20 cara untuk membuat tim pemasaran Anda lebih produktif

Tim yang produktif berarti klien yang lebih bahagia. Klien yang bahagia berarti pendapatan yang membuat tim Anda tetap bekerja dan juga bahagia.

Meskipun ini tampak cukup jelas, itu jelas tidak mudah untuk dicapai. Salah satu alasannya: Banyak pemimpin pemasaran dilatih dalam teknik produktivitas kuno, seperti kegilaan pertemuan dapat membunuh antusiasme dan kreativitas dan/atau omelan harian tanpa henti melalui Slack. (Itu jika mereka dilatih sama sekali.)

Saya juga melihat banyak klien saya meledak karena kurangnya fokus pada ukuran produktivitas – tidak hanya dengan departemen pemasaran mereka sendiri tetapi dengan seluruh staf mereka. Ini adalah kejatuhan besar bagi agensi – karena kurangnya kebiasaan produktif, mereka gagal secara internal dan kehilangan klien.

Kebiasaan lama sulit dihilangkan, terutama ketika produktivitas ikut bermain. Manajer belajar mengelola dari pengalaman mereka sendiri saat dikelola. Itu membuatnya mudah untuk mengambil kebiasaan buruk dan untuk tidak mengetahui, pada kenyataannya, ada praktik terbaik dalam hal meningkatkan produktivitas.

Jadi, baik Anda memimpin tim penulis, SEO, atau influencer media sosial, 21 peretasan produktivitas ini akan membantu kesuksesan agensi Anda.

Dan semakin Anda mengulangi kebiasaan baik, semakin kuat Anda dapat membangunnya, membuat Anda dan staf Anda sangat produktif.

1. Tahu peran

Dalam dua dekade bekerja dengan ratusan agensi dan perusahaan, salah satu masalah paling umum yang saya temui adalah tidak memahami peran.

Peran dan tanggung jawab yang tidak ditentukan menyebabkan hal-hal gagal karena tidak ada yang tahu siapa yang bertanggung jawab atas mereka. Di sisi lain, peran yang terdefinisi dengan baik mengendalikan dorongan alami manajer untuk memberikan pekerjaan paling banyak kepada staf mereka yang paling produktif. Melakukan hal ini menciptakan kebencian pahit pada orang-orang terbaik Anda.

Itulah mengapa penting untuk mendefinisikan proses kerja Anda dan mendelegasikan peran dan tanggung jawab dengan jelas. Ini perlu menyertakan detail bahkan menit seperti siapa yang membuat catatan di rapat, siapa yang menjadwalkannya, dan semua jenis pekerjaan kasar lainnya.

2. Manfaatkan kekuatan tim Anda

Untuk menetapkan peran yang sekarang terdefinisi dengan baik ini, Anda harus memahami keahlian setiap orang. Ini bisa berarti melihat keterampilan dan bukan hanya jabatan. Katakanlah ada seseorang di SEO yang sangat pandai berkomunikasi, pertimbangkan untuk membuat mereka bertanggung jawab atas hubungan klien.

Sangat, sangat jarang sebuah organisasi memiliki semua keterampilan yang dibutuhkannya. Outsource kelemahan Anda. Mempekerjakan pekerja lepas atau layanan pelabelan putih adalah cara yang bagus untuk mengisi kesenjangan tenaga kerja tanpa membebani tim Anda atau merekrut individu baru.

Tugas Anda sebagai seorang pemimpin adalah menempatkan orang-orang ini pada posisi terbaik untuk berhasil.

Manfaatkan kekuatan tim Anda. Delegasikan sisanya.

3. Insentif produktivitas

Bahkan jika tanggung jawab diberikan secara adil, beberapa karyawan mungkin merasa mereka mengambil lebih dari bagian mereka. Oleh karena itu, untuk mencegah segala bentuk permusuhan dan untuk mendorong produksi yang lebih besar, masuk akal untuk mengaitkan kompensasi dengan produktivitas.

