Spese aziendali: una guida per gestire i costi in modo appropriato

Tenere traccia dell'evoluzione delle spese sostenute da un'azienda è un compito fondamentale che i proprietari di piccole imprese e i gestori finanziari non dovrebbero sottovalutare quando si tratta di migliorare o mantenere nel tempo i rapporti di redditività di un'azienda. Con la maggiore adozione di soluzioni di contabilità digitale, questo compito è stato facilitato. Tuttavia, richiede la supervisione costante di qualcuno in grado di identificare e correggere rapidamente una fluttuazione anomala nelle spese generali dell'azienda.

Passare dalle spese per interessi associati ai prestiti alle piccole imprese alle buste paga, tenere traccia delle spese aziendali fa parte delle operazioni quotidiane di un'azienda. Il seguente post discuterà le considerazioni correlate mentre raccomanderà alcune pratiche che possono aiutare gli imprenditori a tenere le cose sotto controllo.

Cosa sono le spese aziendali?

Il termine "spese aziendali" si riferisce in genere ai costi indiretti associati alla gestione di un'azienda. Questa distinzione viene comunemente fatta per escludere determinati esborsi direttamente correlati alla produzione di beni, noti come costi diretti. Questi costi diretti includono le materie prime e il lavoro dell'azienda necessari per rendere i suoi servizi o fabbricare i suoi prodotti.

Al contrario, le spese aziendali, note anche come spese operative, sono quelle associate alle operazioni di back-end quotidiane dell'azienda. Queste spese vanno a marketing, vendite, supporto tecnico e altri simili. A seconda della loro natura, destinazione e come sono trattate dal punto di vista contabile, le spese aziendali possono essere classificate come segue:

Dal loro rapporto con i volumi di produzione o di vendita:

• Fisso o variabile: una spesa fissa rimane invariata indipendentemente da come si comportano i volumi di vendita o di produzione, mentre le spese variabili fluttuano parallelamente ai libri aziendali.

Per dipartimento o attività:

• Spese di vendita e marketing.
• Spese generali.
• Spese amministrative.
• Spese contabili (ammortamenti, valutazioni congrue).
• Oneri finanziari (interessi su prestiti alle piccole imprese e altre erogazioni simili).
• Altre spese.

Per la loro periodicità:

• Spese ricorrenti e non ricorrenti.

In base al loro impatto sui flussi di cassa dell'azienda:

• Spese in contanti e non.

Indipendentemente da come sono classificate, le spese aziendali vengono effettuate quotidianamente e in genere influiscono sulla redditività operativa.

Come può un'azienda tenere traccia delle proprie spese?

Le società di software hanno creato applicazioni che hanno facilitato il processo di contabilità, soprattutto per le piccole imprese. Questi programmi possono integrarsi facilmente con il conto bancario dell'azienda per scaricare tutti i dati dalle transazioni finanziarie quotidiane. Il proprietario o la persona incaricata di tenere traccia delle finanze dell'azienda può classificare ogni spesa di conseguenza. Questo tipo di programma consente di creare report e dashboard per tenere traccia dell'evoluzione periodica delle spese. I proprietari di piccole imprese possono utilizzare queste informazioni per valutare se si è verificata una deviazione significativa che potrebbe influire sulla posizione di cassa dell'azienda.

L'importanza di mantenere registri finanziari aggiornati

Per qualsiasi azienda, non tenere registri finanziari aggiornati significherebbe che gli imprenditori non avranno le informazioni di cui hanno bisogno per prendere decisioni tempestive sulle proprie finanze.

Anche se il software di contabilità ha facilitato questo compito, ci sono casi in cui i proprietari di piccole imprese non riescono a separare le proprie finanze personali da quelle dell'azienda, il che provoca confusione e distorce significativamente i bilanci dell'azienda. Per evitare ciò, le aziende devono disporre di un conto bancario separato e implementare controlli interni adeguati per garantire che tutte le transazioni vengano registrate come dovrebbero nel software di contabilità.

Utilizzare un budget per tenere traccia di come si comportano le spese nel tempo

Un budget è uno strumento finanziario che consente agli imprenditori di pianificare come dovrebbe apparire il conto economico dell'azienda nel prossimo trimestre o anno. Per le aziende di medie dimensioni, i budget vengono generalmente elaborati dopo l'identificazione dei centri di costo più critici.

