Gastos comerciales: una guía para administrar sus costos adecuadamente

Hacer un seguimiento de cómo evolucionan los gastos incurridos por una empresa es una tarea crítica que los propietarios de pequeñas empresas y los gerentes financieros no deben subestimar cuando se trata de mejorar o mantener los índices de rentabilidad de una empresa a lo largo del tiempo. Con la mayor adopción de soluciones de contabilidad digital, esta tarea se ha facilitado. Aun así, exige la supervisión constante de alguien que pueda identificar y corregir rápidamente una fluctuación anormal en los gastos generales de la empresa.

Desde los gastos de intereses asociados con los préstamos para pequeñas empresas hasta la nómina, realizar un seguimiento de los gastos comerciales es parte de las operaciones diarias de una empresa. La siguiente publicación discutirá las consideraciones relacionadas y recomendará ciertas prácticas que pueden ayudar a los empresarios a mantener las cosas bajo control.

¿Qué son los gastos comerciales?

El término "gastos comerciales" generalmente se refiere a los costos indirectos asociados con el funcionamiento de una empresa. Esta distinción se hace comúnmente para excluir ciertos desembolsos directamente relacionados con la producción de bienes, conocidos como costos directos. Estos costos directos incluyen las materias primas de la empresa y la mano de obra necesaria para prestar sus servicios o fabricar sus productos.

Por el contrario, los gastos comerciales, también conocidos como gastos operativos, son aquellos asociados con las operaciones administrativas diarias de la empresa. Estos gastos se destinan a marketing, ventas, soporte técnico y otros similares. Dependiendo de su naturaleza, destino y tratamiento contable, los gastos empresariales se pueden clasificar de la siguiente manera:

Por su relación con los volúmenes de producción o ventas:

• Fijo o variable: un gasto fijo se mantiene inalterable independientemente de cómo se comporten los volúmenes de ventas o producción, mientras que los gastos variables fluctúan junto con los libros de la empresa.

Por departamento o actividad:

• Gastos de ventas y marketing.
• Gastos generales.
• Gastos administrativos.
• Gastos contables (depreciación, amortización, evaluaciones de valoración justa).
• Gastos financieros (intereses de préstamos para pequeñas empresas y otros desembolsos similares).
• Otros gastos.

Por su periodicidad:

• Gastos recurrentes y no recurrentes.

Por su impacto en los flujos de caja de la empresa:

• Gastos en efectivo y no en efectivo.

Independientemente de cómo se clasifiquen, los gastos comerciales se realizan diariamente y generalmente afectan su rentabilidad operativa.

¿Cómo puede una empresa hacer un seguimiento de sus gastos?

Las empresas de software han creado aplicaciones que han facilitado el proceso de contabilidad, especialmente para las pequeñas empresas. Estos programas pueden integrarse fácilmente con la cuenta bancaria de la empresa para descargar todos los datos de las transacciones financieras diarias. El propietario o la persona a cargo de llevar un registro de las finanzas de la empresa puede categorizar cada gasto en consecuencia. Este tipo de programa permite crear informes y cuadros de mando para realizar un seguimiento de cómo evolucionan los gastos periódicamente. Los propietarios de pequeñas empresas pueden usar esta información para evaluar si ha habido una desviación significativa que podría afectar la posición de efectivo de la empresa.

La importancia de mantener registros financieros actualizados

Para cualquier negocio, no mantener registros financieros actualizados significaría que los dueños de negocios carecerán de la información que necesitan para tomar decisiones oportunas sobre sus finanzas.

Si bien el software de contabilidad ha facilitado esta tarea, existen casos en los que los pequeños empresarios no logran separar sus finanzas personales de las del negocio, lo que genera confusión y distorsiona significativamente los estados financieros de la empresa. Para evitar esto, las empresas deben tener una cuenta bancaria separada e implementar controles internos adecuados para garantizar que todas las transacciones se registren como deben en el software de contabilidad.

Usar un presupuesto para realizar un seguimiento de cómo se comportan los gastos a lo largo del tiempo

Un presupuesto es una herramienta financiera que permite a los dueños de negocios planificar cómo debe verse el estado de resultados de la empresa en el próximo trimestre o año. Para las empresas medianas, los presupuestos generalmente se redactan al identificar los centros de costos más críticos.

