20 maneiras de tornar sua equipe de marketing mais produtiva

Equipes produtivas significam clientes mais felizes. Clientes felizes significa renda que mantém sua equipe empregada e também feliz.

Embora isso pareça bastante óbvio, obviamente não é fácil de realizar. Um motivo: muitos líderes de marketing foram treinados em técnicas de produtividade arcaicas, como enfrentar a loucura que pode matar o entusiasmo e a criatividade e/ou as reclamações diárias ininterruptas via Slack. (Isso se eles foram treinados.)

Também vi muitos dos meus clientes implodir devido à falta de foco nas medidas de produtividade – não apenas com seus próprios departamentos de marketing, mas com toda a equipe. Esta é uma grande queda para as agências – por causa de sua falta de hábitos produtivos, elas falharam internamente e perderam um cliente.

Velhos hábitos custam a morrer, especialmente quando a produtividade entra em jogo. Os gerentes aprendem a gerenciar a partir de sua própria experiência de serem gerenciados. Isso torna fácil adquirir maus hábitos e não saber que existem, de fato, melhores práticas quando se trata de aumentar a produtividade.

Portanto, se você está liderando uma equipe de escritores, SEOs ou influenciadores de mídia social, esses 21 hacks de produtividade ajudarão sua agência a ter sucesso.

E quanto mais você repete bons hábitos, mais forte pode construir sobre eles, tornando você e sua equipe incrivelmente produtivos.

1. Conheça o papel

Em duas décadas trabalhando com centenas de agências e empresas, um dos problemas mais comuns que encontrei é não entender as funções.

Papéis e responsabilidades indefinidos fazem com que as coisas caiam no esquecimento porque ninguém sabe quem é responsável por eles. Por outro lado, papéis bem definidos controlam o impulso natural dos gerentes de dar o máximo de trabalho à sua equipe mais produtiva. Fazer isso cria ressentimentos amargos em seu melhor pessoal.

Por isso é essencial definir seus processos de trabalho e delegar claramente funções e responsabilidades. Isso precisa incluir detalhes minuciosos, como quem faz anotações nas reuniões, quem as agenda e todos os outros tipos de trabalho pesado.

2. Aproveite os pontos fortes da sua equipe

Para atribuir esses papéis agora bem definidos, você precisa entender no que cada pessoa é boa. Isso pode significar olhar para as habilidades e não apenas para os cargos. Digamos que haja alguém em SEO que seja realmente bom em se comunicar, considere torná-lo responsável pelo relacionamento com o cliente.

É muito, muito raro uma organização ter todas as habilidades de que precisa. Terceirize suas fraquezas. Contratar freelancers ou serviços de white label é uma ótima maneira de preencher lacunas de mão de obra sem sobrecarregar sua equipe ou contratar novos indivíduos.

Seu trabalho como líder é colocar esses indivíduos na melhor posição possível para ter sucesso.

Capitalize os pontos fortes de sua equipe. Delegue o resto.

3. Incentive a produtividade

Mesmo que as responsabilidades sejam atribuídas de forma justa, alguns funcionários podem sentir que estão assumindo mais do que sua parte. Portanto, para evitar qualquer tipo de hostilidade e incentivar uma maior produção, faz sentido vincular a compensação à produtividade.

Não há melhor incentivo de trabalho do que basear o pagamento no desempenho. Se isso não for possível (e mesmo que seja), dê aos trabalhadores a liberdade e a flexibilidade de trabalhar em seu horário (inclusive remotamente). Se você não confia em seus funcionários para fazer o trabalho deles se você não pode vê-los, então você é o problema – não eles.

4. Essa reunião é necessária?

As reuniões ocupam grandes pedaços de tempo e interrompem o ímpeto das pessoas. Dito isso, há algumas reuniões que precisam acontecer. Essa é a chave aqui: certifique-se de ter apenas reuniões que são absolutamente necessárias. Além disso, certifique-se de que apenas as pessoas que precisam estar lá vão até eles.

Elimine reuniões desnecessárias, mas aproveite ao máximo as reuniões de que você precisa. Se você precisar contar algo a todos, pergunte a si mesmo se isso pode ser feito por e-mail ou Slack.

