プライバシーの自動化 101: ユーザー データを制御し、ROI を向上させる

今日、企業はかつてないほど個人データにアクセスできます。

機械学習と AI により、企業はこれまでにない方法でユーザーのデータを収集および分析できるようになりました。 このようなデータを使用すると、カスタマー エクスペリエンスが向上し、ビジネス上の意思決定が改善され、社内のビジネス プロセスが合理化されます。

データ処理は、企業にとって大きな責任を伴います。 法的規制 (GDPR、CCPA など) に準拠し、ユーザーのデータを完全に保護および保護する必要があります。 効率的なプロセスを備えた手頃な価格のプライバシー ソフトウェアは、企業がより効果的に準拠する能力を強化し、自動化されたワークフローを提供することで、時間とお金を節約し、最終的に投資収益率 (ROI) を向上させます。

プライバシーの自動化とは?

プライバシーの自動化により、顧客の個人データに関連するすべてのタスクが自動的に促進されます。 本質的に、それは時間とエネルギーを節約する、人間の関与をまったく、またはほとんど必要とせずにプライバシータスクを実行することを意味します.

通常、これらのタスクには次のものが含まれます。

• 顧客のデータ プライバシー要求の処理 (たとえば、削除またはコピーの要求)
• 政府および規制への準拠
• データ マッピング
• 同意管理と Cookie 追跡
• ベンダーのリスク評価
• 透明性と選択肢の提供

企業は、手動または自動の 2 つの一般的な方法でデータのプライバシーを処理します。

企業が大量の情報やビッグデータを扱う世界では、この情報を自動化して管理する方が手動で処理するよりもはるかに効率的である理由は明らかです。

この理由のいくつかを調べてみましょう。

単純明快な手動によるプライバシーへのアプローチは、物事を遅くします。 たとえば、企業がデータのプライバシーに関する要求を受け取った場合、プロセスは通常、ユーザーの確認から始まり、個人を特定できる情報 (PII) を含む可能性のあるすべてのデータ ソースを 1 つずつ確認し、適切な措置を講じてから、リクエスト。

このプロセスは長く、通常、企業の内部業務内のさまざまなデータ ソースからさまざまな情報セットを抽出するために、時間とエネルギーを必要とします。

プライバシー要求を手動で処理することでデータをより適切に制御できることは事実ですが、それ以上の利点はほとんどありません。 実際、このプロセスは企業にとって深刻な法的および財務上の問題を引き起こす可能性があります。

しかし、そのプロセスは自動化して既存のデータ ソースに統合することができ、企業がプライバシーを管理するために使用できる最も効果的な戦術の 1 つになります。

プライバシーの自動化が重要な理由

プライバシーの自動化を検討する必要がある理由はいくつかあります。 それらを発見するために読んでください。

時間を利益に変える

プライバシー要求の手動処理と自動処理では、かなりの時間差が生じる可能性があります。 多くの組織は、データ主体の要求 (DSR) にタイムリーに、必要なレベルの正確さで応答することができません。

追加の時間に加えて、プライバシー要求の処理に携わる者は、テクノロジーがなければプロセスが困難で費用がかかることに気付く可能性があります. 時間とお金はさておき、プライバシーの自動化はブランドにも役立ちます。 信頼を築く最も効果的な方法の 1 つは、一貫性を保つことです。 プライバシー要求の処理方法やデータ ソースの制御方法を自動化することで、適切なユーザーの期待を設定できます。

同じ一貫性は、より良い内部プロセスを作成するのにも最適です。 自動化は、プライバシー要求を処理し、プライバシー規制を満たすためにデータ インベントリを管理するためのタイムラインの開発を支援できます。 リソースをより効率的に管理および割り当てるのに役立つ場合があります。

たとえば、データ アクセス要求 (DSAR)、つまり、データ ソースからの情報のコピーをユーザーに提供するというユーザーからの要求を満たすのに 1 ～ 3 日かかるとします。 この時間枠を知っておくと、リソースをより効率的に割り当てて管理するのに役立ちます。

集中力をより多くの利益に変える

自動化されたプライバシー管理プラットフォームを使用すると、大量の DSR に迅速かつ効率的に対応でき、より確実に正確に対応できます。 これにより、処理の高速化とコスト削減が可能になります。 企業がプライバシーの自動化のために内部または外部のツールを選択するかどうかにかかわらず、自動化は、ソフトウェアのコストを削減し、要求を処理する人員に支払うことから利益を得ることができます.