Cada centro de costo es una unidad operativa del negocio que tiene sus restricciones presupuestarias. Cuando se combinan, todos los presupuestos individuales deben dar como resultado el estado de resultados proforma y las proyecciones de ventas de una empresa. La forma más eficiente de seguir la evolución de los gastos de la empresa es analizar periódicamente si ha habido desviaciones entre el presupuesto y los resultados reales de cada centro de coste.

Además, los gerentes pueden alinear los intereses y objetivos de cada departamento con los de la empresa mediante el desarrollo de incentivos vinculados a sus respectivos presupuestos. En la práctica, una forma de hacer esto es ofrecer una compensación si sus gastos reales caen por debajo del monto presupuestado.

Presupuesto para una pequeña empresa

Mientras tanto, para las empresas más pequeñas, un presupuesto puede ser un estado de resultados proforma bien redactado. Todos los gastos relevantes se desglosan y pronostican con base en tendencias anteriores. La forma más sencilla de hacerlo es analizar cómo han evolucionado ciertos gastos en el pasado como porcentaje de las ventas totales de la empresa. Si la tasa ha sido relativamente similar en años anteriores, no debería haber razón para pensar que serán demasiado diferentes en el futuro.

Al hacer esto, los propietarios de pequeñas empresas pueden evaluar el impacto que ciertos elementos, como los gastos de intereses en préstamos para pequeñas empresas, tendrán en los resultados finales de la empresa. Como resultado, pueden hacer los ajustes necesarios para mejorar la rentabilidad en el futuro.

Las mejores prácticas para mantener los gastos comerciales bajo control

Consejo #1 – Automatiza y usa tecnología

La automatización de muchos procesos internos ahorrará tiempo y recursos, ya que será necesario contratar a menos personas para realizar la misma cantidad de actividades, mientras que las personas que ya han sido contratadas tendrán más tiempo libre para concentrarse en los aspectos más estratégicos del negocio. . En este sentido, el uso de la tecnología puede ayudar a las pequeñas empresas a ahorrar miles de dólares al año en áreas como contabilidad, nómina, TI, marketing y ventas mediante el uso de soluciones de software como servicio (SaaS) y aplicaciones basadas en suscripción.

Consejo #2: los costos fijos son mejores si el negocio está creciendo

Un costo fijo es mejor que uno variable si se espera que la empresa vea crecer sus volúmenes de ventas o producción en el futuro. La razón de esto es que la naturaleza fija de estos gastos le permitirá a la empresa sacar más dinero de cada dólar que gana en ventas, lo que significa índices de rentabilidad más altos.

Consejo #3: Investigue constantemente cómo mejorar sus prácticas para actividades relevantes

Siempre hay una mejor manera de hacer todo. Desde cómo la empresa gestiona sus campañas de marketing hasta qué prestamista elige cuando busca la aprobación de préstamos para pequeñas empresas. Investigar lo que están haciendo los competidores y aprender las prácticas que siguen las personas para construir sus pequeñas empresas puede ser una excelente manera de identificar nuevas estrategias para reducir los gastos comerciales.

Consejo #4 – Paga tu deuda más cara

No todas las deudas comerciales son iguales. En este sentido, se deben evaluar los términos específicos de cada tarjeta de crédito, préstamo para pequeñas empresas y línea de crédito para identificar y pagar lo más rápido posible los compromisos que producen los gastos financieros anuales más altos para la empresa. En este sentido, es fundamental mirar más allá del tipo de interés. La tasa de porcentaje anual (APR, por sus siglas en inglés), que agrega el impacto de las comisiones y tarifas a su costo de préstamo, generalmente será una mejor estimación cuando intente identificar la deuda más cara.

Línea de fondo

Ahora que sabe qué son los gastos comerciales y cómo puede realizar un seguimiento de ellos, puede seguir algunas de estas recomendaciones para reducirlos y aumentar la rentabilidad de su empresa. Mientras tanto, en caso de que tu empresa esté buscando los mejores préstamos para pequeñas empresas, Camino Financial es un prestamista en línea con sede en California que ofrece tiempos de respuesta rápidos y una amplia variedad de préstamos para que elijas. Encuentre mas sobre ellos aqui.