Pengeluaran bisnis: Panduan untuk mengelola biaya Anda dengan tepat

Melacak bagaimana biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan berkembang adalah tugas penting yang tidak boleh diremehkan oleh pemilik usaha kecil dan manajer keuangan dalam hal meningkatkan atau mempertahankan rasio profitabilitas bisnis dari waktu ke waktu. Dengan meningkatnya adopsi solusi akuntansi digital, tugas ini telah difasilitasi. Namun, itu menuntut pengawasan konstan dari seseorang yang dapat dengan cepat mengidentifikasi dan memperbaiki fluktuasi abnormal dalam overhead perusahaan.

Mulai dari pengeluaran bunga yang terkait dengan pinjaman usaha kecil hingga penggajian, mencatat pengeluaran bisnis adalah bagian dari operasi perusahaan sehari-hari. Posting berikut akan membahas pertimbangan terkait sambil merekomendasikan praktik tertentu yang dapat membantu wirausahawan menjaga segala sesuatunya tetap terkendali.

Apa itu pengeluaran bisnis?

Istilah "pengeluaran bisnis" biasanya mengacu pada biaya tidak langsung yang terkait dengan menjalankan perusahaan. Pembedaan ini biasanya dibuat untuk mengecualikan pengeluaran tertentu yang terkait langsung dengan produksi barang – yang dikenal sebagai biaya langsung. Biaya langsung ini mencakup bahan baku dan tenaga kerja perusahaan yang dibutuhkan untuk memberikan layanannya atau memproduksi produknya.

Sebaliknya, biaya bisnis, juga dikenal sebagai biaya operasional, adalah biaya yang terkait dengan operasi back-end perusahaan sehari-hari. Pengeluaran ini digunakan untuk pemasaran, penjualan, dukungan teknis, dan lain-lain. Tergantung pada sifat, tujuan, dan bagaimana mereka diperlakukan dari perspektif akuntansi, biaya bisnis dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

Menurut hubungannya dengan volume produksi atau penjualan:

• Tetap atau variabel: biaya tetap tetap tidak berubah terlepas dari bagaimana penjualan atau volume produksi berperilaku, sementara biaya variabel berfluktuasi di samping pembukuan perusahaan.

Menurut departemen atau aktivitas:

• Biaya penjualan dan pemasaran.
• Pengeluaran umum.
• Biaya administrasi.
• Beban akuntansi (depresiasi, amortisasi, penilaian penilaian wajar).
• Pengeluaran keuangan (bunga pinjaman usaha kecil dan pengeluaran serupa lainnya).
• Biaya lainnya.

Dengan periodisitas mereka:

• Biaya berulang dan tidak berulang.

Dengan dampaknya terhadap arus kas perusahaan:

• Pengeluaran tunai dan non tunai.

Terlepas dari bagaimana mereka diklasifikasikan, pengeluaran bisnis dilakukan setiap hari dan biasanya mempengaruhi profitabilitas operasinya.

Bagaimana bisnis dapat melacak pengeluarannya?

Perusahaan perangkat lunak telah menciptakan aplikasi yang memfasilitasi proses pembukuan – terutama untuk usaha kecil. Program-program ini dapat dengan mudah diintegrasikan dengan rekening bank bisnis untuk mengunduh semua data dari transaksi keuangan harian. Pemilik atau orang yang bertanggung jawab untuk melacak keuangan perusahaan dapat mengkategorikan setiap pengeluaran yang sesuai. Program semacam ini memungkinkan untuk membuat laporan dan dasbor untuk melacak bagaimana pengeluaran berkembang secara berkala. Pemilik usaha kecil dapat menggunakan informasi ini untuk menilai apakah telah terjadi penyimpangan signifikan yang dapat mempengaruhi posisi kas perusahaan.

Pentingnya menyimpan catatan keuangan yang diperbarui

Untuk bisnis apa pun, tidak menyimpan catatan keuangan yang diperbarui akan berarti bahwa pemilik bisnis akan kekurangan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tepat waktu tentang keuangan mereka.

Meskipun perangkat lunak pembukuan telah memfasilitasi tugas ini, ada kasus di mana pemilik usaha kecil gagal memisahkan keuangan pribadi mereka dari keuangan bisnis, yang menyebabkan kebingungan dan secara signifikan mendistorsi laporan keuangan perusahaan. Untuk menghindari hal ini, perusahaan harus memiliki rekening bank terpisah dan menerapkan pengendalian internal yang memadai untuk menjamin bahwa semua transaksi akan dicatat sebagaimana mestinya dalam perangkat lunak akuntansi.

Menggunakan anggaran untuk melacak bagaimana pengeluaran berperilaku dari waktu ke waktu

Anggaran adalah alat keuangan yang memungkinkan pemilik bisnis untuk merencanakan bagaimana laporan laba rugi perusahaan akan terlihat pada kuartal atau tahun berikutnya. Untuk bisnis menengah, anggaran biasanya disusun setelah mengidentifikasi pusat biaya yang paling penting.

