Gizlilik Otomasyonu 101: Kullanıcı Verilerini Kontrol Edin ve Yatırım Getirisini Artırın

Günümüzde işletmeler, kişisel verilere benzeri görülmemiş bir erişime sahiptir.

Makine öğrenimi ve yapay zeka, şirketlerin kullanıcılarının verilerini daha önce hiç olmadığı kadar toplamasını ve analiz etmesini sağladı. Bu tür verileri kullanmak müşteri deneyimini iyileştirebilir, daha iyi iş kararları alınmasına yardımcı olabilir ve dahili iş süreçlerini düzene sokabilir.

Veri işleme, şirketlere büyük sorumluluklar yüklemektedir. Yasal düzenlemelere (GDPR, CCPA vb.) uymalı ve kullanıcıların verilerini tam olarak korumalı ve güvence altına almalıdırlar. Verimli süreçlere sahip uygun fiyatlı bir gizlilik yazılımı, bir işletmenin daha etkin bir şekilde uyum sağlama yeteneğini güçlendirir ve zamandan ve paradan tasarruf sağlayan ve nihayetinde daha iyi bir yatırım getirisi (ROI) üreten otomatikleştirilmiş iş akışları sunar.

Gizlilik otomasyonu nedir?

Gizlilik otomasyonu, müşterilerinizin kişisel verilerini içeren tüm görevleri otomatik olarak kolaylaştırır. Esasen, zaman ve enerji tasarrufu sağlayan, hiç veya çok az insan müdahalesi olmadan gizlilik görevlerini gerçekleştirmek anlamına gelir.

Bu görevler genellikle şunları içerir:

• Müşterilerin veri gizliliği taleplerinin ele alınması (örneğin, silme veya kopyalama talepleri)
• Devlet ve mevzuata uygunluk
• Veri haritalama
• İzin yönetimi ve çerez takibi
• Satıcı risk değerlendirmesi
• Şeffaflık ve seçim sağlamak

Şirketler, veri gizliliğini manuel veya otomatik olmak üzere iki tipik şekilde ele alır.

Şirketlerin büyük miktarda bilgi veya Büyük Veri ile uğraştığı bir dünyada, bu bilgileri otomasyon yoluyla yönetmenin neden manuel olarak kullanmaktan çok daha verimli olduğu açıktır.

Bunun nedenlerinden bazılarını inceleyelim.

Gizliliğe manuel bir yaklaşım, sade ve basit, işleri yavaşlatır. Örneğin, bir şirket bir veri gizliliği talebi aldığında, süreç genellikle kullanıcının doğrulanması, Kişisel Tanımlanabilir Bilgileri (PII) içerebilecek tüm veri kaynaklarının tek tek gözden geçirilmesi, uygun işlemin yapılması ve ardından ilgili işlemin kapatılması ile başlar. rica etmek.

Süreç uzundur ve bir şirketin dahili operasyonları içindeki çeşitli veri kaynaklarından farklı bilgi kümelerini çıkarmak için genellikle zaman ve enerji gerektirir.

Gizlilik isteklerinin manuel olarak işlenmesinin veriler üzerinde daha iyi kontrole yol açabileceği doğru olsa da, bunun ötesinde çok az fayda vardır. Aslında bu süreç bir şirket için ciddi hukuki ve mali sorunlar doğurabilir.

Ancak bu süreç otomatikleştirilebilir ve mevcut veri kaynaklarınıza entegre edilebilir ve bir şirketin gizliliği yönetmek için kullanabileceği en etkili taktiklerden biri haline gelebilir.

Gizlilik otomasyonu neden önemlidir?

Gizlilik otomasyonunu düşünmeye başlamanız için birkaç neden var. Onları keşfetmek için okumaya devam edin.

Zamanı kazanca dönüştürmek

Gizlilik isteklerinin manuel ve otomatik olarak işlenmesi arasında önemli bir zaman farkı olabilir. Birçok kuruluş, veri sahibi taleplerine (DSR'ler) zamanında ve istenen doğruluk düzeyinde yanıt veremez.

