隱私自動化 101：控制用戶數據並提高投資回報率

如今，企業可以前所未有地訪問個人數據。

機器學習和人工智能使公司能夠以前所未有的方式收集和分析用戶數據。 使用此類數據可以改善客戶體驗，幫助做出更好的業務決策，並簡化內部業務流程。

數據處理需要公司承擔很大的責任。 他們必須遵守法律法規（如 GDPR、CCPA 等），並充分保護和保護用戶的數據。 具有高效流程的經濟實惠的隱私軟件可增強企業更有效地合規的能力，並提供自動化的工作流程，從而節省時間和金錢，最終產生更好的投資回報 (ROI)。

什麼是隱私自動化？

隱私自動化自動促進涉及客戶個人數據的所有任務。 從本質上講，這意味著在沒有任何或很少有人參與的情況下執行隱私任務，從而節省時間和精力。

這些任務通常包括：

• 處理客戶的數據隱私請求（例如，刪除或複制請求）
• 政府和監管合規
• 數據映射
• 同意管理和 cookie 跟踪
• 供應商風險評估
• 提供透明度和選擇

公司以兩種典型的方式處理數據隱私，手動或自動。

在公司處理大量信息或大數據的世界中，很明顯為什麼通過自動化管理這些信息比手動處理要高效得多。

讓我們來看看其中的一些原因。

一種簡單明了的手動隱私方法會減慢速度。 例如，當一家公司收到數據隱私請求時，該過程通常從驗證用戶開始，一一審查所有數據源，其中可能包括個人身份信息 (PII)，採取適當的措施，然後關閉要求。

這個過程很長，通常需要時間和精力從公司內部運營的各種數據源中提取不同的信息集。

雖然手動處理隱私請求確實可以更好地控制數據，但除此之外幾乎沒有什麼好處。 事實上，這個過程可能會給公司帶來嚴重的法律和財務問題。

但是該過程可以自動化並集成到您現有的數據源中，成為公司可以用來管理隱私的最有效策略之一。

為什麼隱私自動化很重要？

您需要開始考慮隱私自動化的原因有很多。 繼續閱讀以發現它們。

將時間轉化為利潤

手動和自動處理隱私請求之間可能存在顯著的時間差異。 許多組織無法及時響應數據主體請求 (DSR) 並達到所需的準確度。

除了額外的時間之外，那些參與處理隱私請求的人可能會發現，如果沒有技術，這個過程既困難又昂貴。 除了時間和金錢，隱私自動化也可以幫助您的品牌。 建立信任的最有效方法之一是通過一致性。 您可以通過自動化處理隱私請求或控制數據源的方式來設置適當的用戶期望。

同樣的一致性對於創建更好的內部流程也很有用。 自動化可以幫助制定處理隱私請求和管理數據清單以滿足隱私法規的時間表。 它可以幫助您更有效地管理和分配資源。

例如，假設您需要 1-3 天的時間來完成數據訪問請求 (DSAR)，或者換句話說，用戶請求向他們提供來自您的數據源的信息副本。 了解這個時間範圍將幫助您更有效地分配和管理您的資源。

將注意力轉化為更多利潤

那些使用自動化隱私管理平台的人可以快速、更有效地響應大量 DSR，並且更準確地確定。 這反過來又可以加快處理速度並節省成本。 無論公司選擇內部還是外部工具進行隱私自動化，自動化都可以從削減軟件成本和支付人員處理請求中受益。

因此，公司獲得了用戶的信任，並且在數據隱私錯誤的情況下不太可能將公司利潤用於支持或法律服務。 此外，企業可以讓員工專注於對業務發展至關重要的其他任務，最終產生更大的投資回報率，而不是花時間搜索數據和響應請求。

使用自動化工具（例如隱私管理平台）是企業在當今市場上蓬勃發展的必要條件，使用此類工具的投資回報率正變得越來越容易量化。

然後將從投資於自動化的資金中減去這筆金額。

應用這些概念可以讓您更清楚地了解您可以從基礎架構自動化中獲得的投資回報率。

自動化可以糾正錯誤

人們會犯錯誤。 它發生在他們中最好的人身上，即使是專家。 但是隨著技術的進步，自動化可以幫助顯著減少數據管道任何階段的人為錯誤。 這樣，您可以確定您有效地處理了每個隱私請求，而不會出現任何問題。

