Wydatki biznesowe: przewodnik dotyczący odpowiedniego zarządzania kosztami

Śledzenie ewolucji wydatków ponoszonych przez firmę jest kluczowym zadaniem, którego właściciele małych firm i menedżerowie finansowi nie powinni lekceważyć, jeśli chodzi o poprawę lub utrzymanie wskaźników rentowności firmy w czasie. Wraz ze wzrostem popularności cyfrowych rozwiązań księgowych zadanie to zostało ułatwione. Wymaga to jednak stałego nadzoru kogoś, kto potrafi szybko zidentyfikować i skorygować nienormalne wahania kosztów ogólnych firmy.

Przechodząc od wydatków odsetkowych związanych z pożyczkami dla małych firm po płace, śledzenie wydatków biznesowych jest częścią codziennej działalności firmy. Poniższy post omówi powiązane kwestie, zalecając pewne praktyki, które mogą pomóc przedsiębiorcom utrzymać wszystko w ryzach.

Jakie są wydatki biznesowe?

Termin „koszty biznesowe” zazwyczaj odnosi się do kosztów pośrednich związanych z prowadzeniem firmy. To rozróżnienie jest powszechnie stosowane w celu wykluczenia niektórych wypłat bezpośrednio związanych z produkcją towarów – znanych jako koszty bezpośrednie. Te bezpośrednie koszty obejmują surowce i robociznę firmy potrzebną do świadczenia usług lub wytwarzania jej produktów.

W przeciwieństwie do tego, wydatki biznesowe, zwane również kosztami operacyjnymi, to koszty związane z codziennymi operacjami back-end firmy. Wydatki te są przeznaczone na marketing, sprzedaż, wsparcie techniczne i inne podobne. W zależności od ich charakteru, przeznaczenia i sposobu, w jaki są traktowane z perspektywy księgowej, wydatki biznesowe można sklasyfikować w następujący sposób:

Według ich związku z wielkością produkcji lub sprzedaży:

• Stały czy zmienny: stały wydatek pozostaje niezmieniony niezależnie od tego, jak zachowują się wolumeny sprzedaży lub produkcji, podczas gdy zmienne wydatki zmieniają się wraz z księgami firmy.

Według działu lub działalności:

• Koszty sprzedaży i marketingu.
• Ogólne wydatki.
• Koszty administracyjne.
• Koszty księgowe (amortyzacja, wyceny wartości godziwej).
• Koszty finansowe (odsetki od pożyczek dla małych firm i innych podobnych wydatków).
• Inne wydatki.

Według ich częstotliwości:

• Wydatki cykliczne i jednorazowe.

Przez ich wpływ na przepływy pieniężne firmy:

• Wydatki gotówkowe i niegotówkowe.

Niezależnie od klasyfikacji, wydatki biznesowe są ponoszone codziennie i zazwyczaj wpływają na jej rentowność operacyjną.

Jak firma może śledzić swoje wydatki?

Firmy programistyczne stworzyły aplikacje, które usprawniły proces prowadzenia ksiąg rachunkowych – zwłaszcza dla małych firm. Programy te można łatwo zintegrować z kontem bankowym firmy, aby pobrać wszystkie dane z codziennych transakcji finansowych. Właściciel lub osoba odpowiedzialna za śledzenie finansów firmy może odpowiednio skategoryzować każdy wydatek. Ten rodzaj programu umożliwia tworzenie raportów i pulpitów nawigacyjnych, aby śledzić okresowe zmiany wydatków. Właściciele małych firm mogą wykorzystać te informacje do oceny, czy wystąpiło znaczące odchylenie, które mogłoby wpłynąć na sytuację gotówkową firmy.

Znaczenie aktualizowania dokumentacji finansowej

W przypadku każdej firmy brak aktualnej dokumentacji finansowej oznaczałby, że właścicielom firm brakuje informacji potrzebnych do podejmowania na czas decyzji dotyczących ich finansów.

Mimo że oprogramowanie księgowe ułatwiło to zadanie, zdarzają się przypadki, w których właściciele małych firm nie oddzielają swoich finansów osobistych od finansów firmy, co powoduje zamieszanie i znacząco zniekształca sprawozdania finansowe firmy. Aby tego uniknąć, firmy muszą mieć oddzielne konto bankowe i wdrożyć odpowiednie kontrole wewnętrzne, aby zagwarantować, że wszystkie transakcje będą rejestrowane tak, jak powinny w oprogramowaniu księgowym.

Wykorzystanie budżetu do śledzenia zachowania wydatków w czasie

Budżet to narzędzie finansowe, które pozwala właścicielom firm zaplanować, jak powinien wyglądać rachunek zysków i strat firmy w kolejnym kwartale lub roku. W przypadku firm średniej wielkości budżety są zwykle opracowywane po określeniu najbardziej krytycznych miejsc powstawania kosztów.