Ek süreye ek olarak, gizlilik taleplerini ele alan kişiler, teknoloji olmadan süreci zor ve pahalı bulabilir. Zaman ve para bir yana, gizlilik otomasyonu da markanıza yardımcı olabilir. Güven inşa etmenin en etkili yollarından biri tutarlılıktır. Gizlilik isteklerini nasıl ele alacağınızı veya veri kaynaklarınızı nasıl kontrol edeceğinizi otomatikleştirerek uygun kullanıcı beklentilerini belirleyebilirsiniz.

Aynı tutarlılık, daha iyi dahili süreçler oluşturmak için de harikadır. Otomasyon, gizlilik taleplerini ele almak ve gizlilik düzenlemelerini karşılamak için veri envanterini yönetmek için bir zaman çizelgesi geliştirmeye yardımcı olabilir. Kaynaklarınızı daha verimli bir şekilde yönetmenize ve tahsis etmenize yardımcı olabilir.

Örneğin, bir veri erişim talebini (DSAR) veya başka bir deyişle, bir kullanıcıdan veri kaynaklarınızdaki bilgilerinin bir kopyasını verme talebini yerine getirmenizin 1-3 gün sürdüğünü varsayalım. Bu zaman dilimini bilmek, kaynaklarınızı daha verimli bir şekilde tahsis etmenize ve yönetmenize yardımcı olacaktır.

Odağı daha fazla kazanca dönüştürmek

Otomatikleştirilmiş bir gizlilik yönetimi platformu kullananlar, büyük miktarlardaki DSR'lere hızlı ve daha verimli ve ayrıca daha kesin bir şekilde yanıt verebilir. Bu da daha hızlı işleme ve maliyet tasarrufu sağlar. Bir şirket gizlilik otomasyonu için ister dahili ister harici bir araç seçsin, otomasyon, yazılım maliyetlerinin düşürülmesinden ve istekleri yerine getirmesi için personele ödeme yapılmasından yararlanabilir.

Sonuç olarak, şirketler kullanıcıların güvenini kazanır ve bir veri gizliliği hatası olması durumunda şirket karlarını destek veya yasal hizmetlere harcama olasılıkları daha düşüktür. Ek olarak, işletmeler, veri aramak ve taleplere yanıt vermek için zaman harcamak yerine, çalışanların işi büyütmek için gerekli olan diğer görevlere odaklanmasını ve nihayetinde daha fazla yatırım getirisi elde etmesini sağlayabilir.

Günümüz pazarında işletmelerin gelişmesi için otomatikleştirilmiş araçlar (gizlilik yönetimi platformları gibi) kullanmak bir zorunluluktur ve bu tür araçları kullanmanın yatırım getirisini ölçmek daha kolay hale gelmektedir.

Bu miktar daha sonra otomasyona yatırılan paradan düşülecektir.

Bu kavramları uygulamak, altyapı otomasyonundan ne gibi bir yatırım getirisi bekleyebileceğinizi daha net anlamanızı sağlar.

Otomasyon yanlışları düzeltebilir

İnsanlar hata yapar. En iyilerinin, hatta uzmanların başına gelir. Ancak yapay zeka süreçleri teknoloji ilerledikçe , otomasyon, veri hattının herhangi bir aşamasında insan hatalarını önemli ölçüde azaltmaya yardımcı olabilir. Bu şekilde, satırlar arasına herhangi bir şey düşmeden her bir gizlilik talebini verimli bir şekilde ele aldığınızdan emin olabilirsiniz.

Şirketinizin veri kaynaklarını düşünün: Hepsinin haritasını çıkardığınızı nasıl bilebilirsiniz? Sonsuz anketler ve çalışanlarla röportajlar içeren bu veri eşlemesinin manuel olarak yapılması yalnızca yüzde 20 ila 30'u kapsayarak sizi potansiyel uyum risklerine sokar.

Bunun nedenleri değişebilir, ancak şirketinizin kullanıcı verilerini tutabilecek belirli bir hizmet olarak yazılım (SaaS) araçlarına kaydolmayı hatırlamayan çalışanları, ayrılan çalışanların Gölge BT'sini, yanlış raporları vb. içerir.

