Automação de privacidade 101: controle os dados do usuário e aumente o ROI

Hoje, as empresas têm acesso sem precedentes a dados pessoais.

O aprendizado de máquina e a IA permitiram que as empresas coletassem e analisassem os dados de seus usuários como nunca antes. O uso desses dados pode melhorar a experiência do cliente, ajudar a tomar melhores decisões de negócios e agilizar os processos internos de negócios.

O processamento de dados envolve uma grande responsabilidade para as empresas. Eles devem cumprir os regulamentos legais (como GDPR, CCPA, etc.) e proteger totalmente os dados dos usuários. Um software de privacidade acessível com processos eficientes fortalece a capacidade de uma empresa de cumprir com mais eficácia e oferece fluxos de trabalho automatizados, o que economiza tempo e dinheiro, produzindo um melhor retorno sobre o investimento (ROI).

O que é automação de privacidade?

A automação de privacidade facilita automaticamente todas as tarefas que envolvem os dados pessoais de seus clientes. Essencialmente, significa realizar tarefas de privacidade sem nenhum ou pouco envolvimento humano, o que economiza tempo e energia.

Essas tarefas geralmente incluem:

• Lidar com solicitações de privacidade de dados dos clientes (por exemplo, solicitações de exclusão ou cópia)
• Conformidade governamental e regulatória
• Mapeamento de dados
• Gerenciamento de consentimento e rastreamento de cookies
• Avaliação de risco do fornecedor
• Proporcionando transparência e escolha

As empresas lidam com a privacidade dos dados de duas maneiras típicas, manuais ou automatizadas.

Em um mundo onde as empresas lidam com grandes quantidades de informações ou Big Data, fica claro por que gerenciar essas informações por meio da automação é muito mais eficiente do que manuseá-las manualmente.

Vamos examinar algumas das razões para isso.

Uma abordagem manual à privacidade, pura e simples, torna as coisas mais lentas. Por exemplo, quando uma empresa recebe uma solicitação de privacidade de dados, o processo geralmente começa com a verificação do usuário, analisando todas as fontes de dados uma a uma, que podem incluir as Informações de Identificação Pessoal (PII), tomando as medidas apropriadas e, em seguida, fechando o solicitar.

O processo é longo e geralmente requer tempo e energia para extrair diferentes conjuntos de informações de várias fontes de dados dentro das operações internas de uma empresa.

Embora seja verdade que o processamento manual de solicitações de privacidade possa resultar em melhor controle sobre os dados, há muito poucos benefícios além disso. Na verdade, esse processo pode representar sérios problemas jurídicos e financeiros para uma empresa.

Mas esse processo pode ser automatizado e integrado às suas fontes de dados existentes, tornando-se uma das táticas mais eficazes que uma empresa pode usar para gerenciar a privacidade.

Por que a automação de privacidade é importante?

Existem várias razões pelas quais você precisa começar a considerar a automação de privacidade. Continue lendo para descobri-los.

Transformando tempo em lucro

Pode haver uma diferença de tempo significativa entre o processamento manual e automatizado de solicitações de privacidade. Muitas organizações não podem responder a solicitações de titulares de dados (DSRs) em tempo hábil e com o nível de precisão desejado.

Além do tempo adicional, os envolvidos no tratamento de solicitações de privacidade podem achar o processo difícil e caro sem tecnologia. Tempo e dinheiro à parte, a automação de privacidade também pode ajudar sua marca. Uma das maneiras mais eficazes de construir confiança é por meio da consistência. Você pode definir as expectativas adequadas do usuário automatizando a forma como lida com solicitações de privacidade ou controla suas fontes de dados.

Essa mesma consistência também é ótima para criar melhores processos internos. A automação pode ajudar no desenvolvimento de um cronograma para lidar com solicitações de privacidade e gerenciar o inventário de dados para atender aos regulamentos de privacidade. Pode ajudá-lo a gerenciar e alocar seus recursos com mais eficiência.

Por exemplo, digamos que você leve de 1 a 3 dias para atender a uma solicitação de acesso a dados (DSAR) ou, em outras palavras, uma solicitação de um usuário para fornecer uma cópia de suas informações de suas fontes de dados. Conhecer esse prazo ajudará você a alocar e gerenciar seus recursos com mais eficiência.

