أتمتة الخصوصية 101: التحكم في بيانات المستخدم وزيادة العائد على الاستثمار

اليوم ، تتمتع الشركات بوصول غير مسبوق إلى البيانات الشخصية.

مكّن التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي الشركات من جمع بيانات مستخدميها وتحليلها كما لم يحدث من قبل. يمكن أن يؤدي استخدام هذه البيانات إلى تحسين تجربة العملاء ، والمساعدة في اتخاذ قرارات عمل أفضل ، وتبسيط العمليات التجارية الداخلية.

تستلزم معالجة البيانات قدرًا كبيرًا من المسؤولية للشركات. يجب أن تمتثل للوائح القانونية (مثل القانون العام لحماية البيانات ، وقانون حماية خصوصية المستهلك في كاليفورنيا ، وما إلى ذلك) وحماية بيانات المستخدمين وتأمينها بشكل كامل. يعزز برنامج الخصوصية الميسور التكلفة والعمليات الفعالة من قدرة الشركة على الامتثال بشكل أكثر فعالية ويوفر تدفقات عمل آلية ، مما يوفر الوقت والمال ، وينتج في النهاية عائدًا أفضل على الاستثمار (ROI).

ما هي أتمتة الخصوصية؟

تعمل أتمتة الخصوصية تلقائيًا على تسهيل جميع المهام التي تتضمن البيانات الشخصية لعملائك. يعني بشكل أساسي أداء مهام الخصوصية دون أي تدخل بشري أو القليل منه ، مما يوفر الوقت والطاقة.

تشمل هذه المهام عادة:

• التعامل مع طلبات خصوصية بيانات العملاء (على سبيل المثال ، طلبات الحذف أو النسخ)
• الامتثال الحكومي والتنظيمي
• تعيين البيانات
• إدارة الموافقة وتتبع ملفات تعريف الارتباط
• تقييم مخاطر البائع
• توفير الشفافية والاختيار

تتعامل الشركات مع خصوصية البيانات بطريقتين نموذجيتين ، إما يدويًا أو آليًا.

في عالم تتعامل فيه الشركات مع كميات هائلة من المعلومات أو البيانات الضخمة ، من الواضح لماذا تعد إدارة هذه المعلومات من خلال الأتمتة أكثر كفاءة من معالجتها يدويًا.

دعونا نفحص بعض أسباب ذلك.

النهج اليدوي للخصوصية ، سهل وبسيط ، يبطئ الأمور. على سبيل المثال ، عندما تتلقى شركة طلبًا بشأن خصوصية البيانات ، تبدأ العملية عادةً بالتحقق من المستخدم ، ومراجعة جميع مصادر البيانات واحدًا تلو الآخر ، والتي قد تتضمن معلومات التعريف الشخصية (PII) ، واتخاذ الإجراء المناسب ، ثم إغلاق طلب.

العملية طويلة وعادة ما تتطلب الوقت والطاقة لاستخراج مجموعات مختلفة من المعلومات من مصادر البيانات المختلفة داخل العمليات الداخلية للشركة.

في حين أنه من الصحيح أن معالجة طلبات الخصوصية يدويًا يمكن أن تؤدي إلى تحكم أفضل في البيانات ، إلا أن هناك القليل جدًا من الفوائد وراء ذلك. في الواقع ، يمكن أن تشكل هذه العملية مشاكل قانونية ومالية خطيرة للشركة.

ولكن يمكن أتمتة هذه العملية ودمجها في مصادر بياناتك الحالية ، لتصبح أحد الأساليب الأكثر فاعلية التي يمكن للشركة استخدامها لإدارة الخصوصية.

لماذا تعتبر أتمتة الخصوصية مهمة؟

هناك عدة أسباب تدفعك للبدء في التفكير في أتمتة الخصوصية. تابع القراءة لاكتشافها.

تحويل الوقت إلى ربح

يمكن أن يكون هناك فارق زمني كبير بين المعالجة اليدوية والآلية لطلبات الخصوصية. لا تستطيع العديد من المؤسسات الاستجابة لطلبات موضوع البيانات (DSRs) في الوقت المناسب وبالمستوى المطلوب من الدقة.

