuk perusahaan Anda. Namun, jika Anda melihat lebih dekat pada sumber gambar bisnis kecil Anda dan dengan hati-hati mempertimbangkan berbagai faktor yang diperlukan untuk membentuk tim Layanan Pelanggan yang baik dan efisien, Anda mungkin akan menemukan bahwa ini adalah waktu yang tepat bagi Anda untuk beralih. ke sistem PBX virtual alih-alih mempertahankan perangkat keras Anda saat ini. Beralih ke sistem telepon virtual akan memungkinkan Anda untuk lebih berkonsentrasi pada fungsi bisnis inti Anda daripada dialihkan oleh pusat panggilan lokal yang telah Anda gunakan. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang ditawarkan oleh tim layanan telepon virtual:

Seperti halnya layanan telepon bisnis, perwakilan Layanan Pelanggan yang baik akan selalu siap. Untuk memastikan bahwa semua aspek bisnis Anda mendapatkan perhatian yang layak, perwakilan layanan pelanggan akan dapat menangani berbagai klien dengan cerdas. Karena sebagian besar usaha kecil menggunakan VoIP, perwakilan telepon lebih mudah dari sebelumnya untuk dapat menangani panggilan dari klien VoIP atau bahkan dari komputer lain yang terhubung ke internet. Solusi telepon bisnis terbaik menyediakan solusi perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan yang akan memungkinkan agen layanan pelanggan Anda menangani panggilan yang dilakukan dengan mulus menggunakan teknologi VoIP.

Salah satu pilihan layanan telepon bisnis terbaik yang dapat Anda gunakan adalah SIP trunking. Trunking SIP mirip dengan teknologi yang digunakan dalam layanan dial-up tetapi lebih kuat. Keuntungan dari teknologi ini adalah Anda dapat membuat koneksi ke beberapa saluran telepon. Kelemahan dari trunking SIP adalah umumnya lebih mahal daripada bentuk layanan telepon bisnis kecil lainnya. Namun, jika Anda hanya perlu menghubungkan satu saluran telepon ke VoIP, maka saluran SIP mungkin satu-satunya pilihan Anda.

Solusi telepon bisnis yang menggunakan teknologi VOIP juga menawarkan berbagai fitur yang dapat membuat seluruh organisasi Anda lebih efisien. Fitur-fitur ini umumnya dikenal sebagai pembukaan kembali sesi, penjawab otomatis, penerusan panggilan, panggilan ulang otomatis, musik ditahan, dan pesan suara. Semua fitur ini bekerja sama untuk memastikan bahwa pelanggan Anda tidak mengalami masalah pemutusan saat menggunakan lini bisnis Anda. Penjawab otomatis dapat secara otomatis menjawab panggilan Anda selama jam kantor sehingga karyawan Anda tidak melewatkan panggilan penting. Anda juga dapat menggunakan fitur ini untuk merekam pesan telepon sehingga Anda dapat dengan mudah mengambilnya nanti.

Dengan sumber gambar, perusahaan Anda dapat membawa citranya ke tingkat yang baru. Sumber gambar memungkinkan bisnis Anda untuk memamerkan merek Anda di semua saluran komunikasi. Anda dapat membuat file gambar Anda sendiri dan kemudian mengunggah file ini ke layanan host Anda. Tim layanan ini kemudian akan mengonversi sumber gambar ini ke dalam format yang benar yang Anda perlukan untuk sistem telepon bisnis Anda. Sumber gambar Anda dapat diakses melalui browser Web apa pun.

Beralih ke VoIP adalah keputusan terbaik untuk bisnis kecil Anda. Lakukan panggilan cepat dari hampir semua perangkat elektronik, dan itu akan ditampilkan sebagai nomor telepon bisnis Anda di ID penelepon. Bahkan pesan suara dan pesan instan kepada staf dan pelanggan tersedia melalui antarmuka yang sama. Anda juga dapat dengan mudah menyesuaikan layanan pesan suara dan telepon VoIP berdasarkan kebutuhan individual perusahaan Anda.