Otomatik veri eşleme araçlarıyla, kuruluşunuzun neredeyse tüm veri kaynaklarını kapsayabilirsiniz. Gerçek zamanlı, sürekli veri eşleme ile, tam olarak hangi verileri depoladığınızı bilirsiniz, bu da silme işlemini kolaylaştırır ve hiçbir verinin geride kalmamasını sağlar.

Zaman şimdi

Uyum gereklilikleriyle birlikte büyük miktarda kişisel veriye erişilip analiz edildiğinden, uygun gizlilik otomasyonunu kullanmayan şirketler geride kalıyor ve yıkıcı finansal sonuçlar potansiyeli riskiyle karşı karşıya kalıyor.

Birçok şirket, gizlilik otomasyonunu işlerine entegre etme yolunda ilerliyor. iRobot'ta (yakın zamanda Amazon tarafından satın alınan) Veri Koruma Görevlisi Bethany Singer-Baefsky bir röportajda, şirketin veri hattı boyunca tercihli seçenekler ve şifreleme içeren kapsamlı bir otomatik veri gizliliği süreci uyguladığını söyledi.

Yolun her adımında dikkat müşteri veri haklarına yönlendirilir. Tüm müşterilerin hesap silme talebinde bulunabileceğini ve verilerin, talepten sonraki 30 gün içinde kalıcı olarak silineceğini söyledi. Mevcut veri kaynaklarına bağlı otomasyon, müşteri isteklerine yanıt vermeyi daha verimli hale getirir.

Aynı şekilde, bulut tabanlı web sitesi geliştirme sunan İsrail merkezli bir yazılım şirketi olan Wix'in Veri Gizliliği Görevlisi, bir röportajda veri gizliliği açısından hız ve doğruluğun şirket için çok önemli olduğunu belirtti. Şirket açık ve görünür bir izin afişi uyguladığında, site için dönüşüm oranlarının arttığını söyledi.

Ayrıca, şirketin yalnızca şirket için işleri kolaylaştıran süreçleri otomatikleştirme misyonuna sahip olmadığını, aynı zamanda müşterilerin bu süreçleri anlamalarını sağlamayı ve böylece kendi sitelerini gizlilik ve güvenlik açısından daha güçlü hale getirmeyi taahhüt ettiğini belirtti. .

"Bu nedenle, uyumluluk sorunlarıyla uğraşırken, yalnızca bir şirket olarak gizlilik düzenlemelerine uyumlu olduğumuzdan emin olmakla kalmıyor, aynı zamanda web sitesi sahibi olan kullanıcılarımıza, gizlilik düzenlemeleriyle uyumlu olmalarına yardımcı olacak araçlar sağlayarak onlara yardımcı oluyoruz ( ve örneğin Erişilebilirlik gibi diğer düzenlemeler)” dedi.

"Veri Sahibi İstekleri dahili çözümümüzde yaptığımız gibi, Wix için bir Çerez onay çözümü geliştirirken site sahiplerimiz için ek bir Çerez onay çözümü geliştirdik."

Otomatik veri eşleme gizliliği nasıl artırır?

Veri eşlemeyi, müşteri verilerinizin nerede depolandığını bulmanın yolu olarak düşünün (dahili ve harici veri kaynakları arasında). Anketler ve çalışan görüşmeleriyle manuel olarak veya e-posta teknolojisi, çoklu oturum açma (SSO) entegrasyonu, web sitesi taraması ve tedarik entegrasyonu aracılığıyla otomatik olarak yapılabilir.

Veri eşleme için güvenilir bir otomatik süreç, gizlilik uyumluluğuna büyük ölçüde yardımcı olabilir. Bir DSR'nin ele alınması açısından, bir kullanıcı hakkında tüm tanımlanabilir bilgileri bulma yeteneği çok önemlidir.

Ayrıca gerekli İşleme Faaliyetleri Kaydının (ROPA) üretilmesinde de etkilidir. Örneğin, Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Yönetmeliği gereği ROPA raporu, veri haritalama yazılımından kolaylıkla oluşturulabilir.

ROPA için gerekli bilgiler, işleme nedenlerini, veri kategorilerini, veri alıcılarını ve şirketin güvenlik önlemlerini içerir. Otomasyon olmadan, bu süreç, manuel bir ayarda hataya yer bırakan göz korkutucu bir görev olurdu. Ancak, veri eşleme bilgileri hızlı ve doğru bir şekilde çıkarabilir.

