Automatyzacja prywatności 101: kontroluj dane użytkownika i zwiększ zwrot z inwestycji

Dziś firmy mają bezprecedensowy dostęp do danych osobowych.

Uczenie maszynowe i sztuczna inteligencja umożliwiły firmom zbieranie i analizowanie danych użytkowników jak nigdy dotąd. Korzystanie z takich danych może poprawić jakość obsługi klienta, pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych i usprawnić wewnętrzne procesy biznesowe.

Przetwarzanie danych wiąże się z dużą odpowiedzialnością dla firm. Muszą przestrzegać przepisów prawa (takich jak RODO, CCPA itp.) oraz w pełni chronić i zabezpieczać dane użytkowników. Przystępne cenowo oprogramowanie do ochrony prywatności z wydajnymi procesami wzmacnia zdolność firmy do skuteczniejszego przestrzegania przepisów i oferuje zautomatyzowane przepływy pracy, co oszczędza czas i pieniądze, a ostatecznie zapewnia lepszy zwrot z inwestycji (ROI).

Co to jest automatyzacja prywatności?

Automatyzacja prywatności automatycznie ułatwia wszystkie zadania związane z danymi osobowymi Twoich klientów. Zasadniczo oznacza to wykonywanie zadań związanych z prywatnością bez żadnego lub niewielkiego zaangażowania człowieka, co oszczędza czas i energię.

Zadania te zazwyczaj obejmują:

• Obsługa żądań klientów dotyczących prywatności danych (na przykład żądania usunięcia lub skopiowania)
• Zgodność rządowa i regulacyjna
• Mapowanie danych
• Zarządzanie zgodami i śledzenie plików cookie
• Ocena ryzyka dostawcy
• Zapewnienie przejrzystości i wyboru

Firmy traktują prywatność danych na dwa typowe sposoby, ręcznie lub automatycznie.

W świecie, w którym firmy mają do czynienia z ogromnymi ilościami informacji lub Big Data, jasne jest, dlaczego zarządzanie tymi informacjami poprzez automatyzację jest znacznie wydajniejsze niż ręczna.

Przyjrzyjmy się niektórym przyczynom takiego stanu rzeczy.

Ręczne podejście do prywatności, jasne i proste, spowalnia sprawę. Na przykład, gdy firma otrzymuje wniosek o ochronę danych, proces zwykle rozpoczyna się od weryfikacji użytkownika, przejrzenia kolejno wszystkich źródeł danych, które mogą obejmować dane osobowe (PII), podjęcia odpowiednich działań, a następnie zamknięcia żądanie.

Proces ten jest długi i zwykle wymaga czasu i energii, aby wyodrębnić różne zestawy informacji z różnych źródeł danych w ramach wewnętrznych operacji firmy.

Chociaż prawdą jest, że ręczne przetwarzanie żądań prywatności może skutkować lepszą kontrolą nad danymi, poza tym jest bardzo niewiele korzyści. W rzeczywistości proces ten może stwarzać poważne problemy prawne i finansowe dla firmy.

Ale ten proces można zautomatyzować i zintegrować z istniejącymi źródłami danych, stając się jedną z najskuteczniejszych taktyk , których firma może użyć do zarządzania prywatnością.

Dlaczego automatyzacja prywatności jest ważna?

Istnieje kilka powodów, dla których musisz zacząć rozważać automatyzację prywatności. Czytaj dalej, aby je odkryć.

Zamieniając czas w zysk

Między ręcznym a automatycznym przetwarzaniem żądań dotyczących prywatności może występować znaczna różnica czasu. Wiele organizacji nie może odpowiadać na wnioski osób, których dane dotyczą (DSR) w odpowiednim czasie i z pożądanym poziomem dokładności.

Oprócz dodatkowego czasu osoby zaangażowane w obsługę wniosków o ochronę prywatności mogą uznać ten proces za trudny i kosztowny bez technologii. Pomijając czas i pieniądze, automatyzacja prywatności może również pomóc Twojej marce. Jednym z najskuteczniejszych sposobów budowania zaufania jest spójność. Możesz ustawić odpowiednie oczekiwania użytkowników, automatyzując obsługę żądań prywatności lub kontrolując źródła danych.

