20 façons de rendre votre équipe marketing plus productive

Des équipes productives signifient des clients plus heureux. Des clients satisfaits signifient un revenu qui maintient votre équipe employée et également heureuse.

Bien que cela semble assez évident, ce n'est évidemment pas facile à accomplir. Une des raisons : de nombreux responsables marketing ont été formés à des techniques de productivité archaïques, telles que la folie des réunions peut tuer l'enthousiasme et la créativité et/ou le harcèlement quotidien incessant via Slack. (C'est s'ils ont été formés du tout.)

J'ai également vu beaucoup de mes clients imploser en raison d'un manque de concentration sur les mesures de productivité - non seulement avec leurs propres services marketing, mais avec l'ensemble de leur personnel. Il s'agit d'un échec majeur pour les agences - en raison de leur manque d'habitudes productives, elles ont échoué en interne et ont perdu un client.

Les vieilles habitudes ont la vie dure, surtout lorsque la productivité entre en jeu. Les gestionnaires apprennent à gérer à partir de leur propre expérience de gestion. Cela permet de prendre facilement de mauvaises habitudes et de ne pas savoir qu'il existe, en fait, des pratiques exemplaires en matière d'augmentation de la productivité.

Ainsi, que vous dirigiez une équipe de rédacteurs, de SEO ou d'influenceurs sur les réseaux sociaux, ces 21 hacks de productivité aideront votre agence à réussir.

Et plus vous répétez de bonnes habitudes, plus vous pouvez vous appuyer sur celles-ci, ce qui vous rend, vous et votre personnel, incroyablement productifs.

1. Connaître le rôle

En deux décennies de travail avec des centaines d'agences et d'entreprises, l'un des problèmes les plus courants que j'ai rencontrés est de ne pas comprendre les rôles.

Des rôles et des responsabilités non définis font que les choses passent entre les mailles du filet parce que personne ne sait qui en est responsable. D'un autre côté, des rôles bien définis limitent l'impulsion naturelle des managers à donner le plus de travail à leur personnel le plus productif. Faire cela crée des ressentiments amers chez vos meilleurs collaborateurs.

C'est pourquoi il est essentiel de définir vos processus de travail et de déléguer clairement les rôles et les responsabilités. Cela doit inclure même des détails infimes comme qui prend des notes lors des réunions, qui les planifie et tous les autres types de travail fastidieux.

2. Tirez parti des forces de votre équipe

Afin d'attribuer ces rôles désormais bien définis, vous devez comprendre ce à quoi chacun est bon. Cela peut signifier examiner les compétences et pas seulement les intitulés de poste. Disons qu'il y a quelqu'un dans le référencement qui est vraiment doué pour la communication, pensez à le confier à la relation client.

Il est très, très rare qu'une organisation ait toutes les compétences dont elle a besoin. Externalisez vos faiblesses. L'embauche de pigistes ou de services de marque blanche est un excellent moyen de combler les pénuries de main-d'œuvre sans surcharger votre équipe ni embaucher de nouvelles personnes.

Votre travail en tant que leader est de mettre ces personnes dans la meilleure position possible pour réussir.

Capitalisez sur les forces de votre équipe. Déléguez le reste.

3. Stimulez la productivité

Même si les responsabilités sont réparties équitablement, certains employés peuvent avoir l'impression d'assumer plus que leur part. Par conséquent, pour prévenir toute forme d'hostilité et inciter à une plus grande production, il est logique de lier la compensation à la productivité.

Il n'y a pas de meilleure incitation au travail que de baser le salaire sur la performance. Si ce n'est pas possible (et même si c'est le cas), donnez aux travailleurs la liberté et la flexibilité de travailler selon leur horaire (y compris à distance). Si vous ne faites pas confiance à vos employés pour faire leur travail si vous ne pouvez pas les voir, alors vous êtes le problème, pas eux.

4. Cette rencontre est-elle nécessaire ?

Les réunions prennent beaucoup de temps et interrompent l'élan des gens. Cela dit, il y a des réunions qui doivent avoir lieu. C'est la clé ici : assurez-vous que vous n'avez que des réunions qui sont absolument nécessaires. Assurez-vous également que seules les personnes qui doivent être présentes y vont.

Éliminez les réunions inutiles, mais profitez au maximum des réunions dont vous avez besoin. Si vous avez besoin de dire quelque chose à tout le monde, demandez-vous si cela peut être fait par e-mail ou Slack à la place.

