20 maneras de hacer que su equipo de marketing sea más productivo

Equipos productivos significa clientes más felices. Clientes felices significa ingresos que mantienen a su equipo empleado y también feliz.

Si bien esto parece bastante obvio, obviamente no es fácil de lograr. Una de las razones: muchos líderes de marketing fueron capacitados en técnicas de productividad arcaicas, como que la locura de las reuniones puede matar el entusiasmo y la creatividad y/o las molestias diarias continuas a través de Slack. (Eso es si estuvieran entrenados).

También he visto a muchos de mis clientes colapsar debido a la falta de enfoque en las medidas de productividad, no solo con sus propios departamentos de marketing sino con todo su personal. Esta es una gran caída para las agencias: debido a su falta de hábitos productivos, fracasaron internamente y perdieron un cliente.

Los viejos hábitos tardan en morir, especialmente cuando la productividad entra en juego. Los gerentes aprenden a administrar a partir de su propia experiencia de ser administrados. Eso hace que sea fácil adquirir malos hábitos y no saber que, de hecho, existen mejores prácticas cuando se trata de aumentar la productividad.

Entonces, ya sea que esté liderando un equipo de escritores, SEO o personas influyentes en las redes sociales, estos 21 trucos de productividad ayudarán a su agencia a tener éxito.

Y cuanto más repita los buenos hábitos, más fuerte podrá desarrollarlos, lo que hará que usted y su personal sean extremadamente productivos.

1. Conoce el rol

En dos décadas de trabajar con cientos de agencias y empresas, uno de los problemas más comunes con los que me he encontrado es no entender los roles.

Los roles y responsabilidades indefinidos hacen que las cosas se caigan por las grietas porque nadie sabe quién es el responsable de ellas. Por otro lado, los roles bien definidos controlan el impulso natural de los gerentes de dar la mayor cantidad de trabajo a su personal más productivo. Hacer esto crea amargos resentimientos en sus mejores personas.

Por eso es fundamental definir tus procesos de trabajo y delegar claramente roles y responsabilidades. Esto debe incluir incluso detalles minuciosos como quién toma notas en las reuniones, quién las programa y todos los demás tipos de trabajo duro.

2. Aprovecha las fortalezas de tu equipo

Para asignar estos roles ahora bien definidos, debe comprender en qué es bueno cada persona. Esto puede significar mirar habilidades y no solo títulos de trabajo. Digamos que hay alguien en SEO que es realmente bueno para comunicarse, considere hacerlo responsable de las relaciones con los clientes.

Es muy, muy raro que una organización tenga todas las habilidades que necesita. Externaliza tus debilidades. La contratación de trabajadores independientes o servicios de marca blanca es una excelente manera de llenar los vacíos laborales sin abrumar a su equipo o contratar nuevas personas.

Su trabajo como líder es poner a estas personas en la mejor posición posible para tener éxito.

Aproveche las fortalezas de su equipo. Delega el resto.

3. Incentivar la productividad

Incluso si las responsabilidades se asignan de manera justa, algunos empleados pueden sentir que están asumiendo más de lo que les corresponde. Por lo tanto, para prevenir cualquier tipo de hostilidad e incentivar una mayor producción, tiene sentido vincular la compensación a la productividad.

No hay mejor incentivo laboral que basar el pago en el desempeño. Si eso no es posible (e incluso si lo es), brinde a los trabajadores la libertad y la flexibilidad para trabajar en su horario (incluso de forma remota). Si no confía en que sus empleados hagan su trabajo si no puede verlos, entonces el problema es usted, no ellos.

4. ¿Es necesaria esta reunión?

Las reuniones ocupan grandes porciones de tiempo e interrumpen el impulso de las personas. Dicho esto, hay algunas reuniones que tienen que suceder. Esa es la clave aquí: asegúrese de tener solo las reuniones que son absolutamente necesarias. Además, asegúrese de que solo las personas que tienen que estar allí acudan a ellos.

Elimine las reuniones inútiles, pero aproveche al máximo las reuniones que necesita. Si necesita decirles algo a todos, pregúntese si se puede hacer por correo electrónico o Slack.