その結果、企業はユーザーの信頼を獲得し、データ プライバシー エラーが発生した場合に、企業の利益をサポートや法的サービスに費やす可能性が低くなります。 さらに、企業は、データの検索や要求への対応に時間を費やすのではなく、ビジネスの成長に不可欠な他のタスクに従業員を集中させることができ、最終的に ROI を向上させることができます。

自動化されたツール (プライバシー管理プラットフォームなど) を使用することは、企業が今日の市場で成功するために不可欠であり、そのようなツールを使用することによる ROI の定量化が容易になっています。

この金額は、自動化に投資された金額から差し引かれます。

これらの概念を適用すると、インフラストラクチャの自動化から期待できる ROI をより明確に理解できます。

自動化は過ちを正すことができる

人は間違いを犯します。 専門家でさえ、彼らの最高の人に起こります。 しかし、テクノロジの進歩における AI プロセスに伴い、自動化はデータ パイプラインのどの段階でも人為的エラーを大幅に削減するのに役立ちます。 このようにして、行間に何かが入ることなく、各プライバシー要求を効率的に処理することができます.

あなたの会社のデータ ソースについて考えてみてください。すべてのデータ ソースをマッピングしたことをどのように確認できますか? 終わりのない調査や従業員へのインタビューを含むこのデータ マッピングを手動で実施しても、20 ～ 30% しかカバーできず、潜在的なコンプライアンス リスクにさらされます。

この理由はさまざまですが、会社のユーザーのデータを保持している可能性がある特定のサービスとしてのソフトウェア (SaaS) ツールにサインアップしたことを覚えていない従業員、退職した従業員のシャドウ IT、不正確なレポートなどが含まれます。

自動化されたデータ マッピング ツールを使用すると、組織のほぼすべてのデータ ソースをカバーできます。 リアルタイムの継続的なデータ マッピングにより、保存したデータを正確に把握できるため、削除が容易になり、データが取り残されることはありません。

時は今

現在、大量の個人データがコンプライアンス要件とともにアクセスおよび分析されているため、適切なプライバシー自動化を使用していない企業は取り残され、壊滅的な経済的影響のリスクにさらされています.

多くの企業は、プライバシーの自動化を自社のビジネスに統合しようとしています。 インタビューで、iRobot (最近 Amazon に買収された) のデータ保護責任者である Bethany Singer-Baefsky 氏は、同社がオプトインの選択とデータ パイプラインに沿った暗号化を特徴とする包括的な自動化されたデータ プライバシー プロセスを実装したと述べました。

あらゆる段階で、顧客データの権利に注意が向けられています。 彼女は、すべての顧客がアカウントの削除を要求でき、データは要求から 30 日以内に完全に削除されると述べました。 自動化を既存のデータ ソースに結び付けることで、顧客の要求への対応がより効率的になります。

同様に、クラウドベースのウェブサイト開発を提供するイスラエルを拠点とするソフトウェア会社である Wix のデータ プライバシー オフィサーは、インタビューで、データ プライバシーに関するスピードと正確さが会社にとって重要であると述べました。 同社が明確で目に見える同意バナーを実装すると、サイトのコンバージョン率が向上したと彼は言いました。

彼はまた、同社には、会社にとって物事を簡単にするプロセスを自動化するという使命があるだけでなく、顧客がそれらのプロセスを理解し、プライバシーとセキュリティの面で自分のサイトをより強力にすることができるようにすることにも取り組んでいると述べました。 .