Setiap pusat biaya adalah unit operasional bisnis yang memiliki batasan anggaran. Ketika digabungkan, semua anggaran individu harus menghasilkan laporan laba rugi proforma dan proyeksi penjualan perusahaan. Cara paling efisien untuk melacak bagaimana pengeluaran bisnis berkembang adalah dengan menganalisis secara berkala jika ada penyimpangan antara anggaran dan hasil aktual untuk setiap pusat biaya.

Selain itu, manajer dapat menyelaraskan kepentingan dan tujuan masing-masing departemen dengan kepentingan perusahaan dengan mengembangkan insentif yang terkait dengan anggaran masing-masing. Dalam praktiknya, salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menawarkan kompensasi jika pengeluaran aktual mereka berada di bawah jumlah yang dianggarkan.

Penganggaran untuk usaha kecil

Sementara itu, untuk perusahaan yang lebih kecil, anggaran dapat menjadi laporan laba rugi Pro-forma yang dirancang dengan baik. Semua pengeluaran yang relevan dipecah dan diperkirakan berdasarkan tren sebelumnya. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menganalisis bagaimana pengeluaran tertentu telah berkembang di masa lalu sebagai persentase dari total penjualan perusahaan. Jika tingkatnya relatif sama di tahun-tahun sebelumnya, seharusnya tidak ada alasan untuk berpikir bahwa mereka akan terlalu berbeda di masa depan.

Dengan melakukan ini, pemilik usaha kecil dapat menilai dampak item tertentu seperti pengeluaran bunga untuk pinjaman usaha kecil terhadap hasil bottom-line perusahaan. Akibatnya, mereka dapat melakukan penyesuaian yang sesuai untuk meningkatkan profitabilitas di masa mendatang.

Praktik terbaik untuk menjaga pengeluaran bisnis tetap terkendali

Tip #1 – Otomatiskan dan gunakan teknologi

Mengotomatiskan banyak proses internal akan menghemat waktu dan sumber daya karena lebih sedikit orang yang harus dipekerjakan untuk melakukan jumlah aktivitas yang sama, sementara orang yang telah dipekerjakan akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada aspek bisnis yang lebih strategis. . Dalam hal ini, menggunakan teknologi dapat membantu usaha kecil menghemat ribuan dolar setahun di berbagai bidang seperti akuntansi, penggajian, TI, pemasaran, dan penjualan melalui penggunaan solusi perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) dan aplikasi berbasis langganan.

Tip #2 – Biaya tetap lebih baik jika bisnis berkembang

Biaya tetap lebih baik daripada biaya variabel jika perusahaan diharapkan melihat penjualan atau volume produksinya tumbuh di masa depan. Alasan untuk ini adalah bahwa sifat tetap dari pengeluaran ini akan memungkinkan bisnis untuk menyimpan lebih banyak uang dari setiap dolar yang dihasilkannya dalam penjualan, yang berarti rasio profitabilitas yang lebih tinggi.

Tip #3 – Terus-menerus meneliti cara meningkatkan praktik Anda untuk aktivitas yang relevan

Selalu ada cara yang lebih baik untuk melakukan segalanya. Mulai dari bagaimana perusahaan mengelola kampanye pemasarannya hingga pemberi pinjaman mana yang dipilihnya saat mencari persetujuan untuk pinjaman usaha kecil. Meneliti apa yang dilakukan pesaing dan mempelajari praktik yang diikuti orang dalam membangun perusahaan kecil mereka dapat menjadi cara yang bagus untuk mengidentifikasi strategi baru guna mengurangi pengeluaran bisnis.

Tip #4 – Lunasi hutang Anda yang paling mahal

Tidak semua utang bisnis diciptakan sama. Dalam hal ini, persyaratan khusus dari setiap kartu kredit, pinjaman usaha kecil, dan jalur kredit harus dinilai untuk mengidentifikasi dan membayar secepat mungkin komitmen yang menghasilkan pengeluaran keuangan tahunan tertinggi bagi perusahaan. Dalam hal ini, penting untuk melihat melampaui tingkat bunga saja. Tingkat persentase tahunan (APR), yang menambahkan dampak komisi dan biaya pada biaya pinjaman Anda, biasanya akan menjadi perkiraan yang lebih baik ketika mencoba mengidentifikasi hutang yang paling mahal.

Intinya

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu pengeluaran bisnis dan bagaimana Anda dapat melacaknya, Anda dapat mengikuti beberapa rekomendasi ini untuk menguranginya dan meningkatkan profitabilitas perusahaan Anda. Sementara itu, jika bisnis Anda mencari pinjaman usaha kecil terbaik di luar sana, Camino Financial adalah pemberi pinjaman online berbasis di California yang menawarkan waktu respons cepat dan berbagai macam pinjaman untuk Anda pilih. Cari tahu lebih banyak tentang mereka di sini.