بالإضافة إلى الوقت الإضافي ، قد يجد المشاركون في التعامل مع طلبات الخصوصية أن العملية صعبة ومكلفة بدون استخدام التكنولوجيا. وبغض النظر عن الوقت والمال ، يمكن أن تساعد أتمتة الخصوصية علامتك التجارية أيضًا. واحدة من أكثر الطرق فعالية لبناء الثقة هي من خلال الاتساق. يمكنك تعيين توقعات المستخدم المناسبة عن طريق أتمتة كيفية التعامل مع طلبات الخصوصية أو التحكم في مصادر البيانات الخاصة بك.

هذا الاتساق نفسه رائع أيضًا لإنشاء عمليات داخلية أفضل. يمكن أن تساعد الأتمتة في تطوير جدول زمني للتعامل مع طلبات الخصوصية وإدارة مخزون البيانات لتلبية لوائح الخصوصية. قد يساعدك على إدارة الموارد الخاصة بك وتخصيصها بشكل أكثر كفاءة.

على سبيل المثال ، لنفترض أن الأمر يستغرق من 1-3 أيام لتلبية طلب الوصول إلى البيانات (DSAR) ، أو بعبارة أخرى ، طلب من مستخدم لمنحه نسخة من معلوماته من مصادر البيانات الخاصة بك. ستساعدك معرفة هذا الإطار الزمني على تخصيص وإدارة مواردك بشكل أكثر كفاءة.

تحويل التركيز إلى المزيد من الأرباح

يمكن لأولئك الذين يستخدمون نظامًا أساسيًا لإدارة الخصوصية الآلية الاستجابة لكميات كبيرة من DSRs بسرعة وكفاءة أكبر ، وكذلك بمزيد من اليقين من الدقة. وهذا بدوره يسمح بمعالجة أسرع وتوفير في التكاليف. سواء اختارت الشركة أداة داخلية أو خارجية لأتمتة الخصوصية ، يمكن أن تستفيد الأتمتة من خفض التكاليف على البرامج ودفع الموظفين للتعامل مع الطلبات.

نتيجة لذلك ، تكتسب الشركات ثقة المستخدمين ويقل احتمال إنفاق أرباح الشركة على الدعم أو الخدمات القانونية في حالة حدوث خطأ في خصوصية البيانات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للشركات أن تجعل الموظفين يركزون على المهام الأخرى الضرورية لتنمية الأعمال ، مما يؤدي في النهاية إلى إنتاج عائد استثمار أكبر بدلاً من قضاء الوقت في البحث عن البيانات والاستجابة للطلبات.

يعد استخدام الأدوات الآلية (مثل الأنظمة الأساسية لإدارة الخصوصية) أمرًا ضروريًا للشركات لتزدهر في سوق اليوم ، وأصبح تحديد عائد الاستثمار على استخدام هذه الأدوات أكثر سهولة.

سيتم بعد ذلك طرح هذا المبلغ من الأموال المستثمرة في الأتمتة.

يمنحك تطبيق هذه المفاهيم فهمًا أوضح لعائد الاستثمار الذي يمكن أن تتوقعه من أتمتة البنية التحتية.

يمكن للأتمتة تصحيح الأخطاء

الناس يخطئون. يحدث ذلك لأفضلهم ، حتى للخبراء. ولكن مع تقدم عمليات الذكاء الاصطناعي في التكنولوجيا ، يمكن أن تساعد الأتمتة في تقليل الأخطاء البشرية بشكل كبير في أي مرحلة من مراحل تدفق البيانات. بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من أنك تتعامل مع كل طلب خصوصية بكفاءة دون أن يقع أي شيء بين السطور.

فكر في مصادر بيانات شركتك: كيف تعرف أنك قمت بتعيينها جميعًا؟ إن إجراء تخطيط البيانات هذا يدويًا ، والذي يتضمن استطلاعات ومقابلات لا نهاية لها مع الموظفين ، يغطي فقط 20 إلى 30 بالمائة - مما يعرضك لمخاطر الامتثال المحتملة.

تختلف أسباب ذلك ، ولكنها تشمل الموظفين الذين لا يتذكرون الاشتراك في برامج معينة كخدمة (SaaS) أدوات قد تحتوي على بيانات مستخدمي شركتك ، و Shadow IT للموظفين الذين غادروا ، والتقارير غير الدقيقة ، وما إلى ذلك.

باستخدام أدوات تعيين البيانات المؤتمتة ، يمكنك تغطية جميع مصادر بيانات مؤسستك تقريبًا. من خلال التعيين المستمر للبيانات في الوقت الفعلي ، فأنت تعرف بالضبط البيانات التي قمت بتخزينها ، مما يسهل عملية الحذف ويضمن عدم ترك أي بيانات خلفك.