Voici quelques lignes directrices pour rendre vos réunions aussi productives que possible :

• Fixez-vous une limite de temps stricte (je limite autant que possible les réunions à moins de 20 minutes).
• Créez un plan à l'avance pour garder la discussion sur le point.
• Partagez l'ordre du jour pour préparer les questions et remarques à l'avance.
• Expliquez les sujets importants aussi complètement que possible pour éviter de faire la même chose plus tard.
• Demandez à un collègue en qui vous avez confiance des commentaires sur la façon dont vous organisez des réunions : vous découvrirez peut-être que vous faites un excellent travail ou qu'il y a quelque chose que vous avez négligé ou les deux.

5. Structurez votre journée de manière stratégique

Avez-vous tendance à être plus productif le matin, même sans une tasse de café ? C'est le cas pour la plupart des gens, qui ont des niveaux d'énergie qui augmentent naturellement après le réveil en raison des rythmes circadiens et des niveaux de cortisol. Cependant, il y a beaucoup de gens - en particulier ceux qui souffrent d'un trouble déficitaire de l'attention (TDA) - dont le moment le plus productif est l'après-midi. Il n'y a pas de bien ou de mal à cela, c'est juste la façon dont votre corps fonctionne.

Je suis une personne matinale, alors j'essaie de planifier les tâches qui nécessitent le plus de concentration, comme l'écriture et la planification stratégique, pour ce moment-là. Soyez conscient de vos rythmes corporels et planifiez autour de cela. Effectuez des tâches essentielles lorsque vous êtes le plus alerte et des tâches insensées lorsque vous vous écrasez un peu. Cela peut améliorer considérablement la productivité sans avoir besoin de quelques expressos pour rester concentré.

6. Bloquer les heures et hiérarchiser les tâches quotidiennement

Pour faire le suivi de cela, il est important de planifier votre journée à l'avance. En fait, j'aime prendre du temps le week-end ou tôt le lundi pour réserver du temps pour des tâches tout au long de la semaine afin de garder mon emploi du temps sur la bonne voie.

En utilisant un logiciel de gestion de projet ou Google Sheets, vous pouvez suivre les progrès tout au long de la semaine, passer plus de temps à travailler sur des tâches lorsque vous êtes en retard et même gagner un peu d'effort en essayant de battre l'horloge sur des tâches où vous êtes en retard. .

Par exemple, réserver du temps pour quelque chose comme regarder des e-mails est un excellent moyen de réduire les distractions et de condenser les tâches en un petit laps de temps gérable sans être submergé.

Je ne vérifie mes e-mails que trois fois par jour lors de mes journées "créatives", qui sont le lundi, le mercredi et le vendredi, et environ sept fois le mardi et le jeudi lorsque je planifie l'essentiel de mes réunions et davantage de travail administratif.

7. Pauses quotidiennes

Bien sûr, n'oubliez pas de bloquer les temps d'arrêt tout au long de votre journée et de votre semaine pour les pauses. Alors que les pauses semblent improductives, elles sont tout sauf cela. Prendre 15 minutes ici ou là vous rendra en fait plus productif tout au long de la journée.

Non seulement les pauses vous rendent plus productif, mais elles vous rendent plus alerte et un meilleur décideur.

Par exemple, une célèbre étude de juges israéliens a révélé que les juges qui prenaient deux pauses dans la journée avant d'accorder la libération conditionnelle aux détenus étaient plus susceptibles d'accorder la libération conditionnelle. D'un autre côté, les juges qui n'avaient pas pris de pause ont généralement choisi la réponse la plus sûre ou la plus simpliste consistant à refuser complètement la libération conditionnelle aux détenus.

De plus, cette étude de Stanford a montré que les écrivains et autres créatifs qui étaient aux prises avec le blocage de l'écrivain bénéficiaient énormément de se promener pour se vider l'esprit.

Je cesse également toutes mes tâches à 18 heures tous les mercredis et je passe du temps seul dans les bois à faire de la randonnée, à faire de la moto ou dans mon bureau à lire avec un verre ou deux de vin.

Je me suis complètement éteint et je me suis réinitialisé pour le reste des tâches de la semaine. Cela signifie qu'il n'y a pas d'ordinateur ni de vérification des e-mails professionnels ou des réseaux sociaux depuis mon téléphone. Je fais aussi la même chose pour tout le dimanche, qui est surtout passé en famille pour se ressourcer.

Assurez-vous que les membres de votre équipe prennent également des pauses et font ce dont ils ont besoin pour rester attentifs.

8. Priorité au bien-être

Plus votre équipe a de clarté mentale au quotidien, plus la concentration et la productivité sont nettes.

