Otomasi Privasi 101: Kontrol Data Pengguna dan Tingkatkan ROI

Saat ini, bisnis memiliki akses yang belum pernah terjadi sebelumnya ke data pribadi.

Pembelajaran mesin dan AI telah memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data pengguna mereka tidak seperti sebelumnya. Menggunakan data tersebut dapat meningkatkan pengalaman pelanggan, membantu membuat keputusan bisnis yang lebih baik, dan merampingkan proses bisnis internal.

Pemrosesan data memerlukan banyak tanggung jawab bagi perusahaan. Mereka harus mematuhi peraturan hukum (seperti GDPR, CCPA, dll.) dan sepenuhnya melindungi dan mengamankan data pengguna. Perangkat lunak privasi yang terjangkau dengan proses yang efisien memperkuat kemampuan bisnis untuk mematuhi secara lebih efektif dan menawarkan alur kerja otomatis, yang menghemat waktu dan uang, yang pada akhirnya menghasilkan laba atas investasi (ROI) yang lebih baik.

Apa itu otomatisasi privasi?

Otomatisasi privasi secara otomatis memfasilitasi semua tugas yang melibatkan data pribadi pelanggan Anda. Pada dasarnya, ini berarti melakukan tugas privasi tanpa atau sedikit keterlibatan manusia, yang menghemat waktu dan energi.

Tugas-tugas ini biasanya meliputi:

• Menangani permintaan privasi data pelanggan (misalnya, permintaan penghapusan atau penyalinan)
• Kepatuhan pemerintah dan peraturan
• pemetaan data
• Manajemen persetujuan dan pelacakan cookie
• Penilaian risiko vendor
• Memberikan transparansi dan pilihan

Perusahaan menangani privasi data dengan dua cara umum, baik manual atau otomatis.

Di dunia di mana perusahaan berurusan dengan sejumlah besar informasi atau Big Data, jelas mengapa mengelola informasi ini melalui otomatisasi jauh lebih efisien daripada menanganinya secara manual.

Mari kita periksa beberapa alasannya.

Pendekatan manual untuk privasi, sederhana dan sederhana, memperlambat segalanya. Misalnya, ketika sebuah perusahaan menerima permintaan privasi data, proses biasanya dimulai dengan memverifikasi pengguna, meninjau semua sumber data satu per satu, yang mungkin mencakup Informasi Identifikasi Pribadi (PII), mengambil tindakan yang sesuai, dan kemudian menutup meminta.

Prosesnya panjang dan biasanya membutuhkan waktu dan energi untuk mengekstrak kumpulan informasi yang berbeda dari berbagai sumber data dalam operasi internal perusahaan.

Meskipun benar bahwa memproses permintaan privasi secara manual dapat menghasilkan kontrol yang lebih baik atas data, hanya ada sedikit manfaat di luar itu. Bahkan, proses ini dapat menimbulkan masalah hukum dan keuangan yang serius bagi perusahaan.

Tetapi proses itu dapat diotomatisasi dan diintegrasikan ke dalam sumber data Anda yang ada, menjadi salah satu taktik paling efektif yang dapat digunakan perusahaan untuk mengelola privasi.

Mengapa otomatisasi privasi penting?

Ada beberapa alasan mengapa Anda perlu mulai mempertimbangkan otomatisasi privasi. Baca terus untuk menemukan mereka.

Mengubah waktu menjadi keuntungan

Mungkin ada perbedaan waktu yang signifikan antara pemrosesan permintaan privasi secara manual dan otomatis. Banyak organisasi tidak dapat menanggapi permintaan subjek data (DSR) secara tepat waktu dan dengan tingkat akurasi yang diinginkan.

Selain waktu tambahan, mereka yang terlibat dalam menangani permintaan privasi mungkin merasa prosesnya sulit dan mahal tanpa teknologi. Selain waktu dan uang, otomatisasi privasi juga dapat membantu merek Anda. Salah satu cara paling efektif untuk membangun kepercayaan adalah melalui konsistensi. Anda dapat menetapkan ekspektasi pengguna yang tepat dengan mengotomatiskan cara Anda menangani permintaan privasi atau mengontrol sumber data Anda.