Gizlilik otomasyonunu kullanmaya başlama

Bazen yeni bir süreci uygulamanın en zorlu kısmı yeni başlıyor. Amaç daha çok çalışmak değil, daha akıllı çalışmaktır. Ve şirketinizin ve müşterilerinizin haklarını korumaya gelince, kaybedecek zaman yok. Büyümeye ulaşmanın en hızlı yolu bir gizlilik yönetimi platformudur.

İşletmenize otomasyon konusunda hangi platformun yardımcı olabileceğini düşünürken ilk adım, kullanıcı boyutunuzu, işletmenizin boyutunu ve derinliğini ve dünyanın neresinde iş yaptığınızı belirlemektir. Bu yanıtları aldıktan sonra, bunları faaliyet gösterdiğiniz sektörün değerlendirmeleriyle karşılaştırın. Sektör gereksinimleri bölgeye göre farklılık gösterir. Örneğin, sağlık sektörü, diğer sektörlerden daha katı hükümet düzenlemelerine sahip olabilir.

Ardından, mevcut veri kaynaklarınıza ve kurumsal veri şemanıza bir göz atın. Kendinize nasıl birlikte çalıştıklarını (veya çalışmadıklarını) sorun.

Gizlilik otomasyonu açısından, mevcut veri kaynağı operasyonlarını birleştirmek verimli sonuçlar üretebilir. Tek noktadan kuruluma izin veren yazılım, süreci kolaylaştırır ve rekabette üstünlük sağlayan ve hedef kitlenizde güven oluşturan hız ve doğruluğu üretir.

Gizlilik otomasyonunu güçlendirmek ve daha fazla şeffaflık ve tutarlılık sağlamak için bir dizi gizlilik işlemi entegre edilebilir, bu da erişim ve silme talepleri için daha hızlı zaman çizelgeleri sağlar. Bu işlemler arasında otomatikleştirilmiş iş akışları, özel şablonlar, standartlaştırılmış gizlilik merkezleri ve veri eşleme bulunur.

Tüm gizlilik otomasyon platformları birbirine benzemez; bazıları eskidir, kötü kullanıcı arayüzleri sunar ve genel olarak çalıştırılması zordur. Hatta bazı platformlar, gizlilik görevlerini tamamlamak için otomatikleştirmek yerine e-postalar gönderir (sorunu bir başkasına iletir).

Veri gizliliği yönetimi yazılımı kullanıcıları, birçok platform aldıkları deneyimi vermediğinden daha kolay kurulum, daha kolay kullanım ve daha iyi kullanıcı benimsemesi ister.

Bu nedenle, istediğiniz gizlilik çözümünün uygulanması, kurulması ve çalıştırılmasının (yeterli UI/UX ile) kolay olup olmadığını kontrol etmelisiniz. Bunun için G2'nin sıralamalarını kullanabilirsiniz. “ Kullanıcılar Bizi Seviyor ” rozeti (yüksek kullanıcı puanını gösterir) dahil olmak üzere gizlilik platformlarının aldığı rozetleri ve ödülleri araştırın.

Gizlilik otomasyonu SSS'leri

Yine de sorularınız mı var? Daha fazla bilgi için bu gizlilik otomasyonu SSS'lerine bakın.

Günümüz dünyasında gizlilik otomasyonu ne kadar önemlidir?

Veri gizliliği düzenlemeleri ve uyumluluk yasaları daha karmaşık hale geldikçe, şirketlerin gizlilik otomasyonu araması gerekiyor. Gizlilik görevleri manuel olarak yapıldığında çok daha büyük bir uyumsuzluk riski vardır ve bu da bir şirketi olası finansal zorluklara karşı hazırlar.

Bu zorluklar bazen finansal veya sosyal olarak toparlanmayı zorlaştırabilir. Teknolojideki gelişmeler ve şirketlerin kendilerini güvenli ve karlı tutmak için gereken veri kaynağı sistemlerinde gezinmelerine yardımcı olabilecek alandaki uzmanlarla birlikte, gizlilik otomasyonunu bir an önce uygulamamak için gerçekten iyi bir neden yok.