الوقت الان

نظرًا للكم الهائل من البيانات الشخصية التي يتم الوصول إليها الآن وتحليلها جنبًا إلى جنب مع متطلبات الامتثال ، فإن الشركات التي لا تستخدم أتمتة الخصوصية المناسبة تتخلف عن الركب وتتعرض لخطر احتمال حدوث عواقب مالية مدمرة.

العديد من الشركات في طريقها إلى دمج أتمتة الخصوصية في أعمالها. في مقابلة ، قالت Bethany Singer-Baefsky ، مسؤولة حماية البيانات في iRobot (استحوذت عليها Amazon مؤخرًا) ، إن الشركة نفذت عملية خصوصية بيانات آلية شاملة تتميز بخيارات الاشتراك والتشفير على طول خط أنابيب البيانات.

في كل خطوة على الطريق ، يتم توجيه الانتباه إلى حقوق بيانات العميل. قالت إن جميع العملاء يمكنهم طلب حذف الحساب ، وسيتم حذف البيانات نهائيًا في غضون 30 يومًا من الطلب. الأتمتة المرتبطة بمصادر البيانات الحالية تجعل الاستجابة لطلبات العملاء أكثر كفاءة.

وبالمثل ، أشار مسؤول خصوصية البيانات في Wix ، وهي شركة برمجيات مقرها إسرائيل تقدم تطوير مواقع الويب القائمة على السحابة ، في مقابلة أن السرعة والدقة فيما يتعلق بخصوصية البيانات أمران حاسمان للشركة. وقال إنه بمجرد قيام الشركة بتطبيق لافتة موافقة واضحة ومرئية ، زادت معدلات التحويل للموقع.

وأشار أيضًا إلى أن مهمة الشركة لا تقتصر على أتمتة العمليات التي تجعل الأمور أسهل على الشركة فحسب ، بل إنها ملتزمة أيضًا بضمان فهم العملاء لتلك العمليات حتى يتمكنوا بدورهم من جعل مواقعهم أقوى من حيث الخصوصية والأمان. .

"لهذا السبب عند معالجة مشكلات الامتثال ، لا نتأكد فقط من أننا كشركة ملتزمون بلوائح الخصوصية ، ولكننا أيضًا نساعد مستخدمينا - أصحاب مواقع الويب - من خلال تزويدهم بالأدوات التي تساعدهم على الالتزام بلوائح الخصوصية ( وغيرها من اللوائح ، مثل إمكانية الوصول على سبيل المثال) ".

"كما فعلنا مع الحل الداخلي لطلبات موضوع البيانات ، قمنا بتطوير حل موافقة ملفات تعريف الارتباط لـ Wix أثناء تطوير حل إضافي لموافقة ملفات تعريف الارتباط لمالكي مواقعنا أيضًا."

كيف يعزز تعيين البيانات الآلي الخصوصية

فكر في تعيين البيانات كطريقة للعثور على مكان تخزين بيانات العميل (عبر مصادر البيانات الداخلية والخارجية). يمكن القيام بذلك يدويًا ، من خلال الاستطلاعات ومقابلات الموظفين ، أو تلقائيًا - من خلال تقنية البريد الإلكتروني ، وتكامل تسجيل الدخول الأحادي (SSO) ، ومسح موقع الويب ، وتكامل المشتريات.

يمكن لعملية آلية موثوقة لتخطيط البيانات أن تساعد بشكل كبير في الامتثال للخصوصية. فيما يتعلق بالتعامل مع DSR ، فإن القدرة على العثور على جميع المعلومات التي يمكن التعرف عليها حول المستخدم أمر بالغ الأهمية.

كما أنها فعالة في إنتاج السجل المطلوب لأنشطة المعالجة (ROPA) . على سبيل المثال ، وفقًا لمتطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي ، يمكن إنشاء تقرير ROPA بسهولة من برنامج تعيين البيانات.

تتضمن المعلومات المطلوبة لـ ROPA أسباب المعالجة ، وفئات البيانات ، ومستلمي البيانات ، والتدابير الأمنية للشركة. بدون الأتمتة ، ستكون هذه العملية مهمة شاقة مع وجود مجال للخطأ في الإعداد اليدوي. ومع ذلك ، يمكن لرسم خرائط البيانات استخراج المعلومات بسرعة وبدقة.