Aquí hay algunas pautas para que sus reuniones sean lo más productivas posible:

• Establezca un límite de tiempo estricto (mantengo las reuniones por debajo de los 20 minutos tanto como sea posible).
• Cree un plan de antemano para mantener la discusión en el punto.
• Comparta la agenda para preparar preguntas y comentarios con anticipación.
• Explique los temas importantes lo más a fondo posible para evitar hacer lo mismo más tarde.
• Pídale a un colega en quien confíe su opinión sobre qué tan bien dirige las reuniones: es posible que descubra que está haciendo un gran trabajo o que hay algo que ha pasado por alto, o ambas cosas.

5. Estructura tu día estratégicamente

¿Sueles ser más productivo por la mañana, incluso sin una taza de café? Ese es el caso de la mayoría de las personas, cuyos niveles de energía aumentan naturalmente después de despertarse debido a los ritmos circadianos y los niveles de cortisol. Sin embargo, hay muchas personas, especialmente aquellas con trastorno por déficit de atención (ADD), cuyo tiempo más productivo es la tarde. No hay nada bueno o malo en esto, es solo cómo funciona tu cuerpo.

Soy una persona mañanera, así que trato de programar las tareas que necesitan más atención, como escribir y planificar estrategias, para entonces. Sea consciente de los ritmos de su cuerpo y programe en torno a eso. Realiza tareas esenciales cuando estés más alerta y tareas sin sentido para cuando estés colapsando un poco. Esto puede mejorar significativamente la productividad sin la necesidad de un par de espressos para mantenerse concentrado.

6. Bloquea horas y prioriza tareas diariamente

Para dar seguimiento a esto, es importante planificar su día con anticipación. De hecho, me gusta tomarme un tiempo el fin de semana o el lunes temprano para reservar tiempo para las tareas durante la semana para mantener mi agenda al día.

Mediante el uso de un software de gestión de proyectos o Google Sheets, puede realizar un seguimiento del progreso durante la semana, dedicar más tiempo a trabajar en las tareas en las que se está atrasando e incluso ganar un poco de ajetreo tratando de ganarle al reloj en las tareas en las que se está atrasando. .

Por ejemplo, reservar tiempo para algo como mirar correos electrónicos es una excelente manera de reducir las distracciones y condensar las tareas en un período de tiempo pequeño y manejable sin sentirse abrumado.

Reviso mi correo electrónico solo tres veces al día en mis días “creativos”, que son los lunes, miércoles y viernes, y aproximadamente siete veces los martes y jueves, cuando planifico la mayor parte de mis reuniones y más trabajo administrativo.

7. Descansos diarios

Por supuesto, no olvide bloquear el tiempo de inactividad durante el día y la semana para los descansos. Si bien los descansos parecen improductivos, son todo lo contrario. Tomarse 15 minutos aquí o allá en realidad lo hará más productivo a lo largo del día en general.

Los descansos no solo lo hacen más productivo, sino que lo hacen más alerta y mejor tomador de decisiones.

Por ejemplo, un famoso estudio de jueces israelíes encontró que los jueces que tomaron dos descansos el día antes de otorgar la libertad condicional a los detenidos tenían más probabilidades de otorgar la libertad condicional. Por otro lado, los jueces que no habían tomado descansos generalmente eligieron la respuesta más segura o más simple de simplemente negar la libertad condicional a los detenidos por completo.

Además, este estudio de Stanford mostró que los escritores y otros creativos que estaban atrapados en el bloqueo del escritor se beneficiaron enormemente de las caminatas para despejar la mente.

También dejo todos mis deberes laborales a las 6 p. m. todos los miércoles y paso tiempo a solas en el bosque caminando, andando en motocicleta o en mi oficina leyendo con una o dos copas de vino.

Me apagué por completo y me reinicié para el resto de los deberes de la semana. Esto significa que no hay computadoras ni revisar los correos electrónicos del trabajo o las redes sociales desde mi teléfono. También hago lo mismo durante todo el domingo, que en su mayoría lo paso con la familia para recargar energías.

Asegúrese de que los miembros de su equipo también tomen descansos y hagan lo necesario para mantenerse alerta.

8. Prioriza el bienestar

Cuanta más claridad mental tenga su equipo diariamente, mayor será el enfoque y la productividad.

