Automatizarea confidențialității 101: Controlați datele utilizatorilor și creșteți rentabilitatea investiției

Astăzi, companiile au acces fără precedent la datele personale.

Învățarea automată și inteligența artificială au permis companiilor să colecteze și să analizeze datele utilizatorilor lor ca niciodată. Utilizarea acestor date poate îmbunătăți experiența clienților, poate ajuta la luarea unor decizii de afaceri mai bune și poate eficientiza procesele interne de afaceri.

Prelucrarea datelor implică o mare responsabilitate pentru companii. Aceștia trebuie să respecte reglementările legale (cum ar fi GDPR, CCPA etc.) și să protejeze și să securizeze pe deplin datele utilizatorilor. Un software de confidențialitate accesibil, cu procese eficiente, întărește capacitatea unei companii de a se conforma mai eficient și oferă fluxuri de lucru automatizate, ceea ce economisește timp și bani, producând în cele din urmă o rentabilitate mai bună a investiției (ROI).

Ce este automatizarea confidențialității?

Automatizarea confidențialității facilitează automat toate sarcinile care implică datele personale ale clienților dvs. În esență, înseamnă îndeplinirea sarcinilor de confidențialitate fără nicio implicare umană sau puțină, ceea ce economisește timp și energie.

Aceste sarcini includ de obicei:

• Gestionarea solicitărilor de confidențialitate a datelor ale clienților (de exemplu, solicitări de ștergere sau copiere)
• Conformitatea guvernamentală și a reglementărilor
• Maparea datelor
• Gestionarea consimțământului și urmărirea cookie-urilor
• Evaluarea riscului furnizorului
• Oferă transparență și alegere

Companiile gestionează confidențialitatea datelor în două moduri tipice, fie manual, fie automat.

Într-o lume în care companiile se ocupă cu cantități masive de informații sau Big Data, este clar de ce gestionarea acestor informații prin automatizare este mult mai eficientă decât manipularea manuală.

Să examinăm câteva dintre motivele acestui lucru.

O abordare manuală a vieții private, simplă și simplă, încetinește lucrurile. De exemplu, atunci când o companie primește o solicitare de confidențialitate a datelor, procesul începe de obicei cu verificarea utilizatorului, revizuirea tuturor surselor de date una câte una, care pot include informații personale de identificare (PII), luarea măsurilor corespunzătoare și apoi închiderea cerere.

Procesul este lung și necesită de obicei timp și energie pentru a extrage diferite seturi de informații din diverse surse de date în cadrul operațiunilor interne ale unei companii.

Deși este adevărat că procesarea manuală a solicitărilor de confidențialitate poate duce la un control mai bun asupra datelor, există foarte puține beneficii în afară de aceasta. De fapt, acest proces ar putea pune serioase probleme juridice și financiare unei companii.

Dar acest proces poate fi automatizat și integrat în sursele dvs. de date existente, devenind una dintre cele mai eficiente tactici pe care o companie le poate folosi pentru a gestiona confidențialitatea.

De ce este importantă automatizarea confidențialității?

Există mai multe motive pentru care trebuie să începeți să luați în considerare automatizarea confidențialității. Citiți mai departe pentru a le descoperi.

Transformarea timpului în profit

Poate exista o diferență semnificativă de timp între procesarea manuală și automată a solicitărilor de confidențialitate. Multe organizații nu pot răspunde solicitărilor persoanelor vizate (DSR) în timp util și cu nivelul de acuratețe dorit.

Pe lângă timpul suplimentar, cei implicați în gestionarea cererilor de confidențialitate pot considera că procesul este dificil și costisitor fără tehnologie. Lăsând deoparte timpul și banii, automatizarea confidențialității vă poate ajuta și marca dvs. Una dintre cele mai eficiente moduri de a construi încredere este prin consecvență. Puteți seta așteptările adecvate ale utilizatorilor prin automatizarea modului în care gestionați solicitările de confidențialitate sau controlați sursele de date.

Aceeași consistență este excelentă și pentru a crea procese interne mai bune. Automatizarea poate ajuta la dezvoltarea unui calendar pentru gestionarea cererilor de confidențialitate și gestionarea inventarului de date pentru a respecta reglementările de confidențialitate. Vă poate ajuta să vă gestionați și să vă alocați resursele mai eficient.

De exemplu, să presupunem că îți ia 1-3 zile pentru a îndeplini o solicitare de acces la date (DSAR) sau, cu alte cuvinte, o solicitare din partea unui utilizator de a-i oferi o copie a informațiilor sale din sursele tale de date. Cunoașterea acestui interval de timp vă va ajuta să vă alocați și să vă gestionați resursele mai eficient.