Ciascun centro di costo è un'unità operativa dell'azienda che ha i suoi limiti di budget. Se combinati, tutti i budget individuali dovrebbero risultare nel conto economico proforma e nelle proiezioni di vendita di un'azienda. Il modo più efficiente per tenere traccia dell'evoluzione delle spese aziendali è analizzare periodicamente se si sono verificate deviazioni tra il budget ei risultati effettivi per ciascun centro di costo.

Inoltre, i manager possono allineare gli interessi e gli obiettivi di ciascun dipartimento con quelli dell'azienda sviluppando incentivi legati ai rispettivi budget. In pratica, un modo per farlo è offrire un compenso se le loro spese effettive si attestano al di sotto dell'importo preventivato.

Budget per una piccola impresa

Nel frattempo, per le aziende più piccole, un budget può essere un conto economico pro-forma ben redatto. Tutte le spese rilevanti sono scomposte e previste in base alle tendenze precedenti. Il modo più semplice per farlo è analizzare come alcune spese si sono evolute in passato come percentuale delle vendite totali dell'azienda. Se il tasso è stato relativamente simile negli anni precedenti, non ci dovrebbe essere motivo di pensare che sarà troppo diverso in futuro.

In questo modo, i proprietari di piccole imprese possono valutare l'impatto che determinate voci, come le spese per interessi sui prestiti alle piccole imprese, avranno sui risultati economici dell'azienda. Di conseguenza, possono apportare modifiche di conseguenza per migliorare eventualmente la redditività su tutta la linea.

Migliori pratiche per tenere sotto controllo le spese aziendali

Suggerimento n. 1: automatizzare e utilizzare la tecnologia

L'automazione di molti processi interni farà risparmiare tempo e risorse poiché sarà necessario assumere meno persone per svolgere lo stesso numero di attività, mentre le persone che sono già state assunte avranno più tempo a disposizione per concentrarsi sugli aspetti più strategici del business . A questo proposito, l'utilizzo della tecnologia può aiutare le piccole imprese a risparmiare migliaia di dollari all'anno in aree come contabilità, buste paga, IT, marketing e vendite attraverso l'uso di soluzioni software-as-a-service (SaaS) e applicazioni basate su abbonamento.

Suggerimento n. 2: i costi fissi sono migliori se l'attività è in crescita

Un costo fisso è migliore di uno variabile se si prevede che l'azienda vedrà crescere le proprie vendite o volumi di produzione in futuro. La ragione di ciò è che la natura fissa di queste spese consentirà all'azienda di trattenere più soldi da ogni dollaro guadagnato in vendite, il che significa rapporti di redditività più elevati.

Suggerimento n. 3 – Cerca costantemente come migliorare le tue pratiche per le attività rilevanti

C'è sempre un modo migliore per fare tutto. Passando da come l'azienda gestisce le sue campagne di marketing a quale prestatore sceglie quando cerca l'approvazione per i prestiti alle piccole imprese. La ricerca di ciò che stanno facendo i concorrenti e l'apprendimento delle pratiche seguite dalle persone nella costruzione delle loro piccole aziende può essere un ottimo modo per identificare nuove strategie per ridurre le spese aziendali.

Suggerimento n. 4 – Ripaga il tuo debito più costoso

Non tutti i debiti aziendali sono uguali. A questo proposito, dovrebbero essere valutati i termini specifici di ciascuna carta di credito, prestito per piccole imprese e linea di credito per identificare e ripagare il più rapidamente possibile gli impegni che producono le spese finanziarie annuali più elevate per l'azienda. A questo proposito, è essenziale guardare oltre il solo tasso di interesse. Il tasso percentuale annuo (APR), che aggiunge l'impatto di commissioni e commissioni al costo del prestito, sarà in genere una stima migliore quando si tenta di identificare il debito più costoso.

Linea di fondo

Ora che sai quali sono le spese aziendali e come tenerne traccia, puoi seguire alcuni di questi consigli per ridurle e aumentare la redditività della tua azienda. Nel frattempo, nel caso in cui la tua azienda sia alla ricerca dei migliori prestiti per le piccole imprese, Camino Financial è un prestatore online con sede in California che offre tempi di risposta rapidi e un'ampia varietà di prestiti tra cui scegliere. Scopri di più su di loro qui.