Si bien no necesita un estudio de yoga completo o un centro de masajes como los que se encuentran en la sede de Google, algunos consejos para mejorar la claridad mental y reducir el estrés a lo largo del día incluyen:

• Dar a las personas descansos adecuados (incluido el almuerzo).
• Brindar al personal horarios de trabajo flexibles u opciones remotas.
• Proporcionar escritorios de pie para aumentar la productividad.
• Bloqueo de tiempo para la meditación.
• Ofreciendo refrigerios saludables.
• Creando un ambiente tranquilo.
• Reconocer los eventos externos (pandemias, etc.) que tienen un impacto en todos nosotros; fingir que no es malo para tu salud mental.

9. Reduce las distracciones

Crear un ambiente tranquilo implica reducir las distracciones. Ya sea que tenga un diseño de oficina abierto, cubículos o trabaje en forma remota, hay algunas maneras de reducir las distracciones a lo largo del día, lo que ayudará a su equipo a concentrarse:

• Mantener cualquier música a un volumen razonable.
• Bloqueo de tiempo para descansos.
• Proporcionar áreas para la recreación y la relajación separadas del trabajo.
• Capacite al personal para evitar distracciones en línea, como mirar correos electrónicos, mensajes de Slack o redes sociales.

10. CERO multitarea

Los humanos en realidad no pueden realizar múltiples tareas. Creemos que podemos, pero no podemos. Las computadoras realizan múltiples tareas porque pueden asignar partes de su capacidad de procesamiento a diferentes tareas. Los humanos no pueden hacer eso. Solo podemos concentrarnos en una cosa a la vez. Lo que normalmente entendemos por multitarea es centrarse en una cosa por un momento, luego en otra y otra, etc.

Centrarse en una cosa a la vez es en realidad una de las cosas más difíciles de hacer para un ser humano. Prueba cinco minutos de meditación, sentado y sin hacer nada, y lo entenderás. Además, un estudio de ScienceDirect encontró que los estudiantes universitarios que realizaban múltiples tareas durante la tarea y las tareas de clase tardaban más en completar su tarea y tenían un GPA peor.

Capacita al personal y a ti mismo para que te concentres en tareas individuales, incluso si eso significa bloquear puntos del día para la comunicación, como el correo electrónico y Slack.

11. Crea hojas de gestión de proyectos

Una forma de ayudar a la productividad de su personal es brindarles las herramientas adecuadas y la capacitación que necesitan. Por ejemplo, el software de gestión de proyectos y las aplicaciones de calendario han abierto el camino como un recurso para que las personas planifiquen tareas con anticipación, establezcan fechas de vencimiento y bloqueen tiempo para completar tareas.

Si está buscando ahorrar dinero, también me gusta configurar hojas de cálculo de gestión de proyectos simples con tareas, casillas de verificación una vez que se completa una tarea, fechas de vencimiento y firmas de empleados para rastrear y asignar tareas. Estas herramientas también brindan una vista transparente de la productividad de los miembros del personal y lo ayudan a identificar distracciones o tareas que les cuesta completar.

Otras herramientas a considerar: Semrush para investigación general de palabras clave, auditorías de backlinks e investigación de temas. Además, mi equipo también usa Grammarly para reducir los tiempos de edición y brindar a los clientes un producto terminado pulido.

12. Explica los proyectos a fondo

Además, no hay mejor manera de preparar a su personal para el éxito que explicar las tareas detalladamente para evitar confusiones. Muchos empleados luchan por hacer preguntas en el trabajo cuando están confundidos acerca de una tarea. Para evitar la confusión y la ansiedad, brinde explicaciones detalladas (verbales y escritas) y enseñanza práctica para ayudar al personal a dominar las tareas rápidamente.

13. Factor de confianza

Pasando un poco de los trucos de productividad individual, la cultura que cree en su empresa será un determinante masivo del éxito y la productividad. Este artículo de Harvard Business Review describe la importancia de construir una cultura de alta confianza y cómo aumenta la productividad:

“Los empleados en organizaciones de alta confianza son más productivos, tienen más energía en el trabajo, colaboran mejor con sus colegas y permanecen más tiempo con sus empleadores que las personas que trabajan en empresas de baja confianza. También sufren menos estrés crónico y son más felices con sus vidas, y estos factores impulsan un desempeño más sólido”.

