Hai un "documento di morte aziendale online"? Scopri di più qui

Versione podcast:

Rebecca gestisce un sito di nicchia da un milione di dollari. Il suo hosting e i suoi domini sono pagati dalla sua carta American Express della sua azienda. Rebecca muore 1 giorno prima della scadenza del pagamento Amex.

Il pagamento non viene effettuato.

Passa un altro mese mentre la sua famiglia è in lutto e Amex non è ancora pagata.

Il marito di Rebecca non ha idea della carta Amex dell'azienda perché ha ricevuto solo dichiarazioni elettroniche Amex.

Il servizio di hosting del sito Web di Rebecca tenta di addebitare ad Amex il costo mensile di hosting. L'accusa è respinta. 1 mese dopo, l'account di hosting viene chiuso. Il sito web da un milione di dollari scompare.

Allo stesso tempo, il dominio da un milione di dollari di Rebecca era in attesa di rinnovo. Rebecca non era svogliata. Ha impostato i suoi domini per il rinnovo automatico. Il problema è che l'addebito di rinnovo non è andato a buon fine perché il suo precedente saldo Amex non è stato pagato. Un mese dopo, il dominio è scaduto. Vamoosh, gli affari da un milione di dollari di Rebecca sono storia.

Nel frattempo, non solo la famiglia di Rebecca si occupa della sua morte prematura, ma finiscono per essere indigenti, o forse non indigenti, ma con una vendita di un milione di dollari sul sito web.

Sì, può succedere così rapidamente. Un affare da un milione di dollari apparentemente scompare dall'oggi al domani. Certo, è possibile che il sito web venga rianimato in qualche modo, ma non è un rischio che vuoi correre.

Cordiali saluti, quanto sopra è uno scenario immaginario, ma totalmente nel regno delle possibilità.

Conteresti sul tuo esecutore testamentario o sulla tua famiglia per far rivivere il sito?

Probabilmente non una buona idea.

È meglio che ti prepari per questo evento inevitabile.

Ho la tua attenzione?

Cosa ho fatto per aiutare mia moglie e la mia famiglia a proteggere i beni della mia attività online?

Quello che ho fatto è stato preparare quello che chiamo un "documento di morte per affari online" che ho dato a mia moglie. Sì, è un nome macabro, ma funziona. Puoi dargli un nome più carino.

Che cos'è un "documento di morte aziendale online"?

È semplice. Stabilisce tutti i conti importanti e le istruzioni di base per un erede, un fiduciario o un esecutore testamentario in modo che possano assumere il controllo della tua attività digitale.

In che modo è diverso da Last Will & Testament?

A Last Will & Testament determina come i tuoi beni e beni vengono distribuiti dopo la morte.

Un "documento di morte aziendale online" fornisce le informazioni necessarie per assumere il controllo di un'attività online... vale a dire siti Web, domini, conti bancari digitali, account affiliati, account di entrate pubblicitarie, account di hosting, ecc. In realtà molte aziende potrebbero utilizzare tale documento . Aiuta gli esecutori testamentari a sapere cosa inseguire per testare correttamente un patrimonio e proteggere i beni.

Tuttavia, poiché la mia attività è un business digitale online, concentrerò la discussione su questo. Un business digitale online ha aspetti unici che devono essere affrontati in questa situazione.

Cosa dovresti includere?

Togliamo di mezzo il disclaimer qui. Questo è importante.

Mentre sono un avvocato, non pratico più la legge. Inoltre, quando ho esercitato la professione legale, non ho fatto nulla che si occupasse di testamenti e proprietà o diritto commerciale.

Quello che ho esposto di seguito è solo un'informazione, non una consulenza legale. Ti sto semplicemente dicendo cosa ho fatto. Vi esorto vivamente a consultare un avvocato in merito a questa questione.

Ok, ecco cosa ho incluso nel documento.

