Avez-vous un "document de décès d'entreprise en ligne" ? En savoir plus ici

Version podcast :

Rebecca gère un site de niche d'un million de dollars. Son hébergement et ses domaines sont payés par la carte American Express de sa société. Rebecca meurt 1 jour avant l'échéance du paiement Amex.

Le paiement n'est pas effectué.

Un autre mois passe alors que sa famille est en deuil et qu'Amex n'est toujours pas payée.

Le mari de Rebecca n'a aucune idée de la carte Amex de la société car elle n'a reçu que des relevés électroniques Amex.

Le service d'hébergement de site Web de Rebecca tente de facturer l'Amex pour le coût d'hébergement mensuel. L'accusation est refusée. 1 mois plus tard, le compte d'hébergement est fermé. Le site Web d'un million de dollars disparaît.

Dans le même temps, le domaine d'un million de dollars de Rebecca était en cours de renouvellement. Rebecca n'était pas en reste. Elle a configuré ses domaines pour qu'ils se renouvellent automatiquement. Le problème est que les frais de renouvellement n'ont pas été réglés car son solde Amex précédent n'a pas été payé. Un mois plus tard, le domaine a expiré. Vamoosh, l'entreprise d'un million de dollars de Rebecca appartient au passé.

Pendant ce temps, non seulement la famille de Rebecca fait face à sa mort prématurée, mais elle finit par être démunie, ou peut-être pas démunie, mais en baisse d'une vente de site Web d'un million de dollars.

Ouais, ça peut arriver aussi vite. Des affaires d'un million de dollars disparaissent apparemment du jour au lendemain. Bien sûr, il est possible que le site Web soit relancé d'une manière ou d'une autre, mais ce n'est pas un risque que vous voulez prendre.

Pour votre information, ce qui précède est un scénario fictif, mais totalement dans le domaine du possible.

Compteriez-vous sur votre exécuteur testamentaire ou votre famille pour faire revivre le site ?

Probablement pas une bonne idée.

Il vaut mieux que vous vous prépariez à cet événement inévitable.

Ai-je votre attention ?

Qu'ai-je fait pour aider ma femme et ma famille à protéger les actifs de mon entreprise en ligne ?

Ce que j'ai fait, c'est préparer ce que j'appelle un "document de décès d'entreprise en ligne" que j'ai donné à ma femme. Oui, c'est un nom macabre, mais ça marche. Vous pouvez lui donner un nom plus agréable.

Qu'est-ce qu'un «document de décès d'entreprise en ligne»?

C'est simple. Il définit tous les comptes importants et les instructions de base pour un héritier, un fiduciaire ou un exécuteur testamentaire afin qu'ils puissent prendre le contrôle de votre entreprise numérique.

En quoi est-ce différent d'un testament ?

Une dernière volonté et testament dicte comment vos biens et biens sont distribués à la mort.

Un «document de décès d'entreprise en ligne» fournit les informations dont on a besoin pour prendre le contrôle d'une entreprise en ligne… à savoir des sites Web, des domaines, des comptes bancaires numériques, des comptes d'affiliation, des comptes de revenus publicitaires, des comptes d'hébergement, etc. En fait, de nombreuses entreprises pourraient utiliser un tel document . Il aide les exécuteurs testamentaires à savoir ce qu'il faut rechercher afin d'homologuer correctement une succession et de protéger les actifs.

Cependant, étant donné que mon entreprise est une entreprise numérique en ligne, je vais concentrer la discussion là-dessus. Une entreprise numérique en ligne a des aspects uniques qui doivent être traités dans cette situation.

Que devez-vous inclure ?

Éliminons ici la clause de non-responsabilité. C'est important.

Bien que je sois avocat, je ne pratique plus le droit. De plus, lorsque j'ai pratiqué le droit, je n'ai rien fait en matière de testaments et successions ou de droit des affaires.

Ce que j'énonce ci-dessous n'est qu'une information, pas un avis juridique. Je te dis simplement ce que j'ai fait. Je vous conseille vivement de consulter un avocat à ce sujet.

D'accord, voici ce que j'ai inclus dans le document.

