20 sposobów na zwiększenie produktywności zespołu marketingowego

Wydajne zespoły to szczęśliwsi klienci. Zadowoleni klienci to dochód, dzięki któremu Twój zespół będzie zatrudniony, a także szczęśliwy.

Choć wydaje się to dość oczywiste, oczywiście nie jest to łatwe do osiągnięcia. Jeden powód: wielu liderów marketingu zostało przeszkolonych w archaicznych technikach produktywności, takich jak szaleństwo spotkań, które może zabić entuzjazm i kreatywność i/lub nieustanne codzienne dokuczanie za pośrednictwem Slacka. (To znaczy, jeśli w ogóle zostali przeszkoleni.)

Widziałem również, jak wielu moich klientów załamuje się z powodu braku koncentracji na miarach produktywności – nie tylko z ich własnymi działami marketingu, ale z całym personelem. Jest to poważny upadek agencji – z powodu braku nawyków produkcyjnych zawiodły one wewnętrznie i straciły klienta.

Stare nawyki ciężko umierają, zwłaszcza gdy w grę wchodzi produktywność. Menedżerowie uczą się zarządzania z własnego doświadczenia bycia zarządzanym. To sprawia, że ​​łatwo jest nabrać złych nawyków i nie wiedzieć, że w rzeczywistości istnieją najlepsze praktyki, jeśli chodzi o zwiększanie produktywności.

Niezależnie od tego, czy prowadzisz zespół pisarzy, SEO, czy osoby mające wpływ na media społecznościowe, te 21 hacków zwiększających produktywność pomoże Twojej agencji odnieść sukces.

A im częściej powtarzasz dobre nawyki, tym mocniej możesz je budować, dzięki czemu Ty i Twoi pracownicy są niezwykle wydajni.

1. Poznaj rolę

W ciągu dwóch dekad pracy z setkami agencji i firm jednym z najczęstszych problemów, z jakimi się spotykam, jest niezrozumienie ról.

Niezdefiniowane role i obowiązki powodują, że sprawy upadają, ponieważ nikt nie wie, kto jest za nie odpowiedzialny. Z drugiej strony dobrze zdefiniowane role powstrzymują naturalny impuls menedżerów, aby dać jak najwięcej pracy swoim najbardziej produktywnym pracownikom. Takie postępowanie wywołuje gorzkie urazy u najlepszych ludzi.

Dlatego tak ważne jest zdefiniowanie procesów pracy i jasne delegowanie ról i obowiązków. Musi to obejmować nawet najdrobniejsze szczegóły, takie jak kto robi notatki na spotkaniach, kto je planuje i wszystkie inne rodzaje pracy podstawowej.

2. Wykorzystaj mocne strony swojego zespołu

Aby przypisać te teraz dobrze zdefiniowane role, musisz zrozumieć, w czym każda osoba jest dobra. Może to oznaczać przyglądanie się umiejętnościom, a nie tylko tytułom zawodowym. Załóżmy, że w SEO jest ktoś, kto jest naprawdę dobry w komunikacji, rozważ nałożenie na niego odpowiedzialności za relacje z klientem.

Bardzo rzadko zdarza się, aby organizacja posiadała wszystkie potrzebne umiejętności. Zleć na zewnątrz swoje słabości. Zatrudnianie freelancerów lub usług związanych z białą etykietą to świetny sposób na wypełnienie luk pracowniczych bez przytłaczania zespołu lub zatrudniania nowych osób.

Twoim zadaniem jako lidera jest umieszczenie tych osób na najlepszej możliwej pozycji, aby odnieść sukces.

Wykorzystaj mocne strony swojego zespołu. Deleguj resztę.

3. Zachęcaj do produktywności

Nawet jeśli obowiązki są przydzielone sprawiedliwie, niektórzy pracownicy mogą mieć wrażenie, że biorą na siebie więcej niż swój udział. Dlatego, aby zapobiec jakiejkolwiek wrogości i zachęcić do większej produkcji, sensowne jest powiązanie wynagrodzenia z wydajnością.

