مصاريف العمل: دليل لإدارة تكاليفك بشكل مناسب

يعد تتبع كيفية تطور النفقات التي تتكبدها الشركة مهمة حاسمة لا ينبغي لأصحاب الأعمال الصغيرة والمديرين الماليين التقليل من شأنها عندما يتعلق الأمر بتحسين أو الحفاظ على نسب ربحية الشركة بمرور الوقت. مع زيادة اعتماد حلول المحاسبة الرقمية ، تم تسهيل هذه المهمة. ومع ذلك ، فإنه يتطلب الإشراف المستمر من شخص يمكنه تحديد وتصحيح التقلبات غير الطبيعية في النفقات العامة للشركة بسرعة.

الانتقال من نفقات الفوائد المرتبطة بقروض الأعمال الصغيرة إلى كشوف المرتبات ، يعد تتبع نفقات الأعمال جزءًا من العمليات اليومية للشركة. سيناقش المنشور التالي الاعتبارات ذات الصلة مع التوصية بممارسات معينة يمكن أن تساعد رواد الأعمال على إبقاء الأمور تحت السيطرة.

ما هي مصاريف العمل؟

يشير مصطلح "نفقات الأعمال" عادةً إلى التكاليف غير المباشرة المرتبطة بإدارة الشركة. يتم عادة هذا التمييز لاستبعاد مدفوعات معينة مرتبطة مباشرة بإنتاج السلع - المعروفة باسم التكاليف المباشرة. تشمل هذه التكاليف المباشرة المواد الخام للشركة والعمالة اللازمة لتقديم خدماتها أو تصنيع منتجاتها.

في المقابل ، فإن نفقات العمل ، والمعروفة أيضًا بمصروفات التشغيل ، هي تلك المرتبطة بالعمليات اليومية للشركة. تذهب هذه النفقات للتسويق والمبيعات والدعم الفني وما شابه ذلك. اعتمادًا على طبيعتها ووجهتها وكيفية معاملتها من منظور محاسبي ، يمكن تصنيف نفقات الأعمال على النحو التالي:

حسب علاقتهم بحجم الإنتاج أو المبيعات:

• ثابت أو متغير: تظل المصروفات الثابتة دون تغيير بغض النظر عن كيفية تصرف أحجام المبيعات أو الإنتاج ، بينما تتقلب المصروفات المتغيرة جنبًا إلى جنب مع دفاتر الشركة.

حسب القسم أو النشاط:

• مصاريف البيع والتسويق.
• المصروفات العامة.
• المصروفات الإدارية.
• المصاريف المحاسبية (الإهلاك ، الإطفاء ، تقييمات التقييم العادل).
• المصاريف المالية (الفوائد على قروض الأعمال الصغيرة والمدفوعات المماثلة الأخرى).
• نفقات أخرى.

حسب تواترها:

• المصاريف المتكررة و غير المتكررة.

من خلال تأثيرها على التدفقات النقدية للشركة:

• المصاريف النقدية وغير النقدية.

بغض النظر عن كيفية تصنيفها ، يتم إجراء مصاريف العمل يوميًا وتؤثر عادةً على ربحيتها التشغيلية.

كيف يمكن للأعمال التجارية تتبع نفقاتها؟

أنشأت شركات البرمجيات تطبيقات سهلت عملية مسك الدفاتر - خاصة للشركات الصغيرة. يمكن دمج هذه البرامج بسهولة مع الحساب المصرفي للشركة لتنزيل جميع البيانات من المعاملات المالية اليومية. يمكن للمالك أو الشخص المسؤول عن تتبع الشؤون المالية للشركة تصنيف كل نفقات وفقًا لذلك. يتيح هذا النوع من البرامج إمكانية إنشاء تقارير ولوحات معلومات لتتبع كيفية تطور النفقات بشكل دوري. يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة استخدام هذه المعلومات لتقييم ما إذا كان هناك انحراف كبير يمكن أن يؤثر على الوضع النقدي للشركة.

أهمية الاحتفاظ بسجلات مالية محدثة

بالنسبة لأي عمل تجاري ، فإن عدم الاحتفاظ بسجلات مالية محدثة يعني أن أصحاب الأعمال سيفتقرون إلى المعلومات التي يحتاجونها لاتخاذ قرارات في الوقت المناسب بشأن مواردهم المالية.

على الرغم من أن برنامج مسك الدفاتر قد سهل هذه المهمة ، إلا أن هناك حالات يفشل فيها أصحاب الأعمال الصغيرة في فصل مواردهم المالية الشخصية عن تلك الخاصة بالشركة ، مما يسبب الارتباك ويشوه البيانات المالية للشركة بشكل كبير. لتجنب ذلك ، يجب أن يكون لدى الشركات حساب مصرفي منفصل وتنفيذ ضوابط داخلية كافية لضمان تسجيل جميع المعاملات كما ينبغي في برنامج المحاسبة.

استخدام الميزانية لتتبع سلوك النفقات بمرور الوقت

الميزانية هي أداة مالية تسمح لأصحاب الأعمال بالتخطيط لكيفية ظهور بيان دخل الشركة في الربع أو السنة التالية. بالنسبة للشركات متوسطة الحجم ، يتم عادةً صياغة الميزانيات بناءً على تحديد مراكز التكلفة الأكثر أهمية.