Transformando foco em mais lucros

Aqueles que usam uma plataforma automatizada de gerenciamento de privacidade podem responder a grandes quantidades de DSRs com rapidez e eficiência, bem como com mais certeza de precisão. Isso, por sua vez, permite um processamento mais rápido e economia de custos. Independentemente de uma empresa escolher uma ferramenta interna ou externa para automação de privacidade, a automação pode se beneficiar da redução de custos em software e do pagamento de pessoal para lidar com as solicitações.

Como resultado, as empresas ganham a confiança dos usuários e são menos propensas a gastar os lucros da empresa em suporte ou serviços jurídicos em caso de erro de privacidade de dados. Além disso, as empresas podem fazer com que os funcionários se concentrem em outras tarefas essenciais para o crescimento dos negócios, produzindo maiores ROIs em vez de gastar tempo procurando dados e respondendo a solicitações.

O uso de ferramentas automatizadas (como plataformas de gerenciamento de privacidade) é uma necessidade para as empresas prosperarem no mercado atual, e o ROI do uso dessas ferramentas está se tornando mais fácil de quantificar.

Esse valor seria então subtraído do dinheiro investido na automação.

A aplicação desses conceitos oferece uma compreensão mais clara de qual ROI você pode esperar da automação de infraestrutura.

A automação pode corrigir erros

Pessoas cometem erros. Acontece com os melhores, até com os especialistas. Mas à medida que os processos de IA avançam na tecnologia , a automação pode ajudar a reduzir significativamente os erros humanos em qualquer estágio do pipeline de dados. Dessa forma, você pode ter certeza de lidar com cada solicitação de privacidade com eficiência, sem que nada fique nas entrelinhas.

Pense nas fontes de dados da sua empresa: como você pode saber que mapeou todas elas? A condução manual desse mapeamento de dados, que inclui inúmeras pesquisas e entrevistas com funcionários, cobre apenas 20 a 30 por cento – colocando você em potenciais riscos de conformidade.

Os motivos para isso variam, mas incluem funcionários que não se lembram de se inscrever em determinadas ferramentas de software como serviço (SaaS) que podem conter os dados dos usuários da sua empresa, Shadow IT de funcionários que saíram, relatórios imprecisos e assim por diante.

Com ferramentas automatizadas de mapeamento de dados, você pode cobrir quase todas as fontes de dados da sua organização. Com mapeamento de dados contínuo em tempo real, você sabe exatamente quais dados armazenou, facilitando a exclusão e garantindo que nenhum dado seja deixado para trás.

A hora é agora

Com as enormes quantidades de dados pessoais agora sendo acessadas e analisadas junto com os requisitos de conformidade, as empresas que não usam a automação de privacidade adequada são deixadas para trás e correm o risco de consequências financeiras devastadoras.

Muitas empresas estão no caminho certo para integrar a automação de privacidade em seus negócios. Em uma entrevista, Bethany Singer-Baefsky, diretora de proteção de dados da iRobot (recentemente adquirida pela Amazon), disse que a empresa implementou um processo abrangente de privacidade de dados automatizado que apresenta opções de adesão e criptografia ao longo do pipeline de dados.

A cada passo do caminho, a atenção é direcionada aos direitos de dados do cliente. Ela disse que todos os clientes podem solicitar a exclusão da conta e os dados serão excluídos permanentemente dentro de 30 dias após a solicitação. A automação vinculada às fontes de dados existentes torna a resposta às solicitações dos clientes mais eficiente.

Da mesma forma, o Diretor de Privacidade de Dados da Wix, uma empresa de software com sede em Israel que oferece desenvolvimento de sites na nuvem, observou em uma entrevista que velocidade e precisão em termos de privacidade de dados são cruciais para a empresa. Ele disse que uma vez que a empresa implementou um banner de consentimento claro e visível, as taxas de conversão aumentaram para o site.

Ele também observou que a empresa tem a missão de não apenas automatizar processos que facilitem as coisas para a empresa, mas também está comprometida em garantir que os clientes entendam esses processos para que possam, por sua vez, tornar seus próprios sites mais fortes em termos de privacidade e segurança. .

