Privacy Automation 101: Kontrollieren Sie Benutzerdaten und steigern Sie den ROI

Heutzutage haben Unternehmen einen beispiellosen Zugriff auf personenbezogene Daten.

Maschinelles Lernen und KI haben es Unternehmen ermöglicht, die Daten ihrer Benutzer wie nie zuvor zu sammeln und zu analysieren. Die Verwendung solcher Daten kann das Kundenerlebnis verbessern, bessere Geschäftsentscheidungen treffen und interne Geschäftsprozesse rationalisieren.

Die Datenverarbeitung bringt eine große Verantwortung für die Unternehmen mit sich. Sie müssen die gesetzlichen Vorschriften (wie GDPR, CCPA usw.) einhalten und die Daten der Benutzer vollständig schützen und sichern. Eine erschwingliche Datenschutzsoftware mit effizienten Prozessen stärkt die Fähigkeit eines Unternehmens, die Vorschriften effektiver einzuhalten, und bietet automatisierte Arbeitsabläufe, die Zeit und Geld sparen und letztendlich zu einer besseren Kapitalrendite (ROI) führen.

Was ist Datenschutzautomatisierung?

Die Datenschutzautomatisierung erleichtert automatisch alle Aufgaben, die die persönlichen Daten Ihrer Kunden betreffen. Im Wesentlichen bedeutet dies, Datenschutzaufgaben ohne oder mit geringem menschlichem Eingreifen durchzuführen, was Zeit und Energie spart.

Zu diesen Aufgaben gehören in der Regel:

• Bearbeitung von Datenschutzanfragen von Kunden (z. B. Lösch- oder Kopieranfragen)
• Einhaltung von Vorschriften und Vorschriften
• Datenzuordnung
• Consent Management und Cookie-Tracking
• Risikobewertung des Anbieters
• Transparenz und Wahlmöglichkeiten bieten

Unternehmen handhaben den Datenschutz auf zwei typische Arten, entweder manuell oder automatisiert.

In einer Welt, in der Unternehmen mit riesigen Mengen an Informationen oder Big Data zu tun haben, ist es klar, warum die Verwaltung dieser Informationen durch Automatisierung viel effizienter ist als die manuelle Bearbeitung.

Lassen Sie uns einige der Gründe dafür untersuchen.

Ein manueller Ansatz für den Datenschutz, schlicht und einfach, verlangsamt die Dinge. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Datenschutzanfrage erhält, beginnt der Prozess normalerweise mit der Überprüfung des Benutzers, der Überprüfung aller Datenquellen nacheinander, einschließlich der personenbezogenen Daten (PII), der Ergreifung der entsprechenden Maßnahmen und der anschließenden Schließung Anfrage.

Der Prozess ist langwierig und erfordert normalerweise Zeit und Energie, um verschiedene Informationssätze aus verschiedenen Datenquellen innerhalb der internen Abläufe eines Unternehmens zu extrahieren.

Es stimmt zwar, dass die manuelle Verarbeitung von Datenschutzanfragen zu einer besseren Kontrolle über die Daten führen kann, darüber hinaus gibt es jedoch nur sehr wenige Vorteile. Tatsächlich könnte dieser Prozess ein Unternehmen vor ernsthafte rechtliche und finanzielle Probleme stellen.

Dieser Prozess kann jedoch automatisiert und in Ihre vorhandenen Datenquellen integriert werden, was zu einer der effektivsten Taktiken wird, die ein Unternehmen anwenden kann, um den Datenschutz zu verwalten.

Warum ist Datenschutzautomatisierung wichtig?

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie mit der Automatisierung des Datenschutzes beginnen sollten. Lesen Sie weiter, um sie zu entdecken.

Zeit in Gewinn verwandeln

Zwischen der manuellen und der automatisierten Verarbeitung von Datenschutzanfragen kann ein erheblicher Zeitunterschied bestehen. Viele Organisationen können Anfragen betroffener Personen (DSRs) nicht zeitnah und mit der gewünschten Genauigkeit beantworten.