Nie ma lepszej zachęty do pracy niż opieranie wynagrodzenia na wydajności. Jeśli nie jest to możliwe (a nawet jeśli jest), daj pracownikom swobodę i elastyczność w pracy zgodnie z ich harmonogramem (w tym zdalnie). Jeśli nie ufasz swoim pracownikom, że wykonają swoją pracę, jeśli ich nie widzisz, to ty jesteś problemem – nie oni.

4. Czy to spotkanie jest konieczne?

Spotkania zabierają dużo czasu i przerywają rozpęd. To powiedziawszy, jest kilka spotkań, które muszą się odbyć. To jest tutaj klucz: upewnij się, że masz tylko te spotkania, które są absolutnie niezbędne. Upewnij się też, że trafiają do nich tylko osoby, które muszą tam być.

Zrezygnuj z marnotrawstwa spotkań, ale w pełni wykorzystaj spotkania, których potrzebujesz. Jeśli chcesz powiedzieć wszystkim coś, zadaj sobie pytanie, czy można to zrobić przez e-mail lub Slack.

Oto kilka wskazówek, dzięki którym Twoje spotkania będą jak najbardziej produktywne:

• Ustal ścisły limit czasu (utrzymuję spotkania poniżej 20 minut, o ile to możliwe).
• Stwórz plan wcześniej, aby utrzymać dyskusję na temat.
• Podziel się agendą, aby przygotować pytania i uwagi z wyprzedzeniem.
• Wyjaśnij ważne tematy tak dokładnie, jak to możliwe, aby uniknąć robienia tego samego później.
• Poproś współpracownika, któremu ufasz, o informację zwrotną na temat tego, jak dobrze prowadzisz spotkania: Może się okazać, że świetnie sobie radzisz, że coś przeoczyłeś lub jedno i drugie.

5. Zorganizuj swój dzień strategicznie

Czy rano jesteś bardziej produktywny, nawet bez filiżanki kawy? Tak jest w przypadku większości ludzi, których poziom energii naturalnie wzrasta po przebudzeniu z powodu rytmów dobowych i poziomu kortyzolu. Jednak jest wiele osób – zwłaszcza tych z zespołem deficytu uwagi (ADD) – których najbardziej produktywny czas przypada na popołudnie. Nie ma w tym nic dobrego ani złego, po prostu działa twoje ciało.

Jestem poranną osobą, więc staram się zaplanować na ten czas zadania, które wymagają największej koncentracji, takie jak pisanie i planowanie strategii. Bądź świadomy rytmów swojego ciała i planuj wokół tego. Wykonuj podstawowe zadania, gdy jesteś najbardziej czujny i bezmyślne zadania, gdy trochę się zawieszasz. Może to znacznie poprawić wydajność bez konieczności kilku espresso, aby pozostać skoncentrowanym.

6. Blokuj godziny i codziennie ustalaj priorytety zadań

Aby kontynuować, ważne jest, aby zaplanować dzień z wyprzedzeniem. W rzeczywistości lubię spędzać czas w weekend lub wczesny poniedziałek, aby zablokować czas na zadania w ciągu tygodnia, aby utrzymać harmonogram.

Korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami lub Arkuszy Google, możesz śledzić postępy w ciągu tygodnia, spędzać dodatkowy czas na pracy nad zadaniami, w których jesteś opóźniony, a nawet uzyskać trochę pośpiechu, próbując pokonać zegar zadań, w których jesteś opóźniony .

Na przykład blokowanie czasu na coś takiego jak przeglądanie wiadomości e-mail to świetny sposób na zmniejszenie rozpraszania uwagi i skondensowanie zadań w małym, łatwym do zarządzania kawałku czasu bez przytłaczania.

Sprawdzam pocztę tylko trzy razy dziennie w moje „kreatywne” dni, czyli poniedziałek, środę i piątek, i około siedem razy we wtorek i czwartek, kiedy planuję większość moich spotkań i więcej prac administracyjnych.

7. Codzienne przerwy

Oczywiście nie zapomnij zablokować przestojów w ciągu dnia i tygodnia na przerwy. Chociaż przerwy wydają się nieproduktywne, nie są niczym innym. Poświęcenie 15 minut tu lub tam sprawi, że będziesz bardziej produktywny przez cały dzień.