Ta sama spójność jest również świetna do tworzenia lepszych procesów wewnętrznych. Automatyzacja może pomóc w opracowaniu harmonogramu obsługi żądań prywatności i zarządzania spisem danych w celu spełnienia przepisów dotyczących prywatności. Może pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu i alokacji zasobów.

Załóżmy na przykład, że spełnienie żądania dostępu do danych (DSAR) zajmuje 1-3 dni, czyli innymi słowy żądanie użytkownika o przekazanie mu kopii informacji z Twoich źródeł danych. Znajomość tych ram czasowych pomoże Ci wydajniej przydzielać zasoby i zarządzać nimi.

Skupienie się na większych zyskach

Ci, którzy korzystają z automatycznej platformy zarządzania prywatnością, mogą szybko i wydajniej reagować na duże ilości DSR, a także z większą precyzją. To z kolei pozwala na szybsze przetwarzanie i oszczędność kosztów. Niezależnie od tego, czy firma wybierze wewnętrzne, czy zewnętrzne narzędzie do automatyzacji prywatności, automatyzacja może skorzystać na obniżeniu kosztów oprogramowania i płaceniu personelu za obsługę wniosków.

W rezultacie firmy zyskują zaufanie użytkowników i są mniej skłonne do wydawania zysków firmy na wsparcie lub usługi prawne w przypadku błędu prywatności danych. Ponadto firmy mogą sprawić, że pracownicy skupią się na innych zadaniach niezbędnych do rozwoju firmy, ostatecznie generując większy zwrot z inwestycji, zamiast spędzać czas na szukaniu danych i odpowiadaniu na żądania.

Korzystanie z automatycznych narzędzi (takich jak platformy zarządzania prywatnością) jest koniecznością, aby firmy mogły prosperować na dzisiejszym rynku, a zwrot z inwestycji w korzystanie z takich narzędzi staje się coraz łatwiejszy do oszacowania.

Kwota ta zostanie następnie odjęta od pieniędzy zainwestowanych w automatyzację.

Zastosowanie tych koncepcji pozwala lepiej zrozumieć, jakiego zwrotu z inwestycji można oczekiwać od automatyzacji infrastruktury.

Automatyzacja może naprawić błędy

Ludzie popełniają błędy. Zdarza się najlepszym z nich, nawet ekspertom. Jednak wraz z postępem procesów AI w technologii automatyzacja może pomóc w znacznym ograniczeniu błędów ludzkich na każdym etapie potoku danych. W ten sposób możesz mieć pewność, że sprawnie obsłużysz każde żądanie prywatności, nie pozostawiając nic między wierszami.

Pomyśl o źródłach danych Twojej firmy: skąd możesz wiedzieć, że zmapowałeś je wszystkie? Ręczne przeprowadzanie tego mapowania danych, które obejmuje niekończące się ankiety i wywiady z pracownikami, obejmuje tylko 20–30 procent — narażając Cię na potencjalne ryzyko związane z brakiem zgodności.

Przyczyny tego są różne, ale obejmują pracowników, którzy nie pamiętają rejestrowania się w niektórych narzędziach typu oprogramowanie jako usługa (SaaS), które mogą przechowywać dane użytkowników Twojej firmy, informowanie w cieniu pracowników, którzy odeszli, niedokładne raporty i tak dalej.

Dzięki zautomatyzowanym narzędziom do mapowania danych możesz pokryć prawie wszystkie źródła danych w organizacji. Dzięki ciągłemu mapowaniu danych w czasie rzeczywistym wiesz dokładnie, jakie dane zostały zapisane, co ułatwia usuwanie i zapewnia, że ​​żadne dane nie zostaną pozostawione.