Konsistensi yang sama juga bagus untuk menciptakan proses internal yang lebih baik. Otomatisasi dapat membantu dalam mengembangkan garis waktu untuk menangani permintaan privasi dan mengelola inventaris data untuk memenuhi peraturan privasi. Ini dapat membantu Anda mengelola dan mengalokasikan sumber daya Anda secara lebih efisien.

Misalnya, Anda membutuhkan 1-3 hari untuk memenuhi permintaan akses data (DSAR), atau dengan kata lain, permintaan dari pengguna untuk memberi mereka salinan informasi mereka dari sumber data Anda. Mengetahui jangka waktu ini akan membantu Anda mengalokasikan dan mengelola sumber daya dengan lebih efisien.

Mengubah fokus menjadi lebih banyak keuntungan

Mereka yang menggunakan platform manajemen privasi otomatis dapat merespons DSR dalam jumlah besar dengan cepat dan lebih efisien, serta dengan ketepatan yang lebih pasti. Ini, pada gilirannya, memungkinkan pemrosesan yang lebih cepat dan penghematan biaya. Baik perusahaan memilih alat internal atau eksternal untuk otomatisasi privasi, otomatisasi dapat mengambil manfaat dari pemotongan biaya perangkat lunak dan membayar personel untuk menangani permintaan.

Akibatnya, perusahaan mendapatkan kepercayaan pengguna dan cenderung tidak membelanjakan keuntungan perusahaan untuk dukungan atau layanan hukum jika terjadi kesalahan privasi data. Selain itu, bisnis dapat membuat karyawan fokus pada tugas lain yang penting untuk mengembangkan bisnis, yang pada akhirnya menghasilkan ROI yang lebih besar daripada menghabiskan waktu mencari data dan menanggapi permintaan.

Menggunakan alat otomatis (seperti platform manajemen privasi) adalah suatu keharusan bagi bisnis untuk berkembang di pasar saat ini, dan ROI dalam menggunakan alat tersebut menjadi lebih mudah untuk diukur.

Jumlah ini kemudian akan dikurangi dari uang yang diinvestasikan dalam otomatisasi.

Menerapkan konsep ini memberi Anda pemahaman yang lebih jelas tentang ROI yang dapat Anda harapkan dari otomatisasi infrastruktur.

Otomasi dapat memperbaiki kesalahan

Orang-orang membuat kesalahan. Itu terjadi pada yang terbaik dari mereka, bahkan pada para ahli. Namun seiring dengan kemajuan teknologi AI , otomatisasi dapat membantu secara signifikan mengurangi kesalahan manusia di setiap tahap jalur data. Dengan cara ini, Anda dapat yakin bahwa Anda menangani setiap permintaan privasi secara efisien tanpa ada yang menghalangi.

Pikirkan tentang sumber data perusahaan Anda: Bagaimana Anda tahu bahwa Anda telah memetakan semuanya? Melakukan pemetaan data ini secara manual, yang mencakup survei dan wawancara tanpa henti dengan karyawan, hanya mencakup 20 hingga 30 persen — menempatkan Anda pada potensi risiko kepatuhan.

Alasan untuk ini bervariasi, tetapi mereka termasuk karyawan yang tidak ingat mendaftar untuk perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) tertentu yang mungkin menyimpan data pengguna perusahaan Anda, Shadow IT karyawan yang keluar, laporan yang tidak akurat, dan sebagainya.

Dengan alat pemetaan data otomatis, Anda dapat mencakup hampir semua sumber data organisasi Anda. Dengan pemetaan data berkelanjutan secara real-time, Anda tahu persis data apa yang telah Anda simpan, membuat penghapusan lebih mudah dan memastikan tidak ada data yang tertinggal.