• Contact assurance-vie,
• Contact banquier,
• Contact avocat,
• Contact comptable,
• Informations sur le compte d'enregistrement de domaine,
• Informations sur l'hébergement du site Web,
• Informations e-mail de l'entreprise,
• Informations sur la société American Express,
• AdSense et toutes les informations sur le compte de revenus publicitaires,
• Informations sur le compte Paypal,
• Infos Cloudflare,
• Recommandation de courtier de site Web

Contact consultant : J'ai un copain très proche en qui j'ai confiance et qui a accepté d'aider ma femme. Il dirige une entreprise très similaire à la mienne, il sait donc comment la gérer. Je ne lui ai pas donné une copie du document que j'ai préparé. Il n'a pas accès à mes comptes. C'est simplement une personne que ma femme peut contacter si elle a des questions. Par exemple, il serait très utile pour mettre en place une diligence raisonnable pour la vente des sites. Il sait exactement comment s'y prendre et connaît bien mon entreprise.

Autres choses à inclure : Chaque entreprise en ligne est différente. Ma règle d'or est que vous devez fournir des informations sur tout ce qui concerne l'argent sortant et l'argent entrant.

J'ai également formulé quelques suggestions sur la façon de procéder. Une suggestion était de contacter immédiatement la société d'hébergement et les sociétés d'enregistrement de domaine pour expliquer la situation. Les sociétés d'hébergement et d'enregistrement de domaine contrôlent tout et pourront donc apporter une aide considérable, notamment en cas de vente d'un actif numérique.

J'ai également recommandé de contacter un courtier en sites Web si elle souhaite vendre tout ou partie des sites. J'ai fourni un nom. Les courtiers en sites Web peuvent aider dans ces situations si la vente de certains ou de tous les sites Web est la première chose à faire.

Combien d'informations devez-vous fournir ?

Je me rends compte qu'il y a beaucoup de pièces mobiles dans une entreprise en ligne. Je ne peux pas m'attendre à ce que quelqu'un intervienne et le comprenne.

Mon objectif avec mon document de décès d'entreprise en ligne est de fournir suffisamment d'informations pour que ma femme puisse rapidement prendre le contrôle de tous les sites Web, payer les factures (telles que l'hébergement, les renouvellements de domaine), les sources de revenus et d'autres actifs. Je recommande également un bon courtier en sites Web au cas où elle choisirait de vendre une partie ou la totalité des sites.

Dois-je divulguer les mots de passe ?

Oui, je le fais, mais vous n'êtes pas obligé de le faire, surtout si vous n'êtes pas marié.

Votre exécuteur testamentaire pourra éventuellement accéder à tous les comptes avec un certificat de décès et un dernier testament valide. Cela signifie que vous n'avez qu'à fournir une liste des comptes pour que votre exécuteur sache qui contacter. Cependant, combien de temps cela prendra-t-il ? Des échecs de paiement pourraient-ils survenir entre-temps ?

La raison pour laquelle j'ai fourni des mots de passe est que ma femme peut prendre le contrôle rapidement. Je pense que plus vite elle pourra prendre le contrôle, mieux elle sera en mesure de tout protéger et de les vendre ou de continuer à gérer l'entreprise.

Qui devrait obtenir une copie de votre «document de décès d'entreprise en ligne»?

C'est une bonne question.

J'ai donné une copie à ma femme pour qu'elle puisse intervenir rapidement et gérer les affaires.

Cependant, vous pourriez envisager de fournir une copie scellée à l'avocat qui a préparé votre dernier testament.

L'endroit le plus sûr pour ce document est dans un coffre-fort d'une banque si vous ne souhaitez pas donner ce niveau d'informations sensibles à une personne vivante. Vous indiquerez ensuite le fait que vous avez un coffre-fort dans votre dernière volonté et testament. N'oubliez pas, si vous mettez à jour une partie du document pour le remplacer dans le coffre-fort.

Si les choses doivent se faire rapidement et que le document se trouve dans un coffre-fort, vous pouvez dire à votre exécuteur testamentaire/partenaire/membre de la famille que les instructions pour accéder à ce document sont avec l'avocat. En d'autres termes, rendez visite immédiatement à l'avocat, récupérez le document et gérez les affaires.

Il existe probablement d'autres façons de faciliter cela dont votre avocat peut discuter avec vous.

La mort n'est pas le seul scénario applicable

La mort n'est pas la seule situation où quelqu'un peut avoir besoin d'accéder à votre entreprise en ligne.

Et si vous êtes gravement blessé ou disparaissez ?

Ouais, je connais des choses amusantes à contempler, mais ce sont des considérations importantes.