Nadszedł czas

Ponieważ ogromne ilości danych osobowych są obecnie dostępne i analizowane wraz z wymogami zgodności, firmy, które nie stosują odpowiedniej automatyzacji prywatności, pozostają w tyle i są narażone na potencjalne katastrofalne konsekwencje finansowe.

Wiele firm jest na dobrej drodze do zintegrowania automatyzacji prywatności w ramach swojej działalności. W wywiadzie Bethany Singer-Baefsky, inspektor ds. ochrony danych w firmie iRobot (niedawno przejętej przez Amazon), powiedziała, że ​​firma wdrożyła kompleksowy zautomatyzowany proces ochrony danych, który obejmuje opcje wyboru i szyfrowanie wzdłuż potoku danych.

Na każdym kroku zwracamy uwagę na prawa dotyczące danych klienta. Powiedziała, że ​​wszyscy klienci mogą poprosić o usunięcie konta, a dane zostaną trwale usunięte w ciągu 30 dni od żądania. Automatyzacja powiązana z istniejącymi źródłami danych sprawia, że ​​reagowanie na żądania klientów jest bardziej efektywne.

Podobnie specjalista ds. prywatności danych w Wix, izraelskiej firmie programistycznej, która oferuje tworzenie witryn internetowych w chmurze, zauważył w wywiadzie , że szybkość i dokładność w zakresie prywatności danych są kluczowe dla firmy. Powiedział, że gdy firma wdrożyła wyraźny i widoczny baner zgody, współczynniki konwersji wzrosły dla witryny.

Zauważył również, że firma ma misję nie tylko automatyzacji procesów, które ułatwiają firmie, ale także jest zaangażowana w zapewnienie klientom zrozumienia tych procesów, aby z kolei mogli wzmocnić swoje własne witryny pod względem prywatności i bezpieczeństwa .

„Dlatego, gdy rozwiązujemy problemy ze zgodnością, nie tylko upewniamy się, że jako firma przestrzegamy przepisów dotyczących prywatności, ale także pomagamy naszym użytkownikom — którzy są właścicielami witryn — zapewniając im narzędzia, które pomogą im zachować zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności ( i inne przepisy, takie jak na przykład dostępność)” – powiedział.

„Podobnie jak w przypadku naszego wewnętrznego rozwiązania dotyczącego żądań podmiotów danych, opracowaliśmy rozwiązanie do wyrażania zgody na pliki cookie dla Wix, jednocześnie opracowując dodatkowe rozwiązanie do wyrażania zgody na pliki cookie dla naszych właścicieli witryn”.

Jak automatyczne mapowanie danych zwiększa prywatność

Pomyśl o mapowaniu danych jako sposobie znalezienia miejsca przechowywania danych klientów (w wewnętrznych i zewnętrznych źródłach danych). Można to zrobić ręcznie, za pomocą ankiet i wywiadów z pracownikami, lub automatycznie — za pomocą technologii poczty e-mail, integracji pojedynczego logowania (SSO), skanowania strony internetowej i integracji zamówień.

Niezawodny zautomatyzowany proces mapowania danych może znacznie pomóc w zapewnieniu zgodności z prywatnością. Z punktu widzenia obsługi DSR kluczowe znaczenie ma możliwość odnalezienia wszystkich możliwych do zidentyfikowania informacji o użytkowniku.

Jest również skuteczny w tworzeniu wymaganego Rejestru Czynności Przetwarzania (ROPA) . Na przykład, zgodnie z wymogami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych Unii Europejskiej, raport ROPA można łatwo wygenerować z oprogramowania do mapowania danych.

Informacje wymagane dla ROPA obejmują przyczyny przetwarzania, kategorie danych, odbiorców danych oraz środki bezpieczeństwa firmy. Bez automatyzacji proces ten byłby zniechęcającym zadaniem, w którym przy ręcznym ustawianiu jest miejsce na błędy. Jednak mapowanie danych może szybko i dokładnie wyodrębnić informacje.