كل مركز تكلفة هو وحدة تشغيلية للأعمال التجارية التي لها قيود الميزانية الخاصة بها. عند الجمع ، يجب أن تؤدي جميع الميزانيات الفردية إلى بيان الدخل الأولي للشركة وتوقعات المبيعات. الطريقة الأكثر فاعلية لتتبع كيفية تطور نفقات العمل هي التحليل الدوري إذا كانت هناك انحرافات بين الميزانية والنتائج الفعلية لكل مركز تكلفة.

علاوة على ذلك ، يمكن للمديرين مواءمة اهتمامات وأهداف كل قسم مع مصالح وأهداف الشركة من خلال تطوير حوافز مرتبطة بميزانيات كل منهم. من الناحية العملية ، تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في تقديم تعويض إذا كانت نفقاتهم الفعلية أقل من المبلغ المحدد في الميزانية.

وضع الميزانية للأعمال التجارية الصغيرة

وفي الوقت نفسه ، بالنسبة للشركات الأصغر ، يمكن أن تكون الميزانية عبارة عن بيان دخل جيد الصياغة. يتم تقسيم جميع النفقات ذات الصلة والتنبؤ بها على أساس الاتجاهات السابقة. أسهل طريقة للقيام بذلك هي تحليل كيفية تطور بعض النفقات في الماضي كنسبة مئوية من إجمالي مبيعات الشركة. إذا كان المعدل مشابهًا نسبيًا في السنوات السابقة ، فلا ينبغي أن يكون هناك سبب للاعتقاد بأنها ستكون مختلفة جدًا في المستقبل.

من خلال القيام بذلك ، يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة تقييم تأثير بعض البنود مثل نفقات الفوائد على قروض الأعمال الصغيرة على نتائج الشركة النهائية. نتيجة لذلك ، يمكنهم إجراء تعديلات وفقًا لذلك لتحسين الربحية لاحقًا.

أفضل الممارسات لإبقاء نفقات العمل تحت السيطرة

نصيحة رقم 1 - أتمتة واستخدام التكنولوجيا

ستوفر أتمتة العديد من العمليات الداخلية الوقت والموارد حيث سيتعين تعيين عدد أقل من الأشخاص للقيام بنفس العدد من الأنشطة ، بينما سيكون لدى الأشخاص الذين تم تعيينهم بالفعل المزيد من الوقت بين أيديهم للتركيز على الجوانب الأكثر إستراتيجية للعمل . في هذا الصدد ، يمكن أن يساعد استخدام التكنولوجيا الشركات الصغيرة في توفير آلاف الدولارات سنويًا في مجالات مثل المحاسبة وكشوف المرتبات وتكنولوجيا المعلومات والتسويق والمبيعات من خلال استخدام حلول البرمجيات كخدمة (SaaS) والتطبيقات القائمة على الاشتراك.

نصيحة رقم 2 - التكاليف الثابتة أفضل إذا كان العمل ينمو

التكلفة الثابتة أفضل من التكلفة المتغيرة إذا كان من المتوقع أن ترى الشركة نمو حجم مبيعاتها أو إنتاجها في المستقبل. والسبب في ذلك هو أن الطبيعة الثابتة لهذه النفقات ستسمح للشركة بإبقاء المزيد من الأموال خارج كل دولار تحققه في المبيعات ، مما يعني ارتفاع نسب الربحية.

نصيحة رقم 3 - ابحث باستمرار عن كيفية تحسين ممارساتك للأنشطة ذات الصلة

هناك دائما طريقة أفضل لفعل كل شيء. الانتقال من كيفية إدارة الشركة لحملاتها التسويقية إلى أي مقرض تختاره عند السعي للحصول على الموافقة على قروض الأعمال الصغيرة. يمكن أن يكون البحث عما يفعله المنافسون وتعلم الممارسات التي يتبعها الأشخاص في بناء شركاتهم الصغيرة طريقة رائعة لتحديد استراتيجيات جديدة لخفض نفقات الأعمال.

نصيحة رقم 4 - سداد ديونك الأغلى

لا يتم إنشاء جميع الديون التجارية على قدم المساواة. في هذا الصدد ، يجب تقييم الشروط المحددة لكل بطاقة ائتمان ، وقرض تجاري صغير ، وخط ائتمان لتحديد وسداد الالتزامات بأسرع ما يمكن التي تنتج أعلى نفقات مالية سنوية للشركة. في هذا الصدد ، من الضروري النظر إلى ما وراء سعر الفائدة وحده. عادةً ما يكون معدل النسبة المئوية السنوي (APR) ، الذي يضيف تأثير العمولات والرسوم إلى تكلفة الاقتراض ، تقديرًا أفضل عند محاولة تحديد الديون الأكثر تكلفة.

الحد الأدنى

الآن بعد أن تعرفت على نفقات العمل وكيف يمكنك تتبعها ، يمكنك اتباع بعض هذه التوصيات لتقليلها وزيادة ربحية شركتك. وفي الوقت نفسه ، إذا كان عملك يبحث عن أفضل قروض الأعمال الصغيرة هناك ، فإن Camino Financial هي جهة إقراض عبر الإنترنت مقرها في كاليفورنيا توفر أوقات استجابة سريعة ومجموعة متنوعة من القروض لتختار من بينها. معرفة المزيد عنها هنا.