Automatización de la privacidad 101: controle los datos del usuario y aumente el ROI

Hoy en día, las empresas tienen un acceso sin precedentes a los datos personales.

El aprendizaje automático y la IA han permitido a las empresas recopilar y analizar los datos de sus usuarios como nunca antes. El uso de dichos datos puede mejorar la experiencia del cliente, ayudar a tomar mejores decisiones comerciales y optimizar los procesos comerciales internos.

El tratamiento de datos conlleva una gran responsabilidad para las empresas. Deben cumplir con las regulaciones legales (como GDPR, CCPA, etc.) y proteger y asegurar completamente los datos de los usuarios. Un software de privacidad asequible con procesos eficientes fortalece la capacidad de una empresa para cumplir con más eficacia y ofrece flujos de trabajo automatizados, lo que ahorra tiempo y dinero y, en última instancia, produce un mejor retorno de la inversión (ROI).

¿Qué es la automatización de la privacidad?

La automatización de la privacidad facilita automáticamente todas las tareas relacionadas con los datos personales de sus clientes. Esencialmente, significa realizar tareas de privacidad sin ninguna o poca participación humana, lo que ahorra tiempo y energía.

Estas tareas suelen incluir:

• Manejar las solicitudes de privacidad de datos de los clientes (por ejemplo, solicitudes de eliminación o copia)
• Cumplimiento normativo y gubernamental
• Mapeo de datos
• Gestión de consentimiento y seguimiento de cookies
• Evaluación de riesgos del proveedor
• Proporcionar transparencia y opciones

Las empresas manejan la privacidad de los datos de dos maneras típicas, ya sea manual o automatizada.

En un mundo donde las empresas manejan grandes cantidades de información o Big Data, está claro por qué administrar esta información a través de la automatización es mucho más eficiente que manejarla manualmente.

Examinemos algunas de las razones de esto.

Un enfoque manual de la privacidad, simple y llanamente, ralentiza las cosas. Por ejemplo, cuando una empresa recibe una solicitud de privacidad de datos, el proceso generalmente comienza con la verificación del usuario, la revisión de todas las fuentes de datos una por una, que puede incluir la información de identificación personal (PII), la adopción de las medidas adecuadas y luego el cierre de la solicitud.

El proceso es largo y generalmente requiere tiempo y energía para extraer diferentes conjuntos de información de varias fuentes de datos dentro de las operaciones internas de una empresa.

Si bien es cierto que el procesamiento manual de solicitudes de privacidad puede resultar en un mejor control sobre los datos, hay muy pocos beneficios más allá de eso. De hecho, este proceso podría plantear serios problemas legales y financieros para una empresa.

Pero ese proceso puede automatizarse e integrarse en sus fuentes de datos existentes, convirtiéndose en una de las tácticas más efectivas que una empresa puede usar para administrar la privacidad.

¿Por qué es importante la automatización de la privacidad?

Hay varias razones por las que debe comenzar a considerar la automatización de la privacidad. Sigue leyendo para descubrirlos.

Convirtiendo el tiempo en ganancias

Puede haber una diferencia de tiempo significativa entre el procesamiento manual y automatizado de las solicitudes de privacidad. Muchas organizaciones no pueden responder a las solicitudes de los interesados ​​(DSR) de manera oportuna y con el nivel de precisión deseado.

Además del tiempo adicional, aquellos involucrados en el manejo de solicitudes de privacidad pueden encontrar el proceso difícil y costoso sin tecnología. Aparte del tiempo y el dinero, la automatización de la privacidad también puede ayudar a su marca. Una de las formas más efectivas de generar confianza es a través de la coherencia. Puede establecer expectativas de usuario adecuadas automatizando la forma en que maneja las solicitudes de privacidad o controla sus fuentes de datos.

Esa misma consistencia también es excelente para crear mejores procesos internos. La automatización puede ayudar a desarrollar un cronograma para manejar las solicitudes de privacidad y administrar el inventario de datos para cumplir con las regulaciones de privacidad. Puede ayudarlo a administrar y asignar sus recursos de manera más eficiente.

Por ejemplo, supongamos que le toma de 1 a 3 días completar una solicitud de acceso a datos (DSAR), o en otras palabras, una solicitud de un usuario para darle una copia de su información de sus fuentes de datos. Conocer este período de tiempo lo ayudará a asignar y administrar sus recursos de manera más eficiente.

