Privacy Automation 101 : contrôlez les données des utilisateurs et augmentez le retour sur investissement

Aujourd'hui, les entreprises ont un accès sans précédent aux données personnelles.

L'apprentissage automatique et l'IA ont permis aux entreprises de collecter et d'analyser les données de leurs utilisateurs comme jamais auparavant. L'utilisation de ces données peut améliorer l'expérience client, aider à prendre de meilleures décisions commerciales et rationaliser les processus commerciaux internes.

Le traitement des données implique une grande responsabilité pour les entreprises. Ils doivent se conformer aux réglementations légales (telles que GDPR, CCPA, etc.) et protéger et sécuriser pleinement les données des utilisateurs. Un logiciel de confidentialité abordable avec des processus efficaces renforce la capacité d'une entreprise à se conformer plus efficacement et offre des flux de travail automatisés, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent, produisant finalement un meilleur retour sur investissement (ROI).

Qu'est-ce que l'automatisation de la confidentialité ?

L'automatisation de la confidentialité facilite automatiquement toutes les tâches impliquant les données personnelles de vos clients. Essentiellement, cela signifie effectuer des tâches de confidentialité sans aucune implication humaine ou peu, ce qui permet d'économiser du temps et de l'énergie.

Ces tâches comprennent généralement :

• Traitement des demandes de confidentialité des données des clients (par exemple, demandes de suppression ou de copie)
• Conformité gouvernementale et réglementaire
• Cartographie des données
• Gestion du consentement et suivi des cookies
• Évaluation des risques du fournisseur
• Offrir transparence et choix

Les entreprises gèrent la confidentialité des données de deux manières typiques, manuelle ou automatisée.

Dans un monde où les entreprises traitent d'énormes quantités d'informations ou de Big Data, il est clair que la gestion de ces informations via l'automatisation est beaucoup plus efficace que leur traitement manuel.

Examinons quelques-unes des raisons à cela.

Une approche manuelle de la confidentialité, pure et simple, ralentit les choses. Par exemple, lorsqu'une entreprise reçoit une demande de confidentialité des données, le processus commence généralement par la vérification de l'utilisateur, l'examen de toutes les sources de données une par une, ce qui peut inclure les informations personnelles identifiables (PII), la prise des mesures appropriées, puis la fermeture du demande.

Le processus est long et nécessite généralement du temps et de l'énergie pour extraire différents ensembles d'informations à partir de diverses sources de données au sein des opérations internes d'une entreprise.

S'il est vrai que le traitement manuel des demandes de confidentialité peut entraîner un meilleur contrôle des données, il y a très peu d'avantages au-delà de cela. En effet, ce processus pourrait poser de sérieux problèmes juridiques et financiers à une entreprise.

Mais ce processus peut être automatisé et intégré à vos sources de données existantes, devenant ainsi l'une des tactiques les plus efficaces qu'une entreprise puisse utiliser pour gérer la confidentialité.

Pourquoi l'automatisation de la confidentialité est-elle importante ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devez commencer à envisager l'automatisation de la confidentialité. Lisez la suite pour les découvrir.

Transformer le temps en profit

Il peut y avoir une différence de temps significative entre le traitement manuel et automatisé des demandes de confidentialité. De nombreuses organisations ne peuvent pas répondre aux demandes des personnes concernées (DSR) en temps opportun et avec le niveau de précision souhaité.

En plus du temps supplémentaire, les personnes impliquées dans le traitement des demandes de confidentialité peuvent trouver le processus difficile et coûteux sans technologie. Temps et argent mis à part, l'automatisation de la confidentialité peut également aider votre marque. L'un des moyens les plus efficaces d'instaurer la confiance est la cohérence. Vous pouvez définir les attentes des utilisateurs en automatisant la façon dont vous gérez les demandes de confidentialité ou contrôlez vos sources de données.

Cette même cohérence est également excellente pour créer de meilleurs processus internes. L'automatisation peut aider à développer un calendrier pour le traitement des demandes de confidentialité et la gestion de l'inventaire des données afin de respecter les réglementations en matière de confidentialité. Cela peut vous aider à gérer et à allouer vos ressources plus efficacement.

Par exemple, disons qu'il vous faut 1 à 3 jours pour répondre à une demande d'accès aux données (DSAR), ou en d'autres termes, une demande d'un utilisateur pour lui donner une copie de ses informations à partir de vos sources de données. Connaître ce délai vous aidera à allouer et à gérer vos ressources plus efficacement.