Veri gizliliği yönetimi yazılımı ile yönetişim, risk ve uyumluluk (GRC) yazılımı karşılaştırması

GRC yazılımı, şirketlerin yasal ve düzenleyici uyum içinde olmalarını sağlamak için raporlama ve güncelleme faaliyetlerini izleyebilirken, veri gizliliği yönetimi yazılımı, DSAR'ları tamamlamak gibi ek otomatik faaliyetler sağlarken aynı sonuçları elde etmeye odaklanır.

Veri gizliliği yönetimi herkese uyan tek bir yaklaşım mı?

Her şirketin çeşitli şekillerde benzersiz olması gibi, o iş için en iyi sonucu veren bir veri gizliliği yönetim aracına duyulan ihtiyaç da öyledir. Farklı konumlardaki gizlilik düzenlemeleri ve işin boyutu ve kapsamı dahil olmak üzere dikkate alınması gereken çeşitli faktörler vardır.

Örneğin, sağlık alanında faaliyet gösteren işletmeler için neyin işe yaradığı, finansal alandakilerden farklı düşüncelere sahip olabilir. Şirketlerin verilerini değerlendirmesi ve en uygun veri gizliliği otomasyon uygulamalarını belirlemek için profesyonel bir sağlayıcıyla çalışması zorunludur.

Bir veri gizliliği platformunda nelere dikkat etmeliyim?

Veri gizliliğine ilişkin düzenlemeler ve yasalar, şirketlerin iyi birer kurumsal vatandaş olmaları gerektiği değerlerini desteklemektedir. Bu amaçla, şirketler bu misyonla uyumlu veri gizliliği ortakları bulmalıdır. Veri kaynaklarınızla size özel entegrasyonlar kuracak ve anlık mesajlarla (Slack gibi) 1:1 destek sunacak özel ve çevik bir ekip arayın.

Ek olarak, şirketler önce veri ve otomasyon ihtiyaçlarını analiz etmeli, ardından bu girişimleri en iyi destekleyen bir platform bulmalıdır.

Veri gizliliği platformları deneme süreleri veya ücretsiz demolar sunuyor mu?

Birçok veri yönetimi sağlayıcısı, şirket yetkililerinin yazılımları satın almaya karar vermeden önce iyi bir uyum sağlamak için test etmelerine yardımcı olmak için ücretsiz demolar veya deneme süreleri sunar. Herhangi bir para ödenmeden önce bir sağlayıcıyla çalışmanın ek yararı, bir şirketin ileride bekleyebilecekleri destek ve teknik hizmetler için bir fikir edinebilmesidir.

Farklı ülkeler için veri koruma yasalarının bir listesi var mı?

Evet! Uluslararası Karşılaştırmalı Hukuk Kılavuzları (ICLG), 33 yargı bölgesindeki veri koruma yasalarının ve düzenlemelerinin kapsamlı bir listesini tutar. İş yaptığınız ülkelerdeki mevcut yasa ve yönetmeliklere aşina olmak, veri gizliliği ihtiyaçlarınızın karşılandığından emin olmak için bir veri gizliliği ortağı seçerken faydalı bilgilerdir.

Kanun ve yönetmeliklerin sürekli olarak güncellendiğini ve sürekli olarak yenilerinin uygulandığını unutmayın. Mevcut olduklarında değişiklikleri ve eklemeleri takip edin.

Veri silme istekleri nasıl işlenir?

Daha önce belirtildiği gibi, kullanıcı veri talepleri manuel veya otomatik olarak işlenebilir. Doğru araçlarla çok fazla zaman, para ve kaynak tasarrufu sağlayabileceğiniz için çoğu özellik DSR'leri (her türden) otomatik olarak ele almayı daha iyi hale getirir.

Bu özel!

Müşteriler, özel verilerinin gizli kalacağına güvenir ve güvenmezse, bu güven tamamen aşınır. Bunun işinize olmasına izin vermeyin. Gizlilik otomasyonunu hayata geçirerek müşteri güvenini ve itibarınızı koruyun ve uyumlu kalın.

İşletmeniz Büyük Veriyi yönetmekle ilgileniyor mu? Hayatınızı kolaylaştırabilecek büyük veri yazılımlarına göz atın.