Bien que vous n'ayez pas besoin d'un studio de yoga ou d'un centre de massage complet comme ceux que l'on trouve au siège de Google, voici quelques conseils pour améliorer la clarté mentale et réduire le stress tout au long de la journée :

• Donner aux gens des pauses adéquates (y compris le déjeuner).
• Offrir au personnel des horaires de travail flexibles ou des options à distance.
• Fournir des bureaux debout pour augmenter la productivité.
• Bloquer du temps pour la méditation.
• Fournir des collations saines.
• Créer un environnement calme.
• Reconnaître les événements extérieurs – pandémies, etc. – qui ont un impact sur nous tous ; prétendre que ce n'est pas le cas est mauvais pour votre santé mentale.

9. Réduisez les distractions

Créer un environnement calme implique de réduire les distractions. Que vous ayez un bureau ouvert, des cabines ou que vous soyez à distance, il existe plusieurs façons de réduire les distractions tout au long de la journée, ce qui aidera votre équipe à se concentrer :

• Garder toute musique à un volume raisonnable.
• Blocage du temps pour les pauses.
• Fournir des espaces de loisirs et de détente séparés du travail.
• Former le personnel pour éviter les distractions en ligne, telles que la consultation des e-mails, des messages Slack ou des réseaux sociaux.

10. ZÉRO multitâche

Les humains ne peuvent pas réellement effectuer plusieurs tâches à la fois. Nous pensons que nous pouvons, mais nous ne pouvons pas. Les ordinateurs sont multitâches car ils peuvent allouer une partie de leur capacité de traitement à différentes tâches. Les humains ne peuvent pas faire ça. Nous ne pouvons nous concentrer que sur une seule chose à la fois. Ce que nous entendons généralement par multitâche, c'est se concentrer sur une chose pendant un moment, puis sur une autre et une autre, etc.

Se concentrer sur une chose à la fois est en fait l'une des choses les plus difficiles à faire pour un humain. Essayez cinq minutes de méditation – assis tranquillement et sans rien faire – et vous comprendrez cela. En outre, une étude de ScienceDirect a révélé que les étudiants qui effectuaient plusieurs tâches à la fois pendant les devoirs et les devoirs en classe mettaient plus de temps à terminer leurs devoirs et avaient un GPA pire.

Formez le personnel et vous-même à vous concentrer sur des tâches uniques, même si cela signifie bloquer des points de la journée pour la communication, comme les e-mails et Slack.

11. Créer des fiches de gestion de projet

Une façon d'améliorer la productivité de votre personnel est de lui donner les outils et la formation dont il a besoin. Par exemple, les logiciels de gestion de projet et les applications de calendrier ont ouvert la voie en tant que ressource permettant aux individus de planifier des tâches à l'avance, de fixer des dates d'échéance et de réserver du temps pour terminer les tâches.

Si vous cherchez à économiser de l'argent, j'aime aussi configurer des feuilles de calcul de gestion de projet simples avec des tâches, des cases à cocher une fois qu'une tâche est terminée, des dates d'échéance et des signatures d'employés pour suivre et attribuer des tâches. Ces outils fournissent également une vue transparente de la productivité des membres du personnel et vous aident à identifier les distractions ou les tâches qu'ils ont du mal à accomplir.

Autres outils à considérer : Semrush pour la recherche générale de mots-clés, les audits de backlinks et la recherche de sujets. De plus, mon équipe utilise également Grammarly pour réduire les temps d'édition et fournir aux clients un produit fini soigné.

12. Expliquez soigneusement les projets

De plus, il n'y a pas de meilleur moyen de préparer votre personnel au succès qu'en expliquant les tâches en détail pour éviter toute confusion. De nombreux employés ont du mal à poser des questions au travail lorsqu'ils sont confus au sujet d'une tâche. Pour éviter la confusion et l'anxiété, donnez des explications détaillées - verbales et écrites - et un enseignement pratique pour aider le personnel à maîtriser rapidement les tâches.

13. Facteur de confiance

En passant un peu des hacks de productivité individuels, la culture que vous créez dans votre entreprise sera un déterminant majeur du succès et de la productivité. Cet article de Harvard Business Review souligne l'importance de créer une culture de confiance élevée et comment cela stimule la productivité :

« Les employés des organisations à haut niveau de confiance sont plus productifs, ont plus d'énergie au travail, collaborent mieux avec leurs collègues et restent avec leur employeur plus longtemps que les personnes travaillant dans des entreprises à faible confiance. Ils souffrent également moins de stress chronique et sont plus heureux dans leur vie, et ces facteurs alimentent de meilleures performances.