Convirtiendo el enfoque en más ganancias

Aquellos que utilizan una plataforma de administración de privacidad automatizada pueden responder a grandes cantidades de DSR de manera rápida y más eficiente, así como también con mayor certeza y precisión. Esto, a su vez, permite un procesamiento más rápido y ahorro de costos. Ya sea que una empresa elija una herramienta interna o externa para la automatización de la privacidad, la automatización puede beneficiarse al reducir los costos del software y pagar al personal para manejar las solicitudes.

Como resultado, las empresas ganan la confianza de los usuarios y es menos probable que gasten las ganancias de la empresa en soporte o servicios legales en caso de un error de privacidad de datos. Además, las empresas pueden hacer que los empleados se concentren en otras tareas esenciales para hacer crecer el negocio y, en última instancia, producir mayores retornos de la inversión en lugar de perder tiempo buscando datos y respondiendo solicitudes.

El uso de herramientas automatizadas (como las plataformas de gestión de la privacidad) es imprescindible para que las empresas prosperen en el mercado actual, y el ROI del uso de dichas herramientas es cada vez más fácil de cuantificar.

Esta cantidad luego se restaría del dinero invertido en la automatización.

La aplicación de estos conceptos le brinda una comprensión más clara del ROI que puede esperar de la automatización de la infraestructura.

La automatización puede corregir errores

La gente comete errores. Le sucede a los mejores, incluso a los expertos. Pero a medida que avanzan los procesos de IA en la tecnología , la automatización puede ayudar a reducir significativamente los errores humanos en cualquier etapa de la canalización de datos. De esta manera, puede estar seguro de que manejará cada solicitud de privacidad de manera eficiente sin que nada se interponga entre líneas.

Piense en las fuentes de datos de su empresa: ¿Cómo puede saber que las ha mapeado todas? La realización manual de este mapeo de datos, que incluye interminables encuestas y entrevistas con los empleados, solo cubre del 20 al 30 por ciento, lo que lo pone en riesgo potencial de cumplimiento.

Las razones de esto varían, pero incluyen empleados que no recuerdan haberse registrado en ciertas herramientas de software como servicio (SaaS) que pueden contener los datos de los usuarios de su empresa, Shadow IT de los empleados que se fueron, informes inexactos, etc.

Con las herramientas de asignación de datos automatizadas, puede cubrir casi todas las fuentes de datos de su organización. Con el mapeo continuo de datos en tiempo real, sabe exactamente qué datos ha almacenado, lo que facilita la eliminación y garantiza que no queden datos.

El tiempo es ahora

Con las cantidades masivas de datos personales a los que ahora se accede y analiza junto con los requisitos de cumplimiento, las empresas que no utilizan la automatización de privacidad adecuada se quedan atrás y corren el riesgo de sufrir consecuencias financieras devastadoras.

Muchas empresas están bien encaminadas para integrar la automatización de la privacidad en sus negocios. En una entrevista, Bethany Singer-Baefsky, oficial de protección de datos de iRobot (recientemente adquirida por Amazon), dijo que la compañía había implementado un proceso integral de privacidad de datos automatizado que presenta opciones de suscripción y encriptación a lo largo de la canalización de datos.

En cada paso del camino, la atención se dirige a los derechos de datos del cliente. Dijo que todos los clientes pueden solicitar la eliminación de la cuenta y que los datos se eliminarán permanentemente dentro de los 30 días posteriores a la solicitud. La automatización vinculada a las fuentes de datos existentes hace que la respuesta a las solicitudes de los clientes sea más eficiente.

Del mismo modo, el responsable de privacidad de datos de Wix, una empresa de software con sede en Israel que ofrece desarrollo de sitios web basados ​​en la nube, señaló en una entrevista que la velocidad y la precisión en términos de privacidad de datos son cruciales para la empresa. Dijo que una vez que la empresa implementó un banner de consentimiento claro y visible, las tasas de conversión aumentaron para el sitio.

También señaló que la empresa tiene la misión no solo de automatizar los procesos que facilitan las cosas para la empresa, sino que también está comprometida a garantizar que los clientes comprendan esos procesos para que, a su vez, puedan fortalecer sus propios sitios en términos de privacidad y seguridad. .