Transformer la concentration en plus de profits

Ceux qui utilisent une plate-forme automatisée de gestion de la confidentialité peuvent répondre à de grandes quantités de DSR rapidement et plus efficacement, ainsi qu'avec une plus grande certitude de précision. Ceci, à son tour, permet un traitement plus rapide et des économies de coûts. Qu'une entreprise choisisse un outil interne ou externe pour l'automatisation de la confidentialité, l'automatisation peut bénéficier de la réduction des coûts des logiciels et de la rémunération du personnel pour traiter les demandes.

En conséquence, les entreprises gagnent la confiance des utilisateurs et sont moins susceptibles de dépenser les bénéfices de l'entreprise en services d'assistance ou juridiques en cas d'erreur de confidentialité des données. De plus, les entreprises peuvent avoir des employés qui se concentrent sur d'autres tâches essentielles à la croissance de l'entreprise, produisant finalement un meilleur retour sur investissement plutôt que de passer du temps à rechercher des données et à répondre aux demandes.

L'utilisation d'outils automatisés (tels que les plates-formes de gestion de la confidentialité) est indispensable pour que les entreprises prospèrent sur le marché actuel, et le retour sur investissement de l'utilisation de ces outils devient plus facile à quantifier.

Ce montant serait alors soustrait de l'argent investi dans l'automatisation.

L'application de ces concepts vous permet de mieux comprendre le retour sur investissement que vous pouvez attendre de l'automatisation de l'infrastructure.

L'automatisation peut réparer les torts

Les gens font des fautes. Cela arrive aux meilleurs d'entre eux, même aux experts. Mais à mesure que les processus d'IA progressent dans la technologie , l'automatisation peut aider à réduire considérablement les erreurs humaines à n'importe quelle étape du pipeline de données. De cette façon, vous pouvez être certain de traiter efficacement chaque demande de confidentialité sans que rien ne tombe entre les lignes.

Pensez aux sources de données de votre entreprise : comment pouvez-vous savoir que vous les avez toutes cartographiées ? La réalisation manuelle de cette cartographie des données, qui comprend des enquêtes et des entretiens sans fin avec les employés, ne couvre que 20 à 30 %, ce qui vous expose à des risques potentiels de conformité.

Les raisons à cela varient, mais elles incluent les employés qui ne se souviennent pas de s'être inscrits à certains outils logiciels en tant que service (SaaS) susceptibles de contenir les données des utilisateurs de votre entreprise, le Shadow IT des employés qui sont partis, des rapports inexacts, etc.

Avec des outils de mappage de données automatisés, vous pouvez couvrir presque toutes les sources de données de votre organisation. Grâce au mappage continu et en temps réel des données, vous savez exactement quelles données vous avez stockées, ce qui facilite la suppression et garantit qu'aucune donnée n'est oubliée.

C'est maintenant

Avec les quantités massives de données personnelles actuellement consultées et analysées ainsi que les exigences de conformité, les entreprises qui n'utilisent pas une automatisation appropriée de la confidentialité sont laissées pour compte et risquent des conséquences financières dévastatrices.

De nombreuses entreprises sont en bonne voie d'intégrer l'automatisation de la confidentialité au sein de leur entreprise. Dans une interview, Bethany Singer-Baefsky, responsable de la protection des données chez iRobot (récemment acquis par Amazon), a déclaré que la société avait mis en place un processus automatisé complet de confidentialité des données qui propose des choix d'acceptation et un cryptage tout au long du pipeline de données.

À chaque étape du processus, l'attention est portée sur les droits des données des clients. Elle a déclaré que tous les clients pouvaient demander la suppression du compte et que les données seraient définitivement supprimées dans les 30 jours suivant la demande. L'automatisation liée aux sources de données existantes permet de répondre plus efficacement aux demandes des clients.

De même, le responsable de la confidentialité des données de Wix, une société de logiciels basée en Israël qui propose le développement de sites Web basés sur le cloud, a noté dans une interview que la rapidité et la précision en termes de confidentialité des données sont cruciales pour l'entreprise. Il a déclaré qu'une fois que l'entreprise avait mis en place une bannière de consentement claire et visible, les taux de conversion avaient augmenté pour le site.

Il a également noté que l'entreprise a pour mission non seulement d'automatiser les processus qui facilitent les choses pour l'entreprise, mais s'engage également à s'assurer que les clients comprennent ces processus afin qu'ils puissent, à leur tour, renforcer leurs propres sites en termes de confidentialité et de sécurité. .

"C'est pourquoi, lorsque nous abordons des problèmes de conformité, nous nous assurons non seulement que nous, en tant qu'entreprise, respectons les réglementations en matière de confidentialité, mais nous aidons également nos utilisateurs - qui sont les propriétaires de sites Web - en leur fournissant les outils pour les aider à se conformer aux réglementations en matière de confidentialité ( et d'autres réglementations, telles que l'accessibilité par exemple) », a-t-il déclaré.