Sekarang waktunya

Dengan banyaknya data pribadi yang sekarang diakses dan dianalisis bersama dengan persyaratan kepatuhan, perusahaan yang tidak menggunakan otomatisasi privasi yang tepat tertinggal dan berisiko terhadap potensi konsekuensi keuangan yang menghancurkan.

Banyak perusahaan sedang dalam perjalanan untuk mengintegrasikan otomatisasi privasi dalam bisnis mereka. Dalam sebuah wawancara, Bethany Singer-Baefsky, Petugas Perlindungan Data di iRobot (baru-baru ini diakuisisi oleh Amazon), mengatakan perusahaan telah menerapkan proses privasi data otomatis komprehensif yang menampilkan pilihan keikutsertaan dan enkripsi di sepanjang jalur data.

Setiap langkah, perhatian diarahkan pada hak data pelanggan. Dia mengatakan semua pelanggan dapat meminta penghapusan akun, dan data akan dihapus secara permanen dalam waktu 30 hari sejak permintaan. Otomatisasi yang terkait dengan sumber data yang ada membuat respons terhadap permintaan pelanggan menjadi lebih efisien.

Demikian juga, Data Privacy Officer di Wix, sebuah perusahaan perangkat lunak berbasis di Israel yang menawarkan pengembangan situs web berbasis cloud, mencatat dalam sebuah wawancara bahwa kecepatan dan akurasi dalam hal privasi data sangat penting bagi perusahaan. Dia mengatakan begitu perusahaan menerapkan spanduk persetujuan yang jelas dan terlihat, tingkat konversi meningkat untuk situs tersebut.

Dia juga mencatat bahwa perusahaan memiliki misi untuk tidak hanya mengotomatiskan proses yang membuat segalanya lebih mudah bagi perusahaan, tetapi juga berkomitmen untuk memastikan pelanggan memahami proses tersebut sehingga mereka dapat, pada gilirannya, membuat situs mereka sendiri lebih kuat dalam hal privasi dan keamanan. .

"Itulah mengapa ketika menangani masalah kepatuhan, kami tidak hanya memastikan bahwa kami sebagai perusahaan mematuhi peraturan privasi, tetapi kami juga membantu pengguna kami — yang merupakan pemilik situs web — dengan menyediakan alat untuk membantu mereka mematuhi peraturan privasi ( dan regulasi lainnya, seperti Accessibility misalnya),” ujarnya.

“Seperti yang kami lakukan dengan solusi internal Permintaan Subjek Data kami, kami mengembangkan solusi persetujuan Cookie untuk Wix sambil mengembangkan solusi persetujuan Cookie tambahan untuk pemilik situs kami juga.”

Bagaimana pemetaan data otomatis meningkatkan privasi

Pikirkan pemetaan data sebagai cara untuk menemukan di mana data pelanggan Anda disimpan (di seluruh sumber data internal dan eksternal). Ini dapat dilakukan secara manual, dengan survei dan wawancara karyawan, atau secara otomatis — melalui teknologi email, integrasi sistem masuk tunggal (SSO), pemindaian situs web, dan integrasi pengadaan.

Proses otomatis yang andal untuk pemetaan data dapat sangat membantu kepatuhan privasi. Dalam hal menangani DSR, kemampuan untuk menemukan semua informasi yang dapat diidentifikasi tentang pengguna sangat penting.

Ini juga efisien dalam menghasilkan Record of Processing Activities (ROPA) yang diperlukan. Misalnya, seperti yang disyaratkan oleh Peraturan Perlindungan Data Umum Uni Eropa, laporan ROPA dapat dengan mudah dibuat dari perangkat lunak pemetaan data.

Informasi yang diperlukan untuk ROPA mencakup alasan pemrosesan, kategori data, penerima data, dan langkah-langkah keamanan perusahaan. Tanpa otomatisasi, proses ini akan menjadi tugas yang menakutkan dengan ruang untuk kesalahan dalam pengaturan manual. Namun, pemetaan data dapat mengekstrak informasi dengan cepat dan akurat.