Tidak ada insentif kerja yang lebih baik daripada mendasarkan gaji pada kinerja. Jika itu tidak mungkin (dan bahkan jika memungkinkan) berikan pekerja kebebasan dan fleksibilitas untuk bekerja sesuai jadwal mereka (termasuk dari jarak jauh). Jika Anda tidak mempercayai karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan mereka jika Anda tidak dapat melihatnya, maka Andalah masalahnya – bukan mereka.

4. Apakah pertemuan ini perlu?

Rapat memakan banyak waktu dan mengganggu momentum orang-orang. Yang mengatakan, ada beberapa pertemuan yang harus terjadi. Itulah kuncinya di sini: Pastikan Anda hanya mengadakan pertemuan yang benar-benar diperlukan. Juga, pastikan bahwa hanya orang-orang yang harus berada di sana yang pergi ke sana.

Kurangi rapat yang sia-sia, tetapi manfaatkan rapat yang Anda perlukan sebaik mungkin. Jika Anda perlu memberi tahu semua orang sesuatu, tanyakan pada diri Anda apakah itu bisa dilakukan melalui email atau Slack.

Berikut adalah beberapa panduan untuk membuat rapat Anda seproduktif mungkin:

• Tetapkan batas waktu yang ketat (saya menjaga rapat di bawah 20 menit sebanyak mungkin).
• Buat rencana sebelumnya untuk menjaga agar diskusi tetap pada intinya.
• Bagikan agenda untuk mempersiapkan pertanyaan dan komentar sebelumnya.
• Jelaskan topik penting selengkap mungkin untuk menghindari melakukan hal yang sama nanti.
• Mintalah rekan kerja yang Anda percayai untuk umpan balik tentang seberapa baik Anda menjalankan rapat: Anda mungkin menemukan bahwa Anda melakukan pekerjaan dengan baik atau ada sesuatu yang Anda abaikan atau keduanya.

5. Susun hari Anda secara strategis

Apakah Anda cenderung lebih produktif di pagi hari, meski tanpa secangkir kopi? Itulah yang terjadi pada kebanyakan orang, yang memiliki tingkat energi yang secara alami melonjak setelah bangun tidur karena ritme sirkadian dan kadar kortisol. Namun, ada banyak orang – terutama mereka yang memiliki gangguan pemusatan perhatian (ADD) – yang waktu paling produktifnya adalah di sore hari. Tidak ada yang benar atau salah dalam hal ini, ini hanya cara tubuh Anda bekerja.

Saya orang pagi, jadi saya mencoba menjadwalkan tugas yang paling membutuhkan fokus, seperti menulis dan perencanaan strategi, untuk saat itu. Waspadai ritme tubuh Anda dan jadwalkan sekitar itu. Lakukan tugas-tugas penting saat Anda paling waspada dan tugas-tugas tanpa pikiran saat Anda sedikit mogok. Ini secara signifikan dapat meningkatkan produktivitas tanpa perlu beberapa espresso untuk tetap fokus.

6. Blokir jam dan prioritaskan tugas setiap hari

Untuk menindaklanjuti ini, penting untuk merencanakan hari Anda sebelumnya. Sebenarnya, saya suka meluangkan waktu di akhir pekan atau Senin pagi untuk memblokir waktu tugas sepanjang minggu agar jadwal saya tetap pada jalurnya.

Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek atau Google Spreadsheet, Anda dapat melacak kemajuan sepanjang minggu, menghabiskan waktu ekstra untuk mengerjakan tugas saat Anda tertinggal, dan bahkan sedikit terburu-buru mencoba menyelesaikan tugas di mana Anda tertinggal .

Misalnya, memblokir waktu untuk sesuatu seperti melihat email adalah cara yang bagus untuk mengurangi gangguan dan menyingkat tugas menjadi sebagian kecil waktu yang dapat dikelola tanpa kewalahan.

Saya memeriksa email saya hanya tiga kali sehari pada hari-hari "kreatif" saya, yaitu Senin, Rabu, dan Jumat, dan sekitar tujuh kali atau lebih pada hari Selasa dan Kamis ketika saya merencanakan sebagian besar pertemuan saya dan lebih banyak pekerjaan administratif.