「そのため、コンプライアンスの問題に取り組むとき、企業としてプライバシー規制に準拠していることを確認するだけでなく、プライバシー規制に準拠するためのツールを提供することで、Web サイトの所有者であるユーザーを支援しています (およびアクセシビリティなどのその他の規制)」と彼は言いました。

「データ主体リクエストの内部ソリューションで行ったように、Wix の Cookie 同意ソリューションを開発すると同時に、サイト所有者向けの追加の Cookie 同意ソリューションも開発しました。」

自動化されたデータ マッピングがプライバシーを強化する方法

データ マッピングは、顧客データが保存されている場所 (内部および外部のデータ ソース全体) を見つける方法と考えてください。 これは、調査や従業員のインタビューによって手動で行うことも、電子メール テクノロジ、シングル サインオン (SSO) 統合、Web サイト スキャン、および調達統合を通じて自動的に行うこともできます。

データ マッピングの信頼性の高い自動プロセスは、プライバシー コンプライアンスに大きく役立ちます。 DSR の処理に関しては、ユーザーに関するすべての識別可能な情報を見つける機能が重要です。

また、必要な処理活動の記録 (ROPA) の作成にも効率的です。 たとえば、欧州連合の一般データ保護規則で要求されているように、ROPA レポートはデータ マッピング ソフトウェアから簡単に生成できます。

ROPA に必要な情報には、処理の理由、データのカテゴリ、データの受信者、および会社のセキュリティ対策が含まれます。 自動化がなければ、このプロセスは困難な作業になり、手動設定ではエラーが発生する可能性があります。 ただし、データ マッピングを使用すると、情報を迅速かつ正確に抽出できます。

プライバシーの自動化を開始する

新しいプロセスを実装する上で最も困難な部分は、開始したばかりのときです。 目標は、懸命に働くことではなく、賢く働くことです。 そして、あなたの会社と顧客の権利を保護するために、時間を無駄にすることはありません。 成長を達成するための最速の方法は、プライバシー管理プラットフォームを使用することです。

どのプラットフォームがビジネスの自動化に役立つかを検討する際の最初のステップは、ユーザーの規模、ビジネスの規模と深さ、および世界のどこでビジネスを行っているかを判断することです。 これらの答えが得られたら、あなたが事業を行っている業界の考慮事項と比較してください。 業界の要件は、地域によって異なります。 たとえば、ヘルスケア業界には、他の業界よりも厳しい政府規制がある場合があります。

次に、既存のデータ ソースと組織のデータ スキーマを見てみましょう。 それらがどのように連携しているか (または連携していないか) を自問してください。

プライバシーの自動化に関しては、既存のデータ ソース操作を組み合わせることで、効率的な結果を得ることができます。 ワンストップ ショップのセットアップを可能にするソフトウェアは、プロセスを合理化し、競合他社を凌駕するスピードと正確さを生み出し、視聴者との信頼を築きます。

多くのプライバシー オペレーションを統合して、プライバシーの自動化を強化し、透明性と一貫性を高めることができます。その結果、アクセスと削除のリクエストのタイムラインが短縮されます。 これらの操作には、自動化されたワークフロー、カスタム テンプレート、標準化されたプライバシー センター、およびデータ マッピングが含まれます。

すべてのプライバシー自動化プラットフォームが同じというわけではありません。 一部は時代遅れで、ユーザー インターフェイスが貧弱で、全体的に操作が難しいものがあります。 一部のプラットフォームでは、プライバシー タスクを自動化して完了する代わりに、電子メールを送信する (問題を別のユーザーに転送する) ことさえあります。

データ プライバシー管理ソフトウェアのユーザーは、より簡単なセットアップ、簡単な使用、およびより多くのユーザーの採用を望んでいます。多くのプラットフォームでは、ユーザーが得られるエクスペリエンスが得られないためです。

これが、目的のプライバシー ソリューションが (適切な UI/UX を使用して) 実装、セットアップ、および操作が容易であるかどうかを確認する必要がある理由です。 これにはG2 のランキングを使用できます。 「 Users Love Us 」バッジ (高いユーザー評価を示す) など、プライバシー プラットフォームが受け取るバッジや賞に注意してください。

プライバシーの自動化に関するよくある質問

それでも、質問がありますか？ 詳細については、これらのプライバシー自動化に関する FAQ を参照してください。

今日の世界でプライバシーの自動化はどれほど重要ですか?