Przerwy nie tylko zwiększają produktywność, ale także zwiększają czujność i pozwalają podejmować lepsze decyzje.

Na przykład słynne badanie izraelskich sędziów wykazało, że sędziowie, którzy zrobili dwie przerwy w dniu poprzedzającym przyznanie więźniom zwolnienia warunkowego, byli bardziej skłonni do przyznania zwolnienia warunkowego. Z drugiej strony, sędziowie, którzy nie robili przerw, zazwyczaj wybierali najbezpieczniejszą lub najbardziej uproszczoną odpowiedź, polegającą na całkowitym odmowie zwolnienia warunkowego zatrzymanym.

Ponadto badanie ze Stanford wykazało, że pisarze i inni twórcy, którzy utknęli z blokadą pisarstwa, ogromnie skorzystali na spacerach, aby oczyścić umysł.

W każdą środę kończę też wszystkie obowiązki w pracy i spędzam samotnie czas albo wędrując po lesie, jeżdżąc na motocyklu, albo czytając w biurze z kieliszkiem lub dwoma kieliszkami wina.

Całkowicie się wyłączam i resetuję na resztę tygodniowych obowiązków. Oznacza to brak komputerów, sprawdzanie służbowej poczty e-mail lub mediów społecznościowych z mojego telefonu. Robię to samo przez całą niedzielę, którą spędzam głównie z rodziną, aby się zregenerować.

Upewnij się, że członkowie Twojego zespołu również robią sobie przerwy i robią to, co muszą, aby zachować czujność.

8. Nadaj priorytet dobremu samopoczuciu

Im więcej jasności umysłu ma Twój zespół na co dzień, tym większa koncentracja i produktywność.

Chociaż nie potrzebujesz całego studia jogi ani centrum masażu, jak te znajdujące się w siedzibie Google, kilka wskazówek, jak poprawić jasność umysłu i zmniejszyć stres w ciągu dnia:

• Zapewnienie ludziom odpowiednich przerw (w tym lunchu).
• Zapewnienie pracownikom elastycznych godzin pracy lub opcji zdalnych.
• Zapewnienie stojących biurek w celu zwiększenia produktywności.
• Blokowanie czasu na medytację.
• Zapewnienie zdrowych przekąsek.
• Tworzenie spokojnego środowiska.
• Uznaj wydarzenia zewnętrzne – pandemie itp. – które mają wpływ na nas wszystkich; udawanie, że tak nie jest, jest złe dla twojego zdrowia psychicznego.

9. Zmniejsz rozpraszanie uwagi

Stworzenie spokojnego środowiska wiąże się z redukcją czynników rozpraszających. Niezależnie od tego, czy masz otwarty układ biurowy, kabiny, czy jesteś oddalony, istnieje kilka sposobów na ograniczenie rozpraszania uwagi w ciągu dnia, co pomoże Twojemu zespołowi skupić się:

• Utrzymywanie dowolnej muzyki na rozsądnym poziomie.
• Blokowanie czasu na przerwy.
• Zapewnienie przestrzeni do rekreacji i wypoczynku oddzielonej od pracy.
• Szkolenie personelu, aby uniknąć rozrywek online, takich jak przeglądanie wiadomości e-mail, wiadomości Slack lub mediów społecznościowych.

10. ZERO wielozadaniowości

Ludzie nie potrafią wykonywać wielu zadań jednocześnie. Myślimy, że możemy, ale nie możemy. Komputery wykonują wiele zadań, ponieważ mogą przydzielać część swoich możliwości przetwarzania do różnych zadań. Ludzie nie mogą tego zrobić. Możemy skupić się tylko na jednej rzeczy na raz. To, co zwykle rozumiemy przez wielozadaniowość, to skupienie się na jednej rzeczy przez chwilę, potem na innej i innej itd.