Abgesehen von der zusätzlichen Zeit können diejenigen, die an der Bearbeitung von Datenschutzanfragen beteiligt sind, den Prozess ohne Technologie als schwierig und teuer empfinden. Abgesehen von Zeit und Geld kann die Datenschutzautomatisierung auch Ihrer Marke helfen. Eine der effektivsten Möglichkeiten, Vertrauen aufzubauen, ist Konsistenz. Sie können die richtigen Benutzererwartungen festlegen, indem Sie automatisieren, wie Sie Datenschutzanfragen bearbeiten oder Ihre Datenquellen kontrollieren.

Dieselbe Konsistenz ist auch großartig, um bessere interne Prozesse zu schaffen. Die Automatisierung kann bei der Entwicklung eines Zeitplans für die Bearbeitung von Datenschutzanfragen und die Verwaltung des Datenbestands helfen, um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Es kann Ihnen helfen, Ihre Ressourcen effizienter zu verwalten und zuzuweisen.

Angenommen, Sie benötigen 1–3 Tage, um eine Datenzugriffsanfrage (DSAR) zu erfüllen, oder mit anderen Worten, eine Anfrage eines Benutzers, ihm eine Kopie seiner Informationen aus Ihren Datenquellen zu geben. Wenn Sie diesen Zeitrahmen kennen, können Sie Ihre Ressourcen effizienter zuweisen und verwalten.

Konzentration in mehr Profit umwandeln

Diejenigen, die eine automatisierte Plattform für das Datenschutzmanagement verwenden, können auf große Mengen von Anträgen betroffener Personen schnell und effizienter sowie mit größerer Genauigkeit reagieren. Dies wiederum ermöglicht eine schnellere Verarbeitung und Kosteneinsparungen. Unabhängig davon, ob sich ein Unternehmen für ein internes oder externes Tool zur Datenschutzautomatisierung entscheidet, kann die Automatisierung davon profitieren, die Kosten für Software zu senken und Personal für die Bearbeitung der Anfragen zu bezahlen.

Dadurch gewinnen Unternehmen das Vertrauen der Nutzer und geben im Falle eines Datenschutzfehlers weniger wahrscheinlich Unternehmensgewinne für Support oder Rechtsberatung aus. Darüber hinaus können sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren, die für das Wachstum des Unternehmens unerlässlich sind, wodurch letztendlich höhere ROIs erzielt werden, anstatt Zeit mit der Suche nach Daten und der Beantwortung von Anfragen zu verbringen.

Der Einsatz automatisierter Tools (wie z. B. Plattformen zur Datenschutzverwaltung) ist ein Muss für Unternehmen, um auf dem heutigen Markt erfolgreich zu sein, und der ROI aus der Verwendung solcher Tools lässt sich immer einfacher quantifizieren.

Dieser Betrag würde dann von dem in die Automatisierung investierten Geld abgezogen.

Durch die Anwendung dieser Konzepte erhalten Sie ein klareres Verständnis dafür, welchen ROI Sie von der Infrastrukturautomatisierung erwarten können.

Automatisierung kann Fehler korrigieren

Menschen machen Fehler. Das passiert den Besten, sogar den Experten. Aber mit dem Fortschritt der KI-Prozesse in der Technologie kann die Automatisierung dazu beitragen, menschliche Fehler in jeder Phase der Datenpipeline erheblich zu reduzieren. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie jede Datenschutzanfrage effizient bearbeiten, ohne dass etwas zwischen die Zeilen fällt.

Denken Sie an die Datenquellen Ihres Unternehmens: Woher wissen Sie, dass Sie sie alle abgebildet haben? Die manuelle Durchführung dieser Datenzuordnung, die endlose Umfragen und Interviews mit Mitarbeitern umfasst, deckt nur 20 bis 30 Prozent ab – und setzt Sie potenziellen Compliance-Risiken aus.

Die Gründe dafür sind unterschiedlich, aber sie umfassen Mitarbeiter, die sich nicht daran erinnern, sich für bestimmte SaaS-Tools (Software as a Service) angemeldet zu haben, die möglicherweise Benutzerdaten Ihres Unternehmens enthalten, Schatten-IT von ausgeschiedenen Mitarbeitern, ungenaue Berichte und so weiter.

Mit automatisierten Datenzuordnungstools können Sie fast alle Datenquellen Ihres Unternehmens abdecken. Mit der kontinuierlichen Datenzuordnung in Echtzeit wissen Sie genau, welche Daten Sie gespeichert haben, was das Löschen vereinfacht und sicherstellt, dass keine Daten zurückgelassen werden.

