Privacy Automation 101: controlla i dati degli utenti e aumenta il ROI

Oggi le aziende hanno un accesso senza precedenti ai dati personali.

L'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale hanno consentito alle aziende di raccogliere e analizzare i dati dei propri utenti come mai prima d'ora. L'utilizzo di tali dati può migliorare l'esperienza del cliente, aiutare a prendere decisioni aziendali migliori e semplificare i processi aziendali interni.

Il trattamento dei dati comporta una grande responsabilità per le aziende. Devono rispettare le normative legali (come GDPR, CCPA, ecc.) e proteggere completamente e proteggere i dati degli utenti. Un software per la privacy conveniente con processi efficienti rafforza la capacità di un'azienda di conformarsi in modo più efficace e offre flussi di lavoro automatizzati, che fanno risparmiare tempo e denaro, producendo in definitiva un migliore ritorno sull'investimento (ROI).

Cos'è l'automazione della privacy?

L'automazione della privacy facilita automaticamente tutte le attività che coinvolgono i dati personali dei tuoi clienti. In sostanza, significa svolgere attività di privacy senza alcuno o poco coinvolgimento umano, il che consente di risparmiare tempo ed energia.

Questi compiti di solito includono:

• Gestione delle richieste di privacy dei dati dei clienti (ad esempio, richieste di cancellazione o copia)
• Conformità governativa e normativa
• Mappatura dei dati
• Gestione del consenso e tracciamento dei cookie
• Valutazione del rischio del fornitore
• Fornire trasparenza e scelta

Le aziende gestiscono la privacy dei dati in due modi tipici, manuale o automatizzato.

In un mondo in cui le aziende gestiscono enormi quantità di informazioni o Big Data, è chiaro perché la gestione di queste informazioni tramite l'automazione è molto più efficiente della gestione manuale.

Esaminiamo alcune delle ragioni di ciò.

Un approccio manuale alla privacy, chiaro e semplice, rallenta le cose. Ad esempio, quando un'azienda riceve una richiesta sulla privacy dei dati, il processo di solito inizia con la verifica dell'utente, l'esame di tutte le fonti di dati una per una, che possono includere le informazioni di identificazione personale (PII), l'adozione dell'azione appropriata e quindi la chiusura del richiesta.

Il processo è lungo e di solito richiede tempo ed energia per estrarre diversi insiemi di informazioni da varie fonti di dati all'interno delle operazioni interne di un'azienda.

Sebbene sia vero che l'elaborazione manuale delle richieste di privacy può comportare un migliore controllo sui dati, ci sono pochissimi vantaggi oltre a questo. In effetti, questo processo potrebbe comportare seri problemi legali e finanziari per un'azienda.

Ma quel processo può essere automatizzato e integrato nelle tue fonti di dati esistenti, diventando una delle tattiche più efficaci che un'azienda può utilizzare per gestire la privacy.

Perché l'automazione della privacy è importante?

Ci sono diversi motivi per cui è necessario iniziare a considerare l'automazione della privacy. Continua a leggere per scoprirli.

Trasformare il tempo in profitto

Potrebbe esserci una differenza di tempo significativa tra l'elaborazione manuale e automatizzata delle richieste di privacy. Molte organizzazioni non sono in grado di rispondere alle richieste degli interessati (DSR) in modo tempestivo e con il livello di accuratezza desiderato.

Oltre al tempo aggiuntivo, le persone coinvolte nella gestione delle richieste sulla privacy potrebbero trovare il processo difficile e costoso senza la tecnologia. Tempo e denaro a parte, l'automazione della privacy può anche aiutare il tuo marchio. Uno dei modi più efficaci per creare fiducia è attraverso la coerenza. Puoi impostare le aspettative degli utenti corrette automatizzando il modo in cui gestisci le richieste di privacy o controlla le tue origini dati.

La stessa coerenza è ottima anche per creare processi interni migliori. L'automazione può aiutare a sviluppare una sequenza temporale per la gestione delle richieste di privacy e la gestione dell'inventario dei dati per soddisfare le normative sulla privacy. Può aiutarti a gestire e allocare le tue risorse in modo più efficiente.

Ad esempio, supponiamo che tu impieghi 1-3 giorni per soddisfare una richiesta di accesso ai dati (DSAR), o in altre parole, una richiesta di un utente per fornire loro una copia delle sue informazioni dalle tue origini dati. Conoscere questo lasso di tempo ti aiuterà a allocare e gestire le tue risorse in modo più efficiente.