Si los empleados están motivados para venir a trabajar y se sienten felices en su trabajo, es más probable que trabajen más duro y contribuyan tanto como puedan para mejorar su lugar de trabajo. Compare esto con los entornos de trabajo tóxicos donde es más probable que las personas se relajen, chismeen y se quejen, a menudo sin temor a ser despedidos o despedidos.

14. Diversificar

Como han demostrado muchos estudios, un grupo diverso de personas con diferentes antecedentes y opiniones contribuye al intercambio de conocimientos, impulsando la productividad y la eficacia de los proyectos. Y, dado que la mayoría de los empleados exigen diversidad en el lugar de trabajo, esto mejora su cultura general y el bienestar de sus empleados. Una vez más, los empleados más felices son los más productivos.

15. Gratitud por todos

Soy un gran defensor del refuerzo positivo y su eficacia en la formación de hábitos positivos. Si bien la disciplina es efectiva para frenar los malos hábitos, recompensar a los miembros productivos con gratitud es una excelente manera de reforzar los hábitos positivos y mejorar la productividad.

16. Comentarios constructivos

La disciplina por el bien de la disciplina rara vez es efectiva. Más bien, si desea frenar los hábitos improductivos en el trabajo, debe brindar comentarios constructivos con soluciones para que los empleados mejoren sus hábitos. Por ejemplo, si le respondo y le digo que este artículo está mal escrito y no tiene comentarios, ¿cómo se supone que abordará mis críticas específicas o mejorará?

Haga que la retroalimentación sea constructiva y un proceso de aprendizaje.

17. Autenticidad

Como se dijo anteriormente, las culturas de alta confianza tienden a ser más productivas. Bueno, una forma de generar confianza es ser auténtico, abierto y honesto con los empleados. Generar confianza con sus empleados y establecer una cultura empresarial positiva comienza con sus acciones. Admite tus errores, da crédito a los demás. Ser genuino y transparente con los empleados genera confianza, aumenta su confianza y aumenta su productividad.

18. Establecer la visión

Una parte importante de generar confianza es la transparencia y estar en la misma página que los empleados. Establecer una visión compartida para el crecimiento y la marca de la empresa es una excelente manera de generar confianza en toda su organización y también hacer que los empleados sientan que son parte de su agencia, no que solo trabajan para ella. Actualizar la visión de su empresa requerirá toneladas de arduo trabajo, que es donde entran en juego la gestión adecuada del tiempo y los trucos de productividad.

19. Establece metas realistas

Para hacer realidad su visión y mejorar la productividad de sus empleados, debe establecer metas.

El establecimiento de objetivos puede aumentar la productividad de los empleados entre 11 y 25 veces. Lo más importante es que el establecimiento de grandes objetivos tiene un gran impacto. Eso es porque cuando los empleados sienten que están trabajando por algo, están más comprometidos a llevarlo a cabo. Incluso en un sentido inmediato, el establecimiento de objetivos lo acerca un paso más a su objetivo con solo establecer expectativas y realizar un seguimiento del progreso.

2O. Desafíe a los empleados con objetivos ambiciosos

Los objetivos ambiciosos son objetivos de alto riesgo y alta recompensa que requieren mucho esfuerzo y resolución creativa de problemas. Si bien el bienestar y la orientación adecuada son buenas maneras de aumentar la productividad y la felicidad de los empleados, a veces se necesita adversidad para ver de qué están hechos los empleados.

Así que desafíe a los miembros líderes del equipo con tareas ambiciosas para sacarlos de sus zonas de confort. No solo los empleados aprenderán más a través de esto, sino que incluso pueden estar cerca de alcanzar estos objetivos, mejorando así la eficiencia de su agencia.

Construya una cultura y capacite a los empleados en buenos hábitos que conduzcan a mejores resultados comerciales

Reforzar estos hábitos a través de la educación continua y la orientación forma hábitos duraderos que ayudarán a que su agencia opere de la manera más eficiente posible. Y lean significa mayores márgenes de beneficio, lo que equivale a un negocio sostenible.

Las opiniones expresadas en este artículo pertenecen al autor invitado y no necesariamente a MarTech. Los autores del personal se enumeran aquí.