Dépenses professionnelles : un guide pour bien gérer vos dépenses

Suivre l'évolution des dépenses engagées par une entreprise est une tâche essentielle que les propriétaires de petites entreprises et les gestionnaires financiers ne doivent pas sous-estimer lorsqu'il s'agit d'améliorer ou de maintenir les ratios de rentabilité d'une entreprise dans le temps. Avec l'adoption croissante des solutions de comptabilité numérique, cette tâche a été facilitée. Néanmoins, cela demande la supervision constante d'une personne capable d'identifier et de corriger rapidement une fluctuation anormale des frais généraux de l'entreprise.

Depuis les dépenses d'intérêts associées aux prêts aux petites entreprises jusqu'à la masse salariale, le suivi des dépenses d'entreprise fait partie des opérations quotidiennes d'une entreprise. L'article suivant discutera de considérations connexes tout en recommandant certaines pratiques qui peuvent aider les entrepreneurs à garder les choses sous contrôle.

Que sont les dépenses professionnelles ?

Le terme « dépenses d'entreprise » fait généralement référence aux coûts indirects associés à la gestion d'une entreprise. Cette distinction est couramment faite pour exclure certains débours directement liés à la production de biens – appelés coûts directs. Ces coûts directs comprennent les matières premières et la main-d'œuvre nécessaires à l'entreprise pour rendre ses services ou fabriquer ses produits.

En revanche, les dépenses d'entreprise, également appelées dépenses d'exploitation, sont celles associées aux opérations d'arrière-plan quotidiennes de l'entreprise. Ces dépenses sont consacrées au marketing, aux ventes, au support technique et autres. Selon leur nature, leur destination et leur traitement comptable, les charges professionnelles peuvent être classées comme suit :

Par leur relation avec les volumes de production ou de vente :

• Fixe ou variable : une charge fixe reste inchangée quel que soit le comportement des volumes de vente ou de production, tandis que les charges variables fluctuent parallèlement aux livres de l'entreprise.

Par département ou activité :

• Frais de vente et de marketing.
• Frais généraux.
• Dépenses administratives.
• Dépenses comptables (amortissements, dépréciations, évaluations à la juste valeur).
• Frais financiers (intérêts sur les prêts aux petites entreprises et autres débours similaires).
• Autres dépenses.

Par leur périodicité :

• Dépenses récurrentes et non récurrentes.

Par leur impact sur les flux de trésorerie de l'entreprise :

• Dépenses en espèces et non en espèces.

Quelle que soit leur classification, les dépenses d'entreprise sont effectuées quotidiennement et affectent généralement sa rentabilité d'exploitation.

Comment une entreprise peut-elle suivre ses dépenses ?

Les éditeurs de logiciels ont créé des applications qui ont facilité le processus de comptabilité, en particulier pour les petites entreprises. Ces programmes peuvent facilement s'intégrer au compte bancaire de l'entreprise pour télécharger toutes les données des transactions financières quotidiennes. Le propriétaire ou la personne chargée de suivre les finances de l'entreprise peut catégoriser chaque dépense en conséquence. Ce type de programme permet de créer des rapports et des tableaux de bord pour suivre l'évolution périodique des dépenses. Les propriétaires de petites entreprises peuvent utiliser ces informations pour évaluer s'il y a eu un écart important qui pourrait affecter la situation de trésorerie de l'entreprise.

L'importance de tenir des registres financiers à jour

Pour toute entreprise, ne pas tenir de registres financiers à jour signifierait que les propriétaires d'entreprise ne disposeront pas des informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions opportunes concernant leurs finances.

Même si les logiciels de comptabilité ont facilité cette tâche, il existe des cas où les propriétaires de petites entreprises ne parviennent pas à séparer leurs finances personnelles de celles de l'entreprise, ce qui sème la confusion et déforme considérablement les états financiers de l'entreprise. Pour éviter cela, les entreprises doivent avoir un compte bancaire séparé et mettre en place des contrôles internes adéquats pour garantir que toutes les transactions seront enregistrées comme il se doit dans le logiciel comptable.

Utiliser un budget pour suivre l'évolution des dépenses dans le temps

Un budget est un outil financier qui permet aux propriétaires d'entreprise de planifier à quoi devrait ressembler le compte de résultat de l'entreprise au cours du prochain trimestre ou de l'année. Pour les entreprises de taille moyenne, les budgets sont généralement rédigés après identification des centres de coûts les plus critiques.