Par exemple, il est probablement plus difficile pour quelqu'un d'accéder à vos comptes si vous êtes toujours en vie mais en incapacité. C'est une autre raison pour laquelle je fournis des informations d'accès complet à ma femme. Bien que je n'aie pas l'intention d'entrer dans le coma ou d'avoir une lésion cérébrale, cela pourrait arriver à tout moment.

Vos domaines sont-ils configurés pour se renouveler automatiquement ?

J'enregistre toujours tous les domaines avec le renouvellement automatique activé. Si ce n'est pas le cas, allumez-le maintenant. Je t'attendrai.

Il n'y a absolument aucun risque à activer le renouvellement automatique. Si je n'ai plus besoin d'un domaine, j'annule un renouvellement après coup. Bluehost et GoDaddy le font tout le temps pour moi. Je préfère gérer cet inconvénient ou perdre 20 $ sur un renouvellement dont je n'ai pas besoin au lieu de perdre un site Web de 100 000 $ ou 1 million de dollars.

L'activation du renouvellement automatique est également très importante en cas de décès. Et si vous mouriez 3 jours avant l'expiration de votre domaine le plus précieux. Il peut s'écouler des mois avant qu'un exécuteur ne s'implique dans l'organisation de votre succession. À ce moment-là, votre domaine a expiré.

Cela dit, l'activation du renouvellement automatique ne signifie pas qu'il sera effectivement renouvelé si le paiement n'est pas effectué. Vous devez également vous assurer que les paiements seront effectués.

Enfin, consultez un avocat sur ces questions . C'est important. Mon objectif avec cet article n'est pas de donner des conseils, mais plutôt de vous rappeler ou de vous inciter à prendre les mesures nécessaires pour protéger votre entreprise pour vos héritiers et rendre possible le transfert le plus facilement et le plus rapidement possible.

Excellente suggestion de Mike S. (merci Mike !!) :

Après avoir envoyé cet article dans la newsletter Fatstacks, Mike S. a répondu et a fait une très bonne suggestion. En un mot, il a suggéré Roboform qui contrôle tous les mots de passe de tous les comptes et est accessible avec un mot de passe principal. C'est une très bonne option pour gérer vos affaires en cas de décès.

Voici le fil de discussion :

Mike S. :

J'utilise un gestionnaire de mots de passe appelé Roboform. Il contient des mots de passe pour tous mes abonnements payants, mes comptes d'hébergement, paypal et des éléments non payants comme Facebook, Gmail, Hotmail, etc.

Roboform a un mot de passe principal qui permet à toute personne possédant ce mot de passe d'accéder à tous vos comptes. Assurez-vous qu'une personne de confiance possède le mot de passe principal du compte Roboform. De cette façon, les avocats ou les exécuteurs testamentaires peuvent se connecter à tous ces comptes pour les annuler ou les fermer.

Ma réponse:

merci Mike. J'ai entendu parler de Roboform. Est-ce que ça marche sur n'importe quel ordinateur ? Donc, vous vous connectez à Roboform de n'importe où et vous pouvez ensuite accéder à tous les comptes ?

Je suppose que vous feriez mieux de vous assurer que l'abonnement Roboform est payé, n'est-ce pas ?

La réponse de Mike :

Oui Jon, cela fonctionnera sur n'importe quel ordinateur. Si vous installez Roboform sur votre ordinateur, vous êtes autorisé à avoir plusieurs identités. Si vous connaissez mon mot de passe principal, vous pourrez accéder à tous les comptes stockés dans mon compte Roboform, qu'il s'agisse d'une institution bancaire ou de vos cours Fat Stacks que j'ai achetés. Avec Roboform, j'ai la possibilité d'attribuer à une personne de confiance l'accès à ce mot de passe principal. Je ne l'ai pas encore fait, même si je devrais le faire depuis que j'ai 62 ans. Je ne veux tout simplement pas donner à [d'autres personnes] accès au mot de passe principal qui leur donnerait accès à mes cartes de crédit, comptes bancaires, Paypal et autres. Je devrais vraiment engager un avocat et leur donner le mot de passe principal, et leur spécifier les comptes prioritaires à fermer en premier.

Roboform n'est pas le seul administrateur de mot de passe. sur les toiles. Il y a d'autres aussi. Mais les gens doivent savoir qu'il sera plus facile si votre avocat spécialisé en succession a le mot de passe principal pour fermer au moins tous vos comptes d'argent.