Trasformare l'attenzione in più profitti

Chi utilizza una piattaforma automatizzata di gestione della privacy può rispondere a grandi quantità di DSR in modo rapido ed efficiente, oltre che con maggiore certezza di precisione. Questo, a sua volta, consente un'elaborazione più rapida e risparmi sui costi. Indipendentemente dal fatto che un'azienda scelga uno strumento interno o esterno per l'automazione della privacy, l'automazione può trarre vantaggio dalla riduzione dei costi del software e dal pagamento del personale per gestire le richieste.

Di conseguenza, le aziende ottengono la fiducia degli utenti ed è meno probabile che spendano i profitti aziendali in supporto o servizi legali in caso di errore nella privacy dei dati. Inoltre, le aziende possono fare in modo che i dipendenti si concentrino su altre attività essenziali per far crescere l'attività, producendo in definitiva maggiori ROI anziché dedicare tempo alla ricerca di dati e alla risposta alle richieste.

L'uso di strumenti automatizzati (come le piattaforme di gestione della privacy) è un must per le aziende per prosperare nel mercato odierno e il ROI derivante dall'utilizzo di tali strumenti sta diventando più facile da quantificare.

Questo importo verrebbe quindi sottratto dal denaro investito nell'automazione.

L'applicazione di questi concetti ti offre una comprensione più chiara del ROI che puoi aspettarti dall'automazione dell'infrastruttura.

L'automazione può correggere i torti

Le persone fanno errori. Succede ai migliori, anche agli esperti. Ma man mano che i processi di intelligenza artificiale avanzano nella tecnologia , l'automazione può aiutare a ridurre significativamente gli errori umani in qualsiasi fase della pipeline di dati. In questo modo, puoi essere certo di gestire ogni richiesta di privacy in modo efficiente senza che nulla cada tra le righe.

Pensa alle origini dati della tua azienda: come fai a sapere di averle mappate tutte? La conduzione manuale di questa mappatura dei dati, che include infiniti sondaggi e interviste con i dipendenti, copre solo dal 20 al 30 percento, esponendoti a potenziali rischi per la conformità.

Le ragioni di ciò variano, ma includono dipendenti che non ricordano di essersi registrati per determinati strumenti SaaS (Software as a Service) che potrebbero contenere i dati degli utenti della tua azienda, Shadow IT dei dipendenti che se ne sono andati, report imprecisi e così via.

Con gli strumenti automatizzati di mappatura dei dati, puoi coprire quasi tutte le origini dati della tua organizzazione. Con la mappatura continua dei dati in tempo reale, sai esattamente quali dati hai archiviato, semplificando l'eliminazione e assicurandoti che nessun dato venga lasciato indietro.

Il momento è adesso

Con le enormi quantità di dati personali ora accessibili e analizzati insieme ai requisiti di conformità, le aziende che non utilizzano un'adeguata automazione della privacy vengono lasciate indietro e rischiano il potenziale di devastanti conseguenze finanziarie.

Molte aziende sono sulla buona strada per integrare l'automazione della privacy all'interno della propria attività. In un'intervista, Bethany Singer-Baefsky, responsabile della protezione dei dati presso iRobot (acquisita di recente da Amazon), ha affermato che la società ha implementato un processo automatizzato completo per la privacy dei dati che include opzioni di attivazione e crittografia lungo la pipeline dei dati.

In ogni fase, l'attenzione è rivolta ai diritti sui dati dei clienti. Ha affermato che tutti i clienti possono richiedere la cancellazione dell'account e che i dati verranno eliminati definitivamente entro 30 giorni dalla richiesta. L'automazione legata alle origini dati esistenti rende più efficiente la risposta alle richieste dei clienti.

Allo stesso modo, il responsabile della privacy dei dati di Wix, una società di software con sede in Israele che offre lo sviluppo di siti Web basati su cloud, ha notato in un'intervista che la velocità e l'accuratezza in termini di privacy dei dati sono fondamentali per l'azienda. Ha detto che una volta che la società ha implementato un banner di consenso chiaro e visibile, i tassi di conversione sono aumentati per il sito.

Ha anche notato che la missione dell'azienda non solo è automatizzare i processi che rendono le cose più facili per l'azienda, ma si impegna anche a garantire che i clienti comprendano tali processi in modo che possano, a loro volta, rendere i propri siti più forti in termini di privacy e sicurezza .