Koncentrowanie się na jednej rzeczy na raz jest w rzeczywistości jedną z najtrudniejszych rzeczy do zrobienia dla człowieka. Wypróbuj pięć minut medytacji – siedzenie nieruchomo i nicnierobienie – a zrozumiesz to. Ponadto badanie ScienceDirect wykazało, że studenci, którzy wykonywali pracę domową i wykonywali zadania wielozadaniowe, potrzebowali więcej czasu i mieli gorszy GPA.

Wyszkol personel i siebie, aby skoncentrować się na pojedynczych zadaniach, nawet jeśli oznacza to blokowanie punktów dnia w celu komunikacji, takich jak poczta e-mail i Slack.

11. Utwórz arkusze zarządzania projektami

Jednym ze sposobów zwiększenia produktywności pracowników jest zapewnienie im odpowiednich narzędzi i szkoleń, których potrzebują. Na przykład oprogramowanie do zarządzania projektami i aplikacje kalendarza wiodą prym jako zasoby umożliwiające osobom indywidualnym planowanie zadań z wyprzedzeniem, ustalanie terminów i blokowanie czasu na wykonanie zadań.

Jeśli chcesz zaoszczędzić pieniądze, lubię też skonfigurować proste arkusze kalkulacyjne do zarządzania projektami z zadaniami, polami wyboru po zakończeniu zadania, terminami i podpisami pracowników do śledzenia i przypisywania zadań. Narzędzia te zapewniają również przejrzysty wgląd w produktywność pracowników i pomagają identyfikować elementy rozpraszające uwagę lub zadania, które mają trudności z wykonaniem.

Inne narzędzia do rozważenia: Semrush do ogólnych badań słów kluczowych, audytów linków zwrotnych i badań tematycznych. Ponadto mój zespół korzysta również z Grammarly, aby skrócić czas edycji i zapewnić klientom dopracowany gotowy produkt.

12. Dokładnie wyjaśnij projekty

Co więcej, nie ma lepszego sposobu na zapewnienie swoim pracownikom sukcesu niż dokładne wyjaśnienie zadań, aby uniknąć zamieszania. Wielu pracowników ma problem z zadawaniem pytań w pracy, gdy są zdezorientowani co do zadania. Aby uniknąć zamieszania i niepokoju, udzielaj szczegółowych wyjaśnień – ustnych i pisemnych – oraz praktycznej nauki, aby pomóc personelowi szybko opanować zadania.

13. Czynnik zaufania

Odchodząc nieco od indywidualnych hacków zwiększających produktywność, kultura, którą tworzysz w swojej firmie, będzie ogromnym wyznacznikiem sukcesu i produktywności. Ten artykuł z Harvard Business Review przedstawia znaczenie budowania kultury wysokiego zaufania i zwiększania produktywności:

„Pracownicy w organizacjach o wysokim zaufaniu są bardziej wydajni, mają więcej energii w pracy, lepiej współpracują ze swoimi kolegami i pozostają z pracodawcami dłużej niż osoby pracujące w firmach o niskim zaufaniu. Ponadto cierpią na mniej chroniczny stres i są szczęśliwsze ze swojego życia, a te czynniki przyczyniają się do lepszych wyników”.

Jeśli pracownicy są zmotywowani do przyjścia do pracy i czują się szczęśliwi w swojej pracy, są bardziej skłonni do cięższej pracy i wkładu jak najwięcej w poprawę swojego miejsca pracy. Porównaj to z toksycznymi środowiskami pracy, w których ludzie najprawdopodobniej będą się obijać, plotkować i narzekać, często nie bojąc się, czy zostaną zwolnieni lub puszczeni.

14. Urozmaicaj

Jak pokazało wiele badań, zróżnicowana grupa ludzi o różnym pochodzeniu i opiniach przyczynia się do dzielenia się wiedzą, zwiększania produktywności i skuteczności projektów. A ponieważ większość pracowników wymaga różnorodności w miejscu pracy, poprawia to ogólną kulturę i samopoczucie pracowników. Ponownie, szczęśliwsi pracownicy są bardziej produktywni.