"Comme nous l'avons fait avec notre solution interne de demandes de personnes concernées, nous avons développé une solution de consentement aux cookies pour Wix tout en développant une solution de consentement aux cookies supplémentaire pour nos propriétaires de sites également."

Comment le mappage automatisé des données améliore la confidentialité

Considérez le mappage de données comme le moyen de trouver où vos données client sont stockées (à travers des sources de données internes et externes). Cela peut être fait manuellement, avec des enquêtes et des entretiens avec les employés, ou automatiquement - via la technologie de messagerie, l'intégration de l'authentification unique (SSO), l'analyse du site Web et l'intégration des achats.

Un processus automatisé fiable pour le mappage des données peut grandement contribuer au respect de la confidentialité. En termes de gestion d'un DSR, la capacité à trouver toutes les informations identifiables sur un utilisateur est cruciale.

Il est également efficace pour produire un enregistrement des activités de traitement (ROPA) requis. Par exemple, comme l'exige le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne, le rapport ROPA peut être facilement généré à partir du logiciel de cartographie des données.

Les informations requises pour le ROPA comprennent les raisons du traitement, les catégories de données, les destinataires des données et les mesures de sécurité de l'entreprise. Sans automatisation, ce processus serait une tâche ardue avec une marge d'erreur dans un cadre manuel. Cependant, la cartographie des données peut extraire des informations rapidement et avec précision.

Premiers pas avec l'automatisation de la confidentialité

Parfois, la partie la plus difficile de la mise en œuvre d'un nouveau processus ne fait que commencer. L'objectif est de travailler plus intelligemment, pas plus dur. Et lorsqu'il s'agit de protéger les droits de votre entreprise et de vos clients, il n'y a pas de temps à perdre. Le moyen le plus rapide d'atteindre une croissance consiste à utiliser une plate-forme de gestion de la confidentialité.

La première étape pour déterminer quelle plate-forme peut aider votre entreprise avec l'automatisation est de déterminer la taille de votre utilisateur, la taille et la profondeur de votre entreprise, et où dans le monde vous faites des affaires. Une fois que vous avez ces réponses, comparez-les aux considérations de l'industrie dans laquelle vous évoluez. Les exigences de l'industrie diffèrent selon la région. Par exemple, l'industrie de la santé peut avoir des réglementations gouvernementales plus strictes que d'autres industries.

Examinez ensuite vos sources de données existantes et votre schéma de données organisationnelles. Demandez-vous comment ils travaillent (ou non) ensemble.

En termes d'automatisation de la confidentialité, la combinaison d'opérations de sources de données existantes peut produire des résultats efficaces. Un logiciel qui permet une configuration à guichet unique rationalise le processus et produit la vitesse et la précision qui devancent la concurrence et renforcent la confiance avec votre public.

Un certain nombre d'opérations de confidentialité peuvent être intégrées pour renforcer l'automatisation de la confidentialité et fournir plus de transparence et de cohérence, ce qui se traduit par des délais plus rapides pour les demandes d'accès et de suppression. Ces opérations incluent des flux de travail automatisés, des modèles personnalisés, des centres de confidentialité normalisés et un mappage de données.

Toutes les plates-formes d'automatisation de la confidentialité ne se ressemblent pas ; certains sont obsolètes, offrent de mauvaises interfaces utilisateur et sont globalement difficiles à utiliser. Certaines plates-formes envoient même des e-mails (en transférant le problème à un autre) au lieu d'automatiser les tâches de confidentialité jusqu'à leur achèvement.

Les utilisateurs de logiciels de gestion de la confidentialité des données veulent une configuration plus facile, une utilisation plus facile et une meilleure adoption par les utilisateurs, car de nombreuses plates-formes n'offrent pas l'expérience qu'ils reçoivent.

C'est pourquoi vous devez vérifier si la solution de confidentialité que vous souhaitez est facile à mettre en œuvre, à configurer et à utiliser (avec une interface utilisateur/UX adéquate). Vous pouvez utiliser les classements de G2 pour cela. Soyez à l'affût des badges et des récompenses que les plateformes de confidentialité reçoivent, y compris le badge " Les utilisateurs nous aiment " (qui indique une note élevée des utilisateurs).

FAQ sur l'automatisation de la confidentialité

Vous avez encore des questions ? Pour plus d'informations, consultez ces FAQ sur l'automatisation de la confidentialité.

Quelle est l'importance de l'automatisation de la confidentialité dans le monde d'aujourd'hui ?