7. Istirahat harian

Tentu saja, jangan lupa untuk memblokir waktu henti sepanjang hari dan minggu Anda untuk istirahat. Sementara istirahat tampak tidak produktif, mereka sama sekali tidak. Mengambil 15 menit di sana-sini sebenarnya akan membuat Anda lebih produktif sepanjang hari secara keseluruhan.

Tidak hanya istirahat membuat Anda lebih produktif, mereka membuat Anda lebih waspada dan pembuat keputusan yang lebih baik.

Misalnya, sebuah penelitian terkenal terhadap hakim Israel menemukan bahwa hakim yang mengambil dua kali istirahat dalam sehari sebelum memberikan pembebasan bersyarat tahanan lebih mungkin untuk memberikan pembebasan bersyarat. Di sisi lain, hakim yang tidak mengambil waktu istirahat biasanya memilih jawaban paling aman atau paling sederhana dengan menolak pembebasan bersyarat tahanan sama sekali.

Selain itu, penelitian dari Stanford ini menunjukkan bahwa penulis dan materi iklan lainnya yang terjebak dengan writer's block sangat diuntungkan dengan jalan-jalan untuk menjernihkan pikiran.

Saya juga menghentikan semua tugas kerja pada pukul 6 sore setiap hari Rabu, dan menghabiskan waktu sendirian baik di hutan hiking, mengendarai sepeda motor, atau di kantor saya membaca dengan segelas atau dua gelas anggur.

Saya mematikan sepenuhnya, dan mengatur ulang diri saya untuk sisa tugas minggu ini. Ini berarti tidak ada komputer atau memeriksa email kantor atau media sosial dari ponsel saya. Saya juga melakukan hal yang sama untuk sepanjang hari Minggu, yang sebagian besar dihabiskan bersama keluarga untuk mengisi ulang tenaga.

Pastikan anggota tim Anda juga beristirahat dan melakukan apa yang mereka butuhkan untuk tetap tajam.

8. Prioritaskan kesejahteraan

Semakin banyak kejernihan mental yang dimiliki tim Anda setiap hari, semakin tajam fokus dan produktivitasnya.

Meskipun Anda tidak memerlukan seluruh studio yoga atau pusat pijat seperti yang ada di kantor pusat Google, beberapa tips untuk meningkatkan kejernihan mental dan mengurangi stres sepanjang hari meliputi:

• Memberi orang istirahat yang cukup (termasuk makan siang).
• Memberi staf jam kerja yang fleksibel atau opsi jarak jauh.
• Menyediakan meja berdiri untuk meningkatkan produktivitas.
• Memblokir waktu untuk meditasi.
• Menyediakan snack sehat.
• Menciptakan lingkungan yang tenang.
• Mengakui peristiwa luar – pandemi, dll. – yang berdampak pada kita semua; berpura-pura tidak baik untuk kesehatan mental Anda.

9. Kurangi gangguan

Menciptakan lingkungan yang tenang melibatkan pengurangan gangguan. Apakah Anda memiliki tata letak kantor terbuka, bilik, atau jarak jauh, ada beberapa cara untuk mengurangi gangguan sepanjang hari, yang akan membantu tim Anda fokus:

• Menyimpan musik apa pun pada volume yang wajar.
• Memblokir waktu istirahat.
• Menyediakan area rekreasi dan relaksasi yang terpisah dari pekerjaan.
• Melatih staf untuk menghindari gangguan online, seperti melihat email, pesan Slack, atau media sosial.

10. NOL multitasking

Manusia sebenarnya tidak bisa multitasking. Kami pikir kami bisa, tapi kami tidak bisa. Komputer melakukan banyak tugas karena mereka dapat mengalokasikan bagian dari kemampuan pemrosesannya ke tugas yang berbeda. Manusia tidak bisa melakukan itu. Kami hanya bisa fokus pada satu hal pada satu waktu. Apa yang biasanya kita maksud dengan multitasking adalah fokus pada satu hal untuk sesaat, lalu pada yang lain dan yang lain, dll.