"Ecco perché quando affrontiamo i problemi di conformità, non solo ci assicuriamo che come azienda siamo conformi alle normative sulla privacy, ma aiutiamo anche i nostri utenti, che sono proprietari di siti Web, fornendo loro gli strumenti per aiutarli a essere conformi alle normative sulla privacy ( e altre normative, come ad esempio l'accessibilità)", ha affermato.

"Come abbiamo fatto con la nostra soluzione interna Richieste dell'interessato, abbiamo sviluppato una soluzione per il consenso dei cookie per Wix, sviluppando al contempo un'ulteriore soluzione per il consenso dei cookie anche per i proprietari dei nostri siti".

In che modo la mappatura automatizzata dei dati migliora la privacy

Pensa alla mappatura dei dati come al modo per trovare dove sono archiviati i dati dei tuoi clienti (tra fonti di dati interne ed esterne). Può essere eseguito manualmente, con sondaggi e interviste ai dipendenti, o automaticamente, tramite la tecnologia e-mail, l'integrazione SSO (Single Sign-On), la scansione del sito Web e l'integrazione degli acquisti.

Un processo automatizzato affidabile per la mappatura dei dati può essere di grande aiuto per la conformità alla privacy. In termini di gestione di un DSR, la capacità di trovare tutte le informazioni identificabili su un utente è fondamentale.

È anche efficiente nella produzione di un record delle attività di elaborazione (ROPA) richiesto . Ad esempio, come richiesto dal Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione Europea, il rapporto ROPA può essere facilmente generato dal software di mappatura dei dati.

Le informazioni richieste per la ROPA includono i motivi del trattamento, le categorie di dati, i destinatari dei dati e le misure di sicurezza dell'azienda. Senza automazione, questo processo sarebbe un compito arduo con margini di errore in un'impostazione manuale. Tuttavia, la mappatura dei dati può estrarre informazioni in modo rapido e accurato.

Iniziare con l'automazione della privacy

A volte, la parte più difficile dell'implementazione di un nuovo processo è appena iniziata. L'obiettivo è lavorare in modo più intelligente, non più difficile. E quando si tratta di proteggere i diritti della tua azienda e dei clienti, non c'è tempo da perdere. Il modo più veloce per raggiungere la crescita è attraverso una piattaforma di gestione della privacy.

Il primo passo quando si considera quale piattaforma può aiutare la tua azienda con l'automazione è determinare la dimensione dell'utente, la dimensione e la profondità della tua attività e in quale parte del mondo svolgi la tua attività. Una volta che hai queste risposte, confrontale con le considerazioni del settore in cui operi. I requisiti del settore variano a seconda dell'area. Ad esempio, il settore sanitario potrebbe avere normative governative più severe rispetto ad altri settori.

Quindi, dai un'occhiata alle origini dati esistenti e allo schema dei dati dell'organizzazione. Chiediti come stanno (o non stanno) lavorando insieme.

In termini di automazione della privacy, la combinazione di operazioni di origine dati esistenti può produrre risultati efficienti. Il software che consente una configurazione one-stop-shop semplifica il processo e produce la velocità e l'accuratezza che superano la concorrenza e creano fiducia con il tuo pubblico.

È possibile integrare una serie di operazioni sulla privacy per rafforzare l'automazione della privacy e fornire maggiore trasparenza e coerenza, con tempistiche più rapide per le richieste di accesso e di eliminazione. Queste operazioni includono flussi di lavoro automatizzati, modelli personalizzati, centri privacy standardizzati e mappatura dei dati.

Non tutte le piattaforme di automazione della privacy sono uguali; alcuni sono obsoleti, offrono cattive interfacce utente e sono nel complesso difficili da usare. Alcune piattaforme inviano persino e-mail (inoltrando il problema a un altro) invece di automatizzare le attività di privacy fino al completamento.

Gli utenti del software di gestione della privacy dei dati desiderano una configurazione più semplice, un utilizzo più semplice e una migliore adozione da parte degli utenti, poiché molte piattaforme non offrono l'esperienza che ricevono.

Questo è il motivo per cui dovresti verificare se la soluzione per la privacy desiderata è facile da implementare, configurare e utilizzare (con un'interfaccia utente/UX adeguata). Puoi usare le classifiche di G2 per questo. Fai attenzione ai badge e ai premi ricevuti dalle piattaforme per la privacy, incluso il badge " Users Love Us " (che indica un'elevata valutazione degli utenti).