الشروع في أتمتة الخصوصية

في بعض الأحيان ، يكون الجزء الأكثر تحديًا في تنفيذ عملية جديدة هو البدء للتو. الهدف هو العمل بذكاء وليس بجدية أكبر. وعندما يتعلق الأمر بحماية حقوق شركتك وعملائك ، فلا يوجد وقت نضيعه. أسرع طريقة لتحقيق النمو هي من خلال نظام أساسي لإدارة الخصوصية.

تتمثل الخطوة الأولى عند التفكير في النظام الأساسي الذي يمكن أن يساعد عملك في الأتمتة في تحديد حجم المستخدم وحجم وعمق عملك ومكان ممارسة الأعمال التجارية في العالم. بمجرد حصولك على هذه الإجابات ، قارنها مع اعتبارات الصناعة التي تعمل فيها. تختلف متطلبات الصناعة حسب المنطقة. على سبيل المثال ، قد يكون لقطاع الرعاية الصحية أنظمة حكومية أكثر صرامة من الصناعات الأخرى.

بعد ذلك ، ألق نظرة على مصادر البيانات الحالية ومخطط البيانات التنظيمية. اسأل نفسك كيف يعملان (أو لا يعملان) معًا.

فيما يتعلق بأتمتة الخصوصية ، يمكن أن يؤدي الجمع بين عمليات مصدر البيانات الحالية إلى نتائج فعالة. البرنامج الذي يسمح بإعداد متجر واحد يبسط العملية وينتج السرعة والدقة التي تتفوق على المنافسة وتبني الثقة مع جمهورك.

يمكن دمج عدد من عمليات الخصوصية لتعزيز أتمتة الخصوصية وتوفير المزيد من الشفافية والاتساق ، مما يؤدي إلى جداول زمنية أسرع لطلبات الوصول والحذف. تتضمن هذه العمليات مهام سير العمل المؤتمتة والقوالب المخصصة ومراكز الخصوصية الموحدة وتخطيط البيانات.

ليست كل منصات أتمتة الخصوصية متشابهة ؛ بعضها قديم ، ويقدم واجهات مستخدم سيئة ، ويصعب تشغيله بشكل عام. تقوم بعض الأنظمة الأساسية بإرسال رسائل بريد إلكتروني (إعادة توجيه المشكلة إلى أخرى) بدلاً من أتمتة مهام الخصوصية حتى الاكتمال.

يريد مستخدمو برامج إدارة خصوصية البيانات إعدادًا أسهل ، واستخدامًا أسهل ، وتبنيًا أفضل للمستخدم ، حيث لا تمنح العديد من الأنظمة الأساسية التجربة التي يتلقونها.

هذا هو السبب في أنه يجب عليك التحقق مما إذا كان حل الخصوصية المطلوب سهل التنفيذ والإعداد والتشغيل (باستخدام واجهة مستخدم / UX مناسبة). يمكنك استخدام تصنيفات G2 لهذا الغرض. احترس من الشارات والجوائز التي تحصل عليها منصات الخصوصية ، بما في ذلك شارة " المستخدمون يحبوننا " (التي تشير إلى ارتفاع تقييم المستخدم).

الأسئلة الشائعة حول أتمتة الخصوصية

لا يزال لديك أسئلة؟ لمزيد من المعلومات ، راجع هذه الأسئلة الشائعة حول أتمتة الخصوصية.

ما مدى أهمية أتمتة الخصوصية في عالم اليوم؟

نظرًا لأن لوائح خصوصية البيانات وقوانين الامتثال أصبحت أكثر تعقيدًا ، يجب على الشركات السعي إلى أتمتة الخصوصية. هناك خطر أكبر من عدم الامتثال عند التعامل مع مهام الخصوصية يدويًا ، مما يؤدي إلى إعداد شركة لمواجهة صعوبات مالية محتملة.

قد تجعل هذه الصعوبات أحيانًا من الصعب التعافي ماليًا أو اجتماعيًا. مع التقدم في التكنولوجيا والخبراء في هذا المجال الذين يمكنهم مساعدة الشركات على التنقل في أنظمة مصادر البيانات اللازمة للحفاظ عليها آمنة ومربحة ، ليس هناك حقًا سبب وجيه لعدم تنفيذ أتمتة الخصوصية عاجلاً وليس آجلاً.