Aqui estão algumas diretrizes para tornar suas reuniões o mais produtivas possível:

• Defina um limite de tempo estrito (eu mantenho as reuniões com menos de 20 minutos, tanto quanto possível).
• Crie um plano de antemão para manter a discussão no ponto.
• Compartilhe a agenda para preparar perguntas e comentários com antecedência.
• Explique tópicos importantes o mais detalhadamente possível para evitar fazer o mesmo mais tarde.
• Peça feedback a um colega de sua confiança sobre o quão bem você conduz as reuniões: você pode descobrir que está fazendo um ótimo trabalho ou que há algo que você negligenciou ou ambos.

5. Estruture seu dia estrategicamente

Você tende a ser mais produtivo pela manhã, mesmo sem uma xícara de café? Esse é o caso da maioria das pessoas, que têm níveis de energia que aumentam naturalmente após acordar devido aos ritmos circadianos e aos níveis de cortisol. No entanto, há muitas pessoas – especialmente aquelas com transtorno de déficit de atenção (ADD) – cujo horário mais produtivo é à tarde. Não há certo ou errado nisso, é apenas como seu corpo funciona.

Eu sou uma pessoa matinal, então tento agendar tarefas que precisam de mais foco, como redação e planejamento estratégico, para então. Esteja ciente dos ritmos do seu corpo e programe-se em torno disso. Execute tarefas essenciais quando estiver mais alerta e tarefas sem sentido para quando estiver travando um pouco. Isso pode melhorar significativamente a produtividade sem a necessidade de alguns espressos para manter o foco.

6. Bloqueie horas e priorize tarefas diariamente

Para acompanhar isso, é importante planejar seu dia com antecedência. Na verdade, gosto de reservar um tempo no fim de semana ou segunda-feira cedo para bloquear o tempo para tarefas ao longo da semana para manter minha agenda nos trilhos.

Ao usar um software de gerenciamento de projetos ou o Planilhas Google, você pode acompanhar o progresso ao longo da semana, gastar mais tempo trabalhando em tarefas quando estiver ficando para trás e até ganhar um pouco de pressa tentando vencer o relógio nas tarefas em que está ficando para trás .

Por exemplo, bloquear o tempo para algo como olhar e-mails é uma ótima maneira de reduzir distrações e condensar tarefas em um pequeno e gerenciável período de tempo sem ficar sobrecarregado.

Verifico meu e-mail apenas três vezes por dia nos meus dias “criativos”, que são segunda, quarta e sexta-feira, e cerca de sete vezes terça e quinta-feira, quando planejo a maior parte das minhas reuniões e mais trabalho administrativo.

7. Pausas diárias

Claro, não se esqueça de bloquear o tempo de inatividade ao longo do dia e da semana para pausas. Enquanto as pausas parecem improdutivas, elas são tudo menos isso. Tirar 15 minutos aqui ou ali o tornará mais produtivo ao longo do dia.

As pausas não apenas o tornam mais produtivo, mas também o tornam mais alerta e um melhor tomador de decisões.

Por exemplo, um famoso estudo de juízes israelenses descobriu que juízes que fizeram duas pausas no dia anterior à concessão de liberdade condicional aos detidos eram mais propensos a conceder liberdade condicional. Por outro lado, os juízes que não fizeram pausas normalmente escolheram a resposta mais segura ou mais simplista de simplesmente negar a liberdade condicional aos detidos.

Além disso, este estudo de Stanford mostrou que escritores e outros criativos que estavam presos ao bloqueio criativo se beneficiavam tremendamente de fazer caminhadas para limpar a mente.

Também encerro todos os meus deveres de trabalho às 18h todas as quartas-feiras e passo um tempo sozinho na floresta caminhando, andando de moto ou no meu escritório lendo com uma ou duas taças de vinho.

Eu me desliguei completamente e me reiniciei para o resto dos deveres da semana. Isso significa que não há computadores ou verificação de e-mails de trabalho ou mídias sociais do meu telefone. Eu também faço a mesma coisa durante todo o domingo, que é principalmente gasto com a família para recarregar.

Certifique-se de que os membros de sua equipe também estejam fazendo pausas e fazendo o que precisam para se manter afiados.

8. Priorize o bem-estar

Quanto mais clareza mental sua equipe tiver diariamente, mais nítido será o foco e a produtividade.