Die Zeit ist jetzt

Angesichts der enormen Mengen an personenbezogenen Daten, auf die jetzt zugegriffen und die zusammen mit den Compliance-Anforderungen analysiert werden, bleiben Unternehmen, die keine angemessene Datenschutzautomatisierung verwenden, zurück und sind dem Risiko verheerender finanzieller Folgen ausgesetzt.

Viele Unternehmen sind auf dem besten Weg, die Datenschutzautomatisierung in ihr Unternehmen zu integrieren. In einem Interview sagte Bethany Singer-Baefsky, Datenschutzbeauftragte bei iRobot (kürzlich von Amazon übernommen), dass das Unternehmen einen umfassenden automatisierten Datenschutzprozess implementiert habe, der Opt-in-Optionen und Verschlüsselung entlang der Datenpipeline umfasst.

Bei jedem Schritt wird die Aufmerksamkeit auf die Rechte der Kundendaten gelenkt. Sie sagte, alle Kunden könnten die Löschung des Kontos beantragen, und die Daten würden innerhalb von 30 Tagen nach der Anfrage dauerhaft gelöscht. Die in die vorhandenen Datenquellen eingebundene Automatisierung macht die Reaktion auf Kundenanfragen effizienter.

Ebenso stellte der Datenschutzbeauftragte von Wix, einem in Israel ansässigen Softwareunternehmen, das Cloud-basierte Website-Entwicklung anbietet, in einem Interview fest, dass Geschwindigkeit und Genauigkeit in Bezug auf den Datenschutz für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind. Er sagte, sobald das Unternehmen ein klares und sichtbares Einwilligungsbanner implementiert habe, seien die Konversionsraten für die Website gestiegen.

Er merkte auch an, dass das Unternehmen nicht nur die Mission hat, Prozesse zu automatisieren, die dem Unternehmen die Arbeit erleichtern, sondern sich auch dafür einsetzt, sicherzustellen, dass die Kunden diese Prozesse verstehen, damit sie wiederum ihre eigenen Websites in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit stärken können .

„Deshalb stellen wir bei der Bewältigung von Compliance-Problemen nicht nur sicher, dass wir als Unternehmen die Datenschutzbestimmungen einhalten, sondern wir helfen auch unseren Benutzern – den Eigentümern von Websites –, indem wir ihnen die Tools zur Verfügung stellen, mit denen sie die Datenschutzbestimmungen einhalten können ( und andere Vorschriften, wie zum Beispiel Zugänglichkeit)“, sagte er.

„Wie bei unserer internen Lösung für Anfragen betroffener Personen haben wir eine Cookie-Zustimmungslösung für Wix entwickelt und gleichzeitig eine zusätzliche Cookie-Zustimmungslösung für unsere Website-Eigentümer entwickelt.“

Wie die automatisierte Datenzuordnung den Datenschutz verbessert

Stellen Sie sich die Datenzuordnung als Möglichkeit vor, herauszufinden, wo Ihre Kundendaten gespeichert sind (über interne und externe Datenquellen hinweg). Dies kann manuell, mit Umfragen und Mitarbeiterinterviews oder automatisch erfolgen – über E-Mail-Technologie, Single Sign-On (SSO)-Integration, Website-Scan und Beschaffungsintegration.

Ein zuverlässiger automatisierter Prozess für die Datenzuordnung kann die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen erheblich unterstützen. Im Hinblick auf den Umgang mit DSR ist die Fähigkeit, alle identifizierbaren Informationen über einen Benutzer zu finden, von entscheidender Bedeutung.

Es ist auch effizient bei der Erstellung eines erforderlichen Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (ROPA) . Beispielsweise kann der ROPA-Bericht gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union einfach aus der Datenmapping-Software generiert werden.

Die erforderlichen Informationen für die ROPA umfassen Gründe für die Verarbeitung, Datenkategorien, Datenempfänger und die Sicherheitsmaßnahmen des Unternehmens. Ohne Automatisierung wäre dieser Prozess eine entmutigende Aufgabe mit Raum für Fehler in einer manuellen Einstellung. Datenmapping kann jedoch Informationen schnell und genau extrahieren.