Pierwsze kroki z automatyzacją prywatności

Czasami najtrudniejszą częścią wdrażania nowego procesu jest dopiero początek. Celem jest praca mądrzej, a nie ciężej. A jeśli chodzi o ochronę praw Twojej firmy i klientów, nie ma czasu do stracenia. Najszybszym sposobem na osiągnięcie wzrostu jest platforma do zarządzania prywatnością.

Pierwszym krokiem przy rozważaniu, która platforma może pomóc Twojej firmie w automatyzacji, jest określenie rozmiaru użytkownika, rozmiaru i głębokości Twojej firmy oraz miejsca na świecie, w którym prowadzisz działalność. Gdy już masz te odpowiedzi, porównaj je z przemyśleniami branży, w której działasz. Wymagania branżowe różnią się w zależności od obszaru. Na przykład branża opieki zdrowotnej może mieć surowsze przepisy rządowe niż inne branże.

Następnie przyjrzyj się istniejącym źródłom danych i schematowi danych organizacji. Zadaj sobie pytanie, jak pracują (lub nie) razem.

Jeśli chodzi o automatyzację prywatności, połączenie istniejących operacji na źródłach danych może przynieść efektywne rezultaty. Oprogramowanie, które pozwala na konfigurację w jednym miejscu, usprawnia proces i zapewnia szybkość i dokładność, które przewyższają konkurencję i budują zaufanie odbiorców.

Szereg operacji prywatności można zintegrować, aby wzmocnić automatyzację prywatności i zapewnić większą przejrzystość i spójność, co skutkuje szybszymi terminami dostępu i żądań usunięcia. Operacje te obejmują zautomatyzowane przepływy pracy, niestandardowe szablony, ustandaryzowane centra prywatności i mapowanie danych.

Nie wszystkie platformy automatyzacji prywatności są takie same; niektóre są przestarzałe, oferują złe interfejsy użytkownika i ogólnie są trudne w obsłudze. Niektóre platformy wysyłają nawet e-maile (przekazując problem innemu), zamiast automatyzować zadania związane z prywatnością do końca.

Użytkownicy oprogramowania do zarządzania prywatnością danych chcą łatwiejszej konfiguracji, łatwiejszego użytkowania i lepszej adaptacji użytkowników, ponieważ wiele platform nie zapewnia takich doświadczeń, jakie otrzymują.

Dlatego powinieneś sprawdzić, czy pożądane rozwiązanie ochrony prywatności jest łatwe do wdrożenia, skonfigurowania i obsługi (z odpowiednim UI/UX). Możesz użyć do tego rankingów G2 . Wypatruj odznak i nagród, które otrzymują platformy prywatności, w tym odznaki „ Użytkownicy nas kochają ” (oznaczającej wysoką ocenę użytkowników).

Często zadawane pytania dotyczące automatyzacji prywatności

Masz pytania? Aby uzyskać więcej informacji, zobacz te często zadawane pytania dotyczące automatyzacji prywatności.

Jak ważna jest automatyzacja prywatności w dzisiejszym świecie?

Ponieważ przepisy dotyczące prywatności danych i przepisy dotyczące zgodności stają się coraz bardziej złożone, firmy muszą dążyć do automatyzacji prywatności. Istnieje znacznie większe ryzyko niezgodności, gdy zadania związane z prywatnością są obsługiwane ręcznie, narażając firmę na potencjalne trudności finansowe.

Te trudności mogą czasami utrudniać odbudowę finansową lub społeczną. Dzięki postępowi technologicznemu i ekspertom w tej dziedzinie, którzy mogą pomóc firmom poruszać się po systemach źródeł danych potrzebnych do zapewnienia im bezpieczeństwa i rentowności, naprawdę nie ma powodu, aby nie wdrażać automatyzacji prywatności wcześniej niż później.

Oprogramowanie do zarządzania prywatnością danych a oprogramowanie do zarządzania, ryzyka i zgodności (GRC)

Podczas gdy oprogramowanie GRC może śledzić działania związane z raportowaniem i aktualizacją, aby zapewnić, że firmy są zgodne z prawem i przepisami, oprogramowanie do zarządzania prywatnością danych koncentruje się na osiąganiu tych samych wyników, zapewniając jednocześnie dodatkowe zautomatyzowane działania, takie jak wypełnianie DSAR.