Chaque centre de coût est une unité opérationnelle de l'entreprise qui a ses restrictions budgétaires. Lorsqu'ils sont combinés, tous les budgets individuels doivent aboutir à un compte de résultat pro forma et à des projections de ventes d'une entreprise. Le moyen le plus efficace de suivre l'évolution des dépenses d'entreprise est d'analyser périodiquement s'il y a eu des écarts entre le budget et les résultats réels pour chaque centre de coûts.

De plus, les managers peuvent aligner les intérêts et les objectifs de chaque département avec ceux de l'entreprise en développant des incitations liées à leurs budgets respectifs. En pratique, une façon d'y parvenir est d'offrir une compensation si leurs dépenses réelles sont inférieures au montant budgétisé.

Budget pour une petite entreprise

Pendant ce temps, pour les petites entreprises, un budget peut être un compte de résultat pro-forma bien rédigé. Toutes les dépenses pertinentes sont ventilées et prévues en fonction des tendances antérieures. Pour ce faire, le plus simple consiste à analyser l'évolution de certaines dépenses dans le passé en pourcentage des ventes totales de l'entreprise. Si le taux a été relativement similaire les années précédentes, il ne devrait pas y avoir de raison de penser qu'il sera trop différent à l'avenir.

Ce faisant, les propriétaires de petites entreprises peuvent évaluer l'impact que certains éléments tels que les dépenses d'intérêts sur les prêts aux petites entreprises auront sur les résultats nets de l'entreprise. En conséquence, ils peuvent faire des ajustements en conséquence pour améliorer éventuellement la rentabilité sur toute la ligne.

Meilleures pratiques pour contrôler les dépenses professionnelles

Astuce #1 – Automatisez et utilisez la technologie

L'automatisation de nombreux processus internes permettra d'économiser du temps et des ressources, car moins de personnes devront être embauchées pour effectuer le même nombre d'activités, tandis que les personnes déjà embauchées auront plus de temps libre pour se concentrer sur les aspects plus stratégiques de l'entreprise. . À cet égard, l'utilisation de la technologie peut aider les petites entreprises à économiser des milliers de dollars par an dans des domaines tels que la comptabilité, la paie, l'informatique, le marketing et les ventes grâce à l'utilisation de solutions logicielles en tant que service (SaaS) et d'applications par abonnement.

Astuce #2 – Les coûts fixes sont meilleurs si l'entreprise est en croissance

Un coût fixe est préférable à un coût variable si l'on s'attend à ce que l'entreprise voit ses volumes de ventes ou de production augmenter à l'avenir. La raison en est que la nature fixe de ces dépenses permettra à l'entreprise de conserver plus d'argent sur chaque dollar réalisé en ventes, ce qui signifie des ratios de rentabilité plus élevés.

Astuce #3 – Recherchez constamment comment améliorer vos pratiques pour les activités pertinentes

Il y a toujours une meilleure façon de tout faire. De la façon dont l'entreprise gère ses campagnes de marketing au prêteur qu'elle choisit lorsqu'elle demande l'approbation de prêts aux petites entreprises. Rechercher ce que font les concurrents et apprendre les pratiques suivies par les gens pour créer leur petite entreprise peut être un excellent moyen d'identifier de nouvelles stratégies pour réduire les dépenses d'entreprise.

Astuce #4 – Remboursez votre dette la plus chère

Toutes les dettes des entreprises ne se valent pas. À cet égard, les conditions spécifiques de chaque carte de crédit, prêt aux petites entreprises et marges de crédit doivent être évaluées afin d'identifier et de rembourser le plus rapidement possible les engagements qui génèrent les dépenses financières annuelles les plus élevées pour l'entreprise. À cet égard, il est essentiel de regarder au-delà du seul taux d'intérêt. Le taux annuel effectif global (APR), qui ajoute l'impact des commissions et des frais à votre coût d'emprunt, sera généralement une meilleure estimation lorsque vous tenterez d'identifier la dette la plus chère.

Conclusion

Maintenant que vous savez ce que sont les dépenses d'entreprise et comment vous pouvez les suivre, vous pouvez suivre certaines de ces recommandations pour les réduire et augmenter la rentabilité de votre entreprise. Pendant ce temps, au cas où votre entreprise rechercherait les meilleurs prêts aux petites entreprises, Camino Financial est un prêteur en ligne basé en Californie qui offre des temps de réponse rapides et une grande variété de prêts parmi lesquels vous pouvez choisir. Découvrez-en plus à leur sujet ici.