Transformarea concentrării în mai multe profituri

Cei care folosesc o platformă automată de gestionare a confidențialității pot răspunde la cantități mari de DSR-uri rapid și mai eficient, precum și cu o mai mare siguranță a preciziei. Acest lucru, la rândul său, permite o procesare mai rapidă și economii de costuri. Indiferent dacă o companie alege un instrument intern sau extern pentru automatizarea confidențialității, automatizarea poate beneficia de reducerea costurilor cu software-ul și plata personalului pentru a gestiona solicitările.

Ca urmare, companiile câștigă încrederea utilizatorilor și sunt mai puțin probabil să cheltuiască profiturile companiei pe suport sau servicii juridice în cazul unei erori de confidențialitate a datelor. În plus, companiile pot pune angajații să se concentreze pe alte sarcini esențiale pentru dezvoltarea afacerii, producând în cele din urmă rentabilitate mai mare a investițiilor, mai degrabă decât să petreacă timp căutând date și răspunzând solicitărilor.

Utilizarea instrumentelor automate (cum ar fi platformele de gestionare a confidențialității) este o necesitate pentru ca întreprinderile să prospere pe piața actuală, iar rentabilitatea investiției în utilizarea unor astfel de instrumente devine din ce în ce mai ușor de cuantificat.

Această sumă ar fi apoi scăzută din banii investiți în automatizare.

Aplicarea acestor concepte vă oferă o înțelegere mai clară a rentabilității investiției la care vă puteți aștepta de la automatizarea infrastructurii.

Automatizarea poate corecta greșelile

Oamenii greșesc. Se întâmplă celor mai buni dintre ei, chiar și experților. Dar, pe măsură ce procesele AI din tehnologie avansează , automatizarea poate ajuta la reducerea semnificativă a erorilor umane în orice etapă a conductei de date. În acest fel, puteți fi sigur că gestionați eficient fiecare solicitare de confidențialitate fără ca nimic să se încadreze între rânduri.

Gândiți-vă la sursele de date ale companiei dvs.: de unde puteți ști că le-ați mapat pe toate? Efectuarea manuală a acestei cartografieri a datelor, care include sondaje și interviuri nesfârșite cu angajații, acoperă doar 20 până la 30 la sută, expunându-vă la potențiale riscuri de conformitate.

Motivele pentru aceasta variază, dar includ angajații care nu își amintesc că s-au înscris pentru anumite instrumente software ca serviciu (SaaS) care pot deține datele utilizatorilor companiei dvs., Shadow IT a angajaților care au plecat, rapoarte inexacte și așa mai departe.

Cu instrumentele automate de cartografiere a datelor, puteți acoperi aproape toate sursele de date ale organizației dvs. Cu maparea continuă a datelor în timp real, știți exact ce date ați stocat, făcând ștergerea mai ușoară și asigurându-vă că nicio dată nu este lăsată în urmă.

Acum este timpul

Cu cantitățile masive de date cu caracter personal care sunt acum accesate și analizate împreună cu cerințele de conformitate, companiile care nu folosesc automatizarea adecvată a confidențialității sunt lăsate în urmă și expuse riscului de a avea consecințe financiare devastatoare.

Multe companii sunt pe cale de a integra automatizarea confidențialității în afacerea lor. Într-un interviu, Bethany Singer-Baefsky, responsabil cu protecția datelor la iRobot (achiziționat recent de Amazon), a declarat că compania a implementat un proces automatizat de confidențialitate a datelor care include opțiuni de înscriere și criptare de-a lungul conductei de date.

La fiecare pas, atenția este îndreptată către drepturile asupra datelor clienților. Ea a spus că toți clienții ar putea solicita ștergerea contului, iar datele vor fi șterse definitiv în termen de 30 de zile de la solicitare. Automatizarea legată de sursele de date existente face ca răspunsul la solicitările clienților să fie mai eficient.

De asemenea, ofițerul pentru confidențialitatea datelor de la Wix, o companie de software din Israel care oferă dezvoltare de site-uri web bazată pe cloud, a remarcat într-un interviu că viteza și acuratețea în ceea ce privește confidențialitatea datelor sunt cruciale pentru companie. El a spus că odată ce compania a implementat un banner de consimțământ clar și vizibil, ratele de conversie au crescut pentru site.

El a menționat, de asemenea, că compania are misiunea nu numai de a automatiza procesele care ușurează lucrurile pentru companie, ci și de a se asigura că clienții înțeleg acele procese, astfel încât să își poată, la rândul lor, să-și întărească propriile site-uri în ceea ce privește confidențialitatea și securitatea. .