Czy zarządzanie prywatnością danych jest podejściem uniwersalnym?

Tak jak każda firma jest wyjątkowa na różne sposoby, tak samo potrzebne jest narzędzie do zarządzania prywatnością danych, które najlepiej sprawdzi się w tej firmie. Należy wziąć pod uwagę różne czynniki, w tym przepisy dotyczące prywatności w różnych lokalizacjach oraz wielkość i zakres działalności.

Na przykład to, co działa w przypadku firm działających w obszarze opieki zdrowotnej, może mieć inne względy niż te w obszarze finansowym. Konieczne jest, aby firmy oceniły swoje dane i współpracowały z profesjonalnym dostawcą w celu określenia najlepiej dopasowanych praktyk automatyzacji prywatności danych.

Czego powinienem szukać w platformie ochrony danych?

Regulacje i przepisy dotyczące prywatności danych wspierają wartości, zgodnie z którymi firmy powinny być dobrymi obywatelami korporacyjnymi. W tym celu firmy powinny znaleźć partnerów w zakresie ochrony danych, którzy pasują do tej misji. Poszukaj dedykowanego i sprawnego zespołu, który skonfiguruje dostosowane do Twoich potrzeb integracje ze źródłami danych i zaoferuje wsparcie 1:1 za pośrednictwem wiadomości błyskawicznych (takich jak Slack).

Ponadto firmy powinny najpierw przeanalizować swoje potrzeby w zakresie danych i automatyzacji, a następnie znaleźć platformę, która najlepiej wspiera te inicjatywy.

Czy platformy ochrony danych oferują okresy próbne lub bezpłatne wersje demonstracyjne?

Wielu dostawców usług zarządzania danymi oferuje bezpłatne wersje demonstracyjne lub okresy próbne, aby pomóc urzędnikom firmy przetestować oprogramowanie w celu zapewnienia odpowiedniego dopasowania, zanim zdecydują się na zakup. Dodatkową korzyścią ze współpracy z dostawcą przed wypłaceniem jakichkolwiek pieniędzy jest to, że firma może poczuć wsparcie i usługi techniczne, których może oczekiwać w przyszłości.

Czy istnieje lista przepisów dotyczących ochrony danych w różnych krajach?

TAk! International Comparative Legal Guides (ICLG) prowadzi wyczerpującą listę przepisów i regulacji dotyczących ochrony danych w 33 jurysdykcjach. Zapoznanie się z obowiązującymi przepisami i regulacjami obowiązującymi w krajach, w których prowadzisz działalność, jest pomocne przy wyborze partnera w zakresie ochrony danych, który zapewni spełnienie Twoich potrzeb w zakresie ochrony danych.

Należy pamiętać, że przepisy ustawowe i wykonawcze są stale aktualizowane, a nowe na bieżąco wdrażane. Bądź na bieżąco ze zmianami i dodatkami, gdy tylko staną się dostępne.

Jak obsługiwać żądania usunięcia danych?

Jak wspomniano powyżej, żądania danych użytkownika mogą być obsługiwane ręcznie lub automatycznie. Większość aspektów sprawia, że ​​automatyczna obsługa DSR (wszelkiego rodzaju) jest lepsza, ponieważ dzięki odpowiednim narzędziom można zaoszczędzić dużo czasu, pieniędzy i zasobów.

To prywatne!

Klienci ufają, że ich prywatne dane pozostaną prywatne, a jeśli tak się nie stanie, to zaufanie całkowicie zanika. Nie pozwól, aby stało się to z Twoją firmą. Utrzymaj zaufanie klientów, swoją reputację i zachowaj zgodność, wprowadzając automatyzację prywatności.

Czy Twoja firma jest zaniepokojona zarządzaniem Big Data? Wypróbuj oprogramowanie do Big Data, które może ułatwić Ci życie.