• Contatto assicurativo sulla vita,
• contatto banchiere,
• Contatto avvocato,
• Contatto commercialista,
• Informazioni sull'account di registrazione del dominio,
• Informazioni sull'hosting del sito Web,
• Informazioni e-mail aziendali,
• Informazioni sull'azienda American Express,
• AdSense e tutte le informazioni sull'account delle entrate pubblicitarie,
• Informazioni sull'account Paypal,
• Informazioni su Cloudflare,
• Raccomandazione del broker di siti Web

Contatto del consulente: ho un amico molto stretto di cui mi fido e che ha accettato di aiutare mia moglie. Gestisce un'attività molto simile alla mia, quindi ha familiarità con come gestirla/gestire. Non gli ho dato una copia del documento che avevo preparato. Non ha accesso ai miei account. È semplicemente una persona che mia moglie può contattare in caso di domande. Ad esempio, sarebbe molto utile nel mettere insieme la due diligence per la vendita dei siti. Sa esattamente come procedere e ha familiarità con la mia attività.

Altre cose da includere: Ogni attività online è diversa. La mia regola pratica è che devi fornire informazioni su tutto ciò che riguarda il denaro in uscita e il denaro in entrata.

Ho anche dato alcuni suggerimenti su come procedere. Un suggerimento è stato quello di contattare immediatamente la società di hosting e le società di registrazione del dominio per spiegare la situazione. Le società di hosting e registrazione di domini controllano tutto e quindi saranno in grado di aiutare enormemente, soprattutto in caso di vendita di un asset digitale.

Ho anche consigliato di contattare un broker di siti Web se desidera vendere alcuni o tutti i siti. Ho fornito un nome. I broker di siti Web possono aiutare in queste situazioni se la vendita di alcuni o tutti i siti Web è il primo ordine del giorno.

Quante informazioni dovresti fornire?

Mi rendo conto che ci sono molte parti in movimento in un business online. Non posso aspettarmi che qualcuno salti dentro e lo capisca.

Il mio obiettivo con il mio documento di morte per affari online è fornire informazioni sufficienti in modo che mia moglie possa ottenere rapidamente il controllo di tutti i siti Web, pagare le bollette (come hosting, rinnovi di domini), fonti di entrate e altre risorse. Consiglio anche un buon broker di siti Web nel caso in cui scelga di vendere alcuni o tutti i siti.

Divulgo le password?

Sì, ma non è necessario, soprattutto se non sei sposato.

Il tuo esecutore testamentario potrà eventualmente accedere a tutti gli account con un certificato di morte e un Last Will & Testament valido. Ciò significa che devi solo fornire un elenco degli account in modo che il tuo esecutore testamentario sappia chi contattare. Tuttavia, quanto tempo ci vorrà? Nel frattempo potrebbero verificarsi errori di pagamento?

Il motivo per cui ho fornito le password è che mia moglie può prendere rapidamente il controllo delle cose. Immagino che più velocemente riuscirà a prendere il controllo, meglio sarà in grado di proteggere tutto e farli vendere o continuare a gestire l'attività.

Chi dovrebbe ricevere una copia del tuo "documento di morte aziendale online"?

Questa è una buona domanda.

Ne ho data una copia a mia moglie in modo che possa intervenire rapidamente e gestire gli affari.

Tuttavia, potresti considerare di fornire una copia sigillata all'avvocato che ha preparato il tuo Last Will & Testament.

Il posto più sicuro per questo documento è in una cassetta di sicurezza presso una banca se non si desidera fornire questo livello di informazioni sensibili a persone viventi. Dovresti quindi indicare il fatto che hai una cassetta di sicurezza nel tuo Last Will & Testament. Ricorda solo se aggiorni una qualsiasi parte del documento per sostituirlo nella cassetta di sicurezza.

Se le cose devono accadere velocemente e il documento è in una cassetta di sicurezza, puoi dire al tuo esecutore testamentario/partner/familiare che le istruzioni per accedere a questo documento sono con l'avvocato. In altre parole, visita immediatamente l'avvocato, prendi il documento e gestisci gli affari.

Probabilmente ci sono altri modi per facilitare questo che il tuo avvocato può discutere con te.

La morte non è l'unico scenario applicabile

La morte non è l'unica situazione in cui qualcuno potrebbe aver bisogno di accedere al tuo business online.

Cosa succede se sei gravemente ferito o sparisci?

Sì, conosco cose divertenti da contemplare, ma queste sono considerazioni importanti.