Sumber gambar Anda memainkan peran penting dalam layanan pelanggan. Panggilan masuk dirutekan ke sumber gambar (biasanya diambil dari database internal perusahaan sendiri) sebelum diteruskan ke pesan suara atau metode komunikasi keluar lainnya. Sumber gambar menyimpan catatan setiap panggilan masuk dan menghubungi tim layanan pelanggan bila diperlukan untuk membantu mereka menangani panggilan pelanggan dengan cepat dan efektif. Untuk perusahaan yang menggunakan aplikasi pusat panggilan otomatis, fungsi ini dapat mengurangi kebutuhan staf, membuat sumber gambar menjadi pilihan yang lebih terjangkau untuk perusahaan besar.

Masalah umum bagi banyak perusahaan adalah menemukan nomor yang sesuai untuk sumber gambar mereka. Seringkali, sistem telepon internal perusahaan tidak memiliki nomor unik yang dapat digunakan untuk sumber gambar. Beberapa perusahaan juga memiliki nomor telepon standar yang digunakan oleh semua departemen dan bukan hanya tim layanan pelanggan. Untuk mengatasi masalah ini, banyak perusahaan beralih ke teknologi VOIP sehingga mereka dapat memanfaatkan sumber gambar mereka terlepas dari apakah mereka terhubung ke sistem telepon tradisional atau layanan VoIP digital.

Salah satu cara Anda dapat mengevaluasi seberapa baik kinerja layanan telepon Anda adalah dengan memeriksa jumlah panggilan masuk dan panggilan keluar. Layanan telepon bisnis yang baik harus dapat memenuhi harapan Anda, memungkinkan Anda untuk memfokuskan waktu dan perhatian Anda pada hal-hal penting yang membuat perusahaan Anda sukses. Jika Anda melihat ada penurunan dalam jumlah panggilan atau bahwa jumlah panggilan yang Anda terima telah meningkat selama periode waktu tertentu, Anda mungkin ingin memeriksa alasan di balik penurunan ini. Solusi telepon bisnis terbaik akan memantau dan mencatat setiap lonjakan aktivitas, yang memungkinkan Anda mengambil tindakan korektif.

Kekhawatiran lain untuk usaha kecil adalah ketidakmampuan untuk menghubungi anggota staf mereka di telepon. Sementara sebagian besar pelanggan memahami bahwa saluran telepon diperlukan untuk dukungan pelanggan, banyak penyedia layanan telepon bisnis kecil hanya menawarkan sambungan telepon rumah dan tidak berbuat banyak untuk memperluas layanan ke klien di luar negara bagian. Karena itu, jika Anda memiliki wiraniaga yang tidak dapat menghubungi seseorang karena layanan telepon yang buruk, hal itu dapat sangat memengaruhi keberhasilan panggilan penjualan. Penyedia layanan telepon bisnis kecil terbaik menyadari bahwa setiap pelanggan berbeda dan bersedia untuk mengakomodasi berbagai kebutuhan.

Layanan pelanggan harus menjadi prioritas utama untuk bisnis kecil Anda. Anda ingin memastikan bahwa penyedia layanan telepon Anda menyediakan layanan yang penuh perhatian dan membantu dan dapat menangani masalah apa pun yang mungkin muncul saat masalah itu muncul. Carilah penyedia yang memiliki reputasi yang sangat baik di industri telepon dan yang telah berhasil mengembangkan reputasi yang kuat dengan pelanggannya. Penyedia terbaik telah melayani publik selama bertahun-tahun dan telah berkembang menjadi seni sejati dalam hal memberikan layanan pelanggan yang optimal. Ketika datang ke layanan telepon bisnis telekomunikasi cebod, Anda berada di tangan yang tepat.