想想你公司的數據源：你怎麼知道你已經映射了它們？ 手動進行這種數據映射，包括無休止的調查和對員工的採訪，只覆蓋 20% 到 30% 的數據——讓您面臨潛在的合規風險。

造成這種情況的原因各不相同，但其中包括不記得註冊某些可能保存公司用戶數據的軟件即服務 (SaaS) 工具的員工、離職員工的影子 IT、不准確的報告等等。

使用自動化數據映射工具，您幾乎可以覆蓋組織的所有數據源。 通過實時、連續的數據映射，您可以準確地知道自己存儲了哪些數據，從而使刪除更容易，並確保沒有留下任何數據。

就是現在

隨著大量個人數據的訪問和分析以及合規性要求，沒有使用適當的隱私自動化的公司被拋在後面，並面臨潛在的毀滅性財務後果的風險。

許多公司正在將隱私自動化集成到他們的業務中。 在接受采訪時，iRobot（最近被亞馬遜收購）的數據保護官 Bethany Singer-Baefsky 表示，該公司已經實施了一個全面的自動化數據隱私流程，其中包括數據管道中的選擇加入和加密。

在此過程中的每一步，都將注意力集中在客戶數據權利上。 她說，所有客戶都可以要求刪除帳戶，數據將在提出要求後的 30 天內永久刪除。 與現有數據源相關的自動化使響應客戶請求的效率更高。

同樣，提供基於雲的網站開發的以色列軟件公司 Wix 的數據隱私官在接受采訪時指出，數據隱私方面的速度和準確性對公司至關重要。 他說，一旦公司實施了清晰可見的同意橫幅，網站的轉化率就會提高。

他還指出，該公司的使命不僅是自動化流程，使公司的工作更輕鬆，而且還致力於確保客戶了解這些流程，以便他們能夠反過來使自己的網站在隱私和安全方面更強大.

“這就是為什麼在處理合規問題時，我們不僅要確保我們作為一家公司遵守隱私法規，而且我們還幫助我們的用戶——他們是網站所有者——通過為他們提供工具來幫助他們遵守隱私法規（和其他法規，例如可訪問性），”他說。

“正如我們對數據主體請求內部解決方案所做的那樣，我們為 Wix 開發了一個 Cookie 同意解決方案，同時也為我們的網站所有者開發了一個額外的 Cookie 同意解決方案。”

自動數據映射如何增強隱私

將數據映射視為查找客戶數據存儲位置（跨內部和外部數據源）的方法。 它可以通過調查和員工訪談手動完成，也可以通過電子郵件技術、單點登錄 (SSO) 集成、網站掃描和採購集成自動完成。

可靠的數據映射自動化流程可以極大地幫助隱私合規。 在處理 DSR 方面，查找有關用戶的所有可識別信息的能力至關重要。

它還可以有效地生成所需的處理活動記錄 (ROPA) 。 例如，根據歐盟通用數據保護條例的要求，可以通過數據映射軟件輕鬆生成羅霸報告。

ROPA 所需的信息包括處理原因、數據類別、數據接收者和公司的安全措施。 如果沒有自動化，這個過程將是一項艱鉅的任務，在手動設置中存在錯誤空間。 但是，數據映射可以快速準確地提取信息。

開始使用隱私自動化

有時，實施新流程最具挑戰性的部分才剛剛開始。 目標是更聰明地工作，而不是更努力地工作。 在保護貴公司和客戶的權利方面，沒有時間可以浪費。 實現增長的最快方式是通過隱私管理平台。

考慮哪個平台可以幫助您的業務實現自動化的第一步是確定您的用戶規模、業務的規模和深度，以及您在世界上的哪個地方開展業務。 獲得這些答案後，將它們與您所在行業的考慮因素進行比較。 行業要求因地區而異。 例如，醫療保健行業的政府法規可能比其他行業更嚴格。