برامج إدارة خصوصية البيانات مقابل برامج الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC)

بينما يمكن لبرنامج GRC تتبع أنشطة إعداد التقارير وتحديثها لضمان امتثال الشركات للقانون والتنظيم ، يركز برنامج إدارة خصوصية البيانات على تحقيق نفس النتائج مع توفير أنشطة آلية إضافية ، مثل إكمال DSARs.

هل إدارة خصوصية البيانات نهج واحد يناسب الجميع؟

تمامًا كما تتميز كل شركة بطرق مختلفة ، كذلك هناك حاجة إلى أداة إدارة خصوصية البيانات التي تعمل بشكل أفضل مع هذا العمل. هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها ، بما في ذلك لوائح الخصوصية في مواقع مختلفة وحجم ونطاق العمل.

على سبيل المثال ، ما يصلح للشركات العاملة في مجال الرعاية الصحية قد يكون له اعتبارات مختلفة عن تلك الموجودة في المجال المالي. من الضروري أن تقوم الشركات بتقييم بياناتها والعمل مع مزود محترف لتحديد أفضل ممارسات أتمتة خصوصية البيانات المناسبة.

ما الذي يجب أن أبحث عنه في نظام خصوصية البيانات؟

تدعم اللوائح والقوانين المتعلقة بخصوصية البيانات القيم التي يجب أن تكون الشركات مواطنة صالحة لها. تحقيقا لهذه الغاية ، يجب على الشركات أن تجد شركاء خصوصية البيانات الذين يتوافقون مع هذه المهمة. ابحث عن فريق مخصص وسريع لإعداد عمليات تكامل مصممة خصيصًا مع مصادر البيانات الخاصة بك وتقديم دعم 1: 1 عبر الرسائل الفورية (مثل Slack).

بالإضافة إلى ذلك ، يجب على الشركات أولاً تحليل احتياجاتها من البيانات والأتمتة ، ثم إيجاد نظام أساسي يدعم هذه المبادرات على أفضل وجه.

هل توفر منصات خصوصية البيانات فترات تجريبية أو عروض توضيحية مجانية؟

يقدم العديد من مزودي إدارة البيانات عروضًا تجريبية مجانية أو فترات تجريبية لمساعدة مسؤولي الشركة على اختبار البرامج لضمان ملاءمتها جيدًا قبل الالتزام بالشراء. تتمثل الميزة الإضافية للعمل مع مقدم الخدمة قبل دفع أي أموال في أنه يمكن للشركة التعود على الدعم والخدمات الفنية التي يمكن أن تتوقعها للمضي قدمًا.

هل توجد قائمة بقوانين حماية البيانات لدول مختلفة؟

نعم! يحتفظ الدليل القانوني المقارن الدولي (ICLG) بقائمة شاملة لقوانين ولوائح حماية البيانات في 33 سلطة قضائية. يعد التعرف على القوانين واللوائح الحالية في البلدان التي تمارس فيها نشاطًا تجاريًا معلومات مفيدة عند اختيار شريك خصوصية البيانات لضمان تلبية احتياجات خصوصية البيانات الخاصة بك.

لاحظ أن القوانين واللوائح يتم تحديثها باستمرار ، وأن القوانين واللوائح الجديدة يتم تنفيذها بشكل مستمر. مواكبة التغييرات والإضافات عندما تصبح متاحة.

كيف يتم التعامل مع طلبات حذف البيانات؟

كما ذكرنا سابقًا ، يمكن معالجة طلبات بيانات المستخدم يدويًا أو تلقائيًا. تعمل معظم الجوانب على تحسين التعامل مع DSRs (من جميع الأنواع) تلقائيًا حيث يمكنك توفير الكثير من الوقت والمال والموارد باستخدام الأدوات المناسبة.

هذا خاص!

يثق العملاء ببياناتهم الخاصة لتظل خاصة ، وإذا لم يحدث ذلك ، فإن هذه الثقة تتآكل تمامًا. لا تدع ذلك يحدث لعملك. حافظ على ثقة العملاء وسمعتك وحافظ على امتثالك من خلال تفعيل أتمتة الخصوصية.

هل عملك قلق بشأن إدارة البيانات الضخمة؟ تحقق من برامج البيانات الضخمة التي يمكن أن تجعل حياتك أسهل.