"Es por eso que cuando abordamos los problemas de cumplimiento, no solo nos aseguramos de que, como empresa, cumplamos con las normas de privacidad, sino que también ayudamos a nuestros usuarios, que son propietarios de sitios web, brindándoles las herramientas para ayudarlos a cumplir con las normas de privacidad ( y otras normativas, como la Accesibilidad por ejemplo)”, dijo.

"Al igual que hicimos con nuestra solución interna de Solicitudes de Interesados ​​de Datos, desarrollamos una solución de consentimiento de Cookies para Wix mientras desarrollamos una solución de consentimiento de Cookies adicional para los propietarios de nuestros sitios también".

Cómo el mapeo automatizado de datos mejora la privacidad

Piense en el mapeo de datos como la forma de encontrar dónde se almacenan los datos de sus clientes (en fuentes de datos internas y externas). Se puede hacer manualmente, con encuestas y entrevistas a los empleados, o automáticamente, a través de la tecnología de correo electrónico, la integración de inicio de sesión único (SSO), el escaneo del sitio web y la integración de adquisiciones.

Un proceso automatizado confiable para el mapeo de datos puede ser de gran ayuda con el cumplimiento de la privacidad. En términos de manejo de una DSR, la capacidad de encontrar toda la información identificable sobre un usuario es crucial.

También es eficiente en la producción de un Registro de Actividades de Procesamiento (ROPA) requerido. Por ejemplo, según lo exige el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, el informe ROPA se puede generar fácilmente desde el software de mapeo de datos.

La información requerida para el ROPA incluye los motivos del tratamiento, las categorías de datos, los destinatarios de los datos y las medidas de seguridad de la empresa. Sin automatización, este proceso sería una tarea abrumadora con margen de error en una configuración manual. Sin embargo, el mapeo de datos puede extraer información de forma rápida y precisa.

Primeros pasos con la automatización de la privacidad

A veces, la parte más desafiante de implementar un nuevo proceso es simplemente comenzar. El objetivo es trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Y cuando se trata de proteger los derechos de su empresa y de sus clientes, no hay tiempo que perder. La forma más rápida de lograr el crecimiento es a través de una plataforma de gestión de la privacidad.

El primer paso al considerar qué plataforma puede ayudar a su negocio con la automatización es determinar el tamaño de su usuario, el tamaño y la profundidad de su negocio, y en qué parte del mundo hace negocios. Una vez que tenga estas respuestas, compárelas con las consideraciones de la industria en la que opera. Los requisitos de la industria difieren según el área. Por ejemplo, la industria de la salud puede tener regulaciones gubernamentales más estrictas que otras industrias.

A continuación, eche un vistazo a sus fuentes de datos existentes y al esquema de datos de su organización. Pregúntese cómo están (o no están) trabajando juntos.

En términos de automatización de la privacidad, la combinación de operaciones de fuentes de datos existentes puede producir resultados eficientes. El software que permite una configuración de ventanilla única agiliza el proceso y produce la velocidad y precisión que supera a la competencia y genera confianza con su audiencia.

Se pueden integrar varias operaciones de privacidad para fortalecer la automatización de la privacidad y brindar más transparencia y consistencia, lo que da como resultado plazos más rápidos para las solicitudes de acceso y eliminación. Estas operaciones incluyen flujos de trabajo automatizados, plantillas personalizadas, centros de privacidad estandarizados y mapeo de datos.

No todas las plataformas de automatización de la privacidad son iguales; algunos están desactualizados, ofrecen malas interfaces de usuario y, en general, son difíciles de operar. Algunas plataformas incluso envían correos electrónicos (reenviando el problema a otro) en lugar de automatizar las tareas de privacidad hasta su finalización.

Los usuarios de software de administración de privacidad de datos desean una configuración más sencilla, un uso más sencillo y una mejor adopción por parte del usuario, ya que muchas plataformas no brindan la experiencia que reciben.

Es por eso que debe verificar si la solución de privacidad que desea es fácil de implementar, configurar y operar (con una UI/UX adecuada). Puede usar las clasificaciones de G2 para esto. Esté atento a las insignias y premios que reciben las plataformas de privacidad, incluida la insignia " Los usuarios nos aman " (que indica una calificación alta de los usuarios).

Preguntas frecuentes sobre la automatización de la privacidad

Aún así, ¿tienes preguntas? Para obtener más información, consulte estas preguntas frecuentes sobre la automatización de la privacidad.