接下來，看看您現有的數據源和組織數據架構。 問問自己他們是如何（或沒有）一起工作的。

在隱私自動化方面，結合現有的數據源操作可以產生高效的結果。 允許一站式商店設置的軟件簡化了流程並產生了在競爭中脫穎而出並與觀眾建立信任的速度和準確性。

可以集成許多隱私操作以加強隱私自動化並提供更高的透明度和一致性，從而加快訪問和刪除請求的時間。 這些操作包括自動化工作流程、自定義模板、標準化隱私中心和數據映射。

並非所有的隱私自動化平台都是一樣的； 有些已經過時，提供糟糕的用戶界面，並且總體上難以操作。 一些平台甚至發送電子郵件（將問題轉發給另一個），而不是自動完成隱私任務。

數據隱私管理軟件用戶想要更輕鬆的設置、更輕鬆的使用和更好的用戶採用，因為許多平台並沒有提供他們所獲得的體驗。

這就是為什麼您應該檢查所需的隱私解決方案是否易於實施、設置和操作（具有足夠的 UI/UX）。 您可以為此使用G2 的排名。 留意隱私平台收到的徽章和獎勵，包括“用戶愛我們”徽章（表示用戶評分高）。

隱私自動化常見問題解答

還是有問題？ 有關更多信息，請參閱這些隱私自動化常見問題解答。

在當今世界，隱私自動化有多重要？

隨著數據隱私法規和合規法律變得越來越複雜，公司必須尋求隱私自動化。 當手動處理隱私任務時，存在更大的不合規風險，使公司面臨潛在的財務困難。

這些困難有時可能使財務或社會難以反彈。 隨著技術的進步和該領域的專家可以幫助公司導航所需的數據源系統以確保其安全和盈利，確實沒有充分的理由不儘早實施隱私自動化。

數據隱私管理軟件與治理、風險和合規 (GRC) 軟件

雖然 GRC 軟件可以跟踪報告和更新活動以確保公司遵守法律和法規，但數據隱私管理軟件專注於實現相同的結果，同時還提供額外的自動化活動，例如完成 DSAR。

數據隱私管理是一種萬能的方法嗎？

正如每家公司在各種方面都是獨一無二的，因此需要一種最適合該業務的數據隱私管理工具。 有多種因素需要考慮，包括不同地點的隱私法規以及業務的規模和範圍。

例如，對在醫療保健領域運營的企業有效的考慮因素可能與在金融領域的考慮因​​素不同。 公司必須評估他們的數據並與專業提供商合作，以確定最適合的數據隱私自動化實踐。

我應該在數據隱私平台中尋找什麼？

有關數據隱私的法規和法律支持公司應該成為優秀企業公民的價值觀。 為此，公司應該找到符合該使命的數據隱私合作夥伴。 尋找一個專門且敏捷的團隊來設置與您的數據源的定制集成，並通過即時消息（例如 Slack）提供 1:1 支持。

此外，公司應首先分析其數據和自動化需求，然後找到最能支持這些舉措的平台。

數據隱私平台是否提供試用期或免費演示？

許多數據管理提供商提供免費演示或試用期，以幫助公司官員在承諾購買之前測試軟件以確保其適合。 在支付任何款項之前與供應商合作的另一個好處是，公司可以感受到他們可以期待的支持和技術服務。

是否有針對不同國家/地區的數據保護法列表？

是的！ 國際比較法律指南 (ICLG) 保留了 33 個司法管轄區的數據保護法律法規的綜合清單。 在選擇數據隱私合作夥伴以確保滿足您的數據隱私需求時，熟悉您開展業務所在國家/地區的現行法律和法規是很有幫助的信息。

請注意，法律法規會不斷更新，並且會不斷實施新的法規。 隨時了解可用的更改和添加。

如何處理數據刪除請求？

如前所述，可以手動或自動處理用戶數據請求。 大多數方面都可以更好地自動處理（各種）DSR，因為您可以使用正確的工具節省大量時間、金錢和資源。

那是私人的！

客戶相信他們的私人數據會保持私密，如果不這樣做，那麼這種信任就會完全消失。 不要讓這種情況發生在您的業務中。 通過實施隱私自動化來維護客戶信任、您的聲譽並保持合規。

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