Berfokus pada satu hal pada satu waktu sebenarnya adalah salah satu hal tersulit bagi manusia untuk dilakukan. Cobalah meditasi lima menit – duduk diam dan tidak melakukan apa-apa – dan Anda akan memahami hal ini. Juga, sebuah studi ScienceDirect menemukan bahwa mahasiswa yang melakukan banyak tugas selama pekerjaan rumah dan tugas kelas membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan pekerjaan rumah mereka dan memiliki IPK yang lebih buruk.

Latih staf dan diri Anda sendiri untuk fokus pada satu tugas, bahkan jika itu berarti menghalangi titik hari untuk komunikasi, seperti email dan Slack.

11. Buat lembar manajemen proyek

Salah satu cara untuk membantu produktivitas staf Anda adalah memberi mereka alat dan pelatihan yang tepat yang mereka butuhkan. Misalnya, perangkat lunak manajemen proyek dan aplikasi kalender telah menjadi sumber daya bagi individu untuk merencanakan tugas sebelumnya, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan memblokir waktu untuk menyelesaikan tugas.

Jika Anda ingin menghemat uang, saya juga ingin menyiapkan spreadsheet manajemen proyek sederhana dengan tugas, kotak centang setelah tugas selesai, tanggal jatuh tempo, dan tanda tangan karyawan untuk melacak dan menetapkan tugas. Alat-alat ini juga memberikan pandangan transparan tentang produktivitas anggota staf dan membantu Anda mengidentifikasi gangguan atau tugas yang sulit mereka selesaikan.

Alat lain yang perlu dipertimbangkan: Semrush untuk penelitian kata kunci umum, audit backlink, dan penelitian topik. Selain itu, tim saya juga menggunakan Grammarly untuk mengurangi waktu pengeditan dan memberi klien produk jadi yang dipoles.

12. Jelaskan proyek secara menyeluruh

Selain itu, tidak ada cara yang lebih baik untuk membuat staf Anda sukses selain dengan menjelaskan tugas secara menyeluruh untuk menghindari kebingungan. Banyak karyawan berjuang untuk mengajukan pertanyaan di tempat kerja ketika mereka bingung tentang suatu tugas. Untuk mencegah kebingungan dan kecemasan, berikan penjelasan terperinci – secara lisan dan tertulis – dan pengajaran langsung untuk membantu staf menguasai tugas dengan cepat.

13. Faktor kepercayaan

Bertransisi sedikit dari peretasan produktivitas individu, budaya yang Anda buat di perusahaan Anda akan menjadi penentu kesuksesan dan produktivitas yang sangat besar. Artikel dari Harvard Business Review ini menguraikan pentingnya membangun budaya kepercayaan tinggi dan bagaimana hal itu meningkatkan produktivitas:

“Karyawan di organisasi dengan kepercayaan tinggi lebih produktif, memiliki lebih banyak energi di tempat kerja, berkolaborasi lebih baik dengan rekan kerja mereka, dan tinggal bersama majikan mereka lebih lama daripada orang yang bekerja di perusahaan dengan kepercayaan rendah. Mereka juga menderita lebih sedikit stres kronis dan lebih bahagia dengan hidup mereka, dan faktor-faktor ini mendorong kinerja yang lebih kuat.”

Jika karyawan termotivasi untuk datang bekerja dan merasa senang dengan pekerjaannya, mereka cenderung bekerja lebih keras dan berkontribusi sebanyak mungkin untuk meningkatkan tempat kerja mereka. Bandingkan ini dengan lingkungan kerja yang beracun di mana individu cenderung malas, bergosip dan mengeluh, seringkali tidak takut jika mereka akan dipecat atau dilepaskan.

14. Diversifikasi

Seperti yang telah ditunjukkan oleh banyak penelitian, sekelompok orang yang beragam dengan latar belakang dan pendapat yang berbeda berkontribusi pada berbagi pengetahuan, meningkatkan produktivitas, dan kemanjuran proyek. Dan, karena sebagian besar karyawan menuntut keragaman di tempat kerja, ini meningkatkan budaya Anda secara keseluruhan dan kesejahteraan karyawan Anda. Sekali lagi, karyawan yang lebih bahagia adalah karyawan yang lebih produktif.