„De aceea, atunci când abordăm problemele de conformitate, nu ne asigurăm doar că, ca companie, respectăm reglementările privind confidențialitatea, dar ne ajutăm și utilizatorii – care sunt proprietari de site-uri web – oferindu-le instrumentele care să îi ajute să respecte reglementările privind confidențialitatea ( și alte reglementări, cum ar fi Accesibilitatea, de exemplu),” a spus el.

„Așa cum am făcut cu soluția noastră internă Solicitări pentru subiecte de date, am dezvoltat o soluție de consimțământ pentru cookie-uri pentru Wix, în timp ce am dezvoltat o soluție suplimentară de consimțământ pentru cookie-uri și pentru proprietarii site-urilor noastre.”

Cum maparea automată a datelor îmbunătățește confidențialitatea

Gândiți-vă la maparea datelor ca la modalitatea de a găsi unde sunt stocate datele clienților dvs. (prin surse de date interne și externe). Se poate face manual, cu sondaje și interviuri ale angajaților, sau automat - prin tehnologia de e-mail, integrarea SSO (Single Sign-on), scanarea site-ului web și integrarea achizițiilor.

Un proces automatizat de încredere pentru maparea datelor poate ajuta foarte mult la respectarea confidențialității. În ceea ce privește gestionarea unui DSR, capacitatea de a găsi toate informațiile identificabile despre un utilizator este crucială.

De asemenea, este eficient în producerea unei evidențe obligatorii a activităților de prelucrare (ROPA) . De exemplu, așa cum prevede Regulamentul general privind protecția datelor al Uniunii Europene, raportul ROPA poate fi generat cu ușurință din software-ul de cartografiere a datelor.

Informațiile solicitate pentru ROPA includ motivele prelucrării, categoriile de date, destinatarii datelor și măsurile de securitate ale companiei. Fără automatizare, acest proces ar fi o sarcină descurajantă, cu spațiu pentru erori într-o setare manuală. Cu toate acestea, cartografierea datelor poate extrage informații rapid și precis.

Începeți cu automatizarea confidențialității

Uneori, cea mai dificilă parte a implementării unui nou proces este abia începerea. Scopul este să lucrezi mai inteligent, nu mai greu. Și când vine vorba de protejarea drepturilor companiei și ale clienților dvs., nu aveți timp de pierdut. Cea mai rapidă modalitate de a obține o creștere este printr-o platformă de gestionare a confidențialității.

Primul pas atunci când vă gândiți ce platformă vă poate ajuta afacerea cu automatizarea este să vă determinați dimensiunea utilizatorului, dimensiunea și profunzimea afacerii dvs. și unde din lume faceți afaceri. Odată ce aveți aceste răspunsuri, comparați-le cu considerentele industriei în care lucrați. Cerințele industriei diferă în funcție de zonă. De exemplu, industria sănătății poate avea reglementări guvernamentale mai stricte decât alte industrii.

Apoi, aruncați o privire asupra surselor de date existente și a schemei de date organizaționale. Întrebați-vă cum lucrează (sau nu) împreună.

În ceea ce privește automatizarea confidențialității, combinarea operațiunilor existente cu sursa de date poate produce rezultate eficiente. Software-ul care permite o configurare unică simplifică procesul și produce viteza și acuratețea care depășește concurența și construiește încrederea cu publicul dvs.

O serie de operațiuni de confidențialitate pot fi integrate pentru a consolida automatizarea confidențialității și pentru a oferi mai multă transparență și consecvență, rezultând termene mai rapide pentru cererile de acces și ștergere. Aceste operațiuni includ fluxuri de lucru automate, șabloane personalizate, centre de confidențialitate standardizate și mapare a datelor.

Nu toate platformele de automatizare a confidențialității sunt la fel; unele sunt învechite, oferă interfețe de utilizator proaste și, în general, sunt greu de operat. Unele platforme trimit chiar e-mailuri (redirecționând problema către alta) în loc să automatizeze sarcinile de confidențialitate până la finalizare.

Utilizatorii de software de gestionare a confidențialității datelor doresc o configurare mai ușoară, o utilizare mai ușoară și o mai bună adoptare de către utilizatori, deoarece multe platforme nu oferă experiența pe care o primesc.

Acesta este motivul pentru care ar trebui să verificați dacă soluția de confidențialitate dorită este ușor de implementat, configurat și operat (cu UI/UX adecvat). Puteți utiliza clasamentele G2 pentru aceasta. Fii atent la insignele și premiile pe care le primesc platformele de confidențialitate, inclusiv insigna „ Utilizatorii ne iubesc ” (care indică o evaluare ridicată a utilizatorilor).