Si les employés sont motivés à venir travailler et se sentent heureux dans leur travail, ils sont plus susceptibles de travailler plus fort et de contribuer autant qu'ils le peuvent à l'amélioration de leur lieu de travail. Comparez cela aux environnements de travail toxiques où les individus sont plus susceptibles de se relâcher, de commérages et de se plaindre, souvent sans craindre de se faire virer ou de lâcher prise.

14. Diversifiez

Comme de nombreuses études l'ont montré, un groupe diversifié de personnes d'horizons et d'opinions différents contribue au partage des connaissances, à l'augmentation de la productivité et à l'efficacité des projets. Et, puisque la plupart des employés exigent la diversité sur le lieu de travail, cela améliore votre culture globale et le bien-être de vos employés. Encore une fois, les employés les plus heureux sont les plus productifs.

15. Gratitude pour tous

Je suis un grand partisan du renforcement positif et de son efficacité dans la formation d'habitudes positives. Bien que la discipline soit efficace pour freiner les mauvaises habitudes, récompenser les membres productifs avec gratitude est un excellent moyen de renforcer les habitudes positives et d'améliorer la productivité.

16. Rétroaction constructive

La discipline pour la discipline est rarement efficace. Au contraire, si vous souhaitez freiner les habitudes improductives au travail, vous devez fournir des commentaires constructifs avec des solutions permettant aux employés d'améliorer leurs habitudes. Par exemple, si je reviens vers vous et que je dis que cet article est mal écrit sans aucun retour, comment êtes-vous censé répondre à mes critiques spécifiques ou vous améliorer ?

Rendre la rétroaction constructive et un processus d'apprentissage.

17. Authenticité

Comme indiqué précédemment, les cultures de confiance élevée ont tendance à être plus productives. Eh bien, une façon d'établir la confiance est d'être authentique, ouvert et honnête avec les employés. Construire la confiance avec vos employés et établir une culture d'entreprise positive commence par vos actions. Admettez vos erreurs, donnez du crédit aux autres. Être authentique et transparent avec les employés cultive la confiance, renforce leur confiance et augmente leur productivité.

18. Établir une vision

Une partie importante de l'établissement de la confiance est la transparence et le fait d'être sur la même longueur d'onde que les employés. Établir une vision commune de la croissance et de l'image de marque de l'entreprise est un excellent moyen de renforcer la confiance au sein de votre organisation et de donner aux employés l'impression qu'ils font partie de votre agence, et non qu'ils travaillent simplement pour elle. L'actualisation de la vision de votre entreprise nécessitera des tonnes de travail acharné, c'est là que la bonne gestion du temps et les hacks de productivité entrent en jeu.

19. Fixez-vous des objectifs réalistes

Pour donner vie à votre vision et améliorer la productivité de vos employés, vous devez vous fixer des objectifs.

L'établissement d'objectifs peut augmenter la productivité des employés de 11 à 25 fois. Plus important encore, l'établissement de grands objectifs a un impact énorme. En effet, lorsque les employés sentent qu'ils travaillent pour quelque chose, ils sont plus déterminés à le mener à bien. Même dans un sens immédiat, l'établissement d'objectifs vous rapproche un peu plus de votre objectif simplement en définissant des attentes et en suivant les progrès.

2O. Défiez les employés avec des objectifs ambitieux

Les objectifs extensibles sont des objectifs à haut risque et à haute récompense qui nécessitent beaucoup d'efforts et une résolution créative de problèmes. Bien que le bien-être et des conseils appropriés soient tous de bons moyens d'augmenter la productivité et le bonheur des employés, il faut parfois de l'adversité pour voir de quoi les employés sont faits.

Défiez donc les membres de l'équipe dirigeante avec des tâches ambitieuses pour les faire sortir de leur zone de confort. Non seulement les employés en apprendront davantage, mais ils pourraient même être sur le point d'atteindre ces objectifs, améliorant ainsi l'efficacité de votre agence.

Construire une culture et former les employés sur les bonnes habitudes qui conduisent à de meilleurs résultats commerciaux

Renforcer ces habitudes par une formation continue et des conseils forme des habitudes durables qui aideront votre agence à fonctionner le moins possible. Et lean signifie des marges bénéficiaires plus élevées, ce qui équivaut à une entreprise durable.

Les opinions exprimées dans cet article sont celles de l'auteur invité et pas nécessairement celles de MarTech. Les auteurs du personnel sont répertoriés ici.