15. Terima kasih untuk semuanya

Saya adalah pendukung besar penguatan positif dan kemanjurannya dalam membentuk kebiasaan positif. Sementara disiplin efektif dalam mengekang kebiasaan buruk, memberi penghargaan kepada anggota yang produktif dengan rasa terima kasih adalah cara yang bagus untuk memperkuat kebiasaan positif, meningkatkan produktivitas.

16. Umpan balik yang membangun

Disiplin demi disiplin jarang efektif. Sebaliknya, jika Anda ingin mengekang kebiasaan tidak produktif di tempat kerja, Anda perlu memberikan umpan balik yang konstruktif dengan solusi bagi karyawan untuk memperbaiki kebiasaan mereka. Misalnya, jika saya kembali kepada Anda dan mengatakan bahwa artikel ini ditulis dengan buruk tanpa umpan balik, bagaimana Anda harus menanggapi kritik khusus saya atau meningkatkannya?

Buat umpan balik yang konstruktif dan proses pembelajaran.

17. Keaslian

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, budaya kepercayaan tinggi cenderung lebih produktif. Nah, salah satu cara membangun kepercayaan adalah dengan bersikap autentik, terbuka, dan jujur ​​kepada karyawan. Membangun kepercayaan dengan karyawan Anda dan membangun budaya perusahaan yang positif dimulai dengan tindakan Anda. Akui kesalahan Anda, berikan penghargaan kepada orang lain. Menjadi tulus dan transparan dengan karyawan menumbuhkan kepercayaan, membangun kepercayaan diri mereka dan meningkatkan produktivitas mereka.

18. Tetapkan visi

Bagian utama dari membangun kepercayaan adalah transparansi dan berada di halaman yang sama dengan karyawan. Membangun visi bersama untuk pertumbuhan dan branding perusahaan adalah cara yang bagus untuk membangun kepercayaan di seluruh organisasi Anda dan juga membuat karyawan merasa seperti mereka adalah bagian dari agensi Anda, bukan hanya bekerja untuk itu. Mengaktualisasikan visi perusahaan Anda akan membutuhkan banyak kerja keras, di situlah manajemen waktu dan peretasan produktivitas yang tepat berperan.

19. Tetapkan tujuan yang realistis

Untuk mewujudkan visi Anda dan meningkatkan produktivitas karyawan Anda, Anda perlu menetapkan tujuan.

Penetapan tujuan dapat meningkatkan produktivitas karyawan 11 hingga 25 kali lipat. Yang terpenting, penetapan tujuan yang besar memiliki dampak yang besar. Itu karena ketika karyawan merasa mereka bekerja untuk sesuatu, mereka lebih berkomitmen untuk menyelesaikannya. Bahkan dalam arti langsung, penetapan tujuan membuat Anda selangkah lebih dekat ke tujuan Anda hanya dengan menetapkan harapan dan melacak kemajuan.

2O. Tantang karyawan dengan tujuan peregangan

Tujuan peregangan adalah tujuan berisiko tinggi, imbalan tinggi yang membutuhkan banyak usaha dan pemecahan masalah yang kreatif. Sementara kesehatan dan bimbingan yang tepat adalah cara yang baik untuk meningkatkan produktivitas dan kebahagiaan karyawan, terkadang dibutuhkan kesulitan untuk melihat dari apa karyawan dibuat.

Jadi tantang anggota tim terkemuka dengan tugas ambisius untuk mendorong mereka keluar dari zona nyaman mereka. Karyawan tidak hanya akan belajar lebih banyak melalui ini, tetapi mereka bahkan mungkin hampir mencapai tujuan ini, sehingga meningkatkan efisiensi agensi Anda.

Bangun budaya dan latih karyawan tentang kebiasaan baik yang mengarah pada hasil bisnis yang lebih baik

Memperkuat kebiasaan ini melalui pendidikan dan bimbingan yang berkelanjutan membentuk kebiasaan jangka panjang yang akan membantu membuat biro iklan Anda beroperasi seefisien mungkin. Dan lean berarti margin keuntungan yang lebih tinggi, yang setara dengan bisnis yang berkelanjutan.

Pendapat yang diungkapkan dalam artikel ini adalah dari penulis tamu dan belum tentu MarTech. Penulis staf tercantum di sini.