Każde centrum kosztów jest jednostką operacyjną firmy, która ma ograniczenia budżetowe. Po połączeniu wszystkie poszczególne budżety powinny skutkować zestawieniem dochodów proforma firmy i prognozami sprzedaży. Najskuteczniejszym sposobem śledzenia ewolucji wydatków biznesowych jest okresowa analiza, czy wystąpiły odchylenia między budżetem a rzeczywistymi wynikami dla każdego miejsca powstawania kosztów.

Co więcej, menedżerowie mogą dostosować zainteresowania i cele każdego działu do celów firmy, opracowując zachęty związane z ich budżetami. W praktyce jednym ze sposobów na to jest zaoferowanie rekompensaty, jeśli ich rzeczywiste wydatki spadną poniżej kwoty budżetowej.

Budżetowanie dla małej firmy

Tymczasem w przypadku mniejszych firm budżet może być dobrze przygotowanym rachunkiem zysków i strat Pro-forma. Wszystkie istotne wydatki są podzielone i prognozowane na podstawie wcześniejszych trendów. Najprostszym sposobem, aby to zrobić, jest przeanalizowanie, jak niektóre wydatki ewoluowały w przeszłości jako procent całkowitej sprzedaży firmy. Jeśli wskaźnik był stosunkowo podobny w poprzednich latach, nie powinno być powodu, aby sądzić, że w przyszłości będą się zbytnio różnić.

W ten sposób właściciele małych firm mogą ocenić wpływ niektórych pozycji, takich jak wydatki na odsetki od pożyczek dla małych firm, na wyniki firmy. W rezultacie mogą wprowadzić odpowiednie korekty, aby ewentualnie poprawić rentowność na całej linii.

Najlepsze praktyki, aby utrzymać wydatki biznesowe w ryzach

Wskazówka nr 1 – Automatyzacja i wykorzystanie technologii

Automatyzacja wielu procesów wewnętrznych pozwoli zaoszczędzić czas i zasoby, ponieważ mniej osób będzie musiało być zatrudnionych do wykonania tej samej liczby czynności, podczas gdy osoby już zatrudnione będą miały więcej czasu na skupienie się na bardziej strategicznych aspektach działalności . W związku z tym korzystanie z technologii może pomóc małym firmom zaoszczędzić tysiące dolarów rocznie w obszarach takich jak księgowość, płace, IT, marketing i sprzedaż dzięki wykorzystaniu rozwiązań oprogramowania jako usługi (SaaS) i aplikacji opartych na subskrypcji.

Wskazówka nr 2 – Stałe koszty są lepsze, jeśli firma się rozwija

Koszt stały jest lepszy niż koszt zmienny, jeśli oczekuje się, że firma w przyszłości zwiększy sprzedaż lub wielkość produkcji. Powodem tego jest to, że sztywny charakter tych wydatków pozwoli firmie zatrzymać więcej pieniędzy z każdego dolara, jaki zarobi na sprzedaży, co oznacza wyższe wskaźniki rentowności.

Wskazówka #3 – Nieustannie badaj, jak ulepszyć swoje praktyki w zakresie odpowiednich działań

Zawsze jest lepszy sposób na zrobienie wszystkiego. Przechodząc od sposobu, w jaki firma zarządza kampaniami marketingowymi, do wybranego pożyczkodawcy, ubiegając się o zgodę na pożyczki dla małych firm. Badanie tego, co robią konkurenci i poznanie praktyk, które ludzie stosują podczas budowania małych firm, może być świetnym sposobem na określenie nowych strategii ograniczania wydatków biznesowych.

Porada #4 – Spłać najdroższy dług

Nie wszystkie długi biznesowe są sobie równe. W związku z tym należy ocenić szczegółowe warunki każdej karty kredytowej, pożyczki dla małej firmy i linii kredytowej, aby zidentyfikować i jak najszybciej spłacić zobowiązania, które generują najwyższe roczne wydatki finansowe dla firmy. W związku z tym konieczne jest wyjście poza samą stopę procentową. Roczna stopa oprocentowania (APR), która dodaje wpływ prowizji i opłat do kosztu kredytu, będzie zazwyczaj lepszym oszacowaniem przy próbie zidentyfikowania najdroższego długu.

Dolna linia

Teraz, gdy już wiesz, jakie są wydatki biznesowe i jak możesz je śledzić, możesz zastosować się do niektórych z tych zaleceń, aby je zmniejszyć i zwiększyć rentowność firmy. Tymczasem, jeśli Twoja firma szuka najlepszych pożyczek dla małych firm, Camino Financial to internetowy pożyczkodawca z siedzibą w Kalifornii, który oferuje szybkie czasy reakcji i szeroką gamę pożyczek do wyboru. Dowiedz się więcej o nich tutaj.