Alors que les réglementations sur la confidentialité des données et les lois de conformité deviennent plus complexes, les entreprises doivent rechercher l'automatisation de la confidentialité. Le risque de non-conformité est beaucoup plus grand lorsque les tâches de confidentialité sont gérées manuellement, ce qui expose une entreprise à des difficultés financières potentielles.

Ces épreuves peuvent parfois rendre difficile le rebond financier ou social. Avec les avancées technologiques et les experts dans le domaine qui peuvent aider les entreprises à naviguer dans les systèmes de sources de données nécessaires pour assurer leur sécurité et leur rentabilité, il n'y a vraiment aucune bonne raison de ne pas mettre en œuvre l'automatisation de la confidentialité le plus tôt possible.

Logiciel de gestion de la confidentialité des données vs logiciel de gouvernance, de risque et de conformité (GRC)

Alors que le logiciel GRC peut suivre les activités de reporting et de mise à jour pour s'assurer que les entreprises sont en conformité avec les lois et réglementations, le logiciel de gestion de la confidentialité des données se concentre sur l'obtention de ces mêmes résultats tout en permettant des activités automatisées supplémentaires, telles que la réalisation de DSAR.

La gestion de la confidentialité des données est-elle une approche unique ?

Tout comme chaque entreprise est unique à bien des égards, il en va de même pour le besoin d'un outil de gestion de la confidentialité des données qui fonctionne le mieux pour cette entreprise. Divers facteurs doivent être pris en compte, notamment les réglementations en matière de confidentialité dans différents endroits, ainsi que la taille et l'étendue de l'entreprise.

Par exemple, ce qui fonctionne pour les entreprises opérant dans le domaine de la santé peut avoir des considérations différentes de celles du domaine financier. Il est impératif que les entreprises évaluent leurs données et travaillent avec un fournisseur professionnel pour déterminer les pratiques d'automatisation de la confidentialité des données les mieux adaptées.

Que dois-je rechercher dans une plateforme de confidentialité des données ?

Les réglementations et les lois concernant la confidentialité des données soutiennent les valeurs selon lesquelles les entreprises doivent être de bonnes entreprises citoyennes. À cette fin, les entreprises doivent trouver des partenaires de confidentialité des données qui s'alignent sur cette mission. Recherchez une équipe dédiée et agile pour mettre en place des intégrations sur mesure avec vos sources de données et offrir un support 1:1 via des messages instantanés (comme Slack).

De plus, les entreprises doivent d'abord analyser leurs besoins en matière de données et d'automatisation, puis trouver une plate-forme qui prend en charge au mieux ces initiatives.

Les plateformes de confidentialité des données proposent-elles des périodes d'essai ou des démos gratuites ?

De nombreux fournisseurs de gestion de données proposent des démos gratuites ou des périodes d'essai pour aider les responsables de l'entreprise à tester le logiciel afin de garantir un bon ajustement avant de s'engager à acheter. L'avantage supplémentaire de travailler avec un fournisseur avant que l'argent ne soit payé est qu'une entreprise peut avoir une idée du support et des services techniques auxquels elle peut s'attendre à l'avenir.

Existe-t-il une liste de lois sur la protection des données pour différents pays ?

Oui! Les guides juridiques comparatifs internationaux (ICLG) conservent une liste complète des lois et réglementations en matière de protection des données dans 33 juridictions. Se familiariser avec les lois et réglementations en vigueur dans les pays où vous faites des affaires est une information utile lors de la sélection d'un partenaire de confidentialité des données pour vous assurer que vos besoins en matière de confidentialité des données sont satisfaits.

Notez que les lois et réglementations sont continuellement mises à jour et que de nouvelles sont mises en œuvre en permanence. Tenez-vous au courant des changements et des ajouts au fur et à mesure qu'ils deviennent disponibles.

Comment gérer les demandes de suppression de données ?

Comme mentionné ci-dessus, les demandes de données des utilisateurs peuvent être traitées manuellement ou automatiquement. La plupart des aspects facilitent la gestion automatique des DSR (de toutes sortes) car vous pouvez économiser beaucoup de temps, d'argent et de ressources avec les bons outils.

C'est privé!

Les clients font confiance à leurs données privées pour rester privées, et si ce n'est pas le cas, cette confiance s'érode complètement. Ne laissez pas cela arriver à votre entreprise. Maintenez la confiance des clients, votre réputation et restez conforme en adoptant l'automatisation de la confidentialité.

Votre entreprise est-elle préoccupée par la gestion du Big Data ? Découvrez le logiciel Big Data qui peut vous faciliter la vie.