"É por isso que, ao lidar com problemas de conformidade, não apenas nos certificamos de que, como empresa, estamos em conformidade com os regulamentos de privacidade, mas também ajudamos nossos usuários - que são proprietários de sites - fornecendo a eles as ferramentas para ajudá-los a estar em conformidade com os regulamentos de privacidade ( e outras regulamentações, como Acessibilidade, por exemplo)”, disse.

“Assim como fizemos com nossa solução interna Data Subject Requests, desenvolvemos uma solução de consentimento de Cookie para o Wix enquanto desenvolvemos uma solução de consentimento de Cookie adicional para nossos proprietários de sites também.”

Como o mapeamento automatizado de dados melhora a privacidade

Pense no mapeamento de dados como a maneira de descobrir onde os dados de seus clientes estão armazenados (em fontes de dados internas e externas). Isso pode ser feito manualmente, com pesquisas e entrevistas com funcionários, ou automaticamente — por meio de tecnologia de e-mail, integração de logon único (SSO), verificação de site e integração de compras.

Um processo automatizado confiável para mapeamento de dados pode ajudar muito na conformidade com a privacidade. Em termos de manipulação de um DSR, a capacidade de encontrar todas as informações identificáveis ​​sobre um usuário é crucial.

Também é eficiente na produção de um Registro de Atividades de Processamento (ROPA) necessário. Por exemplo, conforme exigido pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia, o relatório ROPA pode ser facilmente gerado a partir do software de mapeamento de dados.

As informações necessárias para o ROPA incluem motivos para o processamento, categorias de dados, destinatários de dados e medidas de segurança da empresa. Sem automação, esse processo seria uma tarefa assustadora com espaço para erros em uma configuração manual. No entanto, o mapeamento de dados pode extrair informações com rapidez e precisão.

Introdução à automação de privacidade

Às vezes, a parte mais desafiadora da implementação de um novo processo está apenas começando. O objetivo é trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. E quando se trata de proteger os direitos de sua empresa e de seus clientes, não há tempo a perder. A maneira mais rápida de alcançar o crescimento é por meio de uma plataforma de gerenciamento de privacidade.

O primeiro passo ao considerar qual plataforma pode ajudar sua empresa com automação é determinar o tamanho do usuário, o tamanho e a profundidade do seu negócio e onde no mundo você faz negócios. Depois de ter essas respostas, compare-as com as considerações do setor em que você opera. Os requisitos da indústria diferem dependendo da área. Por exemplo, o setor de saúde pode ter regulamentações governamentais mais rígidas do que outros setores.

Em seguida, dê uma olhada em suas fontes de dados existentes e esquema de dados organizacionais. Pergunte a si mesmo como eles estão (ou não) trabalhando juntos.

Em termos de automação de privacidade, combinar operações de fontes de dados existentes pode produzir resultados eficientes. O software que permite uma configuração de balcão único agiliza o processo e produz a velocidade e a precisão que elimina a concorrência e cria confiança com seu público.

Várias operações de privacidade podem ser integradas para fortalecer a automação da privacidade e fornecer mais transparência e consistência, resultando em prazos mais rápidos para solicitações de acesso e exclusão. Essas operações incluem fluxos de trabalho automatizados, modelos personalizados, centros de privacidade padronizados e mapeamento de dados.

Nem todas as plataformas de automação de privacidade são iguais; alguns estão desatualizados, oferecem interfaces de usuário ruins e, em geral, são difíceis de operar. Algumas plataformas até enviam e-mails (encaminhando o problema para outro) em vez de automatizar as tarefas de privacidade até a conclusão.

Os usuários de software de gerenciamento de privacidade de dados desejam configuração mais fácil, uso mais fácil e melhor adoção do usuário, pois muitas plataformas não oferecem a experiência que recebem.

É por isso que você deve verificar se a solução de privacidade desejada é fácil de implementar, configurar e operar (com UI/UX adequado). Você pode usar os rankings do G2 para isso. Fique atento aos selos e prêmios que as plataformas de privacidade recebem, incluindo o selo “ Users Love Us ” (que indica uma alta classificação do usuário).