Embora você não precise de um estúdio de ioga ou centro de massagem inteiro como os encontrados na sede do Google, algumas dicas para melhorar a clareza mental e reduzir o estresse ao longo do dia incluem:

• Dar às pessoas pausas adequadas (incluindo almoço).
• Oferecendo aos funcionários horários de trabalho flexíveis ou opções remotas.
• Fornecendo mesas de apoio para aumentar a produtividade.
• Bloqueando o tempo para meditação.
• Fornecimento de lanches saudáveis.
• Criando um ambiente calmo.
• Reconhecer os eventos externos – pandemias, etc. – que têm impacto em todos nós; fingir que não é ruim para sua saúde mental.

9. Reduza as distrações

Criar um ambiente calmo envolve reduzir as distrações. Se você tem um layout de escritório aberto, cubículos ou está remoto, existem algumas maneiras de reduzir as distrações ao longo do dia, o que ajudará sua equipe a se concentrar:

• Manter qualquer música em um volume razoável.
• Bloqueio de tempo para pausas.
• Fornecer áreas para recreação e relaxamento separadas do trabalho.
• Treinar a equipe para evitar distrações on-line, como ler e-mails, mensagens do Slack ou mídias sociais.

10. ZERO multitarefa

Os humanos não podem ser multitarefas. Achamos que podemos, mas não podemos. Os computadores são multitarefas porque podem alocar partes de sua capacidade de processamento para diferentes tarefas. Humanos não podem fazer isso. Só podemos focar em uma coisa de cada vez. O que geralmente queremos dizer com multitarefa é focar em uma coisa por um momento, depois em outra e em outra, etc.

Concentrar-se em uma coisa de cada vez é, na verdade, uma das coisas mais difíceis para um ser humano. Tente cinco minutos de meditação – sentado quieto e sem fazer nada – e você entenderá isso. Além disso, um estudo da ScienceDirect descobriu que estudantes universitários que faziam multitarefas durante a lição de casa e as tarefas da aula demoravam mais para concluir a lição de casa e tinham um GPA pior.

Treine a equipe e você mesmo para se concentrar em tarefas únicas, mesmo que isso signifique bloquear pontos do dia para comunicação, como e-mail e Slack.

11. Crie planilhas de gerenciamento de projetos

Uma maneira de ajudar a produtividade de sua equipe é fornecer as ferramentas e o treinamento adequados de que precisam. Por exemplo, o software de gerenciamento de projetos e os aplicativos de calendário abriram o caminho como um recurso para os indivíduos planejarem tarefas com antecedência, definirem datas de vencimento e bloquearem o tempo para concluir tarefas.

Se você deseja economizar dinheiro, também gosto de configurar planilhas simples de gerenciamento de projetos com tarefas, caixas de seleção quando uma tarefa é concluída, datas de vencimento e assinaturas de funcionários para rastrear e atribuir tarefas. Essas ferramentas também fornecem uma visão transparente da produtividade dos membros da equipe e ajudam a identificar distrações ou tarefas que eles lutam para concluir.

Outras ferramentas a serem consideradas: Semrush para pesquisa geral de palavras-chave, auditorias de backlinks e pesquisa de tópicos. Além disso, minha equipe também usa o Grammarly para reduzir os tempos de edição e fornecer aos clientes um produto final refinado.

12. Explique os projetos completamente

Além disso, não há melhor maneira de preparar sua equipe para o sucesso do que explicar as tarefas detalhadamente para evitar confusão. Muitos funcionários lutam para fazer perguntas no trabalho quando estão confusos sobre uma tarefa. Para evitar confusão e ansiedade, dê explicações detalhadas – verbais e escritas – e ensino prático para ajudar a equipe a dominar as tarefas rapidamente.

13. Fator de confiança

Mudando um pouco dos hacks de produtividade individuais, a cultura que você cria em sua empresa será um grande determinante de sucesso e produtividade. Este artigo da Harvard Business Review descreve a importância de construir uma cultura de alta confiança e como ela aumenta a produtividade:

“Os funcionários de organizações de alta confiança são mais produtivos, têm mais energia no trabalho, colaboram melhor com seus colegas e permanecem com seus empregadores por mais tempo do que as pessoas que trabalham em empresas de baixa confiança. Eles também sofrem menos estresse crônico e são mais felizes com suas vidas, e esses fatores alimentam um desempenho mais forte”.