Erste Schritte mit der Datenschutzautomatisierung

Manchmal ist der schwierigste Teil der Implementierung eines neuen Prozesses gerade erst der Anfang. Das Ziel ist, klüger zu arbeiten, nicht härter. Und wenn es darum geht, die Rechte Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden zu schützen, dürfen Sie keine Zeit verlieren. Der schnellste Weg, um Wachstum zu erzielen, führt über eine Datenschutzverwaltungsplattform.

Der erste Schritt bei der Überlegung, welche Plattform Ihrem Unternehmen bei der Automatisierung helfen kann, besteht darin, die Anzahl Ihrer Benutzer, die Größe und Tiefe Ihres Unternehmens und den Ort Ihrer Geschäftstätigkeit auf der Welt zu bestimmen. Sobald Sie diese Antworten haben, vergleichen Sie sie mit den Überlegungen der Branche, in der Sie tätig sind. Die Branchenanforderungen unterscheiden sich je nach Bereich. Beispielsweise kann die Gesundheitsbranche strengere staatliche Vorschriften haben als andere Branchen.

Sehen Sie sich als Nächstes Ihre vorhandenen Datenquellen und das Datenschema Ihrer Organisation an. Fragen Sie sich, wie sie zusammenarbeiten (oder nicht).

In Bezug auf die Datenschutzautomatisierung kann die Kombination bestehender Datenquellenvorgänge zu effizienten Ergebnissen führen. Software, die eine One-Stop-Shop-Einrichtung ermöglicht, rationalisiert den Prozess und erzeugt die Geschwindigkeit und Genauigkeit, die die Konkurrenz aussticht und Vertrauen bei Ihrem Publikum aufbaut.

Eine Reihe von Datenschutzvorgängen kann integriert werden, um die Datenschutzautomatisierung zu stärken und für mehr Transparenz und Konsistenz zu sorgen, was zu schnelleren Fristen für Zugriffs- und Löschanfragen führt. Diese Vorgänge umfassen automatisierte Workflows, benutzerdefinierte Vorlagen, standardisierte Datenschutzzentren und Datenzuordnung.

Nicht alle Datenschutz-Automatisierungsplattformen sind gleich; Einige sind veraltet, bieten schlechte Benutzeroberflächen und sind insgesamt schwer zu bedienen. Einige Plattformen versenden sogar E-Mails (die das Problem an eine andere weiterleiten), anstatt Datenschutzaufgaben bis zum Abschluss zu automatisieren.

Benutzer von Datenschutzverwaltungssoftware wünschen sich eine einfachere Einrichtung, einfachere Verwendung und eine bessere Benutzerakzeptanz, da viele Plattformen nicht die Erfahrung bieten, die sie erhalten.

Aus diesem Grund sollten Sie prüfen, ob Ihre gewünschte Datenschutzlösung einfach zu implementieren, einzurichten und zu bedienen ist (mit adäquater UI/UX). Sie können dafür die Rankings von G2 verwenden . Halten Sie Ausschau nach Abzeichen und Auszeichnungen, die Datenschutzplattformen erhalten, einschließlich des Abzeichens „ Benutzer lieben uns “ (das auf eine hohe Benutzerbewertung hinweist).

Häufig gestellte Fragen zur Datenschutzautomatisierung

Haben Sie trotzdem Fragen? Weitere Informationen finden Sie in diesen häufig gestellten Fragen zur Datenschutzautomatisierung.

Wie wichtig ist die Datenschutzautomatisierung in der heutigen Welt?

Da Datenschutzbestimmungen und Compliance-Gesetze immer komplexer werden, müssen Unternehmen nach Datenschutzautomatisierung suchen. Es besteht ein viel größeres Risiko von Verstößen, wenn Datenschutzaufgaben manuell erledigt werden, was ein Unternehmen auf potenzielle finanzielle Schwierigkeiten vorbereitet.

Diese Härten können es manchmal schwierig machen, sich finanziell oder sozial zu erholen. Angesichts der Fortschritte in der Technologie und der Experten auf diesem Gebiet, die Unternehmen dabei helfen können, die Datenquellensysteme zu navigieren, die sie benötigen, um sie sicher und rentabel zu halten, gibt es wirklich keinen guten Grund, die Datenschutzautomatisierung nicht eher früher als später zu implementieren.