Întrebări frecvente privind automatizarea confidențialității

Totuși, aveți întrebări? Pentru mai multe informații, consultați aceste întrebări frecvente privind automatizarea confidențialității.

Cât de importantă este automatizarea confidențialității în lumea de astăzi?

Pe măsură ce reglementările privind confidențialitatea datelor și legile de conformitate devin mai complexe, companiile trebuie să caute automatizarea confidențialității. Există un risc mult mai mare de neconformitate atunci când sarcinile de confidențialitate sunt gestionate manual, pregând o companie pentru potențiale dificultăți financiare.

Aceste greutăți pot face uneori dificilă recuperarea financiară sau socială. Cu progresele tehnologice și experții în domeniu care pot ajuta companiile să navigheze prin sistemele surselor de date necesare pentru a le menține în siguranță și profitabile, nu există într-adevăr un motiv bun pentru a nu implementa automatizarea confidențialității mai devreme decât mai târziu.

Software de management al confidențialității datelor vs. software de guvernanță, risc și conformitate (GRC).

În timp ce software-ul GRC poate urmări activitățile de raportare și actualizare pentru a se asigura că companiile respectă legislația și reglementările, software-ul de gestionare a confidențialității datelor se concentrează pe obținerea acelorași rezultate, oferind și activități automate suplimentare, cum ar fi completarea DSAR.

Este gestionarea confidențialității datelor o abordare universală?

Așa cum fiecare companie este unică în diferite moduri, la fel este și nevoia unui instrument de gestionare a confidențialității datelor care funcționează cel mai bine pentru afacerea respectivă. Există diverși factori de luat în considerare, inclusiv reglementările privind confidențialitatea în diferite locații și dimensiunea și domeniul de aplicare al afacerii.

De exemplu, ceea ce funcționează pentru afacerile care operează în spațiul de asistență medicală poate avea considerații diferite față de cele din spațiul financiar. Este imperativ ca companiile să își evalueze datele și să colaboreze cu un furnizor profesionist pentru a determina cele mai potrivite practici de automatizare a confidențialității datelor.

Ce ar trebui să caut într-o platformă de confidențialitate a datelor?

Reglementările și legile privind confidențialitatea datelor susțin valorile conform cărora companiile ar trebui să fie buni cetățeni corporativi. În acest scop, companiile ar trebui să găsească parteneri de confidențialitate a datelor care se aliniază acestei misiuni. Căutați o echipă dedicată și agilă pentru a configura integrări personalizate cu sursele dvs. de date și pentru a oferi asistență 1:1 prin mesaje instantanee (cum ar fi Slack).

În plus, companiile ar trebui să își analizeze mai întâi nevoile de date și de automatizare, apoi să găsească o platformă care să sprijine cel mai bine aceste inițiative.

Platformele de confidențialitate a datelor oferă perioade de probă sau demonstrații gratuite?

Mulți furnizori de gestionare a datelor oferă demonstrații gratuite sau perioade de probă pentru a ajuta oficialii companiei să testeze software-ul pentru a se asigura că sunt potrivite înainte de a se angaja să cumpere. Beneficiul suplimentar de a lucra cu un furnizor înainte de a plăti banii este că o companie poate avea o idee despre suportul și serviciile tehnice la care se pot aștepta în viitor.

Există o listă de legi privind protecția datelor pentru diferite țări?

Da! Ghidurile juridice comparative internaționale (ICLG) păstrează o listă cuprinzătoare a legilor și reglementărilor privind protecția datelor din 33 de jurisdicții. Familiarizarea cu legile și reglementările actuale din țările în care desfășurați afaceri este o informație utilă atunci când selectați un partener pentru confidențialitatea datelor pentru a vă asigura că nevoile dvs. de confidențialitate a datelor sunt îndeplinite.

Rețineți că legile și reglementările sunt actualizate continuu, iar altele noi sunt implementate în mod continuu. Fiți la curent cu modificările și completările pe măsură ce acestea devin disponibile.

Cum se gestionează cererile de ștergere a datelor?

După cum sa menționat mai sus, solicitările de date ale utilizatorilor pot fi gestionate manual sau automat. Majoritatea aspectelor fac mai bine gestionarea automată a DSR-urilor (de toate tipurile), deoarece puteți economisi mult timp, bani și resurse cu instrumentele potrivite.

Asta e privat!

Clienții au încredere în datele lor private pentru a rămâne private și, dacă nu, atunci această încredere se erodează complet. Nu lăsa asta să se întâmple afacerii tale. Păstrați încrederea clienților, reputația dvs. și rămâneți conformi prin implementarea automatizării confidențialității.

Este afacerea dvs. preocupată de gestionarea Big Data? Consultați software-ul Big Data care vă poate face viața mai ușoară.