Se os funcionários estão motivados a vir trabalhar e se sentem felizes em seu trabalho, é mais provável que trabalhem mais e contribuam o máximo que puderem para melhorar seu local de trabalho. Compare isso com ambientes de trabalho tóxicos, onde os indivíduos são mais propensos a relaxar, fofocar e reclamar, muitas vezes sem medo de serem demitidos ou dispensados.

14. Diversifique

Como muitos estudos têm mostrado, um grupo diversificado de pessoas com diferentes origens e opiniões contribui para o compartilhamento de conhecimento, aumentando a produtividade e a eficácia dos projetos. E, como a maioria dos funcionários exige diversidade no local de trabalho, isso melhora sua cultura geral e o bem-estar de seus funcionários. Novamente, funcionários mais felizes são mais produtivos.

15. Gratidão por todos

Sou um grande defensor do reforço positivo e sua eficácia na formação de hábitos positivos. Embora a disciplina seja eficaz para conter os maus hábitos, recompensar os membros produtivos com gratidão é uma ótima maneira de reforçar hábitos positivos, melhorando a produtividade.

16. Feedback construtivo

A disciplina pela disciplina raramente é eficaz. Em vez disso, se você deseja conter hábitos improdutivos no trabalho, precisa fornecer feedback construtivo com soluções para que os funcionários melhorem seus hábitos. Por exemplo, se eu voltar para você e disser que este artigo está mal escrito sem nenhum feedback, como você deve abordar minhas críticas específicas ou melhorar?

Torne o feedback construtivo e um processo de aprendizagem.

17. Autenticidade

Como afirmado anteriormente, as culturas de alta confiança tendem a ser mais produtivas. Bem, uma maneira de construir confiança é ser autêntico, aberto e honesto com os funcionários. Construir confiança com seus funcionários e estabelecer uma cultura positiva da empresa começa com suas ações. Admita seus erros, dê crédito aos outros. Ser genuíno e transparente com os funcionários cultiva a confiança, aumenta a confiança e aumenta a produtividade.

18. Estabeleça a visão

Uma parte importante da construção da confiança é a transparência e estar na mesma página que os funcionários. Estabelecer uma visão compartilhada para o crescimento e a marca da empresa é uma ótima maneira de criar confiança em toda a sua organização e também fazer com que os funcionários se sintam parte de sua agência, não que apenas trabalhem para ela. A concretização da visão da sua empresa exigirá muito trabalho árduo, que é onde o gerenciamento adequado do tempo e os hacks de produtividade entram em ação.

19. Estabeleça metas realistas

Para dar vida à sua visão e melhorar a produtividade de seus funcionários, você precisa definir metas.

A definição de metas pode aumentar a produtividade dos funcionários em 11 a 25 vezes. Mais importante ainda, a definição de grandes metas tem um enorme impacto. Isso porque quando os funcionários sentem que estão trabalhando para algo, eles estão mais comprometidos em ver isso. Mesmo em um sentido imediato, a definição de metas deixa você um passo mais perto de sua meta apenas definindo expectativas e acompanhando o progresso.

2O. Desafie os funcionários com metas estendidas

Metas estendidas são metas de alto risco e alta recompensa que exigem muito esforço e resolução criativa de problemas. Embora o bem-estar e a orientação adequada sejam boas maneiras de aumentar a produtividade e a felicidade dos funcionários, às vezes é preciso adversidade para ver do que os funcionários são feitos.

Portanto, desafie os líderes da equipe com tarefas ambiciosas para empurrá-los para fora de suas zonas de conforto. Os funcionários não apenas aprenderão mais com isso, mas também poderão chegar perto de atingir essas metas, melhorando assim a eficiência da sua agência.

Construa uma cultura e treine os funcionários em bons hábitos que levam a melhores resultados de negócios

Reforçar esses hábitos por meio de educação e orientação continuada forma hábitos duradouros que ajudarão a tornar sua agência o mais enxuta possível. E lean significa maiores margens de lucro, o que equivale a um negócio sustentável.

As opiniões expressas neste artigo são do autor convidado e não necessariamente da MarTech. Os autores da equipe estão listados aqui.