データ プライバシー規制とコンプライアンス法がより複雑になるにつれて、企業はプライバシーの自動化を模索する必要があります。 プライバシー タスクが手動で処理されると、コンプライアンス違反のリスクがはるかに大きくなり、企業が財政難に陥る可能性があります。

これらの苦難は、経済的または社会的に立ち直ることを困難にすることがあります。 テクノロジーの進歩と、企業の安全と収益性を維持するために必要なデータ ソース システムのナビゲートを支援できるこの分野の専門家により、プライバシーの自動化を遅かれ早かれ実装しない正当な理由はありません。

データ プライバシー管理ソフトウェアとガバナンス、リスク、コンプライアンス (GRC) ソフトウェアの比較

GRCソフトウェアは、企業が法規制を順守していることを確認するために報告および更新活動を追跡できますが、データプライバシー管理ソフトウェアは、DSARの完了などの追加の自動化された活動を提供しながら、同じ結果を達成することに重点を置いています.

データのプライバシー管理は画一的なアプローチですか?

各企業がさまざまな点で独自であるように、そのビジネスに最適なデータ プライバシー管理ツールが必要です。 さまざまな場所でのプライバシー規制、ビジネスの規模と範囲など、考慮すべきさまざまな要因があります。

たとえば、医療分野で事業を行う企業にとって有効なことは、金融分野の企業とは異なる考慮事項がある場合があります。 企業が自社のデータを評価し、専門のプロバイダーと協力して、最適なデータ プライバシー自動化プラクティスを決定することが不可欠です。

データプライバシープラットフォームで何を探すべきですか?

データのプライバシーに関する規制や法律は、企業が良き企業市民であるべきだという価値観を支持しています。 そのために、企業はその使命に沿ったデータ プライバシー パートナーを見つける必要があります。 データ ソースとのテーラーメイドの統合をセットアップし、インスタント メッセージ (Slack など) を介して 1 対 1 のサポートを提供する、専任の機敏なチームを探してください。

さらに、企業はまずデータと自動化のニーズを分析してから、それらのイニシアチブを最適にサポートするプラットフォームを見つける必要があります。

データ プライバシー プラットフォームは試用期間や無料デモを提供していますか?

多くのデータ管理プロバイダーは、無料のデモや試用期間を提供して、企業の担当者がソフトウェアを購入する前にテストして適合性を確認できるようにしています。 お金が支払われる前にプロバイダーと協力することの追加の利点は、企業が今後期待できるサポートと技術サービスの感触をつかむことができることです.

各国のデータ保護法のリストはありますか?

はい！ International Comparison Legal Guides (ICLG) は、33 の法域におけるデータ保護法および規制の包括的なリストを保持しています。 データ プライバシー パートナーを選択して、データ プライバシーのニーズを確実に満たすために、ビジネスを行っている国の現在の法律と規制をよく理解しておくと役立ちます。

法律や規制は継続的に更新され、新しい規制が継続的に実施されることに注意してください。 変更や追加が利用可能になったら、最新の状態に保ちます。

データ削除要求を処理する方法は?

前述のように、ユーザー データ要求は手動または自動で処理できます。 適切なツールを使用すると多くの時間、お金、およびリソースを節約できるため、ほとんどの側面で (あらゆる種類の) DSR を自動的に処理する方が適切です。

それはプライベートです！

顧客は自分の個人データが秘密のままであると信頼しており、そうでない場合、その信頼は完全に失われます。 それがあなたのビジネスに起こらないようにしてください。 プライバシーの自動化を実施することで、顧客の信頼と評判を維持し、コンプライアンスを維持します。

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