Memulai otomatisasi privasi

Terkadang, bagian tersulit dari penerapan proses baru adalah memulai. Tujuannya adalah untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Dan dalam hal melindungi hak perusahaan dan pelanggan Anda, tidak ada waktu untuk disia-siakan. Cara tercepat untuk mencapai pertumbuhan adalah melalui platform manajemen privasi.

Langkah pertama ketika mempertimbangkan platform mana yang dapat membantu bisnis Anda dengan otomatisasi adalah menentukan ukuran pengguna Anda, ukuran dan kedalaman bisnis Anda, dan di mana di dunia Anda melakukan bisnis. Setelah Anda memiliki jawaban ini, bandingkan dengan pertimbangan industri tempat Anda beroperasi. Persyaratan industri berbeda tergantung pada areanya. Misalnya, industri kesehatan mungkin memiliki peraturan pemerintah yang lebih ketat daripada industri lain.

Selanjutnya, lihat sumber data yang ada dan skema data organisasi Anda. Tanyakan pada diri Anda bagaimana mereka (atau tidak) bekerja sama.

Dalam hal otomatisasi privasi, menggabungkan operasi sumber data yang ada dapat menghasilkan hasil yang efisien. Perangkat lunak yang memungkinkan pengaturan satu pintu menyederhanakan proses dan menghasilkan kecepatan dan akurasi yang melampaui persaingan dan membangun kepercayaan dengan audiens Anda.

Sejumlah operasi privasi dapat diintegrasikan untuk memperkuat otomatisasi privasi dan memberikan lebih banyak transparansi dan konsistensi, menghasilkan garis waktu yang lebih cepat untuk permintaan akses dan penghapusan. Operasi ini mencakup alur kerja otomatis, template kustom, pusat privasi standar, dan pemetaan data.

Tidak semua platform otomatisasi privasi sama; beberapa sudah ketinggalan zaman, menawarkan antarmuka pengguna yang buruk, dan secara keseluruhan sulit dioperasikan. Beberapa platform bahkan mengirim email (meneruskan masalah ke yang lain) alih-alih mengotomatiskan tugas privasi hingga selesai.

Pengguna perangkat lunak manajemen privasi data menginginkan pengaturan yang lebih mudah, penggunaan yang lebih mudah, dan adopsi pengguna yang lebih baik, karena banyak platform tidak memberikan pengalaman yang mereka terima.

Inilah sebabnya mengapa Anda harus memeriksa apakah solusi privasi yang Anda inginkan mudah diterapkan, disiapkan, dan dioperasikan (dengan UI/UX yang memadai). Anda dapat menggunakan peringkat G2 untuk ini. Waspadai lencana dan penghargaan yang diterima platform privasi, termasuk lencana “ Pengguna Menyukai Kami ” (yang menunjukkan peringkat pengguna yang tinggi).

FAQ otomatisasi privasi

Masih ada pertanyaan? Untuk informasi lebih lanjut, lihat FAQ otomatisasi privasi ini.

Seberapa penting otomatisasi privasi di dunia saat ini?

Ketika peraturan privasi data dan undang-undang kepatuhan menjadi lebih kompleks, perusahaan harus mencari otomatisasi privasi. Ada risiko ketidakpatuhan yang jauh lebih besar ketika tugas privasi ditangani secara manual, yang membuat perusahaan menghadapi potensi kesulitan keuangan.

Kesulitan-kesulitan ini terkadang membuat sulit untuk pulih secara finansial atau sosial. Dengan kemajuan teknologi dan para ahli di bidangnya yang dapat membantu perusahaan menavigasi sistem sumber data yang diperlukan agar tetap aman dan menguntungkan, tidak ada alasan yang baik untuk tidak menerapkan otomatisasi privasi lebih cepat daripada nanti.