Ad esempio, è probabilmente più difficile per qualcuno accedere ai tuoi account se sei ancora vivo ma incapace. Questo è un altro motivo per cui fornisco informazioni di accesso completo a mia moglie. Anche se non ho intenzione di entrare in coma o subire lesioni cerebrali, potrebbe succedere in qualsiasi momento.

I tuoi domini sono impostati per il rinnovo automatico?

Registro sempre tutti i domini con il rinnovo automatico attivato. Se non lo fai, accendilo ora. Ti aspetterò.

Non c'è assolutamente alcun rischio che il rinnovo automatico sia attivato. Se non ho più bisogno di un dominio, annullo il rinnovo a posteriori. Bluehost e GoDaddy lo fanno sempre per me. Preferirei affrontare questo inconveniente o perdere $ 20 con un rinnovo di cui non ho bisogno invece di perdere un sito Web da $ 100.000 o $ 1 milione.

Anche l'attivazione del rinnovo automatico è molto importante in caso di morte. Cosa succede se muori 3 giorni prima della scadenza del tuo dominio più prezioso. Potrebbero volerci mesi prima che un esecutore testamentario venga coinvolto nell'organizzazione della tua proprietà. A quel punto, il tuo dominio è scaduto.

Detto questo, avere il rinnovo automatico attivato non significa che si rinnoverà effettivamente se il pagamento non viene effettuato. Devi anche assicurarti che i pagamenti andranno a buon fine.

Infine, consultare un avvocato su queste questioni . È importante. Il mio scopo con questo articolo non è di dare consigli, ma invece di ricordarti o spingerti a prendere le misure necessarie per proteggere la tua attività per i tuoi eredi e per rendere possibile il trasferimento il più semplice e rapido possibile.

Ottimo suggerimento da Mike S. (grazie Mike!!):

Dopo aver inviato questo articolo nella newsletter via e-mail di Fatstacks, Mike S. ha risposto e ha dato un ottimo suggerimento. In poche parole, ha suggerito Roboform che controlla tutte le password di tutti gli account ed è accessibile con una password principale. Questa è un'ottima opzione per gestire i tuoi affari in caso di morte.

Ecco il thread di posta elettronica:

Mike S.:

Uso un gestore di password chiamato Roboform. Contiene le password per tutti i miei abbonamenti a pagamento, account di hosting, paypal e cose non a pagamento come Facebook, Gmail, Hotmail, ecc.

Roboform ha una password principale che consente a chiunque abbia questa password di accedere a tutti i tuoi account. Assicurati che qualcuno di cui ti fidi abbia la password principale per l'account Roboform. In questo modo, gli avvocati o gli esecutori testamentari possono accedere a tutti questi account per cancellarli o chiuderli.

La mia risposta:

grazie Mike. Ho sentito parlare di Roboform. Funziona su qualsiasi computer? Quindi accedi a Roboform da qualsiasi luogo e puoi accedere a tutti gli account?

Immagino che faresti meglio ad assicurarti che l'abbonamento a Roboform venga pagato, giusto?

La risposta di Mike:

Sì Jon, funzionerà su qualsiasi computer. Se installi Roboform sul tuo computer, ti sono consentite più identità. Se conosci la mia password principale, potrai accedere a tutti gli account memorizzati nel mio account Roboform, sia che si tratti di un istituto bancario o dei tuoi corsi Fat Stacks che ho acquistato. Con Roboform, ho la possibilità di assegnare a qualcuno di cui mi fido l'accesso a questa password principale. Non l'ho ancora fatto, anche se dovrei dato che ho 62 anni. Semplicemente non sono disposto a concedere ad [altre persone] l'accesso alla password principale che darebbe loro l'accesso alle mie carte di credito, conti bancari, Paypal e altre cose. Dovrei davvero assumere un avvocato e fornire loro la password principale e specificare gli account prioritari da chiudere per primi.

Roboform non è l'unico amministratore di password. fuori sul web. Ce ne sono anche altri. Ma le persone dovrebbero essere consapevoli che sarà più facile se il tuo avvocato immobiliare ha la password principale per chiudere almeno tutti i tuoi conti di denaro.