Perguntas frequentes sobre automação de privacidade

Ainda assim, tem dúvidas? Para obter mais informações, consulte estas perguntas frequentes sobre automação de privacidade.

Quão importante é a automação da privacidade no mundo de hoje?

À medida que os regulamentos de privacidade de dados e as leis de conformidade se tornam mais complexos, as empresas devem buscar a automação da privacidade. Há um risco muito maior de inconformidade quando as tarefas de privacidade são tratadas manualmente, configurando uma empresa para possíveis dificuldades financeiras.

Essas dificuldades às vezes podem dificultar a recuperação financeira ou social. Com os avanços em tecnologia e especialistas na área que podem ajudar as empresas a navegar pelos sistemas de fonte de dados necessários para mantê-las seguras e lucrativas, realmente não há uma boa razão para não implementar a automação de privacidade mais cedo ou mais tarde.

Software de gerenciamento de privacidade de dados versus software de governança, risco e conformidade (GRC)

Embora o software GRC possa rastrear atividades de relatório e atualização para garantir que as empresas estejam em conformidade legal e regulatória, o software de gerenciamento de privacidade de dados está focado em alcançar esses mesmos resultados, ao mesmo tempo em que oferece atividades automatizadas adicionais, como completar DSARs.

O gerenciamento de privacidade de dados é uma abordagem de tamanho único?

Assim como cada empresa é única de várias maneiras, também é necessário ter uma ferramenta de gerenciamento de privacidade de dados que funcione melhor para essa empresa. Há vários fatores a serem considerados, incluindo regulamentos de privacidade em diferentes locais e o tamanho e escopo do negócio.

Por exemplo, o que funciona para empresas que operam no setor de saúde pode ter considerações diferentes daquelas no setor financeiro. É imperativo que as empresas avaliem seus dados e trabalhem com um provedor profissional para determinar as práticas de automação de privacidade de dados mais adequadas.

O que devo procurar em uma plataforma de privacidade de dados?

Regulamentos e leis sobre privacidade de dados apoiam os valores de que as empresas devem ser boas cidadãs corporativas. Para esse fim, as empresas devem encontrar parceiros de privacidade de dados que se alinhem a essa missão. Procure uma equipe dedicada e ágil para configurar integrações sob medida com suas fontes de dados e ofereça suporte 1:1 por meio de mensagens instantâneas (como o Slack).

Além disso, as empresas devem primeiro analisar suas necessidades de dados e automação e, em seguida, encontrar uma plataforma que melhor suporte essas iniciativas.

As plataformas de privacidade de dados oferecem períodos de teste ou demonstrações gratuitas?

Muitos provedores de gerenciamento de dados oferecem demonstrações gratuitas ou períodos de teste para ajudar os funcionários da empresa a testar o software para garantir um bom ajuste antes de se comprometerem com a compra. O benefício adicional de trabalhar com um provedor antes que qualquer dinheiro seja pago é que uma empresa pode ter uma ideia do suporte e dos serviços técnicos que podem esperar no futuro.

Existe uma lista de leis de proteção de dados para diferentes países?

Sim! O International Comparative Legal Guides (ICLG) mantém uma lista abrangente de leis e regulamentos de proteção de dados em 33 jurisdições. Familiarizar-se com as leis e regulamentos atuais nos países onde você faz negócios é uma informação útil ao selecionar um parceiro de privacidade de dados para garantir que suas necessidades de privacidade de dados sejam atendidas.

Observe que as leis e regulamentos são continuamente atualizados e novos são implementados continuamente. Mantenha-se a par das alterações e adições à medida que estiverem disponíveis.

Como lidar com solicitações de exclusão de dados?

Como mencionado anteriormente, as solicitações de dados do usuário podem ser tratadas manualmente ou automaticamente. A maioria dos aspectos torna melhor lidar com DSRs (de todos os tipos) automaticamente, pois você pode economizar muito tempo, dinheiro e recursos com as ferramentas certas.

Isso é privado!

Os clientes confiam que seus dados privados permaneçam privados e, se isso não acontecer, essa confiança será completamente corroída. Não deixe que isso aconteça com o seu negócio. Mantenha a confiança do cliente, sua reputação e fique em conformidade com a adoção da automação de privacidade.

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