15. Wdzięczność dla wszystkich

Jestem wielkim zwolennikiem pozytywnego wzmacniania i jego skuteczności w kształtowaniu pozytywnych nawyków. Chociaż dyscyplina skutecznie ogranicza złe nawyki, nagradzanie produktywnych członków wdzięcznością jest świetnym sposobem na wzmocnienie pozytywnych nawyków, poprawiając produktywność.

16. Konstruktywna informacja zwrotna

Dyscyplina ze względu na dyscyplinę rzadko jest skuteczna. Raczej, jeśli chcesz ograniczyć nieproduktywne nawyki w pracy, musisz dostarczyć konstruktywną informację zwrotną z rozwiązaniami dla pracowników, które poprawią ich nawyki. Na przykład, jeśli wrócę do ciebie i powiem, że ten artykuł jest źle napisany bez żadnych informacji zwrotnych, w jaki sposób masz odpowiedzieć na moje konkretne uwagi krytyczne lub poprawić?

Spraw, aby informacje zwrotne były konstruktywne, a proces uczenia się.

17. Autentyczność

Jak wspomniano wcześniej, kultury o wysokim zaufaniu są zazwyczaj bardziej produktywne. Cóż, jednym ze sposobów budowania zaufania jest bycie autentycznym, otwartym i uczciwym wobec pracowników. Budowanie zaufania wśród pracowników i tworzenie pozytywnej kultury firmy zaczyna się od Twoich działań. Przyznaj się do swoich błędów, przypisuj innym. Bycie szczerym i przejrzystym w stosunku do pracowników buduje zaufanie, buduje ich pewność siebie i zwiększa ich wydajność.

18. Ustal wizję

Główną częścią budowania zaufania jest przejrzystość i bycie na tej samej stronie co pracownicy. Ustanowienie wspólnej wizji rozwoju firmy i budowania marki to świetny sposób na budowanie zaufania w całej organizacji, a także sprawienie, by pracownicy czuli się częścią Twojej agencji, a nie tylko dla niej pracowali. Urzeczywistnienie wizji Twojej firmy będzie wymagało mnóstwa ciężkiej pracy, w której w grę wchodzą właściwe sposoby zarządzania czasem i wydajnością.

19. Wyznacz realistyczne cele

Aby urzeczywistnić swoją wizję i poprawić produktywność pracowników, musisz wyznaczyć sobie cele.

Wyznaczanie celów może zwiększyć produktywność pracowników od 11 do 25 razy. Co najważniejsze, wyznaczanie dużych celów ma ogromny wpływ. Dzieje się tak, ponieważ kiedy pracownicy czują, że na coś pracują, są bardziej zaangażowani w to, aby to przeżyć. Nawet w bezpośrednim sensie, wyznaczanie celów przybliża Cię o krok do celu, po prostu określając oczekiwania i śledząc postępy.

2O. Rzuć wyzwanie pracownikom z rozciągliwymi celami

Cele stretch to cele o wysokim ryzyku i wysokiej nagrodzie, które wymagają dużo wysiłku i kreatywnego rozwiązywania problemów. Chociaż dobre samopoczucie i właściwe wskazówki są dobrymi sposobami na zwiększenie produktywności i szczęścia pracowników, czasami potrzeba przeciwności, aby zobaczyć, z czego zbudowani są pracownicy.

Rzuć więc wyzwanie czołowym członkom zespołu z ambitnymi zadaniami, aby wypchnąć ich ze stref komfortu. Dzięki temu pracownicy nie tylko nauczą się więcej, ale mogą nawet zbliżyć się do osiągnięcia tych celów, poprawiając w ten sposób efektywność Twojej agencji.

Buduj kulturę i szkol pracowników w zakresie dobrych nawyków, które prowadzą do lepszych wyników biznesowych

Wzmocnienie tych nawyków poprzez ciągłą edukację i poradnictwo tworzy trwałe nawyki, które pomogą Twojej agencji działać jak najtaniej. A lean oznacza wyższe marże zysku, co oznacza zrównoważony biznes.

Opinie wyrażone w tym artykule są opiniami autora gościnnego i niekoniecznie MarTech. Lista autorów personelu znajduje się tutaj.