¿Qué importancia tiene la automatización de la privacidad en el mundo actual?

A medida que las normas de privacidad de datos y las leyes de cumplimiento se vuelven más complejas, las empresas deben buscar la automatización de la privacidad. Existe un riesgo mucho mayor de incumplimiento cuando las tareas de privacidad se manejan manualmente, lo que expone a una empresa a posibles dificultades financieras.

Estas dificultades a veces pueden dificultar la recuperación financiera o social. Con los avances tecnológicos y los expertos en el campo que pueden ayudar a las empresas a navegar por los sistemas de fuentes de datos necesarios para mantenerlos seguros y rentables, realmente no hay una buena razón para no implementar la automatización de la privacidad más temprano que tarde.

Software de gestión de privacidad de datos frente a software de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC)

Si bien el software de GRC puede realizar un seguimiento de las actividades de generación de informes y actualización para garantizar que las empresas cumplan con las leyes y las reglamentaciones, el software de gestión de privacidad de datos se centra en lograr esos mismos resultados y, al mismo tiempo, ofrece actividades automatizadas adicionales, como completar DSAR.

¿Es la gestión de la privacidad de datos un enfoque único para todos?

Así como cada empresa es única en varios aspectos, también lo es la necesidad de una herramienta de gestión de privacidad de datos que funcione mejor para ese negocio. Hay varios factores a considerar, incluidas las regulaciones de privacidad en diferentes ubicaciones y el tamaño y el alcance del negocio.

Por ejemplo, lo que funciona para las empresas que operan en el espacio de la salud puede tener consideraciones diferentes a las del espacio financiero. Es imperativo que las empresas evalúen sus datos y trabajen con un proveedor profesional para determinar las prácticas de automatización de privacidad de datos más adecuadas.

¿Qué debo buscar en una plataforma de privacidad de datos?

Las regulaciones y leyes relacionadas con la privacidad de datos respaldan los valores de que las empresas deben ser buenos ciudadanos corporativos. Con ese fin, las empresas deben encontrar socios de privacidad de datos que se alineen con esa misión. Busque un equipo dedicado y ágil para configurar integraciones personalizadas con sus fuentes de datos y ofrezca soporte 1:1 a través de mensajes instantáneos (como Slack).

Además, las empresas primero deben analizar sus datos y necesidades de automatización, y luego encontrar una plataforma que respalde mejor esas iniciativas.

¿Las plataformas de privacidad de datos ofrecen períodos de prueba o demostraciones gratuitas?

Muchos proveedores de administración de datos ofrecen demostraciones gratuitas o períodos de prueba para ayudar a los funcionarios de la empresa a probar el software y asegurarse de que se ajuste bien antes de comprometerse a comprarlo. El beneficio adicional de trabajar con un proveedor antes de que se pague dinero es que una empresa puede tener una idea del soporte y los servicios técnicos que pueden esperar en el futuro.

¿Hay una lista de leyes de protección de datos para diferentes países?

¡Sí! Las Guías legales comparativas internacionales (ICLG) mantienen una lista completa de leyes y regulaciones de protección de datos en 33 jurisdicciones. Familiarizarse con las leyes y reglamentaciones vigentes en los países en los que hace negocios es información útil al seleccionar un socio de privacidad de datos para garantizar que se satisfagan sus necesidades de privacidad de datos.

Tenga en cuenta que las leyes y los reglamentos se actualizan continuamente y se implementan nuevos de forma continua. Manténgase al tanto de los cambios y adiciones a medida que estén disponibles.

¿Cómo manejar las solicitudes de eliminación de datos?

Como se mencionó anteriormente, las solicitudes de datos de los usuarios se pueden manejar de forma manual o automática. La mayoría de los aspectos hacen que sea mejor manejar DSR (de todo tipo) automáticamente, ya que puede ahorrar mucho tiempo, dinero y recursos con las herramientas adecuadas.

¡Eso es privado!

Los clientes confían en que sus datos privados permanezcan privados y, si no es así, esa confianza se erosiona por completo. No dejes que eso le suceda a tu negocio. Mantenga la confianza del cliente, su reputación y siga cumpliendo con la automatización de la privacidad.

¿Tu empresa está preocupada por la gestión de Big Data? Consulte el software de big data que puede facilitarle la vida.