Domande frequenti sull'automazione della privacy

Ancora, hai domande? Per ulteriori informazioni, consulta queste domande frequenti sull'automazione della privacy.

Quanto è importante l'automazione della privacy nel mondo di oggi?

Man mano che le normative sulla privacy dei dati e le leggi di conformità diventano più complesse, le aziende devono cercare l'automazione della privacy. C'è un rischio molto maggiore di non conformità quando le attività sulla privacy vengono gestite manualmente, mettendo un'azienda in condizione di potenziali difficoltà finanziarie.

Queste difficoltà a volte possono rendere difficile il rimbalzo finanziario o sociale. Con i progressi tecnologici e gli esperti nel campo che possono aiutare le aziende a navigare nei sistemi di origine dati necessari per mantenerli sicuri e redditizi, non c'è davvero una buona ragione per non implementare l'automazione della privacy prima piuttosto che dopo.

Software di gestione della privacy dei dati e software di governance, rischio e conformità (GRC).

Mentre il software GRC può tenere traccia delle attività di reporting e aggiornamento per garantire che le aziende rispettino la conformità legale e normativa, il software di gestione della privacy dei dati si concentra sul raggiungimento degli stessi risultati offrendo allo stesso tempo ulteriori attività automatizzate, come il completamento di DSAR.

La gestione della privacy dei dati è un approccio universale?

Proprio come ogni azienda è unica in vari modi, così è la necessità di uno strumento di gestione della privacy dei dati che funzioni meglio per quell'azienda. Ci sono vari fattori da considerare, comprese le normative sulla privacy in luoghi diversi e le dimensioni e la portata dell'attività.

Ad esempio, ciò che funziona per le aziende che operano nello spazio sanitario può avere considerazioni diverse rispetto a quelle nello spazio finanziario. È fondamentale che le aziende valutino i propri dati e collaborino con un fornitore professionale per determinare le pratiche di automazione della privacy dei dati più adatte.

Cosa devo cercare in una piattaforma per la privacy dei dati?

I regolamenti e le leggi in materia di privacy dei dati supportano i valori secondo cui le aziende dovrebbero essere dei buoni cittadini aziendali. A tal fine, le aziende dovrebbero trovare partner per la privacy dei dati in linea con tale missione. Cerca un team dedicato e agile per impostare integrazioni su misura con le tue origini dati e offrire supporto 1:1 tramite messaggi istantanei (come Slack).

Inoltre, le aziende dovrebbero prima analizzare i propri dati e le proprie esigenze di automazione, quindi trovare una piattaforma che supporti al meglio tali iniziative.

Le piattaforme per la privacy dei dati offrono periodi di prova o demo gratuite?

Molti fornitori di servizi di gestione dei dati offrono demo gratuite o periodi di prova per aiutare i funzionari dell'azienda a testare il software per garantire una buona compatibilità prima di impegnarsi all'acquisto. L'ulteriore vantaggio di lavorare con un fornitore prima che il denaro venga pagato è che un'azienda può avere un'idea del supporto e dei servizi tecnici che può aspettarsi per il futuro.

Esiste un elenco di leggi sulla protezione dei dati per diversi paesi?

Sì! Le International Comparative Legal Guides (ICLG) conservano un elenco completo di leggi e regolamenti sulla protezione dei dati in 33 giurisdizioni. Familiarizzare con le leggi e le normative vigenti nei paesi in cui si opera è un'informazione utile quando si seleziona un partner per la privacy dei dati per garantire che le proprie esigenze in materia di privacy dei dati siano soddisfatte.

Si noti che le leggi e i regolamenti vengono continuamente aggiornati e quelli nuovi vengono implementati su base continuativa. Tieniti aggiornato sulle modifiche e le aggiunte non appena diventano disponibili.

Come gestire le richieste di cancellazione dei dati?

Come sopra, le richieste di dati degli utenti possono essere gestite manualmente o automaticamente. La maggior parte degli aspetti rende migliore la gestione automatica dei DSR (di tutti i tipi) poiché puoi risparmiare molto tempo, denaro e risorse con gli strumenti giusti.

Questo è privato!

I clienti si fidano che i loro dati privati ​​rimangano privati ​​e, in caso contrario, la fiducia viene completamente sgretolata. Non lasciare che succeda alla tua attività. Mantieni la fiducia dei clienti, la tua reputazione e mantieni la conformità attuando l'automazione della privacy.

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