Perangkat lunak manajemen privasi data vs. perangkat lunak tata kelola, risiko, dan kepatuhan (GRC)

Meskipun perangkat lunak GRC dapat melacak aktivitas pelaporan dan pembaruan untuk memastikan perusahaan mematuhi hukum dan peraturan, perangkat lunak manajemen privasi data difokuskan untuk mencapai hasil yang sama sekaligus memberikan aktivitas otomatis tambahan, seperti menyelesaikan DSAR.

Apakah manajemen privasi data merupakan pendekatan satu ukuran untuk semua?

Sama seperti setiap perusahaan yang unik dalam berbagai hal, demikian pula kebutuhan akan alat manajemen privasi data yang paling sesuai untuk bisnis tersebut. Ada berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan, termasuk peraturan privasi di lokasi yang berbeda dan ukuran serta ruang lingkup bisnis.

Misalnya, apa yang berhasil untuk bisnis yang beroperasi di ruang perawatan kesehatan mungkin memiliki pertimbangan yang berbeda dari yang ada di ruang keuangan. Sangat penting bagi perusahaan untuk menilai data mereka dan bekerja dengan penyedia profesional untuk menentukan praktik otomatisasi privasi data yang paling sesuai.

Apa yang harus saya cari dalam platform privasi data?

Peraturan dan undang-undang mengenai privasi data mendukung nilai-nilai bahwa perusahaan harus menjadi warga korporat yang baik. Untuk itu, perusahaan harus menemukan mitra privasi data yang selaras dengan misi tersebut. Cari tim yang berdedikasi dan gesit untuk menyiapkan integrasi yang dibuat khusus dengan sumber data Anda dan menawarkan dukungan 1:1 melalui pesan instan (seperti Slack).

Selain itu, perusahaan harus terlebih dahulu menganalisis data dan kebutuhan otomatisasi mereka, kemudian menemukan platform yang paling mendukung inisiatif tersebut.

Apakah platform privasi data menawarkan masa percobaan atau demo gratis?

Banyak penyedia manajemen data menawarkan demo gratis atau periode uji coba untuk membantu pejabat perusahaan menguji perangkat lunak untuk memastikan kesesuaiannya sebelum mereka berkomitmen untuk membeli. Manfaat tambahan bekerja dengan penyedia sebelum uang dibayarkan adalah bahwa perusahaan dapat merasakan dukungan dan layanan teknis yang dapat mereka harapkan di masa mendatang.

Apakah ada daftar undang-undang perlindungan data untuk berbagai negara?

Ya! International Comparative Legal Guides (ICLG) menyimpan daftar lengkap undang-undang dan peraturan perlindungan data di 33 yurisdiksi. Membiasakan diri Anda dengan undang-undang dan peraturan saat ini di negara tempat Anda berbisnis adalah informasi yang berguna saat memilih mitra privasi data untuk memastikan kebutuhan privasi data Anda terpenuhi.

Perhatikan bahwa undang-undang dan peraturan terus diperbarui, dan yang baru diterapkan secara berkelanjutan. Ikuti terus perubahan dan penambahan saat tersedia.

Bagaimana cara menangani permintaan penghapusan data?

Seperti disebutkan di atas, permintaan data pengguna dapat ditangani secara manual atau otomatis. Sebagian besar aspek membuatnya lebih baik untuk menangani DSR (dari semua jenis) secara otomatis karena Anda dapat menghemat banyak waktu, uang, dan sumber daya dengan alat yang tepat.

Itu pribadi!

Pelanggan memercayai data pribadi mereka untuk tetap pribadi, dan jika tidak, maka kepercayaan itu benar-benar terkikis. Jangan sampai hal itu terjadi pada bisnis Anda. Pertahankan kepercayaan pelanggan, reputasi Anda, dan tetap patuh dengan memberlakukan otomatisasi privasi.

Apakah bisnis Anda peduli dengan pengelolaan Big Data? Lihat perangkat lunak data besar yang dapat membuat hidup Anda lebih mudah.