Datenschutz-Management-Software im Vergleich zu Governance-, Risiko- und Compliance-Software (GRC).

Während GRC-Software Berichterstattungs- und Aktualisierungsaktivitäten nachverfolgen kann, um sicherzustellen, dass Unternehmen die gesetzlichen und behördlichen Vorschriften einhalten, konzentriert sich Datenschutz-Management-Software darauf, dieselben Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig zusätzliche automatisierte Aktivitäten wie das Ausfüllen von DSARs zu ermöglichen.

Ist Datenschutzmanagement ein Einheitsansatz?

So wie jedes Unternehmen auf verschiedene Weise einzigartig ist, so ist auch der Bedarf an einem Datenschutzmanagement-Tool, das für dieses Unternehmen am besten funktioniert. Es sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, darunter Datenschutzbestimmungen an verschiedenen Standorten sowie die Größe und der Umfang des Unternehmens.

Was beispielsweise für Unternehmen funktioniert, die im Gesundheitsbereich tätig sind, kann andere Überlegungen anstellen als diejenigen im Finanzbereich. Es ist unerlässlich, dass Unternehmen ihre Daten bewerten und mit einem professionellen Anbieter zusammenarbeiten, um die am besten geeigneten Praktiken zur Automatisierung des Datenschutzes zu ermitteln.

Worauf sollte ich bei einer Datenschutzplattform achten?

Vorschriften und Gesetze zum Datenschutz unterstützen die Werte, dass Unternehmen gute Unternehmensbürger sein sollten. Zu diesem Zweck sollten Unternehmen Datenschutzpartner finden, die sich dieser Mission anschließen. Suchen Sie nach einem engagierten und agilen Team, um maßgeschneiderte Integrationen mit Ihren Datenquellen einzurichten und 1:1-Support über Sofortnachrichten (wie Slack) anzubieten.

Darüber hinaus sollten Unternehmen zunächst ihre Daten- und Automatisierungsanforderungen analysieren und dann eine Plattform finden, die diese Initiativen am besten unterstützt.

Bieten Datenschutzplattformen Testzeiträume oder kostenlose Demos an?

Viele Datenverwaltungsanbieter bieten kostenlose Demos oder Testperioden an, um den Mitarbeitern des Unternehmens beim Testen der Software zu helfen, um sicherzustellen, dass sie gut passt, bevor sie sich zum Kauf verpflichten. Der zusätzliche Vorteil der Zusammenarbeit mit einem Anbieter, bevor Geld gezahlt wird, besteht darin, dass ein Unternehmen ein Gefühl für den Support und die technischen Dienstleistungen bekommen kann, die es in Zukunft erwarten kann.

Gibt es eine Liste der Datenschutzgesetze für verschiedene Länder?

Ja! Die International Comparative Legal Guides (ICLG) führen eine umfassende Liste von Datenschutzgesetzen und -vorschriften in 33 Gerichtsbarkeiten. Sich mit den aktuellen Gesetzen und Vorschriften in den Ländern, in denen Sie geschäftlich tätig sind, vertraut zu machen, ist eine hilfreiche Information bei der Auswahl eines Datenschutzpartners, um sicherzustellen, dass Ihre Datenschutzanforderungen erfüllt werden.

Beachten Sie, dass Gesetze und Vorschriften laufend aktualisiert und laufend neue eingeführt werden. Halten Sie sich über die Änderungen und Ergänzungen auf dem Laufenden, sobald sie verfügbar sind.

Wie gehe ich mit Anfragen zur Datenlöschung um?

Wie oben erwähnt, können Benutzerdatenanfragen manuell oder automatisch bearbeitet werden. Die meisten Aspekte machen es besser, DSRs (aller Art) automatisch zu handhaben, da Sie mit den richtigen Tools viel Zeit, Geld und Ressourcen sparen können.

Das ist privat!

Kunden vertrauen darauf, dass ihre privaten Daten privat bleiben, und wenn dies nicht der Fall ist, erodiert dieses Vertrauen vollständig. Lassen Sie das nicht mit Ihrem Unternehmen passieren. Bewahren Sie das Vertrauen Ihrer Kunden, Ihren Ruf und bleiben Sie konform, indem Sie die Datenschutzautomatisierung einführen.

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